Seuraavien kuukausien aikana työntekijät työskentelivät etänä vaste COVID-19: lle, yritykset kohtaavat nyt uuden haasteen: miten ja milloin palata toimistolle turvallisesti. Epävarmuustekijöistä ja merkittävistä logistisista huolenaiheista huolimatta COVID-19:n jälkeinen työpaikka on väistämätön, vaikka organisaatiot pyrkivät mukauttamaan tiloja julkisten terveydenhuoltolaitosten kehittyvien ohjeiden perusteella.
Siirtyäkseen onnistuneesti tähän seuraavaan työvaiheeseen yritysten on vahvistettava nykyisiä strategioitaan, oltava joustavia ja asetettava työntekijöidensä turvallisuus ja hyvinvointi etusijalle. Lisäksi, koska suurempi osa työntekijöistä jatkaa etätyöskentelyä ja ryhmien odotetaan muodostuvan yhä enemmän sekä toimisto- että etätyöntekijöistä, yritysten on vahvistettava yhteistyötyökaluja ja -tekniikoita, jotta työntekijät voivat jatkaa tehokasta yhteistyötä sijainnista riippumatta. . Yksikään ratkaisu ei toimi jokaisessa yrityksessä, mutta toimistoelämään palaaminen ilman hyvin harkittua suunnitelmaa voi olla riskialtista ja vaarallista. Tässä blogissa tarjoamme hyödyllisiä vinkkejä, ehdotuksia ja huomioita turvalliseen töihin palaamiseen COVID-19:n jälkeen.
Miltä töihinpaluu näyttää COVID-19:n jälkeen?
Koronaviruspandemiaan liittyvän jatkuvan epävarmuuden vuoksi kukaan ei tiedä tarkasti, miltä työhönpaluu näyttää COVID-19:n jälkeen. Jotkut yritykset pysyvät täysin etänä, kun taas toiset palauttavat koko henkilöstönsä toimistoon. Suurin osa organisaatioista on jossain näiden kahden ääripään välissä. Global Workplace Analytics, etätyötrendeihin erikoistunut tutkimusyritys, ennustaa tämän 25–30 % yhdysvaltalaisista työntekijöistä työskentelee kotoa useita päiviä viikossa vuoden 2021 loppuun mennessä, kun 3.6 % työntekijöistä mainitsi työskennelleensä kotoa useita päiviä viikossa ennen terveyskriisiä.
Mikä on hybridityömalli?
Hybridityömalli koostuu sekä etä- että toimistotyöntekijöistä ja antaa työntekijöille mahdollisuuden valita, miten, missä ja milloin he suorittavat työtehtävänsä. Tämä sisältää usein joustavien työjärjestelyjen ympärille suunnitellut toimistotilat, joissa työntekijät tulevat ja lähtevät toimistosta mieltymysten mukaan ja projektityön niin vaatiessa.
Ehkä merkkinä työn tulevaisuuden saapumisesta useat suuryritykset ovat virallisesti ilmoittaneet uusista politiikoista, jotka on suunniteltu omaksumaan hybridityömalli, joka antaa työntekijöille mahdollisuuden palata vapaaehtoisesti toimistoon tai jatkaa etätyötä määräämättömän ajan.
Äskettäisessä haastattelussa Twitter toimitusjohtaja Jack Dorsey selitti yrityksensä aikomusta omaksua hybridityö ja sanoi: "Jos työntekijämme ovat sellaisessa roolissa ja tilanteessa, että he voivat työskennellä kotoa ja he haluavat jatkaa niin ikuisesti, me toteutamme sen. Jos ei, toimistomme ovat heidän lämmin ja vieraanvarainen minänsä lisävarotoimenpitein, kun tunnemme, että on turvallista palata." Viime kädessä töihinpaluu COVID-19:n jälkeen näyttää erilaiselta jokaisessa organisaatiossa, joten sinun on löydettävä ratkaisu, joka toimii parhaiten kaikkien työntekijöidesi turvallisuuden ja hyvinvoinnin kannalta.
10 vinkkiä yrityksille, jotka palaavat töihin COVID-19:n jälkeen
Yritykset, jotka aikovat siirtää työntekijöitään takaisin toimistoon, tarvitsevat suunnitelman, joka ylläpitää turvallisuutta, rakentaa moraalia uudelleen ja pitää työntekijöiden mukavuuden ja hyvinvoinnin mielessä. Alla on kymmenen vinkkiä, ehdotusta ja huomioita, joilla varmistetaan onnistunut siirtyminen töihin COVID-19:n jälkeen. Organisaatioiden tulisi myös pyrkiä toteuttamaan ennaltaehkäiseviä ja turvallisuustoimenpiteitä, jotka on määrätty Työterveys- ja työturvallisuushallinto (OSHA), The Centers for Disease Control and Prevention (CDC)sekä osavaltion ja paikalliset kansanterveysviranomaiset.
