Koska yhä useammat yritykset työskentelevät kotoa COVID-19-pandemian vuoksi, videoneuvotteluista on tulossa normi tavassa, jolla teemme yhteistyötä ja kommunikoimme työpaikalla. Videokokoukset ja jopa webinaarit ovat nyt suurempia ja monimutkaisempia, ja liiketoimintakriittiset keskustelut käydään yhä useammin videoneuvottelupuheluiden kautta. Nämä yli 20 osallistujan kokoukset vaativat kehittyneempiä video- ja ääniominaisuuksia kuin Google Hangouts tai Skype voivat tarjota.
Videoneuvottelualustaratkaisut, jotka eivät integroidu konferenssihuoneisiin, ja ilmaiset sovellukset, jotka rajoittavat osallistujamäärää, eivät vain estä suuria tiimejä, jotka soittavat useista kokoushuoneista sen lisäksi, että yksittäiset etätyöntekijät soittavat omilla laitteillaan. Tässä blogissa keskustelemme siitä, kuinka voit antaa tiimillesi oikeat työkalut onnistuneisiin suurten ryhmien videoneuvottelupuheluihin.
Suurien tiimipuheluiden plussat ja miinukset
Oikein tehtynä videoneuvottelut suurille ryhmille on saumaton tapa saada kaikki samalle sivulle ja luoda yhtenäisiä tiimitavoitteita eri toimistoissa (tai jopa rajojen yli). Mutta kuten kaikessa muussakin, tämäntyyppisissä videoneuvottelupuheluissa on hyvät ja huonot puolensa.
| PROS | CONS |
|
|
Paras videoneuvotteluohjelmisto: 6 ominaisuutta suurille ryhmille
Suurissa ryhmäpuheluissa ilmaiset palvelut alkavat yleensä epäonnistua. Monia rajoittaa osallistujien määrä tai kokouksen kesto, kun taas suuret tiimit, joissa on useita toimistoja ja etätyöntekijöitä, vaativat videoneuvotteluratkaisun, joka on suunniteltu käsittelemään kymmeniä tai jopa satoja osallistujia.
Tässä on muutamia huomioitavia asioita, kun etsit videoneuvotteluratkaisuja tiimillesi:
1. BYOD-ominaisuudet
Aka, tuo oma laite. Riippumatta siitä, käyttävätkö käyttäjät Mac- tai Microsoft-kannettavia, Android- tai Apple-matkapuhelimia tai -tabletteja, he tarvitsevat helpon tavan liittyä videoneuvottelukokouksiin. Lifesize tukee kaikkia erilaisia tapoja, joilla tiimisi haluavat olla yhteydessä. Käyttäjät voivat jopa napsauttaa kokouksen kutsulinkkiä liittyä suoraan heidän selaimistaan tarvitsematta ladata sovellusta tai laajennusta.
2. Korkealaatuisin videoresoluutio
Suurissa tiimikokouksissasi voi olla useita yksittäisiä etätyöntekijöitä, jotka osallistuvat videoneuvottelupuheluun useiden suurien ja pienten neuvotteluhuoneiden kanssa, joten on tärkeää, että kaikki näkevät ja kuulevat työtoverinsa selvästi. Tarvitset HD-videoneuvotteluratkaisun, joka pystyy välittämään parhaan mahdollisen videoresoluutiolaadun suurten ryhmien kokouksiin myös optimaalisella kaistanleveydellä. Lifesize tukee todenmukainen 4K-kuvanlaatu ja erinomainen äänenlaatu varmistaaksesi, että kaikki kokouksen osallistujat saavat puhelusta kaiken irti.
3. Helppo sisällön ja näytön jakaminen
Yksi tehokkaimmista tavoista selittää monimutkainen projekti kerralla koko tiimillesi on isännöidä videoneuvottelupuhelu, jossa esittelet projektin yksityiskohdat jakamalla näyttösi tai dian tai toistamalla videota. Lifesize Share voit ohjata esitystäsi langattomasti suoraan mobiililaitteesta tai kannettavasta tietokoneesta videoneuvottelupuhelun aikana – dongleja ei tarvita.
4. Suuri määrä osallistujia
Useimmat ilmaiset videoneuvottelusovellukset rajoittavat osallistujamäärän noin 8 henkilöön, mikä tekee koko tiimin kanssa tapaamisen mahdottomaksi yrityksille, joissa on paljon etätyöntekijöitä ja -toimistoja. Lifesize mahdollistaa jopa 300 videoosallistujan online-kokousta kohden suoratoistaa suuria ryhmäkonferensseja 10,000 XNUMX yhtäaikaista katsojaa.
