”Kokouksista saa huonoa räppiä, ja ansaitusti-useimmat ovat hajanaisia ja hajamielisiä. Mutta ne voivat olla tärkeä työkalu saada tiimisi samalle sivulle."
-Justin Rosenstein
Kaikki valittavat kokouksista. En ole vielä tavannut ketään, joka haluaisi enemmän kokouksia päivässä. Se todella johtuu siitä, että ihmiset vihaavat ajan hukkaamista. Saat kokouskutsuja ilman aavistustakaan siitä, mitä odottaa. Tai sinulla on onni saada kokouskutsu, joka sisältää aiherivin, mutta et silti tiedä, mitä sinun pitäisi tuoda pöytään. Tuntematon ja pelko törmäävät, luoden välitöntä negatiivisuutta. Tämä huipentuu siihen, että ihmiset saapuvat kokoukseen ja putoavat tuoliin kädet ristissä puolustavassa asennossa odottaen vain, että joku uskaltaa puhua heille.
Se ei ole paras tapa aloittaa minkään kokouksen.
Ratkaistaan se. Kokoukset eivät vain voi olla tuottavia, vaan niistä voi tulla tärkeä osa päivittäistä työnkulkuasi. Olivatpa kokouksesi yhdistelmä (tai yksinomaan) henkilökohtaisia, konferenssi- tai videoneuvottelupuheluita – joidenkin yksinkertaisten sääntöjen noudattaminen voi auttaa tehostamaan ja parantamaan tuottavuutta.
Kokouksen pyytäjänä sinun vastuullasi on johtaa kokousta ja luoda yhteistyöympäristö. Näyttämällä muille, kuinka voit innostaa ympärilläsi olevia ihmisiä ajamaan samaa.
1. Esitä esityslista ennen kokousta
Auta asettamaan odotuksia siitä, mihin ihmisten on valmistauduttava, jotta he eivät ylläty.
2. Aloita kokous ajoissa
Kunnioita ihmisten aikaa. Ajanmukainen aloittaminen auttaa myös varmistamaan, että päättyy ajoissa.
3. Aseta tavoite, mitä toivot saavuttavasi kokouksessa
Keskitä kaikkien aika työskentelemällä kohti samaa tavoitetta ja aloita tapaamisesi tällä ilmoituksella.
4. Päätöksenteko ei ole demokratiaa – tee ihmiset tietoisiksi siitä, kenellä on viimeinen sana
Poista loputtomien keskustelujen mahdollisuus ja aseta keskusteluille aikaraja, jos se auttaa vähentämään vaihtuvuutta.
5. Kiellä puhelimet ja kannettavat tietokoneet
Vältä häiriötekijät pyytämällä kaikkia laskemaan puhelimensa pois ja sulkemaan kannettavan tietokoneensa, jotta kaikki voivat keskittyä kokoukseen.
6. Kirjaa toimenpiteen kohteet vastuuhenkilön ja määräpäivien kanssa
Vastuullisuus on avain onnistuneeseen projektiin. Ymmärtäminen, kuka omistaa minkä kappaleen, auttaa myös, jos ongelmia ilmenee.
7. Pidä pöytäkirjaa ja levitä kokouksen jälkeen
Pidä kirjaa ainakin tärkeimmistä hankkeeseen vaikuttavista päätöksistä. Kokouksen tuloksista tiedottaminen saa kaikki samalle sivulle ja on tärkeää yhteistyön kannalta.
8. Seuraa toimenpiteitä ennen seuraavaa kokousta
Luo suljetun silmukan prosessi mahdollistaaksesi projektin onnistumisen. Soita toiminnanharjoittajalle videolla tai tule käymään henkilökohtaisesti käsittelemään estoja tai neuvottelemaan uudesta määräajasta. Ratkaise ongelmat ennen seuraavaa kokousta.
Kokeile. Aloita vain yhdestä tuotteesta. Alat huomaamaan eron heti. Opi rakastamaan kokouksiasi.
Saat lisää vinkkejä turhien tapaamisten poistamiseen lataamalla oppaamme osoitteesta Kuinka omistaa kokoukset.
