Moderni tekniikka on ikuisesti muuttanut ihmisten välistä vuorovaikutusta, ja monet yritykset ovat päättäneet pitää vähemmän kasvokkain tapaamisia ja enemmän digitaalisia keskusteluja sähköpostin ja chat-sovellusten kautta. Vaikka tämä saattaa tuntua nopeammalta tavalta saada asiat tehtyä, se on itse asiassa huono korvaaminen tietyille tehtäville, jos se on totta kasvokkain kommunikointi on optimaalinen. Tämä blogi tarjoaa tiimikokousideoita ja hahmotellaan hyödyllisiä tapoja parantaa seuraavia kokouksiasi niiden peruuttamisen sijaan.
Mitä ovat etätyöryhmän kokoukset?
Etätyöryhmän kokoukset ovat virtuaalisia kokouksia, jotka tuovat yhteen kaikki tiimin jäsenet välittämään tietoa ja seuraamaan tärkeitä projektin virstanpylväitä. Ne ovat olennainen osa tiimin viestintästrategiaa, ja oikein käytettynä ne järjestävät joukkueen tavoitteet, päätöksenteon ja ongelmanratkaisun. Tehokas tiimikokous on esityslista perustuva, jossa on selkeä tiiminvetäjä ja menetelmällinen lähestymistapa.
Maksimoitko tuottavuuden etäkokouksissasi?
Tekniset ongelmat, pitkät kokoukset, tuottamattomat kokoukset, kokoukset ennen ja jälkeen kokouksia sekä kokoukset, joissa tarkastellaan edellisen kokouksen tapahtumia, voivat kaikki johtaa kokouksen väsymiseen. Ajan myötä tämä voi heikentää työntekijän tuottavuutta ja tyytyväisyyttä. Ja vaikka jotkut yritykset ovat alkaneet torjua kokousväsymystä minimoimalla tai peruuttamalla fyysisiä kokouksia, toiset ratkaisevat kokousongelmia paremmilla ja tehokkaammilla tiimikokousstrategioilla. Tässä on neljä merkkiä huonosta etäkokouskulttuurista:
1. Toistuvia teknisiä ongelmia
Virtuaalisissa tiimikokouksissa on samat ongelmat kuin henkilökohtaisissa tapaamisissa, mutta tekniset ongelmat lisäävät niihin vielä yhden tason. Näissä tapaamisissa menee hukkaan paljon aikaa, koska työntekijät eivät täysin ymmärrä viestintävälineiden käyttöä. Videoneuvottelupuhelut voivat olla erityisen turhauttavaa, kun työtoverit eivät mykistä mikrofonejaan, kiinnitä huomiota tai käytä tavallista kohteliaisuutta. Tutustu blogiimme osoitteessa Videoneuvottelujen etiketti hyödyllisiä vinkkejä ja parhaita käytäntöjä.
2. Tavoitteita ei saavuteta
Paras tapa tappaa tuottavuus työpäivän aikana on istua läpi huonokuntoinen kokous, jolla ei ole selkeää tarkoitusta ja joka päättyy ilman mitään. Jokaisessa kokouksessa tulee olla luettelo esityslistan kohdista ja tietty tavoite, ja osallistujien tulee pyrkiä saavuttamaan tämä tavoite kokouksen loppuun mennessä. Tutustu blogiimme Tehokas kokous 8 vaiheessa paremman tavan isännöidä joukkueen kokouksia.
3. Aika loppuu
30 minuutin suunniteltu kokous voi päätyä kestämään tunnin tai kauemmin, ja tuhlaa kaikkien osallistujien arvokasta aikaa. Tiukan alkamis- ja päättymisajan asettaminen ja noihin aikoihin kiinni pitäminen osoittaa tiimisi jäsenille, että kunnioitat ja arvostat heidän aikaansa, ja antaa heille mahdollisuuden palata nopeasti päivittäiseen työhönsä.
4. Sähköposteiksi tai chat-keskusteluiksi naamioituja kokouksia
Vaikka Microsoft-tiimit, Slack- ja sähköpostikeskustelut sopivat hyvin nopeisiin päivityksiin ja sisäänkirjautumiseen. Jotta koko tiimi työskentelee yhdessä samojen tavoitteiden saavuttamiseksi, tarvitaan edelleen kasvokkaisia tapaamisia. Kommunikaatiovirhe on yksi suurimmista syistä tehottomuuteen työpaikalla. Monet näistä ongelmista johtuvat kirjallisesta viestinnästä ja erilaisista tavoista, joilla tulkitsemme sähköposteja tai chat-viestejä.
Miksi kasvokkain tapaamiset ovat kriittisiä etätiimeille?
