Vaikka jotkut yritykset eivät aiemmin halunneet käyttää virtuaalisia kokouksia, tämä vastahakoisuus ei enää pidä paikkaansa. Yhä useammat yritykset huomaavat kaikki virtuaalisten kokousten edut. Yritykset isännöivät maailmanlaajuisesti enemmän verkkokokouksia kuin koskaan ennen tavoittavuuden laajentamista, uusien tavoitteiden saavuttamista ja yhteydenpitoa muiden tiimien jäsenten kanssa. Virtuaalikokouksen koordinointi ei ole vain kustannustehokasta ja helppoa, vaan se voi myös parantaa toimintaasi joukkueen tuottavuutta onko sinä työskentelevät kotoatoimistosta tai syrjäisestä sijainnista maan ääripäässä. Varmistaaksemme, että saat kaiken irti näistä kokouksista, tarkastelemme virtuaalikokouksia COVID-19-iässä ja annamme hyödyllisiä vinkkejä tehokkaiden virtuaalikokousten isännöimiseen ja järjestämiseen.
Virtuaalikokoukset COVIDin aikakaudella
COVID-19:n äkillinen puhkeaminen vuoden 2020 alussa vaikutti valtaosaan maailman väestöstä henkilökohtaisesti, ammatillisesti tai näiden kahden yhdistelmänä. Lähes yhdessä yössä toimistovuorovaikutus ja kasvokkain tapahtuvat henkilötapaamiset muuttuivat työskentelee etäyhteydessä ja videoneuvottelut asiakkaiden, kumppaneiden ja kollegoiden kanssa. Kun yhä useammat yritykset alkoivat puolustaa hajautettuja tiimejä, virtuaalisista kokouksista tuli uusi viestintästandardi, joka toimii elinkelpoisena vaihtoehtona henkilökohtaisille kokouksille ja tapahtumille.
Mikä on virtuaalikokous?
Virtuaalikokous on silloin, kun kaksi tai useampi henkilö sijainnistaan riippumatta käyttää video- tai äänialustaa ollakseen vuorovaikutuksessa reaaliajassa. Tämä lähestymistapa ei pelkästään vähennä henkilökohtaisiin tapaamisiin liittyviä matkakustannuksia ja lisäaikaa, vaan se mahdollistaa silti kasvokkain tapahtuvan vuorovaikutuksen, näytön jakamisen ja yhteyden tunteen osallistujien kesken.
Virtuaalikokouksen järjestäminen
Nyt kun sinulla on virtuaalisen kokouksen määritelmä, saatat olla utelias, kuinka se järjestetään ja tarvitsemasi kokousohjelmisto. Onneksi Lifesize tekee virtuaalisen kokouksen isännöimisestä helppoa ilman ongelmia. Seuraava on vaiheittainen opas, joka auttaa sinua toteuttamaan virtuaalisen kokouksen, joka on sekä organisoitu että tehokas. Vaikka Lifesize Go mahdollistaa ilmaisen isännöinnin rajattomilla puheluilla jopa 8 osallistujalla pelkällä verkkoselaimella, tarkastelemme virtuaalisten kokousten järjestämistä Lifesize-sovelluksessa ja tutkimme joitain sovelluksen tarjoamia lisäominaisuuksia.
1. Aloita lataamalla Lifesize-sovellus
Ensimmäinen asia, joka sinun on tehtävä, on ladata Lifesize-sovellus (saatavilla Windowsille, Macille, Androidille ja iOS:lle) haluamaasi laitteeseen. Tämä työkalu toimii helppokäyttöisenä videoneuvotteluratkaisuna, jonka avulla voit aloittaa saumattomasti videokeskustelun tai liittyä kokoukseen kenen tahansa kanssa missä tahansa. Tarvitset vain kannettavan tietokoneen, tabletin tai puhelimen, jossa on sisäänrakennettu verkkokamera, jotta videoneuvottelujärjestelmä on käden ulottuvilla.
2. Luo kertaluonteinen tai pysyvä kokous
Kun Lifesize-sovellus on auki, napsauta Kokoukset-välilehteä ja valitse joko kertaluonteinen tai pysyvä kokous. Kertakokous on kertakäyttöinen yksityinen synkronointitila, joka on piilotettu Lifesize-hakemistostasi, joten se on loistava valinta neuvottelupuheluihin tai kokouksiin, joissa turvallisuus on etusijalla. Pysyvät kokoukset sopivat ihanteellisesti toistuviin tapahtumiin, koska niiden soittamistiedot pysyvät aina samoina (joten ei tarvitse etsiä linkkiä, jonka olet saattanut vahingossa poistaa).