1. Hyväksy hybridityömalli
Ehkä paras tapa ylläpitää työntekijöiden tuottavuutta ja pitää kaikki tyytyväisinä tämän siirtymäkauden aikana on sallia työntekijöiden työskennellä siellä, missä he viihtyvät ja tuottavat parhaiten. Jonkin sisällä Tuoreen tutkimuksenTutkimusyhtiö Valoir havaitsi, että etätyöllä oli vain pieni negatiivinen vaikutus (1–3 %) tuottavuuteen COVID-19:n aikana huolimatta äkillisen muutoksen aiheuttamista merkittävistä logistisista haasteista, kuten riittävien kotitoimistolaitteiden puutteesta ja riittämättömästä lastenhoidosta työssäkäyville vanhemmille. .
Saatat huomata, että jotkut työntekijät haluavat palata toimistoon, kun taas toiset työskentelevät parhaiten kotoa käsin tai joutuvat jatkamaan etätyötä lääketieteellisistä tai henkilökohtaisista syistä. Hybridityömallin luominen etätyöntekijöiden ja toimistotyöntekijöiden yhdistelmällä antaa työntekijöille joustavuutta palata toimistoon vain, jos he viihtyvät ja ovat valmiita. Lisäksi pienemmän henkilökunnan paluu toimistoon voi auttaa työntekijöitä noudattamaan sosiaalista etäisyyttä koskevia määräyksiä ja vähentämään koronaviruksen leviämistä.
2. Toteuta kiertotyöaikataulu
Toinen loistava tapa lieventää COVID-19-riskejä toimistossasi on toteuttaa rotaatiotyöaikataulu. Jaa esimerkiksi toimistossa olevat työntekijät kahtia ja aseta aikataulu, jonka mukaan kukin ryhmä kiertää työpäiviä toimistoon (muista jakaa kukin osasto tasaisesti, jotta vältytään fyysisesti lähellä toistensa työskentelevien suurien työntekijöiden ryhmistä). Tämä antaa jokaiselle työntekijälle mahdollisuuden työskennellä kotoa ja toimistosta joka viikko ja samalla rajoittaa toimistossa olevien työntekijöiden kokonaismäärää kulloinkin. Tietenkin molemmat ryhmät voivat jatkaa tehokasta yhteistyötä käyttämällä viestintätyökaluja, kuten chat-sovelluksia ja videoneuvotteluja.
3. Ota vaiheittainen lähestymistapa
Ei ole realistista, että koko työvoimasi palaa toimistoon ensimmäisenä päivänä. Harkitse vaiheittaisen lähestymistavan käyttöönottoa, jossa pieni osa työntekijöistä palaa toimistoon tietyn ajan kuluessa. Voit esimerkiksi aloittaa siten, että 25 % toimistotyöntekijöistäsi palaa toimistoon ensimmäisen vaiheen aikana. Jos kaikki menee hyvin, lisää 50 prosenttiin työntekijöistä, jotka palaavat toimistoon muutaman viikon kuluttua ja niin edelleen. Vaiheittainen lähestymistapa vähentää ylitöitä tekevien saniteettihenkilöstön taakkaa pysyäkseen vaativassa siivousaikataulussa ja vähentää riskiä, että tarttuva työntekijä palaa toimistoon ja siirtää sairauden koko henkilöstöllesi.
4. Järjestä toimistosi uudelleen
Sosiaalista etäisyyttä koskevat ohjeet eivät katoa pian, joten toimistojen on sijoitettava työpöydät kunnolla erilleen ja luotava asianmukaiset esteet työntekijöiden työasemien välille. Alankomaiden yritys on luonut toimintamallin nimeltä "6 jalkaa Office” suunniteltu auttamaan työntekijöitä työskentelemään turvallisesti samassa jaetussa toimistotilassa sosiaalisen etäisyyden vuoksi. Lisäksi yritykset saattavat joutua ottamaan käyttöön käytäntöjä rajoittaakseen ihmisten määrää kokousta kohden ja ulkopuolisten henkilöiden määrää toimistossa ilman ennakkoilmoitusta.
5. Luo terveellinen työpaikka
Kaikki pöydät, työpöydät, tuolit ja yhteiset tilat on puhdistettava ja desinfioitava perusteellisesti päivittäin. Jay Varkeyn mukaan, Emory University School of Medicine -koulun lääketieteen apulaisprofessori, "Jokaisen hissin sisään- ja uloskäynnissä pitäisi olla käsien desinfiointiasema." Yritysten tulisi myös harkita käsien desinfiointipisteiden perustamista vilkkaasti liikennöidyille alueille ja kosketettaville pinnoille, kuten aulaan, taukohuoneisiin ja konferenssitiloihin. Jos mahdollista, pidä ovet auki, jotta kahvoihin ei kosketa. The CDC suosittelee myös ikkunoiden avaamista, jos mahdollista, tehokkaiden ilmansuodattimien asentamista ja ilmastointilaitteiden säätämistä ilmankierron ja virtauksen lisäämiseksi.
6. Kannustaa hyvään hygieniaan ja eristäytymiseen
Kannusta kaikkia työntekijöitä pesemään kätensä usein ja perusteellisesti koko päivän ajan ja välttämään silmiensä, nenänsä ja suunsa koskettamista. Lisäksi henkilöstöä tulisi kouluttaa COVID-19:n merkeistä ja oireista ja pysyä kotona, jos he voivat sairastua, jotta vältetään bakteerien leviäminen toimistossa. Harkitse joustavan sairausaikapolitiikan käyttöönottoa, jotta työntekijät voivat ottaa huomioon koronaviruksen positiivisen testin.
7. Tee valmiussuunnitelma
COVID-19:n ympärillä vallitsevan jatkuvan epävarmuuden vuoksi sinun on pysyttävä joustavana ja valmistautuneena. Tee valmiussuunnitelma siltä varalta, että toimistossasi ilmenee virusepidemia. Sinun on toimittava nopeasti ja aggressiivisesti estääksesi sen leviämisen. Työntekijöiden tulee ottaa kannettavat tietokoneet mukaan ja työskennellä kotona päivittäin, jos heidän on aloitettava etätyö lyhyellä varoitusajalla.
8. Hanki työntekijöiden palautetta
On tärkeää olla unohtamatta inhimillistä tekijää tänä vaikeana aikana. Työntekijäsi ovat työskennelleet kotoa viikkoja tai kuukausia ilman, että he ovat fyysisesti vuorovaikutuksessa kollegoidensa kanssa, ja heidän odotetaan nyt palaavan toimistoon, mutta pitävän etäisyyttä toisiinsa. Kaikki nämä muutokset ovat todennäköisesti haastavia henkilöstöllesi. Varmistaaksesi, että etenet oikeaan suuntaan, pyydä työntekijöiltäsi palautetta nähdäksesi, mikä toimii ja mitkä osa-alueet voidaan parantaa.
9. Tarkista viestintätyökalusi
Koska osa työntekijöistä jatkaa työskentelyä kotoa, kun taas toiset palaavat toimistoon, on tärkeää, että käytössä on oikeat työkalut saumattoman viestinnän ja tuottavuuden takaamiseksi. Arvioi tiimisi tarpeet ja hanki pikaviesti- ja videoneuvottelutyökalut valmiiksi käyttöön, jotta vältyt viiveiltä työn alkaessa. Priorisoi kasvokkain tapahtuva vuorovaikutus varmistaaksesi, että etätyöntekijät tuntevat olevansa yhtä yhteydessä ja tietoisia kuin heidän toimistotyötoverinsa. Lifesizen todenmukainen videolaatu saa tunteen, että koko tiimisi kokoontuu samassa huoneessa ja voit muodostaa yhteyden syvemmällä tasolla, kun näet ja kuulet etätiimisi jäseniä. Hajautetut tiimit eivät ole tehokkaita, jos ne eivät tapaa säännöllisesti kasvokkain.
10. Ylläpidä tiiminrakennuspyrkimyksiä
Työntekijät voivat tuntea itsensä ylikuormituneiksi tai irtautuneiksi tämän siirtymävaiheen aikana. Voit pitää joukkueen moraalin korkealla ottamalla käyttöön tiimiä rakentavia aktiviteetteja edistää yrityskulttuuria. Tiimille, joissa on etäjäseniä, kannattaa ehkä suunnitella virtuaalisia tiiminrakennustoimintoja, kuten virtuaalisia iloisia tunteja, jäänmurtajatoimintaa, nettipelit, viinin maistelua, ja niin edelleen. Voit tehdä näistä tiiminrakennustapahtumista entistä hauskempia ja kiinnostavampia virtuaaliset taustat ja hauskoja suodattimia neuvottelupuhelun aikana. Lisäksi voit luoda yksityisiä kanavia chat-työkaluissa, kuten Slackissa ja Microsoft Teamsissa, jotta työntekijät voivat keskustella satunnaisesti, ei-työhön liittyviin keskusteluihin tai pitää yhteyttä tiimisi etäjäseniin virtuaalisessa taukohuoneessa Lifesizen avulla.
