Kun yritykset keskittyvät entistä enemmän tehokkuuteen, tuottavuuteen ja kannattavuuteen, on tullut välttämättömäksi, että yritykset tarkastelevat lukujaan varmistaakseen, että heidän aikansa, rahansa ja työvoimansa käytetään hyväksi – yksi suurimmista mahdollisuuksista on arvioida, miten yrityskokoukset järjestetään. ajetaan.
Olemme kaikki olleet kokouksissa, jotka on järjestetty huonosti, joissa on mukana vääriä ihmisiä ja jotka eivät ole johtaneet konkreettisiin tavoitteisiin. Kokousten johtamistapaa parantamalla yrityksillä on merkittävä tapa parantaa välittömästi tapaa, jolla ajanhallintaa hallitaan ja miten tiimin jäsenet tekevät yhteistyötä. Parhaiden käytäntöjen noudattaminen, oikeiden yhteistyötyökalujen käyttö ja kaikkien vastuullinen pitäminen voivat parantaa kokouskokemustasi merkittävästi.
Mikä on liiketapaaminen?
Liiketapaaminen on kahden tai useamman henkilön kokoontuminen päätöksentekoa tai keskustelua varten yrityksen tavoitteista ja toiminnasta. Liiketapaamiset pidetään yleensä henkilökohtaisesti toimistossa, mutta videoneuvottelutekniikoiden lisääntyessä osallistujat voivat liittyä yrityskokoukseen mistä tahansa.
Katsotaanpa kuutta yleisintä yrityskokoustyyppiä, mukaan lukien:
- Tilapäivityskokoukset
- Päätöksentekokokoukset
- Ongelmanratkaisukokoukset
- Ryhmänrakennuskokoukset
- Ideanjakokokoukset
- Innovaatiokokoukset
6 yrityskokouksen tyyppiä tehokkuuden ja viestinnän parantamiseksi
Ennen kokousten suunnittelua on tarpeen selvittää, minkä tyyppisestä tapaamisesta on kyse. Viikoittaisen tilakokouksen ja hätäkokouksen välillä on itse asiassa valtava ero, mikä saattaa vaatia kiireellisiä toimia.
1. Tilapäivityskokoukset
Melkein jokainen yritys tuntee ne toistuvat tiimikokoukset, joiden tarkoituksena oli alun perin jakaa päivityksiä uusimmista projekteista ja varmistaa, että kaikki tiimin jäsenet ovat samalla sivulla projektin prosessista. Näiden tapaamisten tarkoituksena on korjata kaikki kommunikaatiohäiriöt, jotka voivat päätyä hukkaamaan huomattavan määrän aikaa saman asian tekemiseen tai kohtaamaan samoja haasteita yhä uudelleen ja uudelleen.
Vaikka tämäntyyppiset kokoukset eivät ehkä ole hauskimpia tai kiinnostavimpia, yritykset käyttävät niitä mahdollisten ongelmien ratkaisemiseen, tehtävien jakamiseen ja tarvittavien päätösten tekemiseen tehokkaan edistymisen kannalta. Tällaiset kokoukset voivat muuttua nopeiksi synkronointiiksi, eivätkä ne ole niin herkkiä venymään tietyn ajan yli.
2. Päätöksentekokokoukset
Vaikka johtajilla on yleensä viimeinen sana, tärkeistä liiketoimintapäätöksistä keskustellaan usein suuremmissa ryhmissä. Tilapäivityskokouksissa voidaan tehdä pienempiä päätöksiä, mutta tärkeät päätökset määräävät omat kokousajat.
Päätöksentekoprosessi voitaisiin hajauttaa useaan eri tapaamiseen niin, että kaikilla osapuolilla on mahdollisuus kerätä tietoa, keksiä ratkaisuja ja äänestää, miten edetä parhaiten. Tämä voi johtaa siihen, että kokouksiin ja edestakaisin kommunikointiin kuluu paljon aikaa.
3. Ongelmanratkaisukokoukset
Kuten päätöksentekokokouksissa, myös ongelmanratkaisukokouksissa on tietty tavoite mielessä. Normaalia ongelmanratkaisukokousta ei ole, koska ongelmat vaihtelevat tiimistäsi ja organisaatiostasi riippuen, mutta tämäntyyppiset kokoukset ovat kuitenkin tärkeitä.
Nämä tapaamiset voivat perustua hätätilanteisiin, jotka on ratkaistava nopeasti. Esimerkiksi ongelman lähdettä ei ehkä ole vielä tunnistettu tai tunnistettuun ongelmaan ratkaisun löytämisessä voi olla useita erilaisia prioriteetteja. Joka tapauksessa nämä tapaamiset antavat kollegoille mahdollisuuden ideoida, arvioida ratkaisuja ja ratkaista käsillä oleva ongelma.
4. Ryhmänrakennuskokoukset
Vaikka jokainen tapaaminen on tiimille mahdollisuus tulla hieman lähemmäksi aloittamalla pilailun alussa ja saamalla vahvemman ymmärryksen kollegoistaan, joskus on tarpeen järjestää suunniteltu tiiminrakennuskokous.
Nämä tapaamiset voivat olla yritystapahtumia tai retkiä tiimille, osastolle tai koko yritykselle, ja ne voivat luoda työntekijöiden uskollisuutta ja sitoutumista. Ne ovat täydellinen tilaisuus rohkaista työntekijöitä seurustelemaan ja luomaan henkilökohtaisempia suhteita, jotka voivat auttaa organisaation edistymistä ja kasvua.
5. Ideanjakokokoukset
Joskus on parempi saada koko ryhmä kokoontumaan ja jakamaan uusia ideoita sen sijaan, että jakaisit niitä täyteläisessä sähköpostissa tai kaoottisessa keskusteluketjussa.
Näiden tapaamisten lisäksi puhuja tai esittäjä voi mennä syvällisempään aiheeseen, keskusteluja voi käydä reaaliajassa ja tiimin jäsenet voivat esittää kysymyksiä. Nämä tapaamiset tekevät myös ideoiden jakamisesta vuorovaikutteista ja antavat kollegoille mahdollisuuden poimia ideoita toisistaan. Lopputuloksena on enemmän tiimityötä, vahvempia suhteiden rakentamista ja mukaansatempaava kokouskokemus. Vaikka tämäntyyppiset tapaamiset voivat viedä paljon aikaa, ne johtavat usein uusiin tuoteideoihin, laajentumiseen uusille markkinoille ja tapoihin päästä kilpailun edelle.
6. Innovaatiokokoukset
Jokainen organisaatio tarvitsee aika ajoin uusia ideoita, ja innovaatiokokoukset ovat vakiovastaus tähän tarpeeseen. Luovuutta on vaikea pakottaa, mutta voit pyytää mahdollisimman monta ideaa ja sitten suodattaa niitä löytääksesi sopivimmat.
Innovaatiokokoukset voivat kuulostaa osallistujille epäselvältä, mutta ne ovat välttämättömiä, jotta yrityksesi voi jatkaa eteenpäin sen sijaan, että säilyttäisivät samat toimintatavat vuodesta toiseen, koska ne tarjoavat organisaatiolle mahdollisuuden kokeilla jotain uutta.
Vaikka se saattaa tuntua tarpeettomalta tai ilmeiseltä, kokouksen tyypin määrittäminen voi ohjata tapaa, jolla kollegasi valmistautuvat kokoukseen, auttaa sinua laatimaan selkeän esityslistan ja säästämään kaikkien aikaa. Tässä on muutamia vinkkejä siitä, miten voit selvittää, mitä sinun tulee tehdä, jotta kokouksistasi tulee vankkaa aikasijoitusta.
3 vinkkiä kokousajan hyödyntämiseen parhaalla mahdollisella tavalla
Useimmat johtajat ovat samaa mieltä siitä, että kokoukset ovat yleensä tuottamatonta ajankäyttöä ja 65% heistä sanomalla, että kokoukset estävät heitä suorittamasta omaa työtään, tarvitaan parempi tapa tavata tehokkaammin. Tässä on kolme helppoa tapaa saada kaikki irti jokaisesta kokouksesta.
1. Aseta selkeät tavoitteet
Selkeyden saaminen kokouksen esityslista auttaa sinua minimoimaan kokoukseen kuluvan ajan. Jos sinulla on tehtäviä, jotka osallistujien on tehtävä etukäteen, lähetä kokouskutsussasi tarkistuslista varmistaaksesi, että kaikki osallistujat ovat tietoisia ja valmiita. Perustavoitteena tässä on tehdä kaikkesi ajoissa, jotta koko tiimin aika ei mene hukkaan.
Ihanteellisessa kokouksessa ei ole yllätyksiä ja se noudattaa esityslistaa T:lle. Tämä voi olla haaste, koska sivukeskustelut ja tangentit ovat melko yleisiä kokoushuoneessa, joten on tärkeää pitää ne aiheen ulkopuoliset keskustelut lyhyinä – voit aina varata toisen ajan keskustella lisää.
2. Suorita kokouksen jälkeinen yhteenveto
Jos sinulla on selkeä haluttu lopputulos, on heti selvää, milloin kokous on onnistunut. Myöhemmin johtajat voivat arvioida, saavuttiko se halutun tuloksen, ja selvittää, mikä olisi tehnyt siitä menestyksekkäämmän.
Kokouksen nopean yhteenvedon lähettäminen tehostaa tietojen säilyttämistä sekä poistaa mahdolliset väärinkäytökset. Voit myös sisällyttää kaikki muut toimet, joita kollegasi saattavat joutua tekemään toistaakseen kokouksen tuloksen. Oppia kuinka tehdä tehokkaita kokouspöytäkirjoja varmistaaksesi, ettet menetä tärkeitä yksityiskohtia tai tapaamisistasi.
3. Käytä luotettavaa videoneuvotteluohjelmistoa
Tuottavia liiketapaamisia ei aina tarvitse pitää henkilökohtaisesti – oikean videoneuvotteluratkaisun avulla voit silti tavata kasvotusten ja saada laadukkaan kokouskokemuksen poistumatta toimistotilastasi. Jos videoneuvottelutyökalusi on tarpeeksi intuitiivinen, voit jakaa näyttösi, tallentaa puhelusi ja skaalata kokouksesi vierailijoille eri laitteilla saumattomasti.
Lifesize on täysin omistautunut tarjoamaan parhaan mahdollisen videoneuvottelukokemuksen. Se on 4K-laatuinen ja helppokäyttöinen videoneuvotteluratkaisu, jota sinä ja IT-järjestelmänvalvojasi olette etsineet. Kehitettyään yli viisitoista vuotta konferenssihuonejärjestelmiä, langattomia kokoushuoneen esityslaitteita, mobiilisovelluksia ja globaalia pilviverkkoa, joka yhdistää ne kaikki yhteen, Lifesize tarjoaa vertaansa vailla olevan yhtenäisen kokouskokemuksen, johon voit luottaa.
Pidä kaikki kokoustyypit tehokkaina ja kannattavina
Tapaamiset eivät lopu pian, mutta niiden ei tarvitse olla niin kauheita! Vain määrittämällä, minkä tyyppisen kokouksen haluat pitää ja ottamalla käyttöön nämä vinkit, voit pitää kokouksesi tuottavina ja pirteinä. Ota kaikki irti kokouksistasi Lifesizen avulla ja koe, millainen mahtavan liiketapaamisen tulee olla.
