Virtuaaliset kokoushuoneet: Virtuaalikokouksen järjestäminen ja isännöinti

Yhteistyö ja ihmisten työskentelytapa eivät ole muuttuneet vain viime vuosikymmeninä, vaan viime viikkoina COVID-19:n vuoksi. Kun yhä useammat yritykset harjoittavat liiketoimintaa etänä, virtuaalinen kokoushuone tai virtuaalinen kokoustila on kustannustehokas tapa tiimeille tavata kasvokkain, jakaa esityksiä ja tehdä yhteistyötä sijainnista riippumatta. Lifesize helpottaa a virtuaalinen kokoushuone ja jaa se osallistujien kanssa sekunneissa. Järjestäjä ja osallistujat voivat hypätä nopeisiin, improvisoituihin virtuaalisiin kokoushuoneisiin tai ajoittaa säännöllisiä, toistuvia videotapaamiset vaivattomasti Lifesizen kautta.

Mikä on virtuaalinen kokoushuone?

Virtuaalinen kokoushuone (VMR) on termi, jota käytetään kuvaamaan jaettua tilaa, joka mahdollistaa pilvipalvelun isännöimän verkkoyhteistyön. Virtuaalinen kokoushuone on online-kokoustila, jossa useat osallistujat eri paikoista tekevät yhteistyötä videoneuvottelupuhelun kautta. Nämä huoneet antavat järjestäjälle mahdollisuuden isännöidä reaaliaikaista, kasvokkain tapahtuvaa virtuaalista kokousta etäosallistujien kanssa ja vaativat vain verkkokameran ja selaimen.

Kolme tapausta, kun tarvitset virtuaalisia kokoushuoneita

Tapaatpa uusia asiakkaita, järjestät koko yrityksen laajuisen kokouksen tai yksinkertaisesti olet yhteydessä etätyöntekijöihin, osallistujilta voi kestää huomattavan paljon aikaa päästä kokoukseen. Virtuaaliset kokoustilat eliminoivat perinteisiin henkilökohtaisiin tapaamisiin liittyvät ajanhukkaa ja matkakustannukset, mutta antavat osallistujille silti kaikki kasvokkain yhdistämisen ja yhteistyön edut pilvivideokonferenssien avulla.

Etätyökokoukset

Yritykset eivät enää rajoitu vain lähialueensa kykyihin. Videoyhteistyötyökalujen, kuten virtuaalisten kokoushuoneiden, ansiosta yritykset voivat rekrytoida huippuosaajia mistä päin maailmaa tahansa ja järjestää mukaansatempaavia ja tuottavia ryhmäkokouksia työntekijän sijainnista riippumatta.  

Yrityksen laajuiset kokoukset

Organisaation yhdenmukaistamisen luominen on yksi tärkeimmistä haastavia asioita globaaleille yrityksille joilla on useita etätyöryhmän jäsenten toimistoja tai satelliittitoimistoja. Olitpa sitten webinaarin järjestäminen tai antaa a virtuaaliesitys koko tiimille virtuaaliset kokoushuoneet yhdistävät tiimisi. Virtuaalinen kokoushuone on tehokkain tapa järjestää turvallinen, kaikkien käsien tapaaminen koko yrityksen yhdistämiseksi ja varmistaa, että kaikki työskentelevät samojen yhteisten tavoitteiden eteen. 

Tapaamiset pitkän matkan asiakkaiden kanssa

Kasvotusten vuorovaikutus asiakkaiden kanssa on tärkeää ylläpitää tervettä suhdetta, juhlia yhteisiä onnistumisia ja vastata heidän tarpeisiinsa. Onneksi virtuaalisten kokoushuoneiden avulla on mahdollista pitää yhteyttä jokaiseen kaukoasiakkaasi säännöllisesti ja jopa hypätä nopeisiin improvisoituihin työistuntoihin. 

Kuinka perustaa virtuaalinen kokoushuone

Lifesize tekee virtuaalisen kokoushuoneen perustamisesta helppoa. Aloita noudattamalla näitä viittä vaihetta, niin voit tehdä yhteistyötä VMR:n osallistujien kanssa hetkessä. 

1. Avaa Lifesize-sovellus
2. Napsauta Kokoukset-välilehteä ja luo sitten kertaluonteinen tai pysyvä kokous
3. Lisää kokouksen nimi, valinnainen salasana, kuvaus ja sijainti 
4. Napsauta Tallenna
5. Kutsu osallistujia kokoukseen luomalla sähköposti, luomalla kalenterikutsu tai kopioimalla kokouksen tiedot leikepöydällesi ja liittämällä ne mihin tahansa viestityökaluun 

Kertakäyttöiset virtuaaliset kokoushuoneet vs. pysyvät virtuaaliset kokoushuoneet

Kertakäyttöiset virtuaaliset kokoushuoneet

Kertaluonteiset kokoukset ovat kertakäyttöisiä, yksityisiä synkronointitiloja, jotka ovat piilossa koko Lifesize-hakemistostasi ja jotka sopivat täydellisesti nopeisiin ad hoc -videopuheluihin tai kokouksiin, joissa turvallisuus on etusijalla. Kertaluonteiset videopuhelut sopivat mainiosti myyntidemoille, haastatteluihin tai muihin kokouksiin, joissa täytyy käsitellä arkaluontoista materiaalia.

