Virtuaalitapahtumia ei enää pidetä tulevaisuuden aaltoina, vaan ne ovat nyt osa nykyhetkeä. Kun maailma jatkaa koronaviruspandemian kahlaamista, verkkotapahtumista on tullut vakiomuoto niin suurille kuin pienillekin kokoontumisille. Konferensseista konsertteihin yhdistäminen digitaalisten elämysten kautta ei ole vain mahdollista, se on myös käytännöllistä ja tarkoituksenmukaista. Tässä artikkelissa perehdymme syvästi siihen, mitä virtuaalitapahtumat ovat, ja näytämme, kuinka voit muuttaa fyysiset tapahtumasi mukaansatempaaviksi digitaalisiksi kokemuksiksi tapahtumatekniikan avulla parhaiden virtuaalisten tapahtumien saavuttamiseksi.
Mikä on virtuaalitapahtuma?
Virtuaalitapahtuma on mikä tahansa järjestetty tapahtuma, joka järjestetään verkossa eikä henkilökohtaisesti. Virtuaalitapahtumat voivat vaihdella kertaluonteisista kokouksista, joissa eri esittäjät jakavat näyttönsä, useisiin istuntoihin, joissa usein on webinaareja, konferensseja tai jopa juhlia.
Virtuaalitapahtumat: Työskentely, seurustelu ja juhliminen COVID-19:n aikana
Kun otetaan huomioon sen globaali kattavuus viime kuukausina, on turvallista sanoa, että COVID-19-kriisi on vaikuttanut jollain tasolla lähes jokaiseen toimialaan ja yksilöön. Onko se kotona työskentelyn lähestymistapaa tai siirtymällä verkkotilausjärjestelmään yhteisöt ja yritykset ympäri maailmaa sopeutuvat nopeasti muuttuvaan maisemaan.
Kotona oleskelevien tilausten jatkuessa ja sosiaaliset etäisyysprotokollat, myös henkilökohtaiset tapahtumat ovat tauolla lähitulevaisuudessa. Mutta esityksen (tai konferenssin) on jatkuttava, jolloin virtuaaliset tapahtumat ovat tulleet apuun. Sen sijaan, että peruuttaisivat tapahtuman kuukausia etukäteen, ihmiset kaikkialla muotoilevat esteitä mahdollisuuksiksi ja etsivät innovatiivisia tapoja sisällyttää verkkotapahtumia työviikkoon tai sosiaaliseen toimintaansa. Tämä kaikki on mahdollista modernin tekniikan ja viimeaikaisen teknologian ansiosta edistystä videoneuvottelutyökaluissa. Jotkut virtuaalitapahtumat jopa kilpailevat henkilökohtaisen version kanssa virtuaalisten tapahtumien alustojen kanssa.
4 tyyppisiä virtuaalitapahtumia
Virtuaali- ja hybriditapahtumat ovat yhtä erilaisia kuin niihin osallistuvat ihmiset, ja nykyään on mahdollista, että niihin osallistuu enemmän kuin koskaan. Vähemmän satunnaisia tapahtumia ja huomattavasti alhaisemmilla käyttökustannuksilla ihmiset ymmärtävät nopeasti virtuaalitilan luontaisen arvon. Puhumattakaan määrästä joustavuutta ja luovuutta ihmiset ovat ilmaisseet tänä kriittisenä aikana taivas on todella rajana tapahtumien lukumäärälle ja tyypeille, jotka voivat siirtyä henkilökohtaisesta verkkoon.
1. Verkkoseminaarit
Webinaarit (sanojen "web" ja "seminar" yhdistelmä) eivät ehkä ole uusi resurssi, mutta ne ovat varmasti saaneet enemmän vetoa ja suosiota viime kuukausina. Tämän päivän webinaarien painopiste kattaa monia kiinnostuksen kohteita ja toimialoja ajankohtaisten aiheiden korostamisesta tee-se-itse-seikkailuihin sukeltamiseen ja asiantuntijalausuntojen antamiseen professoreilta ja liike-elämän ammattilaisilta. Nopealla Google-haulla löydät lapsille räätälöityjä webinaareja, Jotkin suunnattu enemmän aikuisille ja jopa yleinen yleisö aiheita, joita jokainen voi arvostaa.