5. Mahdollisuus yhdistää useita kokoushuoneita
Maantieteellisesti hajautetuilla tiimeillä on usein toimistoja, joissa on konferenssihuoneita useissa eri paikoissa, ja kaikkien on voitava liittyä samaan videoneuvottelupuheluun. Pienryhmille suunnitellut videoneuvottelut, ilmaiset sovellukset ja vain sovellusratkaisut eivät täytä suuren ryhmän videoneuvottelujen tarpeita, joissa on useita kokoushuoneita. Lifesize tarjoaa valikoiman omistettuja kokoushuoneen varusteet pienistä kokoontumishuoneista aina suuriin auditorioihin tai kaikille tarkoitettuihin kokoustiloihin.
6. Tallennus- ja jakamismahdollisuus
Kun suuret tiimikokoukset kattavat useita aikavyöhykkeitä, on tärkeää tallentaa kokoustallenne jaettavaksi osallistujille, jotka eivät pääse mukaan live-tapahtumaan. Kun kokous on ohi, voit jakaa linkin osallistujille, jotka eivät ole sitä unohtaneet. Lifesize Record and Share Voit tallentaa tärkeät kokouksesi yhdellä tallennuspainikkeen napsautuksella ja jakaa tallenteen koko tiimisi kanssa heti puhelusi päätyttyä.
5 yleistä ongelmaa suurissa tiimipuheluissa
Aikahäviön, teknisten ongelmien ja suuriin ryhmäpuheluihin liittyvien video- ja äänenlaatuongelmien välillä on ymmärrettävää, että työntekijät turhautuvat tämäntyyppisiin kokouksiin, kun he käyttävät väärää ratkaisua. Tässä on viisi yleisintä ongelmaa isojen kanssa ryhmäkokoukset.
1. Hukkaan mennyt aika
Kun työntekijät tekevät moniajoja, ovat välinpitämättömiä ja jopa nukkuvat suurten ryhmäpuheluiden aikana, saatat miettiä, miksi ylipäänsä tapaatte. Mukaan Atlassian, työntekijät osallistuvat keskimäärin 62 kokoukseen kuukaudessa, joihin käytetään 31 tuntia tuottamattomia kokouksia. Jos nämä 62 kokousta ovat kukin tunnin pituisia, se tarkoittaa, että puolet kokousajasta menee hukkaan! Käytä opastamme Kuinka järjestää tehokas kokous tehdäksesi kokouksistasi tuottavampia ja kaikkien ajan tehokkaampaa käyttöä.
2. Videon laatuongelmat
Alitehoisilla ja tehottomilla videoneuvotteluratkaisuilla suuri määrä työntekijöitä samaan aikaan puhelussa voi heikentää videon laatua ja aiheuttaa pikselöityjä tai katkonaisia kuvia jopa vahvalla internetyhteydellä. Huono video aiheuttaa huonon äänenlaadun, mikä johtaa ajanhukkaan, kun työntekijät yrittävät korjata ongelmia. Lisäksi, huono videolaatu saa työntekijät irtautumaan, koska he eivät näe tai kuule selvästi, mitä kokouksessa tapahtuu.
3. Rajoitettu osallistujamäärä sallittu
Jos sinulla on 100 hengen tiimi, mutta ohjelmistosi sallii vain 10, kuinka kaikki voivat ottaa yhteyttä? Haluat videoneuvotteluratkaisun, jonka avulla koko tiimisi voi tavata yhdessä videoneuvottelupuhelussa, ei vain muutaman valitun. Prosessin tulee olla yhtä helppoa kuin puhelun soittaminen tai tekstiviestin lähettäminen matkapuhelimesta.
4. Dongles
On vaivalloista varmistaa, että sinulla on oikea dongle tai johto näytön jakamiseen videoneuvottelun aikana, puhumattakaan ajanhukkaa, joka liittyy donglen luovuttamiseen seuraavalle esittäjälle kokouksen aikana. Löydä ratkaisu, jonka avulla voit jakaa näytön langattomasti ja esiintyä kokouksissa ilman johtoja ja dongeleja.
5. Hankala tallennus ja jakaminen
Eivätkö jotkut tiimin jäsenet voineet liittyä puheluun? Videotallenteet voidaan asettaa heidän saatavilleen, mutta monilla videoratkaisuilla jopa tunnin mittaisen videon käsittely kestää tunteja ja sekin tallentuu vain työpöydälle, joten se on ladattava uudelleen ja isännöitävä jonnekin ennen kuin se voidaan jakaa. Löydä videoneuvottelujen ja muiden yhteistyötyökalujen avulla ratkaisu, jonka avulla voit helposti ja välittömästi tallentaa ja jakaa tärkeitä tiimikokouksia.
