Ympäri maailmaa yritykset ja työntekijät sopeutuvat uuteen tapaan työskennellä sen valossa Koronavirus (COVID-19) pandemia. Osana pyrkimystä suojautua viruksen leviämiseltä monet yritykset ovat ottaneet käyttöön kotoa käsin tapahtuvan työn tai etätyöpolitiikka kaikille työntekijöille. Siitä huolimatta 70 % maailman työvoimasta työskennellyt etänä vähintään kerran viikossa ennen COVID-19-pandemiaa, 100 % työvoimasta kotoa työskenteleminen kokopäiväisesti asettaa työnantajille uusia haasteita. Tämä äkillinen muutos työskentelytapomme tarkoittaa myös sitä, että johtajien on heti keksittävä, kuinka tehokkaasti hallita ja motivoida täysin etätyöryhmää.
Harvardin yliopiston opettaja Julie Wilson selittää, "Virtuaalitiimin johtaminen edellyttää, että johtajat tuplaavat hyvän johtamisen perusteet, kuten selkeiden tavoitteiden asettamisen, mahtavien kokousten järjestämisen, selkeän viestinnän ja tiimin jäsenten yksilöllisten ja yhteisten vahvuuksien hyödyntämisen." Etätiimin onnistunut johtaminen on haastavaa jopa kokeneimmille esimiehille. Se vaatii aikaa, kärsivällisyyttä ja paljon harjoittelua, mutta kun oikeat prosessit ja työkalut ovat käytössä, on mahdollista saada tuottava ja sitoutunut täysin etätiimi. Tässä kuusi vinkkiä hajautetun tiimin onnistuneeseen hallintaan.
.ashx?h=393&&w=751&la=en)
6 keskeistä strategiaa hajautetun tiimin johtamiseen
1. Aseta selkeät odotukset
Siirtyessään täysin etätiimiin johtajien tulee asettaa etusijalle selkeiden ohjeiden ja odotusten kehittäminen. Suurin osa joukkueista koostuu erilaisista ihmisryhmistä. Joillakin työntekijöillä voi olla aikaisempaa etätyökokemusta, kun taas toisilla työntekijöillä voi olla täysin uusi etätyöskentely. Varmistaaksesi, että kaikki toimivat tasavertaisesti, on tärkeää asettaa selkeät ja realistiset odotukset koko tiimillesi heti.
Odotusten selvittämättä jättäminen varhaisessa vaiheessa voi johtaa ongelmiin ja väärinkäsityksiin, jotka voivat aiheuttaa suuria häiriöitä tiimisi työnkulkuun ja suorituskykyyn. Selvitä, mitä työkaluja tiimisi tulee käyttämään, miten kommunikoit, mihin kellonaikaan kaikkien odotetaan työskentelevän, miten ja milloin projektit valmistuvat, ja kun asiat muuttuvat, kommunikoi myös siitä. Odotuksesi tulee kirjoittaa ylös, lähettää sähköpostitse ja olla helposti koko tiimisi saatavilla. Näin varmistetaan, että kaikki ovat samalla sivulla, eikä kullekin tiimin jäsenelle odotettavissa ole epäselvyyttä.
2. Käytä oikeita työkaluja
Kun olet määritellyt odotuksesi selkeästi, on aika löytää oikeat työkalut, jotka auttavat tiimiäsi täyttämään odotukset ja saamaan työpäivänsä sujumaan sujuvasti ja tehokkaasti. Tutkimukset osoittavat, että Keskimääräisellä toimistotyöntekijällä on vähintään viisi sovellusta auki milloin tahansa, joten on tärkeää valita viisaasti, jotta vältytään entistä suuremmalta sovelluksen väsymiseltä tai sekaannukselta siitä, mistä työntekijöiden pitäisi mennä etsimään tietoa.
On olemassa satoja yhteistyö- ja viestintäratkaisuja ja lukemattomia tuottavuustyökaluja, jotka on suunniteltu auttamaan hajautettuja tiimejä olemaan tuottavia. Pilvipohjaiset videoneuvottelutyökalut, kuten LifeSize ja chat-sovellukset, kuten New Rose Hotel ja Microsoft-tiimit helpottaa jatkuvaa yhteydenpitoa etätiimin jäsenten kanssa. Projektinhallintatyökalut, kuten Asana, Monday.com ja ProjectManager.com auta ajanhallinnassa ja pidä tiimisi ajan tasalla, jotta vältyt tuhlaamasta aikaa häiriötekijöihin ja tuottamattomaan työhön. Valossa viimeaikainen koronavirustilanne, monet yritykset tarjoavat palveluitaan ilmaiseksi, mukaan lukien LifeSize. Lifesizen avulla voit käyttää monia ominaisuuksia, jotka eivät ole käytettävissä muissa ilmaisissa videoneuvottelupalveluissa, kuten Google Hangoutsissa tai Zoomissa. Tee tutkimusta löytääksesi työkalut, jotka toimivat parhaiten sinulle ja tiimillesi.