2. Konferenssit ja messut
Useita kuukausia (ja joskus vuosia) käytetään konferenssin tai messujen isännöimiseen valmistautumiseen, joten peruuttaminen olisi tuhoisaa useilla tasoilla. Onneksi yritykset ovat löytäneet tapoja kääntää ja siirtää konferenssinsa verkkoon tänä vuonna. Microsoftin vuotuinen kehittäjäkonferenssi julkistettiin äskettäin vuoden 2020 ”digitaalisena tapahtumana”, kuten myös Käsityöpanimoiden konferenssi, joka on julkaissut viiden viikon virtuaalisen version tyypillisestä ohjelmastaan.
3. Juhlat ja seremoniat
Juhlat ja seremoniat ovat mahdollisuus tuoda vähän iloa ja piristystä muuten raskaaseen tilanteeseen, minkä vuoksi ihmiset eivät ole pandemian aikanakaan lakanneet etsimään syitä juhlimiseen. Etäisyydestä huolimatta ryhmät viettävät edelleen aikaa yhdessä digitaaliset tanssijuhlat, virtuaaliset valmistujaiset, online-palkintonäytökset ja syntymäpäiviä vietetty drive-by-kulkueilla ja teemavideopuheluilla. On selvää, että vaikka henkilökohtaisia tapahtumia on lykätty, ihmiset ovat jatkaneet uusien ja sydämellisten tapojen keksimistä nousta tilaisuuteen.
4. Konsertit
Kun kaikenkokoiset tapahtumapaikat joutuivat sulkemaan ovensa, näytti siltä, että myös live-esitykset olisivat tauolla; mutta onneksi artistit ja viihdyttäjät ovat ponnistellut ja tuovat sen sijaan kykyjään suoraan fanien koteihin. Live-tapahtumia on avattu kaikkialla sosiaalisessa mediassa ja muilla verkkoalustoilla, joissa on mm erilaisia virtuaalisia konsertteja Metropolitan Operasta folk-yhtyeisiin ja pop-supertähtiä. Kuten juhlat, myös musiikista nautitaan jatkossakin, vaikka se tarkoittaisi näyttämön tuloa olohuoneeseemme.
Virtuaalitapahtuman isännöinti: Kuinka muuttaa fyysinen tapahtuma digitaaliseksi kokemukseksi
Koronavirus epäilemättä vaatii meiltä sitä muuttaa tapaamme toimia niin henkilökohtaisessa kuin työelämässämme, mutta se tarjoaa myös tekosyyn murtautua ulos muotistamme ja kokeilla jotain, mitä emme ehkä ole tavallisesti harkinneet. Vaikka siirtyminen fyysisestä tapahtumasta digitaaliseen kokemukseen tuo mukanaan muutamia haasteita, jos pidät järjestyksessä ja varmistat, että osallistujat ovat valmistautuneet, sinulla on suuri mahdollisuus saada positiivinen, saavutettu lopputulos.
1. Luo aikataulu tai matkasuunnitelma
Koska virtuaaliset tapahtumat eivät mahdollista kaikkien olemista samassa huoneessa samaan aikaan, järjestäminen on välttämätöntä asioiden sujuvuuden kannalta. Laadimalla aikataulun päivälle, viikolle tai kuinka kauan tapahtumasi kestää, osallistujat voivat olla samalla virtuaalisivulla. Päivän toimintojen reittisuunnitelma auttaa asettamaan odotuksia ja varmistaa, että esitykset tai esitykset toteutuvat ajallaan. Kun luot virtuaalista tapahtumakalenteria, muista sisällyttää päivään luonnolliset tauot, aivan kuten järjestäisit henkilökohtaisesti.
2. Lähetä ilmoitus tapahtuman säännöistä
Streaming tapahtuma kotoa voi tuntua vähemmän muodolliselta kuin yhteisessä tilassa tapaaminen, mutta kohteliaisuuteen ja digitaaliseen sisustukseen liittyvät parametrit ovat silti olemassa. Varsinkin jos tapahtumassasi on useita puhujia tai vuorovaikutusta, varmista, että kaikki osaavat mykistää mikrofoninsa ja puhua vuorotellen, jotta keskustelu ei mene päällekkäin tai jää käsittämättömäksi. Näistä säännöistä kertovan lyhyen sähköpostin pitäisi riittää välttämään tarpeettomia keskeytyksiä tai sekaannuksia ja luomaan kunnioittavamman ilmapiirin.
3. Varmista, että osallistujilla on tarvittavat laitteistot, ohjelmistot ja kokouslinkit
Virtuaalitapahtumaa suunniteltaessa tärkeintä on tarkistaa, että jokaisella osallistujalla on tarvittavat laitteet ja hän tietää, miten kokoukseen pääsee. Osallistujat tarvitsevat todennäköisesti tiettyjä laitteita tai lisävarusteita suoratoistaakseen reaaliajassa laadukkaalla yhteydellä. jos ei, heidät voidaan jättää tapahtuman ulkopuolelle. Turvallisen Internet-yhteyden lisäksi luotettava neuvottelutekniikka on välttämätön, mukaan lukien laitteisto- tai ohjelmistokomponentit. Voivatko tapahtuman osallistujat liittyä kokoukseen verkkoselaimen kautta, vai pitääkö heidän ladata jokin tietty sovellus tai ohjelmisto ennen tapahtuman alkua? Muista lähettää kaikki kokouslinkit, salasanat ja ohjeet kokoukseen liittymistä varten etukäteen.
4. Käytä stimuloivia visuaalisia materiaaleja
Visuaaliset materiaalit vaikuttavat yhtä paljon virtuaalisiin tapahtumiin kuin sanalliset elementit, mutta on tärkeää sisällyttää visuaalisia materiaaleja, jotka parantavat esitystäsi tai tapaamistasi, eivät häiritse sitä. Harkitse asianmukaisten kaavioiden tai kaavioiden, karttojen, kaavioiden tai jopa videoleikkeiden sisällyttämistä sanallisen viestin yhteyteen. Visuaalisen sisällön tulisi pitää yleisösi sitoutuneena ja aktiivisesti kuuntelemassa, joten jos se sopii visuaalisuudellesi interaktiiviseksi, vielä parempi.
Muista, että jotkut osallistujistasi ovat visuaalisia oppijoita, jotka luottavat suurelta osin kuviin, kuviin ja väreihin hankkiessaan tietoa, kun taas toiset ovat paremmin kuultavia oppijoita. Mutta kaikki voivat todella hyötyä yhteistyöstä, koska se avaa uusia ideoita ja selkeyttää monimutkaisia strategioita, joten pyydä yleisön osallistumista ja palautetta, jos mahdollista.
Virtuaalitapahtumien edut
Odotuksistamme luopuminen ei ole koskaan helppoa, varsinkin kun olemme viettäneet lukemattomia tunteja tapahtuman suunnitteluun ja valmistautumiseen. Ja kuitenkin, keskellä näitä ennennäkemättömiä aikoja, joustavuus ja yhteydenpito ovat menestyksemme edellytyksiä. Henkilökohtaisesta tapahtumasta virtuaalikokemukseen siirtyminen voi olla vaikea kuvitella, mutta totuus on, että vaihdolla on joitain odottamattomia etuja.
Helposti saavutettavissa
Toisin kuin kokoukset, jotka saattavat rajoittaa osallistujia matkustusvaatimusten, myöhempien aikatauluristiriitojen tai fyysisten tilanrajoitusten vuoksi, virtuaalitapahtumiin voivat osallistua kuka tahansa, jolla on kannettava tietokone ja laajakaistayhteys. Virtuaalikonferenssit eivät sisällä lentoja tai hotellimajoituksia, vaan ne voidaan suoratoistaa mukavasti kotoa käsin. Tämä laajennettu saavutettavuus avautuu osallistujille, jotka olisivat muutoin kieltäytyneet, mikä mahdollistaa suuremman osallistumisen ja yleisen osallistumisen.
