Tiimiyhteistyö on kehittynyt tilaan, jossa tiimit, jotka eivät koskaan tapaa kasvokkain, voivat työskennellä synkronoitummin yhteistyökykyisemmin ja tehokkaammin kuin koskaan ennen. Kokonaisilla yrityksillä on täysin etätiimejä, ja jopa verkkokouluissa on etäopettajia, jotka ovat yhteydessä oppilaisiin virtuaalisesti.

Luotettava videoneuvotteluteknologia on todella mahdollistanut tällaisen yhteistyön – ilman sitä reaaliaikainen kommunikointi kollegoiden, asiakkaiden ja asiakkaiden kanssa ei olisi läheskään yhtä tehokasta ja tehokasta kuin nykyään.

Tiimi tekee yhteistyötä etätyöntekijöiden kanssa projektissa

Mitä on tiimiyhteistyö?

Tiimiyhteistyö on lähestymistapa projektinhallintaan, jossa tiimin jäsenet työskentelevät yhdessä saavuttaakseen yhteisen tavoitteen. Lisääntynyt yhteistyö voi johtaa parempaan ideoiden luomiseen ja luoda innovatiivisempaa ongelmanratkaisijoiden yrityskulttuuria.

Teknologioiden, kuten videoneuvottelujen, avulla ihmiset eri paikoista voivat tehdä yhteistyötä tiiminä – keskustella tavoitteista, edistymisestä ja haasteista sekä työskennellä yhdessä projektin parissa, missä päin maailmaa tahansa.

Tehokas yhteistyö tiimissä on valtava merkitys tavoitteiden saavuttamisessa ja onnellisen yrityskulttuurin ylläpitämisessä ja joukkueen toveruus. Tuore Forbesin artikkeli korostaa tätä yhteistyötiimit ovat itse asiassa viisi kertaa tuottavampia koska he tuntevat olevansa motivoituneempia saavuttamaan yhteinen päämäärä.

3 yhteistä yhteistyöhaastetta

Yhteistyö on ratkaisevan tärkeää menestyvän työpaikan kannalta, mutta se ei ole aina helppoa. Ilman vahvaa yhteistyökykyistä työvoimaa ihmisistä tulee epäyhtenäinen kilpailevien yksilöiden ryhmä. Tämä aiheuttaa yritysten laskua tuottavuus, motivaatio ja viime kädessä tulot. Tässä on joitain yleisiä yhteistyöhaasteita, joita voi kohdata tiimityöskentelyssä. 

1. Tietokuilu tiimien välillä tai niiden sisällä

On tavallista ryhmitellä alaryhmiä suuremman ryhmän sisällä työskentelemään pienempien, erityisten tehtävien parissa. Vaikka työn jakaminen näyttää luonnolliselta tavalta saada asiat tehtyä, se aiheuttaa myös tietokuiluja alaryhmien välillä, jolloin ihmiset jäävät tahattomasti ulkopuolelle. On tärkeää varata aikaa tehtyjen päätösten jakamiseen muun tiimin kanssa, jotta kaikki ovat aina samalla sivulla.

2. Selkeän viestinnän puute

Kenelläkään ei ole aikaa huonoon tapaamiseen. Olipa kyseessä sitten keskusteltava sisältö tai puhelun soittamiseen käytetty tekniikka, selkeä tapa kommunikoida tiimisi kanssa on ratkaisevan tärkeää, kun kyse on tiimisi menestyksestä. Ota selvää kokouksen esityslista, lähetä se ennen kokouksesi alkua ja yritä parhaasi mukaan pysyä siinä – kaikki tietävät, mitä tapahtuu, mitä heidän on tehtävä ja miten heidän on tehtävä se. Varmista myös, että yhteistyötyökalusi ovat ajan tasalla, helppoja hallita ja toimivat oikein, jotta kenelläkään ei ole tekosyytä olla paikalla.

3. Avoimuuden puute

Ryhmässä työskentely tarkoittaa, että jokaisen on oltava avoin ja rehellinen ajatusten, mielipiteiden ja huolenaiheiden kanssa mitä tahansa tehtävää kohtaan. Yhden jäsenen työ riippuu todennäköisesti toisen tiimin jäsenen työstä, joten on välttämätöntä olla täysin avoin heidän edistymisestään, esteistään ja huolenaiheistaan. Projektipäällikön on tärkeää rakentaa luottamusta tiimiin, jotta kaikki voivat jakaa ja keskustella vapaasti.