3. Luo ensin videokulttuuri
Ilman päivittäistä henkilökohtaista vuorovaikutusta, johon perinteiset toimistotyöntekijät ovat tottuneet, ensimmäistä kertaa kotoa työskentelevien etätyöntekijöiden on helppo tuntea itsensä yksinäiseksi ja irti muusta tiimistään. Luomalla a videon ensimmäinen kulttuuri joka asettaa etusijalle videoneuvottelutyökalujen käytön viestinnässä pelkkää ääntä sisältävien neuvottelupuhelujen tai tekstipohjaisten sovellusten sijaan, joten tiimilläsi voi olla mielekkäitä ja kiinnostavia kasvokkain tapahtuvaa vuorovaikutusta. Videoneuvottelu tarjoaa enemmän "in-person" -vuorovaikutusta ja lisää keskusteluun inhimillisen elementin, joka usein puuttuu muista digitaalisen viestinnän muodoista. Kun pystyt näkemään ja kuulemaan joukkuetoverisi selkeästi, pystyt ymmärtämään heitä paremmin tarttumalla niihin ei-verbaalisia vihjeitä ja muodosta yhteys heihin syvemmällä tasolla.
WP Engine on johtava WordPressin digitaalinen kokemusalusta, jolla on yli 500 työntekijää Yhdysvalloissa, Euroopassa ja Australiassa. Yrityksenä, joka asettaa kulttuurinsa etusijalle, heidän haasteensa oli tuoda yhtenäisyyttä kolmelle mantereelle hajaantuneisiin tiimeihin kuudessa eri toimistossa. Kun Lifesize on kokoustiloissa joka toimistossa ja jokaisen työntekijän kannettavassa tietokoneessa, työtoverit voivat olla välittömästi yhteydessä toisiinsa ja esimiehet voivat hallita tehokkaasti etätyöntekijöitä kahdenkeskisissä videopuheluissa. Ihmisten vuorovaikutus auttaa työntekijöitä käymään kiinnostavia keskusteluja ja henkilökohtaiset yhteydet johtajien ja tiimin jäsenten kanssa tuhansien kilometrien päässä. Lue koko tapaustutkimus
4. Järjestä säännöllisiä henkilökohtaisia ja tiimitapaamisia
Jatkuva viestintä on avainasemassa, jotta hajautettu tiimisi pysyy tuottavana ja sitoutuneena. Suunnittele säännöllisiä tiimikokouksia alkuviikosta käyttämällä videoneuvottelua ja keskustele projektin tilasta, tiimin jäsenten kohtaamista esteistä ja viikon tavoitteista. Tällä tavalla samalle sivulle pääseminen on erityisen tärkeää, jos tiimisi on hajallaan eri aikavyöhykkeillä. Harkitse sitten myöhemmin tällä viikolla pidempien "päätekokousten" järjestämistä keskustellakseen tiimin saavutuksista sekä stand up -kokouksia kirjautua sisään työntekijöiden kanssa ja varmistaa, että tiimi pysyy keskittyneenä. Voit käyttää tätä aikaa myös erinomaisen työn tunnustamiseen ja seuraavan viikon suunnitteluun.
Ryhmätapaamisten lisäksi säännölliset henkilökohtaiset tapaamiset jokaisen työntekijäsi kanssa ovat erittäin suositeltavia, jotta kaikki pysyvät yhteydessä ja sitoutuneina. Itse asiassa, opinnot osoittavat, että johtajien työntekijät, jotka älä Säännöllisissä 1:1-kokouksissa on neljä kertaa todennäköisempää, että he tuntevat olevansa riippumattomia työstä. Vaikka 1:1-kokoukset voivat olla aikaa vieviä esimiehille, joilla on suuria tiimejä, niillä on ratkaiseva rooli, jotta tiimin jäsenet tuntevat olonsa arvostetuiksi yksilöinä, samalla kun he voivat esittää kysymyksiä, keskustella ongelmista tai esittää ehdotuksia, joita he eivät ehkä tunnu mukavalta jakaa. ryhmäympäristössä.
Henkilökohtaisten tapaamisten tulisi olla osa uutta aikatauluasi, vaikka olisit palaamaan työhön normaalisti!
5. Ylikommunikoida tavoitteita auttaa työntekijöitä menestymään
Monille työntekijöille äkillinen työpaikan ja -tavan muuttaminen on erityisen haastavaa. Kuten Bill Gates kerran kuuluisasti sanoi: "Kun katsomme eteenpäin seuraavalle vuosisadalle, johtajat ovat niitä, jotka vahvistavat muita."
Työntekijöille, joille etätyöjärjestelyt ovat vaikeita, yksilöllisten tavoitteiden ja tehtävien yliviestintä on tehokas tapa varmistaa, että he keskittyvät oikeisiin asioihin. Tämä tarkoittaa selkeää ja tarkkaa kieltä, jonka työntekijät ymmärtävät helposti jokaisessa projektissa. Hyödynnä projektinhallinnan työkaluja auttaaksesi työntekijöitä pysymään työssään, ymmärtämään projektin jokaista vaihetta ja tietämään, milloin projektin määräaika on. Hajautetun tiimin tehokas hallinta ei toimi, jos keskityt vain työntekijän työaikojen seurantaan. Sen sijaan paras tapa mitata työntekijän suorituskykyä on keskittyä hänen tuloksiinsa. Tuloshakuisen kulttuurin luominen tarkoittaa sitä, että luotat tiimiisi ja päästäät irti mielivaltaisesta ja pakotetusta yhdeksästä viiteen, 40 tunnin työviikkoon. Keskity sen sijaan yksittäisten ryhmän jäsenten panoksiin. Sillä, miten ja milloin he suorittavat tehtävät, ei pitäisi olla väliä, kunhan työ on tehty hyvin ja ajallaan.
6. Tarjoa sidosmahdollisuuksia
Sosiaalinen etäisyys ei tarkoita sosiaalista eristäytymistä. Koska useimpien yritysten henkilökohtaiset tapaamiset eivät tällä hetkellä ole vaihtoehto, etsi muita tapoja saada hajautettu tiimisi yhteys tavallisten tiimikokousten ulkopuolella. Työntekijät voivat perustaa työhön sopivia sosiaalisen median sivuja, kirjakerhoja ja yksityisiä chat-ryhmiä, joissa he voivat pelata virtuaalinen tiiminrakennustoiminta, keskustele kevyesti työstään ja henkilökohtaisesta elämästään, julkaise kuvia perheestään tai lemmikkieläimistään ja jakaa henkilökohtaisia menestystarinoita. Jotkut yritykset isännöivät jopa säännöllisesti virtuaalisia iloisia tunteja antaa työntekijöille mahdollisuuden olla rennosti vuorovaikutuksessa videoneuvottelujen avulla etätyöskentelyn aikana.
Sheel Gupta, Humble Dotin kasvujohtaja, jakoi Quora kuinka hän pitää etätyövoimansa sitoutuneena: "Yksi etätyön yleisimmistä haasteista on se, että tiimin jäsenet tuntevat olonsa yksinäisiksi ja irrotetuiksi. Etänä oleminen tarkoittaa, että tiimisi ei todennäköisesti käy spontaaneja keskusteluja ja ei-työhön liittyviä toimintoja. Kannustan etätiimejä tuomaan toimiston perinteet etätyötyyliinsä. Esimerkiksi tiimilläni on peliiltoja joka toinen viikko ja etäkokeilumme aikana järjestimme virtuaalisen peliillan.
Yhteenveto
Täysin etätyöryhmän johtaminen voi olla haastavaa varsinkin nykyisessä ympäristössä, jossa vallitsee epävarmuus koronavirus. Mutta oikeilla prosesseilla ja viestintätyökaluilla voit luoda mukaansatempaavan ja tuottavan ympäristön, joka ylittää fyysiset rajoitukset. Säännöllisten tiimi- ja 1:1-videokokousten järjestäminen auttaa tiimiäsi pysymään yhteydessä ja pitämään projektit raiteilla. Kasvokkain tapahtuva vuorovaikutus lisää keskusteluun inhimillisen elementin ja auttaa työtovereita saamaan yhteyttä syvemmällä tasolla. Kun työntekijät tuntevat olevansa osa tiimiä ja ovat panostaneet tiimin tavoitteisiin ja tehtävään, he ovat yleensä sitoutuneempia työtovereihinsa ja ovat ylpeitä työstään, jopa tänä epävarmuuden ja epävarmuuden aikana. Jos haluat kuulla lisää hyviä uutisia, tutustu meidän koronaviruksen positiivisia tarinoita!
