Tämä vierasblogiviesti on osa sarjaa, jossa käsitellään hajautettua työtä yritysyrityksille. Klikkaus tätä lukea sarjan ensimmäistä blogia.
Hajautetun työn ikä on käsillämme. Tuottavan työvoiman pyörittäminen ei enää tarkoita kaikkien pitämistä yhdessä samassa fyysisessä paikassa. Freelancerit, urakoitsijat ja etätyöntekijät yhdistävät voimansa dynaamisten yhteistyötyökalujen avulla. Pilven kautta toimitetut ratkaisut helpottavat etätiimien ideoiden, sisällön ja keskustelujen jakamista reaaliajassa.
Stanfordin opinnot osoittavat, että virtuaalityöntekijät suoriutuvat kollegoistaan 13 %:lla ja heillä on 50 % vähemmän vaihtuvuutta, mikä saa useammat yritykset laajentumaan toimiston ulkopuolelle suunniteltaessa nykyaikaisia tiimejä. Joten miten aloitat hajautetun tiimistrategiasi? Aloita avaamalla oikea tekniikkapino helpottaaksesi tiimiviestintää ja yhteistyötä ja valmistaaksesi tiimisi menestykseen.
.ashx?h=393&&w=751&la=en)
Yhteistyötyökalupaketin rakentaminen hajautetuille ryhmille
Yhteistyötyökalupakettisi on pilvipohjainen valikoima ohjelmistotyökaluja, jotka on suunniteltu vahvistamaan, motivoimaan ja tukemaan tietotyöntekijöitä sijainnista riippumatta. Vaikka jokainen yritys on erilainen, jokainen työkalupakki tarvitsee samat pilarit:
- Yksinkertaisuus: helpottaa adoptiota.
- Joustavuus: integroida tiimin jäsenten jo käyttämiin ratkaisuihin.
- Skaalautuvuus: tukea nopeasti muuttuvia ja globalisoituvia tiimejä.
Tässä on 10 työkalua ja integraatiota, jotka kannattaa harkita lisäämistä hajautettuun tiimityökalupakettiin vuonna 2020.
1. Hankkeen suunnittelu
Kun et istu tiimin jäsenten vieressä koko päivää, suunnittelusta tulee vielä tavallista tärkeämpi tehtävä. Perfony auttaa työntekijöitä työskentelemään yhdessä suunnitelmia laadittaessa. Ympäristössä, jossa työntekijät eivät voi poiketa esimiehensä toimistoon tarkistamaan, onko jokin työ hyväksytty, Perfony pitää kaiken sujuvana.
Kun suunnitelmasi on luotu, voit nähdä kuinka nopeasti saavutat tavoitteesi tunnistamalla projektin etenemissuunnitelmasta vaiheet, kuten "hyväksytty", "valmis" tai "tarkistettu". Kun tiimin jäsenet voivat heti ehdottaa tehtäviä ja määrittää niiden tilan olemassa olevissa yhteistyösovelluksissaan, kuten Microsoft Teamsissa, suoritus nopeutuu. Matkalla projektin alusta sen valmistumiseen on vähemmän esteitä, vaikka tiimin jäsenet odottavatkin eri aikavyöhykkeiden johtajien hyväksyntää.
2. Projektinhallinta
Yksi hajautetun tiimin johtamisen vaikeimmista osista on varmistaa, että tieto ja projektit ovat saatavilla samassa integroidussa ympäristössä. Suunnittelija Planview, Projektipaikka joukkueille avulla käyttäjät voivat suunnitella tärkeitä projekteja, tehdä yhteistyötä työssä ja seurata kriittisten suunnitelmien edistymistä.
Kuvittele, että sinun täytyy rakentaa verkkosivusto asiakkaalle. Projectplace auttaa sinua seuraamaan sivuston suunnittelun jokaista vaihetta rautalankasta toimitukseen. Koska kaikki työntekijäsi näkevät, kuka työskentelee mitäkin, on pienempi riski, että tehtävät menevät päällekkäin tai menettää käsityksen siitä, mitä on tehtävä.
Microsoft Teams -laajennuksen avulla voit helposti käyttää kaikkia olemassa olevia projektejasi ja työtilojasi Teams-ympäristöstä. Ihmiset voivat myös vastata heille Teamsissa määritettyihin projekti- tai tehtäväkortteihin.
3. Reaaliaikainen kielen tulkkaus
Yksi hajautetun ja digitaalisen työvoiman eduista on, että johtajat voivat palkata asiantuntijoita eri puolilta maailmaa. Et enää rajoitu työskentelemään kykyjen kanssa välittömällä maantieteellisellä alueellasi. Sen sijaan voit tavoittaa taitavia henkilöitä ympäri maailmaa ja tehdä tiimistäsi tuottavamman ja räätälöidymmän. Se, että pilviteknologia mahdollistaa ihmisten työskentelyn yhdessä verkossa, ei kuitenkaan tarkoita, etteikö esteitä olisi edelleen olemassa. Kieli on usein yksi näistä esteistä.
Kudo antaa tiimin jäsenille mahdollisuuden kommunikoida useilla kielillä live- ja simultaanikäännöksen, jopa reaaliaikaisen viittomakielen tulkkauksen avulla. Tämä poistaa välittömästi esteet eri puolilta maailmaa yhteistyötä tekevien kollegoiden välillä. Yritykset voivat käyttää KUDOa liittyäkseen monikielisiin kokouksiin verkossa, tarkastellakseen yhteistyöasiakirjoja ja esittääkseen kysymyksiä jaetussa käyttöliittymässä.
4. Tehtävien hallinta
Menestyneen hajautetun tiimin pyörittäminen tarkoittaa tavan pitää työntekijät oikeilla sivuilla ja oikeilla jäljillä työssään – ilman, että he voivat kirjautua sisään heidän kanssaan yhtä vapaasti kuin poksahtaa heidän työpöytänsä ääreen. Kanban-tyylinen tehtävänhallintatyökalu, kuten Workstreams.ai mahdollistaa tiimien tehokkaamman yhteistyön kattavan työnkulkuympäristön avulla.
Workstreams.ai:ssa työntekijät voivat nopeasti ja helposti luoda tehtäviä, lisätä projekteihin tunnisteita ja määrittää työtovereille vastuita. Tämä ratkaisu tarjoaa yrityksille tavan tuoda ihmisiä useista osastoista ja eri paikoista yhteen virtuaaliseen paikkaan, jossa he voivat kohdistaa prioriteettinsa. Mukana joustava Kanban-kortti, joka integroituu Microsoft Teamsiin, Workstreams.ai voidaan räätälöidä tarpeidesi mukaan. Lisäksi saat myös älykkään botin, joka tarjoaa muistutuksia, ilmoituksia ja päivityksiä tehtävän edistymisestä.
5. Viestien yhteentoimivuus
Joskus eri organisaatioiden työntekijät käyttävät mieluummin erilaisia työkaluja viestintään ja yhteistyöhön. Uusi markkinointiurakoitsijasi saattaa olla Slackin fani, kun taas nykyinen markkinointipäällikkösi suosii Microsoft Teamsia.
Kanssa Mio, uusien urakoitsijoiden tai kumppaneiden kanssa työskentely ei tarkoita heidän pakottamista mukautumaan haluamaasi tekniikkaan tai turvautumaan vanhentuneeseen tekniikkaan, kuten sähköpostiin. Sen sijaan Mio varmistaa, että viestintäkokemuksesi on saumaton – jokainen osapuoli voi työskennellä suosikkikeskustelutyökaluillaan ja viestiä eri alustoilla ja yrityksessä. Loppujen lopuksi Mio mahdollistaa hajautettujen ryhmien keskustelemisen järjestelmien, kuten Microsoft Teamsin ja Slackin, välillä ulkoisesti, joten sinun ei tarvitse pyytää asiakkaita, toimittajia ja freelancereita liittymään verkostoosi aloittaaksesi projektin.
6. AI-animoidut esitykset
Sen varmistaminen, että hajautetulla tiimilläsi on pääsy oikeaan tietoon, on vain yksi palapelin pala. Yritysjohtajien on myös oltava varmoja, että he tekevät tästä tiedosta mahdollisimman kiinnostavaa ja helposti omaksuttavaa.
Squigl on keinotekoisesti älykäs alusta, joka muuttaa tekstin animoiduiksi esityksiksi, mikä tarkoittaa, että johtajat voivat nopeasti ja helposti luoda kontekstuaalisia videoita, jotka kertovat selkeän tarinan. Ympäristössä, jossa työntekijät, freelancerit ja muut tiimin jäsenet voivat oppia ja reagoida dataan eri tavoin, se voi nopeuttaa ymmärtämistä.
Kun voit esittää idean sekä visuaalisesti että kuultavasti, se resonoi todennäköisemmin laajemman ihmisten poikkileikkauksen kanssa. Etäyritykset voivat käyttää tätä työkalua kaikkeen aina uusien tehtävien tärkeiden ohjeiden jakamisesta liiketoimintansa tehtävän ja arvojen selittämiseen uusille urakoitsijoille.
7. Tapahtumanhallinta
Yksi hajautetun tiimin johtamisen valtavista haasteista on yrittää pitää silmällä tapauksia, kriittisiä tapahtumia ja tukipyyntöjä.
