Kommunikointi ja yhteistyö videon avulla on kasvanut räjähdysmäisesti, kun me kaikki sopeudumme uuteen elämäntapaan Covid-19 pandemia, jossa kotona työskentely ja sosiaalinen etäisyys ovat tulleet normiksi.
Koronaviruksen puhkeamisen myötä on kuitenkin ollut dramaattisesti lisääntynyt yritysten ja organisaatioiden määrä, jotka yrittävät ottaa alustat käyttöön mahdollisimman nopeasti. Kun ihmiset kilpailevat ladatakseen ohjelmistoja ja sovelluksia pysyäkseen yhteydessä älylaitteillaan ja kannettavilla tietokoneillaan, normaalien ohjelmistojen testausprosessien kiirehtimisen seuraukset ovat tulleet nopeasti ilmeisiksi.
Olitpa sitten uutiskirjeen, ammatillisten verkostojen tai sosiaalisen median selaamisen kautta tietoinen viimeaikaisista tietoturvalöydöksistä ja raporteista videoneuvottelujen väärinkäytöstä ja henkilötietojen vuotamisesta, joihin vaatimattomia ihmisiä on valitettavasti joutunut:
- Webinaarin järjestäminen vain saadakseen osallistujan esittämään säädytöntä materiaalia kaikkien nähtäväksi? Tarkistaa.
- Onko kutsumattomia vieraita tarkoituksella kaatumassa videokokouksiin ja jakamassa huonoja aikomuksiaan luokkien, seurakuntien tai äänestäjien kanssa? Tarkistaa ja tarkastaa.
- Onko tietoja jaettu satunnaisesti suuren sosiaalisen median yrityksen kanssa ilman käyttäjän tietämystä tai suostumusta? Tarkistaa.
Videoneuvottelupalveluun rekisteröityminen ja yhteydenpito henkilökohtaisiin kontakteihin ja ammattikollegoihin videon välityksellä on suhteellisen nopeaa ja helppoa. Miljoonilla ihmisillä, jotka ovat uusia ja tottuneet tähän viestintämuotoon, on kuitenkin vielä opittavaa, etenkin kun se liittyy henkilökohtaisten tai arkaluonteisten tietojen suojaamiseen. Jotta voit välttää vastaavia tilanteita, tässä on kymmenen parasta käytäntöä yksityisyytesi ja turvallisuutesi säilyttämiseen käytön aikana videoneuvottelu.
10 videoneuvottelujen parasta käytäntöä tietosuojan ja turvallisuuden takaamiseksi
Käyttäjille
1. Määritä ja vahvista kokousasetukset
Kun liityt nopeasti videopuheluun, on helppo pysyä oletusasetuksissa. Käytä ylimääräinen hetki varmistaaksesi, että jokainen vaihtoehto on määritetty oikein kokoukseesi, jotta et kohtaa odottamattomia yllätyksiä liittyessäsi. Tämä sisältää äänen ja videon testaamisen ennen puhelua sen varmistamiseksi, että molemmat toimivat oikein. Muista, että kokouksen osanottajat huomioidaan taustallasi, joten videon testaaminen ennen puhelua antaa sinulle mahdollisuuden tarkistaa taustasi ja varmistaa, että se sopii kokoukseen.
2. Käytä aikaa käyttämäsi työkalun oppimiseen
Sinun ei tarvitse ryhtyä tehokäyttäjäksi yhdessä yössä, mutta tutustu ainakin painikkeisiin, joilla voit mykistää mikrofonin, sammuttaa kameran ja poistua kokouksesta. Se on helpoin tapa varmistaa, että sinut nähdään ja kuullaan vain silloin, kun haluat olla. Sinun ei tarvitse ryhtyä tehokäyttäjäksi yhdessä yössä, mutta ainakin tutustu painikkeisiin, joilla voit mykistää mikrofonin ja sammuttaa kamerasi. ja poistu kokouksesta. Se on helpoin tapa varmistaa, että sinut nähdään ja kuullaan vain silloin, kun haluat. Jotkin videoneuvottelutyökalut edellyttävät myös ohjelmiston lataamista ennen kokousta. Varmista, että teet tämän hyvissä ajoin, jotta et joudu viime hetkellä haparoimaan asennuksessa3.