3. Täytä tarvittavat tiedot
Kun kokouksesi on luotu, seuraava vaihe on täyttää tiedot, joita osallistujat todennäköisesti tarvitsevat – kokouksen nimi ja kuvaus valinnaisen salasanan lisäksi. Tämä auttaa asettamaan selkeät odotukset kokouksen tavoitteen ympärille ja saamaan kaikki osallistujat samalle sivulle ennen kuin he kokoontuvat yhteen. Kun olet lisännyt kaikki tarvittavat tiedot, napsauta Tallenna.
4. Kutsu tiimisi kokoukseen
Lopuksi, älä unohda kutsua osallistujia liittymään kokoukseen luonnostelemalla sähköposti, luomalla kalenterikutsu tai yksinkertaisesti kopioimalla ja liittämällä tiedot viestityökaluun tai chat-sovellukseen. Kutsu on järkevää lähettää hyvissä ajoin ennen kokousta, jotta osallistujilla on mahdollisuus lisätä se aikatauluihinsa ja tehdä tarvittavat valmistelut ennen kokousaikaa.
5 vinkkiä virtuaalisen kokouksen pitämiseen raiteilla
Tapaatpa potentiaalisia asiakkaita, suoritat a koko yrityksen virtuaalinen kaupungintalo tai vain etsiessäsi etätiimien välistä linjausta, avain onnistuneeseen virtuaalikokoukseen on muistaa, että se on juuri sitä – kokous. Se vaatii määrätietoinen suunnittelu ja valmistelu, kunnioitusta ja kohteliaisuutta koskevat ohjeet ja selkeä esityslista sen varmistamiseksi, että kaikki sujuu hyvin. Jos otat nämä viisi vinkkiä huomioon, sinulla on kaikki mahdollisuudet saada hedelmällinen tapaaminen, joka voidaan helposti toistaa.
1. Lähetä kokousmateriaalit etukäteen
Kun varaat henkilökohtaisen tapaamisen, voit suhtautua asioihin hieman rennommin, koska voit olla yhteydessä työtovereihisi käytävällä tai taukohuoneessa ja saada heidät kiinni kaikesta, mitä he ovat menettäneet. Tehokas virtuaalikokous vaatii kuitenkin tarkoituksellista suunnittelua sekä kokousmateriaalin jakamista etukäteen.
Ennen tapaamista jokaisen osallistujan tulee tietää käsiteltävät aiheet ja saavutettavat tavoitteet. Isäntänä sinä haluat luoda kokouksen asialista ja lähetä se koko tiimille ennen virtuaalikokouksen alkua. Tässä esityslistassa huomioidaan keskeiset keskustelukohdat ja määritellään kokousten tulokset, jolloin osallistujat voivat tulla pöytään mahdollisimman valmistautuneena. Tämän matkasuunnitelman jakamisen lisäksi muista lähettää kaikille virtuaaliset kutsut (kuten yllä mainittiin), välittää kokouksen viestiä täydentäviä visuaalisia materiaaleja ja varmistaa, että kaikki tarvittavat linkit tai kirjautumistiedot on jaettu.
2. Testaa kaikkea tekniikkaa muutama minuutti etukäteen
Käytä hetki testataksesi laitteidesi toimivuutta ennen kokousta ja kannusta osallistujia tekemään samoin. Vähintään kaikkien pitäisi tietää, kuinka muodostaa yhteys puheluun ja kuinka jakaa näyttönsä. Sinun kannattaa myös tarkistaa sekä ääni- että videoasetukset ja varmistaa, että kamerasi ja mikrofonisi toimivat oikein (ja että haluamasi äänilähde on valittu). Testaamalla nämä komponentit etukäteen voit välttää niihin liittyvän turhautumisen tai hämmennyksen teknisiä vaikeuksia, ja lopulta pitää kokouksesi sujuvana.
3. Pyydä muita kuin esiintyjiä mykistämään itsensä
Virtuaalikokousten kauneus on osallistujien mahdollisuus kirjautua sisään mistä tahansa, mutta tämä vapaus voi kostautua, jos et ole varovainen. Tiimin jäsenet voivat majoittua naapuruston kahvilaan, tungosta työskentelytilaan tai jopa lentokentän loungeen. