COVID-19-epidemia on pakottanut yritykset osallistumaan maailman suurimpaan etätyökokeiluon. Sillä aikaa 63 prosentilla Yhdysvaltojen yrityksistä oli etätyövoimaa ennen pandemiaa suurimmalla osalla ei ollut virallista etätyöpolitiikkaa, mikä jätti kymmenet tuhannet yritykset ja miljoonat työntekijät kyseenalaistamaan, mitä tehdä äkillisen siirtymisen jälkeen uuteen työtyyliin.
Koska käytännössä kaikkia tarpeettomia yrityksiä pyydetään pitämään työntekijät kotona vain muutaman viikon ajan, monet pyrkivät aktiivisesti ratkaisemaan uusia ongelmia, kuten:
- Varustaa työntekijät tarvittavilla välineillä ja työkaluilla
- Sisäisen ja ulkoisen viestinnän standardointi koko yrityksessä
- Tietosuojan takaaminen toimiston ulkopuolella
- Aikaseurantamenetelmän luominen eri osastoille
Tässä tulee esiin ilmatiivis etätyöpolitiikka. Etätyöpolitiikalla ja muodollisella ohjauksella on ratkaiseva rooli yrityksen normien luomisessa, arvailujen poistamisessa ja odotusten välittämisessä sekä vakinaisille että uusille työntekijöille. Ilman asetettua etätyöpolitiikkaa työntekijät jäävät miettimään, missä määrin yritys tai heidän suora johtajansa odottaa etätyön muistuttavan toimistoelämää. Tämä ei vain voi johtaa väärinymmärrykseen työntekijöiden ja johdon välillä, vaan se johtaa väistämättä joidenkin työntekijöiden käsitykseen, että heitä kohdellaan eri tavalla kuin heidän työtovereitaan, kun johtajat täyttävät etätyöpolitiikan tyhjiön omilla ohjeillaan.
Tässä blogikirjoituksessa opit:
- Miksi etätyöpolitiikka on tärkeää?
- Kaikki mitä sinun tulee sisällyttää etätyökäytäntöösi
- Näin luot sellaisen yrityksellesi alle 10 minuutissa
Aloitetaan!
COVID-19 ja etätyön nousu
COVID-19-koronavirus pakottaa vastustaneet yritykset työn tulevaisuus sopeutua etätyöympäristöön ilman valmistautumisaikaa. Kun maat ympäri maailmaa sulkevat tarpeettomia yrityksiä, ne, joilla ei ole etätyöpolitiikkaa, ovat alttiina turvallisuusriskeille ja työnkulun tehottomuudelle.
Mikä on etätyöpolitiikka?
Etätyöpolitiikka on joukko ohjeita ja rajoja, jotka määrittelevät, miten ja milloin työntekijät voivat työtä kotoa tai muuhun etäiseen paikkaan. Nämä etätyökäytännöt viestivät parhaista noudatettavista käytännöistä, jotka auttavat yritystä ylläpitämään järjestystä ja asettamaan selkeät odotukset sinulle palaamaan työhön post covid.
Miksi etätyöpolitiikka on tärkeää?
Ensinnäkin tutkimukset osoittavat, että kotityöpolitiikka voi vähennä työntekijöiden vaihtuvuutta 50 %! Gallupin mukaan keskimääräiset työntekijän korvauskustannukset vaihtelee puolesta kahteen kertaan vuosipalkasta. Toisin sanoen etätyöpolitiikka on yksinkertaisesti hyvää bisnestä.
Kuinka tehdä etätyöpolitiikka COVID-19-pandemian aikana 7 vaiheessa
COVID-19 on aiheuttanut paljon pelkoa ja hämmennystä työntekijöissä ja yrityksissä ympäri maailmaa. Etätyökäytännön avulla voit auttaa työvoimaasi sopeutumaan uuteen työskentelytapaan ja samalla määrittää selkeät ohjeet siitä, kuinka vastata muille ja mitä toimia tulee noudattaa tietojen turvaamiseksi.
1. Määritä työntekijöiden työajat
Etätyöpolitiikan on määriteltävä saatavuusodotukset ja työajat. Ilman sitä työntekijöilläsi on parittomat työajat, eivätkä johtajat pysty saamaan yhteyttä tiimin jäseniin ratkaisevina aikoina.
Varmista, että käytäntösi vastaa seuraaviin kysymyksiin:
- Kuinka monta tuntia etätyöntekijöiden on työskenneltävä päivässä tai viikossa?
- Mihin aikoihin työntekijöiden odotetaan olevan verkossa?
- Onko työntekijöiden noudatettava tiettyjä aikavyöhykkeitä maantieteellisten prioriteettien perusteella?
- Onko tiukka tai joustava työaikataulu?
- Miten ja missä työntekijöiden tulee ilmoittaa kollegoille, jos he eivät pysty täyttämään tyypillisiä käytettävyysvaatimuksia?
Tuottavuuden kannalta työajan määritteleminen lisää työn tehokkuutta. Miksi? Koska määritellyt työpäivät luovat kiireellisyyden tunteen työntekijäsi työviikkoihin.
Lisäksi työntekijöilläsi on hyvin organisoitu työviikko, joten he aloittavat (ja lopettavat) työpäivänsä tasaisin väliajoin. Ja tämä tarkoittaa tervettä työn ja yksityiselämän tasapainoa, parempaa mielenterveyttä ja jopa a yhtenäinen uniaikataulu (tärkeä osa tuottavaa työntekijöiden työviikkoa).
2. Luo läsnäolokäytäntö
Tuntityöntekijöitä ja urakoitsijoita varten tarvitset myös etätyöpolitiikan, joka määrittelee poissaolot sekä sen, kuinka odotat työntekijöiden seuraavan työtuntiaan. Muista laatia tarvittaessa erilliset läsnäolokäytännöt osa- ja kokoaikaisille työntekijöille. Koska monet työnantajat sallivat joustavia työjärjestelyjä COVID-19:n vuoksi, etätyöskentelykäytäntösi tulisi sisältää seuraavat:
- Läsnäolojen määrittely (esim. päivät tai tuntien määrä viikossa)
- Menetelmä läsnäolon seurantaan (esim. ajanseurantaohjelmisto)
- Kuinka pyytää vapaata lomaa, lyhytaikaista työkyvyttömyyttä jne.
- Toimenpiteet suunnittelemattomien vapaa-aikojen tai perusteettomien poissaolojen varalta
3. Suojaa tietosi
Shredin mukaan Raportti teollisuuden tilasta86 % C-tason johtajista on varovainen etätyön suhteen, koska se lisää tietomurron riskiä. Kun otat työntekijät pois toimistoista suojatun verkon kautta, sinun on otettava huomioon tietoturvauhat ja tietosuoja.
Käytä kotoa työskentelyä koskevaa käytäntöäsi käsitelläksesi:
- Protokollat asiakirjojen käyttöä, muuttamista ja lähettämistä varten
- Miten ja milloin julkinen Wi-Fi-yhteys sallitaan
- VPN:n tai muun suojausmuodon käyttäminen luottamuksellisia tietoja käytettäessä
- Missä työntekijät saavat ja eivät saa ottaa luottamuksellisia puheluita ja kokouksia
- Protokolla, kun tietoturvaloukkaus on tapahtunut
- Ensisijainen virustorjuntaohjelmisto (jos sitä ei hallita keskitetysti)
4. Päätä, kuinka seuraat tuottavuutta
Aikaseuranta auttaa sinua kommunikoimaan ja dokumentoimaan, mitä odotat etätyöntekijöiltä. Kotoa työskentelyä koskevassa käytännössäsi on mainittava seuraavat asiat:
- Ylitöitä tekevät työntekijät: Ilmoita enimmäistuntimäärä, jonka henkilö voi tehdä viikossa ilman ennakkolupaa. Tämä auttaa sinua hallitsemaan suunnittelemattomia kustannuksia.
- Tuottavuuden seuranta: Määritä, miten aiot seurata suorituskykyä, olipa kyseessä projektiin käytetty aika, kiintiö, ratkaistujen tapausten määrä tai asiakasvuorovaikutus.
5. Luo selkeät viestintäohjeet
Kun et voi tavata tiimisi jäseniä henkilökohtaisesti, yrityksen viestintää ja yhteistyötä koskevat käytännöt ovat tärkeitä. Koska työntekijät eivät voi enää puhua toisilleen yhtä helposti kuin toimistossa, sinun on standardoitava viestintä, jotta se ei muutu sotkuiseksi.
Kun luot käytäntöäsi, ota huomioon seuraavat seikat:
- Millaiset viestintävälineet toimivat parhaiten eri tilanteissa (esim. tiimikokoukset, saada uusia asiakkaitaJne)
- Mitä alustaa työntekijät voivat käyttää tiimiyhteistyöhön ja virtuaaliseen vedenjäähdytyskeskusteluun
- Säännöt odotettujen vasteaikojen ympärille
- Määritä milloin, missä ja miten kokoukset pidetään
6. Luettele kaikki laitevaatimukset
A etätyövoima tarvitsevat erityisiä laitteita työnsä suorittamiseksi. Olipa kyseessä luotettava Wi-Fi-yhteys tai kannettava tietokone, työntekijöiden on tiedettävä, mitä laitteita yritys on valmis tarjoamaan ja mitä he tarvitsevat kotitoimistoihinsa opettajista aina työskennellä kotona puhelinkeskuksen agentit.
Tässä on muutamia kysymyksiä, joihin käytäntösi on vastattava:
- Odotetaanko työntekijöiden tarjoavan laitteita?
- Mitä tuotteita yritys toimittaa?
- Pitääkö Internetin nopeuden täyttää tietyt vaatimukset?
- Miten työntekijät pyytävät etätukea?
- Mitkä kulut ovat oikeutettuja korvaukseen?
- Mitä ohjelmistoja tarvitaan ja kuka sen maksaa?
- Tarvitseeko IT-tiimi pääsyn laitteisiin virustorjuntaohjelmiston asentamiseksi?
7. Keskustele irtisanomismenettelystä
Etätyökäytäntösi irtisanomista koskevassa osiossa kerrotaan, mitä tapahtuu, kun etätyösopimus päättyy. Siinä on ilmoitettava vaiheet, jotka on tapahduttava työntekijän poistuessa. Esimerkiksi:
- Tietojen poisto
- Laitteiden palautus
- Tiedostojen ja viestintäkanavien käyttöoikeuden poistaminen
- Haastattelu henkilöstöhallinnon kanssa
Etätyöntekijöiden valmisteleminen oikeilla työkaluilla
Vaikka etämalliin vaihtaminen yhdessä yössä voi tuntua haastavalta, on olemassa monia etätiimin työkaluja, jotka auttavat sinua yksinkertaistamaan prosessia ja helpottamaan tiimisi hallintaa ja puhelinkonferenssikäytäntöjen toteuttamista.
Videoneuvottelu
Vaikka nopea chat Microsoft Teamsissa tai Slackissa sopii joihinkin viestintätarpeisiin, videopuhelut ovat toiseksi paras asia, kun kaikki eivät voi olla samassa huoneessa. Virtuaalitapahtumat, virtuaaliset kokoukset, asiakaspuhelut ja etäesitykset ovat suuri osa verkkotyöskentelyä ja kommunikointia tiimien ja asiakkaiden kanssa.
Sijoita luotettavaan ja suojattu videoneuvottelutyökalu kuten Lifesize säilyttääksesi kasvokkain kontaktin ja tehdäksesi etätyöstä mahdollisimman tehokkaan.
Viestintä työpaikalla
Etätiimien suurin haaste on viestintä. Puhelut eivät usein ole ihanteellisia tiimeille, joita erottaa useita aikavyöhykkeitä, ja sähköpostiviestit voivat nopeasti päätyä sotkuihin ilman selvää omistajuutta tai toimia.
Omistautunut pikaviestityökalut kuten Slack tai Microsoft Teams, kuten integroitu keskustella videoneuvotteluohjelmistossasi, ovat loistava tapa pitää tiimit yhteydessä ja pitää tiedot turvassa. Kuten useimmat yritystason työkalut, nämä sovellukset on suunniteltu jatkuvaan keskusteluun useiden ihmisten kesken ja auttavat pitämään postilaatikon ylikuormituksen minimissä samalla, kun voit kirjautua sisään tiimin jäseniin helposti.
Tiedostonjako
Tapa jakaa ja etsiä tietoa turvallisesti on tärkeä etäyhteistyötyökalu. Suosittuja työkaluja, kuten Microsoft OneDrive, SharePoint, Box tai Google Drive, ovat laajalti käytettyjä pilvitallennusalustoja suunniteltu erityisesti pitämään tiedostosi turvallisessa ja keskitetyssä paikassa. Tiedostot synkronoidaan myös eri laitteiden välillä, joten voit käyttää niitä mistä tahansa.
Projektinhallinta
Ei ole helppoa pysyä oman tehtäväluettelosi ja tiimiesi projektiluetteloiden kärjessä. Kun siirryt etätyöjärjestelyyn, saatat joutua tukemaan päätöstäsi ketterä hallintatyökalu Suunniteltu auttamaan sinua ja tiimiäsi seuraamaan, kuka tekee mitä ja käynnissä olevien projektien tilaa. Tämä ei vain auta sinua pitämään tehtävät raiteilla, vaan tarjoaa sidosryhmille yhden kohteen eri aloitteiden edistymisen seurantaan.
Tuottavuuden työkalut
Jotkut ihmiset ajattelevat, että kotona työskenteleminen tarkoittaa, että sinun ei tarvitse katsoa kelloa niin tarkasti, vaikka todellisuudessa asia on päinvastoin. Ajanseurantatapa on ratkaisevan tärkeä etätiimeille. Haluatpa sitten seurata asiakkaan laskutettavia tunteja tai haluat analysoida, kuinka kauan tiettyjen tehtävien suorittaminen kestää, ajanhallintatyökalu pitää etätiimit tuottavat.
Jotkut kokopäiväisten etätyöntekijöiden suosituimmista ajanseuraajista ovat:
- Tehtävälista
- Aikaa tohtori
- Toggl
Esimerkki etätyökäytäntömallista
Etätyökäytännössäsi on esitettävä kaikki, mitä odotat tiimiltäsi. Siinä tulisi käsitellä yksityiskohtaisesti työaikoja, kyberturvallisuutta ja viestintää koskevia odotuksia. Tässä on etätyökäytäntömalli, jonka voit räätälöidä yrityksesi tarpeiden mukaan ja lähettää työntekijöillesi.
Etätyökäytäntö:
[Anna yrityksen nimi]
[Anna yrityksen osoite]
1. Tarkoitus
Etätyöpolitiikan tarkoitus
2. laajuus
Ilmoita ketä ja mitä vakuutus kattaa
3. Säännöt ja odotukset
Listaa tehtävät, vastuut ja velvollisuudet
4. Työtila ja laitteet
Sisällytä työnantajan toimittamat laitteet, työntekijän toimittamat laitteet ja työpaikan odotukset
5. viestintä
Esittele menetelmät ja odotettu saatavuus online- ja offline-viestintään
6. turvallisuus
Luettele suojausprotokollat ja -vaatimukset
7. Luottamuksellisuus
Listaa luottamuksellisuusohjeet kaikille työntekijöille
8. Poissaolot
Luettelo hyväksytyistä poissaoloista, vaadittavat asiakirjat, vapaa-ajan hakeminen ja kurinpitomenettelyt
9. päättyminen
Kuvaile menettelyä, mitä tulee tapahtua työntekijän poistuessa
Allekirjoittanut: [Anna työntekijän nimi, allekirjoitus ja allekirjoituspäivämäärä]
Etätyöpolitiikkasi onnistumisen mittaaminen
Etätyökäytäntösi on vain niin hyvä kuin sen tuoma liikearvo. Kun et voi helposti nähdä, mihin työntekijöiden aikaa kuluu, on tärkeää tarjota virallista ohjausta ja etätyökäytäntöä, joka poistaa epäselvyydet ja varmistaa, että tarvittava työ saadaan tehtyä. Jos huomaat, että tiimeissäsi on aukkoja tuottavuudessa tai sekaannusta, tarkista käytäntö säännöllisesti varmistaaksesi, että kaikki odotukset ovat selkeästi määriteltyjä ja sopusoinnussa arvojesi ja kulttuurisi kanssa. Loppujen lopuksi paras etätyöpolitiikka on sellainen, joka toimii sekä yritykselle että työntekijöillesi.