Mitä olemme oppineet etätyöstä COVID-19:n aikana
Työskentely koronaviruspandemian aikana on ollut haastavaa organisaatioille ja työntekijöille maailmanlaajuisesti, mutta se ei ole ollut huono. Monet työntekijät kokivat kotona työskentelyn ensimmäistä kertaa ja saivat uuden näkökulman ja näkemyksen etätyöskentelyyn. Jotkut työntekijät huomasivat, että heillä on parempi työ- ja perhe-elämän tasapaino ja he ovat vielä tuottavampia ja sitoutuneempia työskennellessään muualla kuin toimistossa. Yritysten piti nopeasti keksiä, kuinka tukea täysin etätyövoimaa ja ottaa käyttöön viestintästrategioita ja työkalut pitämään työntekijänsä yhteydessä ja sitoutuneina. Tässä on muutamia asioita, joita olemme oppineet etätyöstä pandemian aikana.
1. Videoyhteistyö menee pitkälle
Ei ole yllättävää, että videoneuvottelujen kysyntä kasvoi dramaattisesti, kun työntekijät ympäri maailmaa alkoivat työskennellä etänä. Sosiaalisen etäisyyden ja kotona pysymismääräysten ansiosta videoneuvottelut auttoivat työntekijöitä pysymään yhteydessä kollegoidensa ja asiakkaidensa kanssa samalla kun he lisäävät keskusteluun henkilökohtaisen kosketuksen. Joukkueet voivat tavata turvallisesti kasvotusten ilman huolta COVID-19:n leviämisestä toisilleen.
Liiketoimintaan liittyvien tapaamisten lisäksi videoneuvotteluista tuli pääratkaisu tiiminrakentamistoimintoihin. Perinteisistä happy hourista, toimistojuhlista ja sosiaalisista tapahtumista tuli virtuaalisia elämyksiä videoneuvottelujen kautta, jotka toimivat lähimpänä vaihtoehtona tapaamisille.
2. Etätyö säästää työnantajien ja työntekijöiden rahaa
Etätyöstä voi olla hyötyä sekä työnantajille että työntekijöille. Täysin etätyöntekijät säästävät organisaatioissa keskimäärin 22,000 XNUMX dollaria vuodessa työntekijää kohden koska yrityksen ei tarvitse tarjota työntekijälle toimistokiinteistöjä, sähköä, ruokaa, juomia ja niin edelleen. Työntekijöille kotoa työskentely tarjoaa joustavan työaikataulun ilman työmatkan vuoksi menetettyä aikaa. Opinnot näytä, että etätyöntekijä säästää keskimäärin 7,000 XNUMX dollaria vuodessa matkustus-, pysäköinti- ja ruokakulujen alenemisen vuoksi.
3. Parempi työ- ja perhe-elämän tasapaino etätyöntekijöille
A 2019 kysely raportoi, että 91 % etätyöntekijöistä valitsi työskentelyn kotoa saadakseen paremman tasapainon työ- ja perhe-elämään. Vaikka etätyön "valinnan" ja pandemian "pakkotuksen" välillä on suuri ero etätyön tekemisen välillä, mutta monet työntekijät ovat viime aikoina kokeneet etätyön myönteisiä puolia, kuten viettää enemmän aikaa perheensä kanssa, joustava työaikataulu ja lisää tuottavuutta. Jonkin sisällä Tiny Pulsen tekemä tutkimus, työntekijöiden sitouttamistyökalu, 91 % etätyöntekijöistä väitti saavansa enemmän töitä toimiston ulkopuolella.
4. Infrastruktuurin etätyöt
Vaikka työkaluja ja ratkaisuja Koska etätyötä on ollut olemassa jo vuosia, monet organisaatiot eivät olleet valmiita tukemaan täysin etätyövoimaa pandemian alkaessa. Tämä äkillinen muutos työtavassamme pakotti yritykset tarkistamaan omat toimintansa tekninen pino ja keksiä etäinfrastruktuurin, joka yhdistää heidän työntekijänsä ja pitää heidän yrityksensä käynnissä keskeytyksettä. Nykyaikaista työvoimaa ei ole enää yhdessä toimistopaikassa. Dynaamiset, yhteiskäyttöiset työkalut ja pilvipohjaiset ratkaisut ovat mahdollistaneet hajautettujen tiimien tehokkaan ja tuottavan työskentelyn eri puolilla maailmaa sijainnistaan riippumatta.
Yhteenveto
Henkilökuntasi terveys ja turvallisuus oli liikkeellepaneva voima siihen, että kaikki työntekijäsi työskentelivät kotoa COVID-19-pandemian aikana, joten työntekijöidesi terveyden ja turvallisuuden tulisi olla perimmäinen tavoitteesi, kun palautat heidät työpaikalle. Pidä nämä vinkit ja huomiot mielessä, kun kehität suunnitelmaasi siirtyäksesi takaisin toimistoelämään. Asiat eivät ehkä palaudu normaaliksi vähään aikaan, jos koskaan, joten haluat tehdä siirtymisestä työntekijöillesi mahdollisimman helpon ja mukavan.