Tutkimukset osoittavat, että yhtä paljon kuin 93 % viestinnästä on sanatonta. Kyky saada tiimitoverit mukaan kasvokkain keskusteluihin ja tulkita heidän reaktioitaan on ratkaisevan tärkeää tiimisi kyvylle kommunikoida tehokkaasti.
Ihmisten vuorovaikutus on synnynnäinen tarve
Vaikka tekniikan kehitys on nopeuttanut tapaamme kommunikoida digitaalisen kirjeenvaihdon kautta, meillä on silti synnynnäinen tarve tuntea läheisyyttä ja yhteyttä muihin ihmisiin kasvokkaisen vuorovaikutuksen kautta. Sähköpostit ja chat-sovellukset eivät täytä tätä tarvetta.
Väärinkäsityksiä voidaan kohdata
Ihmiset antavat luonnollisesti merkityksen mille tahansa skenaariolle, varsinkin kun on kyse sähköposteista ja kirjallisista chat-keskusteluista. Usein nämä viestit voidaan tulkita väärin. Jos joku vastaa yksityiskohtaiseen sähköpostiisi lyhyellä vastauksella, saatat ajatella, että hän on järkyttynyt tai eri mieltä kanssasi, vaikka todellisuudessa hän oli kiireinen ja oletti yhden sanan vastauksen riittävän. tutkimus osoittaa, että kasvokkain lähetetyt pyynnöt ovat 34 kertaa tehokkaampia kuin sähköpostitse lähetetyt.
Vähemmän työntekijöiden vaihtuvuutta
Mukaan Forbes, 66 % työntekijöistä irtisanoutuisi, jos heitä ei arvostettaisi. Henkilökohtaiset tapaamiset auttavat työntekijöitä tuntemaan itsensä nähdyiksi ja arvostetuiksi, mutta entä etätiimisi jäsenet? Heidän on helppo tuntea itsensä yksinäiseksi ja eristäytyneeksi, varsinkin kun useimmat heidän tiimitovereistaan työskentelevät yhdessä samassa päätoimistossa. Kasvokkain tapahtuva videoviestintä on heille loistava tapa tuntea olevansa mukana ja yhteydessä tiimiinsä.
Tehokkaampi
Kasvokkain tapaamiset ovat yleensä kiinnostavampia ja tehokkaampia. Koko tiimisi kokoaminen yhteen nopeita synkronointikokouksia ja säännöllisesti ajoitettuja kasvokkain tapahtuvia tapaamisia varten on loistava tapa saada kaikki nopeasti samalle sivulle ja myös hyvä tapa mainostaa joukkueen toveruus. Sen sijaan, että yrittäisit selittää monimutkaista projektia sähköpostissa ja viettäisit sitten tunteja kysymysten esittämiseen, voit isännöidä yhden kasvokkain tiimitapaamisen, jossa esittelet projektin yksityiskohdat ja vastaat kaikkiin kysymyksiin samanaikaisesti.
5 tapaa järjestää etätyöryhmäkokoukset, jotka todella toimivat
Mukaan inc.compuolet kokousajasta menee hukkaan. Pienellä suunnittelulla ja rakenteella tiimisi voi pitää tuottavia ja mukaansatempaavia kokouksia.
1. Luo esityslista
An tehokas tiimikokousohjelma on yksi tärkeimmistä osista tuottavan tiimikokouksen pitämisessä. Kokouksen asialistan lähettäminen kaikille ennen kokousta asettaa kokouksen sävyn ja painopisteen. Tämä antaa kaikille käsityksen keskustelunaiheista ja kokouksen tavoitteista, jotta kukaan ei tule kokoukseen tietämättömänä. Varmista, että sisällytät kaikki kohdat, joista keskustellaan kokouksen aikana, ja älä unohda lisätä ajoissa esimerkiksi asioita virtuaalinen tiiminrakennustoiminta, tärkeitä tiimipäivityksiä ja palautetta.
2. Nimeä johtaja
Ryhmäkokouksen johtajan nimeäminen on loistava tapa pitää kokous raiteilla. Kun esille tulee aiheita, jotka eivät ole esityslistalla, ryhmänjohtajan tulee antaa ryhmälle lempeä muistutus kokouksen aiheista ja tavoitteista, jotta kokous etenee ja pysyy ajankohtaisena.
3. Etsi optimaalinen aika
Lopeta kokousten pitäminen juuri ennen lounasta, heti lounaan jälkeen, klo 4 minä tahansa päivänä eikä varsinkaan perjantaina. Valitse aika, jolloin ihmiset ovat tarkkaavaisimpia. Aamut ja keskipäivät ovat molemmat hyviä vaihtoehtoja. Paras yksittäinen aika sovittaa tapaaminen viikon aikana on tiistai klo 30 tekemän tutkimuksen mukaan Workfront.