3. Ota huomioon kuvakaappaukset
Haluatko jakaa tilannekuvan tai videoleikkeen, jossa näet sinut ja muut kokouksen osallistujat näytöllä? Tarkista vielä kerran, ettei kehyksessä näy arkaluontoisia kokouksen tietoja tai henkilökohtaisia yhteystietoja, ennen kuin lataat sen profiiliisi. On tärkeää välttää tietosuojaongelmia tai käyttäjätietojen paljastamista, mikä voi olla viaton virhe ja vakavia seurauksia.
4. Jätä kokouskutsut kokouksen omistajalle
Puuttuuko kokouskutsusta joku? Hyötyykö joku muu liittymisestä? Sen sijaan, että välität kokouksen tiedot itse, ilmoita asiasta kokouksen omistajalle ja anna hänen hoitaa se. Voit helposti voittaa heidän valvonnan lähettämällä väärälle yhteyshenkilölle tai luoda kokouksen isännöitsijälle kiusallisen tilanteen, kun toinen osapuoli ilmaantuu ilmoittamatta.
Kokousten omistajille ja moderaattoreille
5. Älä jaa videokokouslinkkiäsi julkisesti
Käsittele kokouslinkkiäsi kuin toimistosi tai, mikä vielä parempaa, kotisi avainta. Et jakaisi sitä kenenkään kanssa. Varmistaaksesi, ettei se joudu vääriin käsiin, jaa linkki vain ihmisille, joiden on tiedettävä se – ja vain yksityisillä keinoilla, kuten suojatulla sähköpostilla tai suoralla viestillä. Muista aina käsitellä kokoustunnuksiasi varoen.
Tarvitsetko julkisen kokouksen, johon osallistuu satoja tai tuhansia osallistujia? Useimmissa yritystason videoneuvottelualustoissa, kuten Lifesize, on sisäänrakennetut ohjaimet, jotka auttavat sinua välttämään väärinkäytöksiä rajoittamalla sisällön jakamisen, videoiden jakamisen ja keskustelun vain kutsutuille esittäjille.
6. Vaadi pääsykoodi kokoukseen pääsyä varten
Harkitse kokouksellesi lisäsuojaa asettamalla pääsykoodi, jos mahdollista mahdollisten tietosuojaongelmiesi varalta. Vaikka voit jakaa pääsykoodin kokouslinkkisi kanssa, voit myös harkita sen jakamista suullisesti tai erillisessä sähköpostissa tai viestissä turvallisuuden parantamiseksi.
7. Älä vain osallistu, vaan maltillinen
Jos omistat kokouksen, mutta et voi valvoa sitä, nimeä moderaattori liittymään. Jos olet kokouksessa vain valvoaksesi, voi olla houkuttelevaa tehdä monia asioita. Älä. Jos sinua pyydetään pysäyttämään osallistujan esitys, poistamaan henkilö kokouksesta tai lukitsemaan kokous, sinun on oltava valmis toimimaan.
Ihmisille, jotka tutkivat vaihtoehtoja Zoomille ja muille videopalveluille
8. Valitse tarpeitasi vastaava palvelu
Usko tai älä, sinun ei tarvitse valita ensimmäistä online-haussasi näkyvää videoneuvottelusovellusta. Yleiset ilmaiset palvelut, kuten Zoom, Skype ja Google Hangouts, voivat olla helposti saatavilla, mutta vaikka ne tarjoavat yleensä perusominaisuuksia, kuten näytön jakamisen, ne eivät aina tarjoa tarvittavia toimintoja isommat videoneuvottelut. Nykytilanteessa useat yritykset tarjoavat ilmaisen pääsyn videoneuvottelupalveluihin ja -työkaluihinsa, joten voit itse kokeilla niitä kaikkia ja nähdä, mikä toimii sinulle parhaiten ilman suunnitelmaa. Ammattimainen vinkki – jos yksityisyys ja turvallisuus ovat erityisen huolestuttavia, etsi palveluntarjoaja, jolla on historia ja maine asiakkaidensa henkilötietojen ja yksityisyyden turvaamisessa. Palveluntarjoajien ja heidän käytössään olevien turvatoimien ymmärtämiseen on vain hyötyä. sinua pitkällä aikavälillä
9. Harkitse suoratoistoa
Videoneuvottelut palvelevat tiettyä tarkoitusta – reaaliaikaista, kaksisuuntaista viestintää ja tiedonvaihtoa isäntien ja osallistujien välillä. Jos tarvitset pääasiassa lähtevää viestintää yleisölle, voit vaihtoehtoisesti harkita suoratoistoa ensisijaisena kanavaksesi. Tämä rajoittaisi ulkopuolisten mahdollisuuksia häiritä viestiäsi ja esitystäsi, etenkin suurissa puhelutilanteissa. Onneksi suoratoisto on saatavilla lisävarusteena valituille videoneuvottelupalveluntarjoajille, joten voit lähettää lähetyksiä suuremmalle yleisölle ja samalla säilyttää mahdollisuutesi tavata ja olla vuorovaikutuksessa yksilöiden ja pienempien ryhmien kanssa henkilökohtaisemmalla tasolla.
10. Priorisoi salaus ja yrityksen tietosuojakäytännöt
Ottaen huomioon kyberrikollisuuden ja kyberhyökkäysten yleisyyden, kuten videokokouksia kaappaavien huonojen toimijoiden lisääntyvän esiintymisen, on erittäin suositeltavaa korostaa tietosuojaa ja kyberturvallisuutta ratkaisua etsiessäsi. Onneksi useimpien palveluntarjoajien tietoturva- ja tietosuojakäytäntödokumentaatio on julkisesti saatavilla heidän verkkosivuillaan (voit käyttää Lifesizen tietosuojakäytäntö täällä). Kun harkitset palveluntarjoajien käytäntöjä, ota huomioon seuraavat seikat:
- Ilmoittaako palveluntarjoaja nimenomaisesti, mitä tietoja se kerää ja miten ne on suojattu?
- Määrittääkö palveluntarjoaja, kuinka kauan tietoja säilytetään ja mihin tarkoitukseen?
Muista, että viime kädessä sinun vastuullasi on asiakkaana tai IT-järjestelmänvalvojana kaivaa syvemmälle selvittääksesi, kestääkö tarjous yksityisyyden ja turvallisuuden tarkastelun ja oletko valmis hyväksymään varoitukset ja niihin liittyvät riskit.
Yhteenveto
Jos jotkin videoneuvottelun sudenkuopat voivat johtua yksinkertaisesti käyttäjän virheistä, loput ovat seurausta käytetyn palvelun puutteista ja palveluntarjoajan itsensä tekemistä kompromisseista. Ei ole mikään salaisuus, että tapa, jolla tekniikka koodataan, pakataan ja otetaan käyttöön, vaikuttaa merkittävästi tietojesi turvallisuuteen ja kokouksen osallistujien kanssa käytävien keskustelujesi yksityisyyteen. Mutta sinun tulee myös olla tyytyväinen palveluntarjoajan tarjoaman tarjouksensa läpinäkyvyyden tasoon ja siihen, kuinka tulevaisuutta he ovat viestintäsi ja immateriaaliomaisuuden käsittelyssä.
Me kaikki ryhdymme toimenpiteisiin suojellaksemme itseämme, perhettä ja ystäviä turvallinen ja turvallinen koronavirussulkujen aikana. Varmistetaan myös, että teemme samoin viestintävälineidemme kanssa.
Jos tarvitset tällä hetkellä turvallisen yritystason videoneuvottelualustan, Lifesize tarjoaa ilmaisen, rajoittamattoman videoneuvottelupalvelun kaikille yrityksille kuuden kuukauden ajan. Lisätietoja on osoitteessa www.lifesize.com/remote-work.