3 tehokkaan tiimiyhteistyön piirteitä

Joten kuinka tiimi voi saavuttaa tavoitteensa ja luoda samalla positiivisen yhteistyöympäristön? Vaikka tämä ei ole helpoin saavutettava asia, se on varmasti toteutettavissa. Tässä on muutamia tapoja varmistaa tehokkaan tiimiyhteistyön olemassaolo:

1. Tehtävien ja tavoitteiden kohdistaminen

Tiedämme kaikki, että viestintä on avainasemassa, mutta säännöllinen kommunikointi tiiminä on vieläkin tärkeämpää varsinkin kun keskustellaan tavoitteista ja odotuksista. Mitä useammin toistat tehtäväsi ja tavoitteesi tiimillesi, sitä selvemmin he ymmärtävät, mitä heidän on tehtävä näiden tehtävien ja tavoitteiden saavuttamiseksi. 10 minuutin seisominen aamulla samaan aikaan joka päivä voi auttaa edistämään ajatusta, että jokainen tiimin jäsen niin yksilöllisesti kuin kollektiivisesti työskentelee yhdessä tiettyä päämäärää kohti.

2. Tiimin jäsenten monimuotoisuuden omaksuminen

Jokaisella on omat vahvuutensa, heikkoutensa, työtyylinsä ja ideansa. Ja tiimissä nämä ominaisuudet tulisi ottaa huomioon, jotta tiimistä muodostuisi paremmin toimiva. OfficeTeamin tekemä tutkimus totesi tämän 66 prosenttia työntekijöistä irtisanoutui todennäköisemmin työstään, jos heitä ei arvosteta.

Tiimit ovat tehokkaimpia, kun kaikkien vahvuudet ja heikkoudet jaetaan ja täydentävät toisiaan. Delegoimalla tehtäviä vahvuuksiensa mukaan yksilöt tuntevat olevansa vahvempia ja heillä on todennäköisesti korkeampi tuottavuustaso ja tunne, että he kuuluvat tiimiin.

3. Vahvan yhteisöllisyyden tunteen luominen

Yhteisöllisyyden luominen työpaikalla on olennaista yhteistyöhön perustuvissa työympäristöissä. Kun yksilöt kokevat, että heidän ideoillaan ja mielipiteillä on merkitystä, he tuntevat olonsa arvostetuiksi ja todennäköisemmin soveltavat itseään. Tuoreessa tutkimuksessa 54% työntekijöistä sanoi, että vahva yhteisöllisyys rohkaisivat heitä pysymään yrityksessään pidempään.

Oikeiden olosuhteiden löytäminen tehokkaalle tiimiyhteistyölle voi olla hankalaa. Ei ole mitään järkeä pitää paljon kokouksia yhteistyön vuoksi, jokaista tehtävää ei tarvitse tehdä yhdessä tiiminä. Yksi päivittäinen tapaaminen, jossa keskustellaan tiimin tehtävistä ja tavoitteista tälle päivälle, on enemmän kuin tarpeeksi, ja se voi myös auttaa vähentämään päällekkäisyyksiä ja lisäämään yhdenmukaisuutta.

4 tapaa edistää yhteistyötä tiimisi sisällä

Tehokkaan tiimin kokoaminen ei tarkoita vain älykkäimpien ihmisten saamista huoneeseen, vaan on löytää ryhmä ihmisiä, jotka voivat työskennellä yhdessä ja tehdä yhteistyötä tehokkaasti.

Jokaisen tiimin jäsenen on oltava hyvä kommunikoimaan, olemaan vuorovaikutuksessa ja toimimaan intuitiivisesti päätöksissä toistensa kanssa saavuttaakseen tavoitteensa. Se todella perustuu kunnioitukseen, avoimuuteen ja oikeaan asenteeseen. Tässä on neljä tapaa, joilla voit edistää yhteistyötä tiimissä:

Luo selkeät viestintäkanavat

Yhteistyö edellyttää selkeää viestintää. Tämä ei kuitenkaan voi olla vain ylhäältä alas -viestintää, vaan sen on oltava avoin viestintäkanava kaikkien tiimin jäsenten välillä, jotta kaikki voivat puhua tasa-arvoisesti ja arvovaltaisesti. Projektipäälliköiden on asetettava selkeät tavoitteet, toistettava ne usein ja rohkaistava säännölliseen viestintään koko tiimin välillä – olipa se sitten sähköpostin, chat-sovelluksen tai päivittäisten stand up -videopuheluiden kautta.

Nimitä johtaja

Jokainen tiimi tarvitsee johtajan, joka huolehtii kokonaisuudesta, varmistaa tavoitteiden saavuttamisen ja tehtävien suorittamisen ajallaan. On myös tärkeää, että projektipäällikkö motivoi tiimiään, yhdistää heidät saavuttamaan yhteisiä tavoitteita ja selittää tiimiyhteistyön arvo. Ilman vahvaa tiimin johtaja, yksilöt voivat tulla motivoitumattomiksi, turhautuneiksi ja heikentyvät tuottaviksi.