4. Aloita ja lopeta ajoissa
Newscientist.com havaitsi, että puolet kokouksista alkaa 10 minuuttia myöhässä. Istuminen ja vastuuhenkilön saapumisen odottaminen vie energiaa huoneesta ja aloittaa kokouksen väärällä jalalla. Kun työntekijät tietävät, että kokoukset alkavat ja päättyvät ajallaan, he pysyvät todennäköisemmin keskittyneinä kokouksen aikana ja saavat päätökset kokouksen loppuun mennessä.
5. Lopeta toimintoon
Jätä jokaisen kokouksen viimeiset minuutit, jotta voit tehdä nopeasti yhteenvedon siitä, mitä kokouksen aikana keskusteltiin, ja keskustellaksesi seuraavista vaiheista. Jokaisen kokouksen osallistujan tulee tietää, mikä on hänen seuraava toimintokohtansa ja aikataulu, jonka kuluessa tehtävä on suoritettava. Lähetä tapaamisen jälkeen kokouksen muistiinpanot, annetut vastuut ja seurantasuunnitelma sen varmistamiseksi, että kaikki ovat samalla sivulla.
Etätiimikokousten viimeinen palapeli: Integroitu tekniikka
Sähköposti- ja chat-sovellukset tekevät viestimisestä tiimin jäsenten kanssa nopeaa ja helppoa, mutta ne eivät ole kovin henkilökohtaisia tai kiinnostavia. Parempi tapa pitää yhteyttä ja olla vuorovaikutuksessa koko tiimisi kanssa on kasvokkain tapahtuva videoneuvottelu.
Videoneuvottelu
Pelkät äänipuhelut eivät enää riitä. Työntekijöiden on tavattava kasvotusten saadakseen todelliset hyödyt tiimikokouksista. Videoneuvottelupuheluiden avulla näet etätiimisi jäsenet ymmärtämään heidät todella ja rakentamaan aitoja suhteita. Lifesize tekee yhteyden muodostamisesta videoneuvottelupuhelun kautta helpompaa kuin koskaan ennen. Ryhmäsi jäsenet voivat tehdä sen yhdellä klikkauksella kokouksen kutsulinkkiä liittyä suoraan heidän selaimistaan matkapuhelimissaan, tableteissaan tai kannettavissa tietokoneissaan lataamatta sovellusta.
Näytön jakaminen
Älä tuhlaa jokaisen kokouksen ensimmäisiä 5–10 minuuttia oikean donglen etsimiseen ja sen jälkeen ylimääräisen ajan tuhlaamista donglen välittämiseen seuraavalle esittäjälle. Käytä sen sijaan langatonta näytönjakotekniikkaa kokousten tehokkuuden optimoimiseksi. Lifesize Share™ tekee siitä huomattavan yksinkertaisen esittelyn kokouksissa. Jaa näyttösi langattomasti reaaliajassa, toista video ja ohjaa esitystäsi suoraan mobiililaitteeltasi tai kannettavalta tietokoneeltasi.
Valkotaulu
Whiteboard-istunnot sopivat erinomaisesti ideointiin ja yhteistyöhön koko tiimisi kanssa. Ne tekevät sisällöstä visuaalisesti houkuttelevan ja helpompia omaksua ja säilyttää. Lifesize Jaa kanssa Kaptivo valkotaulukamerajärjestelmän avulla voit kaapata ja jakaa sisältöä mistä tahansa tavallisesta taulusta kaikille videoneuvottelupuhelussa poistamalla ihmiset, heijastukset, häikäisy ja varjot taulun kuvasta. Saat puhtaan ja eloisan digitaalisen kuvan taulun sisällöstä, jota kaikki puheluun osallistuvat voivat katsella reaaliajassa.
Lopeta tiimikokousten peruuttaminen ja paranna niitä sen sijaan
Monet yritykset ovat korvanneet säännölliset henkilökunnan kokoukset epävirallisilla chat-keskusteluilla ja pitkillä sähköpostiketjuilla. Vaikka tällaisella viestinnällä on paikkansa ja aikansa, se on huono korvike tiimikokouksille. Paremman yhteistyön ja tuottavuuden parantamiseksi yritä olla yhteydessä tiimiisi kasvokkain. Tiimille, joissa on etätyöntekijöitä, videoneuvottelupuhelu on loistava tapa luoda yhteistyöhenkinen ja innostava ympäristö varmistaaksesi, että kaikki tiimisi jäsenet näkyvät ja kuullaan työskennellessäsi yhtenä yksikkönä.