Pysyvät virtuaaliset kokoushuoneet

Perusta pysyvä virtuaalinen kokoushuone ja sinulla on aina oma paikka tavata. Ne sopivat täydellisesti toistuviin kokouksiin, koska puhelinsoiton tiedot eivät muutu. Ja koska pysyvät VMR:t ovat haettavissa suoraan, niihin on uskomattoman helppo liittyä ilman, että sinun tarvitsee etsiä sähköpostistasi vahingossa poistamaasi linkkiä.

Virtuaalisen kokoushuoneen käytön edut

Lisääntynyt tuottavuus

VMR:t tarjoavat intuitiivisia yhteistyötyökaluja, jotka mahdollistavat koordinoidumman työnkulun ja auttavat lisäämään tuottavuutta sisällön jakamisen avulla. Yhteistyöratkaisut, kuten näytön jakaminen ja verkkokokousten tallentaminen, mahdollistavat ne, jotka eivät päässeet osallistumaan, katsomaan myöhemmin.

Joustavuus liittyä mistä tahansa

Aina ei ole mahdollista osallistua jokaiseen kokoukseen, johon saat kutsun, varsinkin jos et ole fyysisesti lähellä kokouspaikkaa. VMR:n avulla voit tavata kenet tahansa milloin tahansa sijainnistasi riippumatta. Jos et voi liittyä videoneuvotteluun, voit myös käyttää asiaa koskevaa ääntä liikkeellä olevaan kokouskokemukseen.

Videoneuvotteluratkaisut säästävät aikaa

Virtuaaliset kokoushuoneet ovat myös nopein ja tehokkain tapa tuoda kaikki yhteen toistuviin kokouksiin tai kiireellisiin, nopeaan päätöksentekoon joutumatta odottamaan jokaisen matkustavan fyysiseen kokoushuoneeseen. Virtuaalikonferenssihuoneeseen liittyminen vie vain sekunteja yhdellä napsautuksella kokouskutsulinkkiä. 

Kustannustehokas HD-videoneuvottelu 

Joudut matkustamaan jokaiseen tapaamiseen henkilökohtaisesti voi todella lisätä lentojen, autonvuokrauksen, hotellimajoituksen ja ruokakulujen hintaan. Virtuaaliset kokoushuoneet antavat sinulle mahdollisuuden liittyä yhteistyökokouksiin useiden kokouksen osallistujien kanssa kasvokkain ilman kallista matkustamista.

Virtuaalisen kokoushuoneen perustamiseen tarvittavat laitteet

Yksi hienoista asioista VMR:n määrittämisessä Lifesizen kautta on se, kuinka helppoa on päästä alkuun pelkällä tietokoneella ja sisäänrakennetulla verkkokameralla. Osallistujat voivat yksinkertaisesti napsauttaa kokouksen linkkiä ja liittyä verkkoselaimen kautta. Visuaaliseen viestintään ei tarvita erityisiä ohjelmistoja tai sovelluksia, vain virtuaalinen osoite ja etätiimi.

tietokonetta

Yhdistä PC:ltä, Macilta, tabletilta tai puhelimelta.

Webcam

Kannettavan tietokoneen tai mobiililaitteen sisäänrakennettu on täydellinen.

Videoneuvottelujärjestelmä (valinnainen)

Liity virtuaaliseen kokoukseen konferenssihuoneesta tai keskusteluhuoneesta a Lifesize-videoneuvottelujärjestelmä.

Virtuaalikokoukset asiakastuelle

Suojatun virtuaalisen kokoushuoneen perustaminen asiakkaiden kanssa on helppo tapa olla yhteydessä asiakkaisiin kasvokkain ja vastata kysymyksiin reaaliajassa. CXEngage-video mahdollistaa työskennellä kotona puhelinkeskuksessa agentit aloittamaan videopohjaisia ​​keskusteluja mistä tahansa tukikanavasta, kuten puhelimesta, sähköpostista, chatista, tekstiviesteistä ja sosiaalisessa mediassa. Saat lisätietoja videoneuvottelujen määrittämisestä asiakaspalvelun puhelinkeskus, vieraile Serenovassa.

Aloita Lifesizen virtuaalisten kokoushuoneiden käyttö

Parannettujen viestintätyökalujen, kuten VMR:n, ansiosta osallistujat ovat enemmän synkronoituja, kokoukset ovat tuottavampia ja päätökset tehdään nopeammin neuvottelupuhelupalvelut. Ei ole koskaan ollut helpompaa hypätä nopeaan synkronointiin videon kautta tai hyödyntää toistuvia virtuaalisia kokoushuoneita suurempia projektin tilan päivityskokouksia varten. By rekisteröitymällä ilmaiselle tilillesi, voit helposti muodostaa yhteyden jopa 10 osallistujaan täysin salatussa korkealaatuisessa puhelussa.