Totta puhuen – meillä kaikilla on ollut kauhea tapaaminen kerran tai kaksi elämässämme. Ne ovat itse asiassa paljon yleisempiä kuin uskotkaan. Mukaan Doodlen vuoden 2019 tilaraportti, huonosti järjestettyjen kokousten kustannukset vuonna 2019 nousevat peräti 399 miljardiin dollariin pelkästään Yhdysvalloissa, mikä heikentää valtavasti yritysten tehokkuutta. Yksi helppo askel kokoustesi tehokkuuden lisäämiseksi on sisällyttää kokoukseen aina esityslista. Tässä on oppaamme erinomaisen kokousohjelman suunnitteluun, jota voit käyttää seuraavan kerran sovita kokoushuone tai järjestä virtuaalinen tiimikokous.
Mikä on virtuaalikokouksen asialista?
Kokouksen asialista on kronologinen luettelo aiheista, tehtävistä ja toiminnoista, joita käsitellään tai käsitellään kokouksen aikana. Virtuaalikokouksen esityslistan avulla osallistujat voivat saada yleiskatsauksen siitä, mitä kokouksessa keskustellaan, jotta he voivat valmistautua etukäteen varmistaakseen tuottavimman ja tehokas kokous mahdollista.
Miksi kokousten esityslistat ovat tärkeitä?
Kukaan ei halua olla huonosti suunniteltu joukkueen kokous. Aika on ratkaisevan tärkeää kaikille huoneessa – ja huoneen ulkopuolella –, joten joudut istumaan neuvotteluhuoneessa tai osallistumaan videopuheluun ryhmän kanssa, joka ei tiedä, miksi he ovat siellä alunperinkin. turhauttavaa.
Luomalla yksinkertaisen suunnitelman siitä, kuinka haluat viettää aikaasi tässä kokouksessa ja jakamalla sen kollegoidesi kanssa, voit poistaa hämmennystä ja määrittää kokouksen sävyn, määritellä käsiteltävät aiheet ja lisätä osallistujien määrää. sitoutumista, koska jokaisella on aikaa valmistella tietoa tai tutkimusaiheita etukäteen.
5 syytä käyttää esityslistaa virtuaalisten kokousten aikana
Tehokas ja hyvin harkittu kokousohjelma voi tehdä ihmeitä sinulle ja kollegoillesi. Tässä on viisi syytä käyttää kokouksen esityslistaa:
1. Käsittele kaikki tärkeimmät keskustelunaiheet
Mikään ei ole pahempaa kuin mennä kokoukseen tietämättä, miksi se alun perin kutsuttiin. Hienoa kokousten esityslistoissa on se, että niissä luetellaan selkeästi annetussa kokousajassa käsiteltävät aiheet, joten kukaan ei tule huoneeseen täysin tietämättömänä.
2. Lähetä kokouskutsut oikeille ihmisille
Kokouksen osallistujat valitaan käsin, ja heidät valitaan istumaan huoneessa syystä. Riippumatta siitä, oletko valittu puhumaan tietystä esityslistalla olevasta aiheesta tai tässä kokouksessa tehdyt päätökset vaikuttavat sinuun suoraan, esityslistan etukäteen tarkasteleminen vahvistaa paikkasi pöydässä.
3. Määrittele tulokset
Jokaisella tapaamisella on syy kokoontumiseen. Jos tiedät kokouksen tavoitteen – ja mikä voi olla lopputulos – on vähemmän mahdollisuuksia poiketa keskustelun aiheesta, mikä eliminoi huonon tapaamisen riskin.
4. Pidä osallistujat keskittyneenä
Esityslistat antavat osallistujille luonnoksen, jota he voivat seurata kokouksessa. Keskustelut harhautuvat vähemmän tyhjyyteen ja tunkeutuvat vähemmän muihin aiheisiin, jotka eivät ole keskusteluaiheiden luettelossa, pitäen kokouksen raiteilla.
5. Poista tekosyyt
Kun esityslistat lähetetään etukäteen, kaikki osallistujalla mahdollisesti olevat tekosyyt olla valmiita keskustelemaan aiheesta poistetaan. Agendat pitävät kollegat vastuullisena valmistautumisesta ja parhaan itsensä esittämisestä kokoushuoneessa.
9 vinkkiä virtuaalisen kokousohjelman luomiseen
Kokousohjelman laatimisen ei tarvitse olla vaikeaa. Tässä on kourallinen vinkkejä perusteellisen esityslistan laatimiseen, jotta saat kokouksestasi kaiken irti. Voit käyttää näitä vinkkejä, olipa kokouksesi kesto 30 minuuttia tai kolmipäiväinen konferenssi tai tapaatko neljän vai 100 hengen ryhmän.
1. Luo kokouksen esityslista ajoissa
Kukaan ei tarvitse sekoitusstressiä laatiakseen esityslistan minuuttia ennen puhelua – mitä myöhemmin lähetät esityslistan, sitä vähemmän ihmisillä on aikaa tarkastella sitä. Mitä aikaisemmin aloitat kokouksen esityslistan laatimisen, sitä enemmän sinulla on aikaa muokata ja tehdä siitä esille kollegoillesi.
2. Pyydä palautetta tiimin jäseniltä
Varmistaaksesi, että kokoukseen osallistuu videopuhelun aikana, varmista, että esityslistalla on aiheita, joista he haluavat keskustella. Pyydä kokouksen osallistujia ehdottamaan, mitä he haluavat lisätä, jotta kaikki voivat olla mukana alusta loppuun ja jokaisella on puhevuoro kokouksessa.
3. Priorisoi toimet, joihin on puututtava
Kun olet saanut kaikki aiheesi paperille, järjestä ne tärkeysjärjestyksen mukaan, jotta voit puhua lihavimmasta materiaalista kokouksen alussa. Tapaamiset menevät usein ylitöitä, joten et halua joutua tilanteeseen, jossa joudut työntämään tärkeitä aiheita seuraavaan kokoukseen.
4. Aseta kohtuullinen aikaraja
Neljäkymmentäviisi minuuttia kestävät kokoukset antavat sinulle lisäaikaa puhua asioista, joihin et ehkä pysty 30 minuutin synkronoinnissa ja jotka näyttävät vähemmän intensiivisiltä ja pelottavilta kuin koko tunnin mittaiset kokoukset. Jos olet Lifesize-käyttäjä, voit oppia paljon yrityksestäsi keskimääräinen kokousaika hallintakonsolissa.
5. Pidä "aivoriihi" poissa aikaherkistä kokouksista
Avoimet kokoukset, kuten aivoriihi tai taulun istunnot niillä ei yleensä ole aikarajaa ja ne voidaan pitää hetken mielijohteesta. Yritä välttää kokouksissa sellaisia aiheita, joilla on tiukka aikarajoitus kaikkien muiden ajan ja aikataulujen vuoksi.
6. Selvitä, onko esityslistan kohdasta tehtävä päätös
Korosta ratkaistavia asioita tai päätöksiä, jotka edellyttävät äänestystä, jotta voit tehdä selväksi, että osallistujia pyydetään osallistumaan. Muista antaa tiimisi jäsenille kohtuullinen aika harkita valintojaan.
7. Käytä 2/3-sääntöä
Kun teet kokouksen esityslistan ja alat kerätä osallistujia, varmista, että jokainen kokouksen osallistuja on mukana vähintään kahdessa kolmesta keskusteltavasta asiasta. Tällä tavalla ihmiset eivät tunne olevansa kokouksessa, jossa heitä ei tarvita. Kokouspöytäkirjojen seuranta voi parantaa seuraavaa kokousta.
8. Noudata aikataulua
On vaikea ajoittaa, kuinka kauan kutakin esityslistan aihetta käsitellään, mutta yritä varata riittävästi aikaa kullekin asialistan aiheelle ilman, että lähdet raiteilleen. Ole joustava, mutta varmista myös, että jokaisesta aiheesta keskustellaan tehokkaasti ja perusteellisesti.
9. Lähetä kokouksen esityslista etukäteen
Mitä aikaisemmin voit lähettää kokouksen esityslistan, sitä enemmän annat osallistujille aikaa valmistautua. Muista jakaa tiimikokouksen esityslistasi viimeistään 24 tuntia ennen kokousta – se toimii muistutuksena siitä, että kokous järjestetään, ja antaa kollegoille mahdollisuuden tehdä viime hetken päivityksiä.
Virtuaalikokouksen esityslistamalli [2020]
Tämä neuvottelupuhelun esityslistamalli on jaettu viiteen osaan: kokouslogistiikka, tavoite, kokouksen valmistelu, esityslista ja siihen liittyvät tiedot. Voit käyttää tätä kokouksen esityslistamallia kaikentyyppisissä kokouksissa. Täytä vain alla oleva malli:
Tavataan!
Treffi: [Lisää päivämäärä]
aika: [Lisää aika]
Sijainti: [Lisää sijainti]
Osallistujat: [Lisää osallistujat]
Tavoite
Tavoitteenamme on pohtia tapoja lisätä tuottavuutta kokouksissamme. Tule kokoukseen muutaman idean kanssa jaettavaksi.
Kokouksen valmistelu
Lue: Opas - Tehokkaiden kokouspöytäkirjojen laatiminen
Tuoda: Esimerkkejä asioista, joita olet kokeillut aiemmin ja jotka toimivat ja/tai asioista, joista olet kuullut muilta tiimeiltä
esityslista
Vaatimuksemme - 10 minuuttia
Pöydän ympärillä - 30 minuuttia
esittely että Lifesize-sovellus - 15 minuuttia
Äänestää - 5 minuuttia
Aiheeseen liittyvää tietoa
Keskimääräinen henkilö on suunniteltu lähes 60 tapaamiseen kuukaudessa
1/3 minuuttia jokaisesta kokouksissa käytetystä työpäivästä
On arvioitu, että 25-50 % kokousajasta menee hukkaan
Lataa virtuaalisen kokouksen esityslistamallimme
Olemme laatineet ilmaisen virtuaalisen kokouksen esityslistamallin, jonka voit kopioida ja liittää seuraavan kokouskutsusi tekstiosaan. Sisällytä kokouksen perustiedot (päivämäärä, kellonaika, osallistujat, paikka), päätavoite, miksi kokous kutsuttiin, ja mahdolliset valmistelut, jotka kollegojesi on ehkä tehtävä ennen kokouksen alkua. Sisällytä kokouksen aiheet, puhujat, aikarajat ja kaikki muut yksityiskohdat, jotka voivat olla merkityksellisiä käsillä olevan kokouksen kannalta.
Kokouksen jälkeiset jatkokysymykset esitettäväksi itsellesi
On tärkeää arvioida, kuinka kokouksen esityslistasi vaikutti muuhun tiimiisi kokouksen päätyttyä. Kun käytät aikaa pohtimaan, kuinka hyvin tiimisi pysyi esityslistalla vai ei, voit aloittaa seuraavan hahmottelun.
Oletko varannut tarpeeksi aikaa?
Et voi ennustaa tarkalleen, kuinka paljon aikaa varaat esityslistallasi olevalle aiheelle, ja se on okei! Joskus yli- tai aliarvioit sen, kuinka paljon kollegoillasi on sanottavaa kustakin aiheesta – muista vain ottaa mukaan ne, jotka jäit huomioimatta seuraavaan tapaamiseen.
Pysyitkö aiheessa?
Jos sinulla ja kollegoillasi oli vaikeuksia pysyä aiheessa, muista olla hieman tiukempi seuraavan tapaamisen yhteydessä. Aiheet listattiin syystä, ja toisinaan esityslistassa pitäminen vaatii hieman ylimääräistä vauhtia.
Saitko kaiken tai suurimman osan siitä, mitä tarvitsit?
Ota aiheet, joihin et ehkä ole päässyt tässä puhelussa, ja varmista, että sisällytät ne seuraavaan esityslistallesi ja ehkä lähetä osallistujille kokouksen jälkeinen sähköpostiviesti, jossa sanotaan, että keskustelu näistä puuttuvista aiheista ei ole aivan ohi.
Mitä voit muuttaa seuraavalla kerralla?
Mikään esityslista ei ole täydellinen ensimmäisellä kerralla. Käytä hetki ja tee tarvittavat muutokset seuraavaa tapaamista varten – ne vain paranevat!
Kolme tapaa parantaa virtuaalikokouksia
Lifesize on rakennettu siten, että tiimit voivat kommunikoida kaikilla tarvittavilla tavoilla. 15 vuoden kokemuksella tuottavien kokousten rakentamisesta ja tukemisesta tiedämme, mitä tarvitset menestyäksesi.
Jaa näyttösi
Valtuuta käyttäjiäsi työkaluilla, jotka yksinkertaistavat tapaasi. Sovellusten, esitysten ja tiedostojen jakamisesta videon ja äänen suoratoistoon kokoushuoneessa, Lifesize Share™ poistaa kokoukseen tarvittavan oikean johdon tai donglen tuomisen monimutkaisuuden. Langattoman kokoushuoneyhteyden avulla voit jakaa kokousesityslistasi näytöllä ja ohittaa johtojen ja esitysten mukana tuleva sekoitus.
Katso kaikki selkeästi yksityiskohtaisesti
Yksityiskohtaisille ja hajautetuille tiimeille 4K-videotekniikka on pelin muuttaja, jota tarvitset menestyäksesi. Lifesize on ensimmäinen ja ainoa maailmanlaajuinen 4K-videoneuvotteluratkaisu markkinoilla täyden liikkeen 4K-sisällön jakamisen ja ennennäkemättömän laadukkaan kokouskokemuksen ansiosta. Tehokas 20x zoom ja rikas kameraoptiikka tarjoavat uskomattoman kuvan selkeyden ja upeat kokouskokemukset.
Oletko valmis aloittamaan Lifesizen käytön?
Ota kaikki irti ajasta tapaamalla älykkäämmin, olemalla ennakoiva ja lähettämällä perusteelliset kokousohjelmat kollegoillesi ennen kokousta. Tutustu Lifesizeen.