Hyödynnä vastuullisuutta

Selkeä viestintä varmistaa, että kaikki ovat samalla sivulla. Silloin koko tiimi tietää, mitkä heidän roolinsa ja vastuunsa ovat, mitä heiltä odotetaan ja viestintästandardit. Tämä varmistaa, että jokainen tiimin jäsen tietää, mitä heidän on tehtävä, ja voi olla vastuussa tehtävistään. Tämän rakenteen luominen varhaisessa tiiminrakennusprosessissa varmistaa, että myöhemmin ei synny hämmennystä.

Kannusta keskinäiseen kunnioitukseen

Olemme jo todenneet, että luottamus on avainasemassa läpinäkyvyyden kannalta, mutta molemminpuolinen kunnioitus on yhtä tärkeää hyvässä viestinnässä. Jokainen työ on yhtä tärkeä kuin seuraava, eikä kukaan myöskään ole tärkeämpi.

Projektipäälliköiden on luotava ympäristö, jossa kaikkia kunnioitetaan riippumatta heidän asemastaan ​​yrityksessä. Jokaisen tiimin jäsenen tulee tuntea olevansa arvostettu, jotta hän voi puhua vapaasti tehtävistä keskusteltaessa, tehdä tarvittaessa kompromisseja, olla luotettava ja lopulta toimia paremmin yhdessä.

4 parasta tiimin yhteistyötyökalua vuodelle 2020

Yrityksille on tarjolla laaja valikoima yhteistyötyökaluja, joista jokaisella on omat ominaisuudet salatuista videopuheluista taulun käytettävyyteen.  

Vaikka monet näistä työkaluista ovat mahtavia yksinään, jotkin niistä voidaan integroida muiden kanssa. Esimerkiksi ilmainen online-videoneuvottelutyökalu Lifesize voidaan integroida pikaviestintäratkaisuihin, kuten Slackin ja Microsoft Teamsiin, mikä parantaa yleistä yhteistyötä. Tässä on muutamia työkaluja, joita kannattaa etsiä lisää yhteistyötä tiimillesi.

1. Luotettavat videoneuvottelut

LifeSize on pilvipohjainen online-kokoustyökalu, joka tarjoaa erilaisia ​​ominaisuuksia, kuten salatut videopuhelut ja näytön jakamisen tiimeille. Näin varmistetaan, että tärkeät tiedot eivät tule julkisiksi tiedoksi. Tekijä: rekisteröitymällä ilmaiselle tilillesi, voit helposti muodostaa yhteyden jopa 10 osallistujaan täysin salatussa korkealaatuisessa puhelussa.

2. Sisäinen viestintätyökalu

Pikaviestityökalut ovat erittäin tehokkaita tapoja kommunikoida sisäisten tiimien kanssa. Alustat kuten New Rose Hotel ja Microsoft-tiimit ovat erittäin helppokäyttöisiä ja mahdollistavat nopean viestinnän yksilöiden tai ihmisryhmien välillä. Lifesize voidaan integroida näihin työkaluihin laajemman palvelutarjonnan tarjoaminen video-, ääni- ja pikakeskustelutarpeisiin.

3. Projektinhallintaohjelmisto

Paremman ja avoimemman yhteistyön aikaansaamiseksi tulisi käyttää hyviä projektinhallintatyökaluja. Projektinhallintatyökalut, kuten Trello ja Asana antaa tiimin jäsenille mahdollisuuden jakaa velvollisuuksia itselleen ja muille, seurata tiettyjen tehtävien edistymistä ja hallita määräaikoja. Nämä yhteistyötyökalut ovat ilmaisia ​​ja niitä käytetään laajalti suurissa ja pienissä organisaatioissa.

4. Tiedostonjakotyökalut  

Asiakirjojen kollektiiviseen luomiseen ja kehittämiseen pilvipohjaiset tiedostonjakotyökalut ovat erittäin tehokkaita. Google Docs ja Office 365 molemmilla on erilaisia ​​ominaisuuksia, jotka mahdollistavat paremman yhteistyön. Niiden avulla useat ihmiset voivat työskennellä saman asiakirjan parissa samaan aikaan ja pääsevät käsiksi kaikkiin tarvittaviin asiakirjoihin yhdellä alueella.

Lifesize voidaan myös integroida näihin tiedostonjakotyökaluihin, joiden avulla käyttäjät voivat työskennellä asiakirjojen parissa ja olla videopuhelussa samanaikaisesti. Kaikki on täysin salattu turvallisuuden vuoksi.

Yhteenveto 

Toimiva digitaalinen työpaikka on vaikea saavuttaa, mutta silti erittäin tehokas oikein tehtynä. Löytäminen oikeat yhteistyövälineet ja odotusten asettaminen alusta alkaen varmistaa tiimillesi pitkäaikaisen yhteistyön, jotta he voivat työskennellä yhdessä ilman, että heidän tarvitsee olla samassa fyysisessä tilassa.