Kustannussäästöt
On aina tervetullutta löytää tapoja alentaa tapahtuman kustannuksia ilman sen eheyttä, ja ehkä harvat asiat ovat tehokkaampia vähentämään budjettia kuin virtuaalitapahtuman järjestäminen. Suoratoisto leikkaa tapahtumatilan vuokraamisesta aiheutuvia kustannuksia, samoin kuin lisäpöytien, tuolien, tapahtumahenkilökunnan, cateringin ja niin edelleen kuluja. Ja vaikka olet todennäköisesti edelleen velkaa puhe- tai esiintymismaksun, säästät lopulta rahaa poistamalla kuljetuksen tai majoituksen esittäjiltä ja esiintyjiltä.
Vähemmän satunnaisia tapahtumia
Useita muuttujia liittyy usein henkilökohtaisiin tapahtumiin, koleista sääolosuhteista kommunikaatiohäiriöihin myyjien kanssa ja yleisiin matkaongelmiin. Mutta verkkotapahtumien kauneus on se, että pystymme ohittamaan kaikki nämä ongelmat ja keskittymään tärkeämpiin yksityiskohtiin. Suoratoistona lähetetyt tapaamiset eivät ole alttiita sateelle, alkupalat unohtavalle pitopalvelulle tai lennolle myöhästyneelle näytteilleasettajaryhmälle. Vähemmän satunnaisia tapahtumia tarkoittaa parempia ja johdonmukaisempia tuloksia.
Virtaviivaista virtuaalitapahtumasi ja tee niistä realistisempia kuin koskaan Lifesizen avulla
Jos haluat viedä virtuaalitapahtumasi uudelle tasolle, Lifesize auttaa sinua. Lifesize-teknologia mahdollistaa ainutlaatuisen mukaansatempaavan kasvokkain tapahtuvan vuorovaikutuksen molempia käyttämällä korkealaatuisia videoneuvottelulaitteita ja käyttäjäystävälliset ohjelmistotyökalut. Voit isännöidä jopa 300 osallistujan kokousta tai suoratoistaa tapahtumaasi jopa 10,000 XNUMX katsojalla. Kokouksen osallistujat pääsevät virtuaalitapahtumaan Lifesize-sovelluksen tai liittyä suoraan verkkoselaimistaan ilman lisäohjelmistoja tai latauksia.
Lifesize työllistää yritystason salaus- ja tietosuojakäytännöt suojellaksemme asiakkaita tahattomalta pääsyltä heidän arkaluontoiseen viestintään ja sisältöinsä. Lisäksi voit määrittää a kokouksen moderaattori kuka voi lukita kokouksen, poistaa häiritsevät osallistujat, mykistää osallistujat ja poistaa niiden mykistyksen, nimetä esittäjän ja vastata chat-kysymyksiin tai virtuaalinen "käsi nostettuna". Nyt ei ole mitään syytä peruuttaa suunnitelmia ja rajattomat mahdollisuudet käynnistää virtuaalinen tapahtumasi.
Yhteenveto
Sen sijaan, että peruuttaisit tapahtumasi koronaviruspandemiaan liittyvien odottamattomien olosuhteiden vuoksi, tee niistä mukaansatempaavia digitaalisia kokemuksia. Mahdollisuus yhteisön osallistumiseen ja kasvokkain tapahtuvaan yhteydenpitoon ei varmasti ole menetetty; se vain näyttää hieman erilaiselta tällä hetkellä. Hyödyntämällä oikeaa tekniikkaa ja uudelleen suunniteltua lähestymistapaa voit isännöidä melkein mitä tahansa tapahtumaa virtuaalisesti messuista ja johtajien huippukokouksista häihin ja muihin merkittäviin virstanpylväisiin. Pysy siis järjestyksessä, aseta perussäännöt ja varmista visuaalisi uskomattoman digitaalisen kokemuksen saavuttamiseksi.