Miksi sinun on investoitava oikeaan suurpuhelukokemukseen
Hyödynnä todella hajautettua tiimiäsi
Yritykset, joilla on maailmanlaajuisesti hajautettu työvoima, voivat työllistää huippuosaajia kaikkialta maailmasta ACD järjestelmät, joihin tiimisi voi luottaa. Etätyöntekijänä oleminen voi kuitenkin joskus olla yksinäistä ja eristäytyvää, varsinkin jos suurin osa tiimistäsi työskentelee yhdessä samassa päätoimistossa. Kun tiimitoverit voivat muodostaa yhteyden helposti kasvokkain 4K-videoneuvottelupuhelujen kautta, he voivat rakentaa syvempiä suhteita ja tuntea olevansa yhteydessä tiimiinsä, kuten toimistoympäristössä.
Edusta yritystäsi ja brändiäsi
Huono videopuhelu voi maksaa sinulle rahaa. Kukaan ei halua tehdä liiketoimintaa yrityksen kanssa, joka ei pysty kommunikoimaan tehokkaasti. Selkeiden äänen, videon ja näytön jakamisominaisuuksien avulla reaaliajassa myyntipuhelusi ovat ammattimaisempia ja sinulla on paremmat mahdollisuudet luoda suhteita potentiaalisten asiakkaiden kanssa.
Saa enemmän aikaan lyhyemmässä ajassa
Yksi maailmanlaajuisesti hajautetun tiimin haastavimmista puolista on saada kaikki samalle sivulle. Videoneuvottelupuhelut ovat loistava tapa tehdä nopea tiimisynkronointi tai järjestää säännöllisesti tiimikokouksia varmistaakseen, että kaikki työskentelevät yhdessä yhtenä yksikkönä. Kun sinun ei tarvitse viettää pitkään aikaa odottamassa, että juontaja jakaa näyttönsä tai tuhlata aikaa sanomalla: "Kuuletteko minua nyt?" voit keskittyä kokouksen asialistaan ja palata tekemään työtäsi. 1 tunnin pituisia kokouksia voidaan lyhentää 5–15 minuutilla, jos tiimi on sitoutunut eikä puheluiden laadussa ole ongelmia.
2 nopeasti kasvavaa yritystä, jotka käyttävät Lifesizea videoneuvotteluihin
Tässä on kaksi nopeasti kasvavaa yritystä, jotka käyttävät Lifesizea kiinnostavampien ja autenttisten kasvokkain tapahtuvien tapaamisten isännöimiseen 4K-videoneuvotteluratkaisumme avulla.
Uudet suunnat nuoriso- ja perhepalveluille
"Organisaatiomme käyttää Lifesize Video Conferencing -palvelua monien sivustojemme linkittämiseen. Lifesize on palvelu ja tuote, jota emme voisi toimia ilman johtokuntamme yhdistämistä kuuden läänin välillä ja terveyspalvelutoimistomme mahdollistavan videokeskustelun ulkopuolisten lääkäreidemme kanssa. Jopa puhelinominaisuus on kaikki mitä tarvitsemme... Pidämme erityisesti älypuhelimille ja tablet-laitteille saatavilla olevasta mobiilisovelluksesta, kun meidän on tavattava tien päällä.” — Trevor Wilson, IT-asiantuntija New Directions Youth & Family Services -palvelusta | Lue koko arvostelu
Action-MCFR Mediagroup
”Käytämme tätä ratkaisua tuodaksemme etäopetukseen ja globaaleihin yhteistyöistuntoihin etäopiskelijoita. Jotkut striimit tallennetaan ja arkistoidaan tulevaisuutta varten. Jos työskentelet suurten hajautettujen tiimien kanssa eri puolilla maata tai jopa maailmanlaajuisesti, [Lifesize] sopii tähän täydellisesti… Viime vuoden aikana isännöimme noin 2,000 1,600 kokousta (noin XNUMX XNUMX kokoustuntia), eikä Lifesize petä meitä.” — Ilja Popovich, Action-MCFR Mediagroupin laadunvarmistustestijohtaja | Lue koko arvostelu
Yhteenveto
Kun sinulla on maailmanlaajuisesti hajautettu tiimi, sinulla on pelottava haaste varmistaa, että kaikki pysyvät yhteydessä ja toimivat yhdessä yhtenä yhtenäisenä organisaationa. Suuret puhelut asettavat ainutlaatuisia haasteita ja ovat usein ilmaisten videoneuvottelupalvelujen murtumiskohta. Lifesize on varustettu kestämään kriittistä yritysviestintää luotettavuudella, laadulla ja erikoisominaisuuksilla, joita tarvitaan suuriin tiimivideopuheluihin. Ja mukaan rekisteröitymällä ilmaiselle tilillesi, voit helposti muodostaa yhteyden jopa 10 osallistujaan täysin salatussa korkealaatuisessa puhelussa.