Zenduty on päästä päähän -alusta tapausten hallintaan, joka voi auttaa pitämään kaikki lippu- ja hälytystietosi samassa paikassa. Zenduty on suunniteltu toimimaan Microsoft Teamsissa, ja se integroituu yli 100 suosittuun lipputyökaluun. Näin IT-toiminnan asiantuntijat, DevOps-insinöörit, sivuston luotettavuusinsinöörit ja tukitiimit voivat työskennellä yhdessä ongelmien ratkaisemiseksi. Zendutyn avulla yritykset voivat vakiinnuttaa tapaustenhallinnan parhaat käytännöt ja varmistaa asiakkaille keskeytymättömän palvelun.
Vaikka yrityksesi koostuu useista hajautetuista tuki- ja suunnittelutiimeistä, he voivat silti tarjota tehokkaasti erinomaisia asiakaskokemuksia.
8. Kaksisuuntainen SMS-integrointi
Hajautetussa työvoimassa työntekijöillä ja urakoitsijoilla ei aina ole Internet-yhteyttä. Hajautetussa ympäristössä työskentelevät ihmiset eivät aina pysty kirjautumaan pilveen.
Kanssa Avochato SMS-viestinnässä Microsoft Teamsissa voit lähettää henkilöille, joihin haluat muodostaa yhteyden, SMS-tekstiviestejä suoraan Teamsista, joten keskustelujen seurantaa on helppo jatkaa samasta ympäristöstä. näyttää kaksisuuntaiset keskustelut Teamsissa aivan kuin olisit keskustellut yksityisesti sovelluksessa. Näin keskustelut etenevät sujuvasti, vaikka täydet yhteydet eivät olisi käytettävissä. On jopa yksi-moneen lähetysvaihtoehto.
9. Videoneuvottelut
Varmistaaksesi, että kaikki hajautetun työvoimasi jäsenet nauttivat samasta videokokouskokemuksesta yhdistetyssä ympäristössä, LifeSize lisää luokkansa parhaan äänen ja videon laadun sekä edistyneitä viestintä- ja yhteistyöominaisuuksia olemassa oleviin Microsoft Teams- ja Microsoft Outlook -työnkulkuihisi. Pysyviä chat-, sähköposti- ja kalenterityökaluja ei enää tarvitse pitää erillään videoneuvottelupalveluista.
Kanssa Lifesize-integraatio Microsoftille, voit ajoittaa Lifesize-videopuhelun ja liittyä siihen suoraan Microsoft Office 365 -ympäristöstä. Työntekijät eivät vain hyödy virtaviivaistetusta työnkulusta; he saavat myös yhtenäisen ja laadukkaan kasvokkaisen kokemuksen kaikissa videokokouksissaan. Heillä on jopa pääsy 4K-sisällön jakamiseen, rajattomiin vieraskutsuihin, 300-suuntaiseen videopuheluun ja kokouksen salaukseen oletuksena. Näitä ominaisuuksia et löydä suosituista neuvottelusovelluksista, kuten Google Hangouts ja Zoom. Lifesize-integraatio Microsoftille tarjoaa sinulle todella ylivoimaisen viestintäratkaisun, joka esittelee molempien maailmojen parhaat puolet.
10. Ihmisten hallinta
bob HR on johtava alusta ihmisten hallintaan, joka on suunniteltu parantamaan kaikkien työntekijöiden työkokemusta, ei vain fyysisessä toimistossasi olevien. Bob voi auttaa tiimiäsi pysymään linjassa aina uusien kykyjen hankkimisesta työvoimaasi ja urakoitsijoiden sitouttamiseen.
Heidän tekoälybottinsa tarjoaa syvällistä analytiikkaa inhimillisen pääoman tuottoprosentin parantamiseksi sekä vinkkejä toimistoviestinnän parantamiseen. Microsoft Teamsissa bob voi korostaa yksittäisten käyttäjien päivittäisiä tiivistelmiä ja huutoja ja päivittää reaaliaikaisia tapahtumia. Lisäksi bob voi vastata tiimin jäsenten kysymyksiin käyttämällä tietoja yrityksesi tietokannasta.
Anna yhteistyötyökalujen auttaa, ei haittaa, hajautettua työvoimaasi
Nykyaikaisen työvoiman ei enää tarvitse olla yhdessä toimistossa. Koska etätyöntekijät, urakoitsijat ja freelancerit ovat hajallaan ympäri maailmaa, yritykset tarvitsevat luotettavia tapoja pitää kaikki yhteydessä ja tuottavina.
Täydellisen hajautetun tiimityökalupaketin rakentaminen ei ole koskaan ollut helpompaa työkaluilla, kuten Lifesize alustaagnostisiin videokokouksiin ja Mio monialustaisiin viesteihin.
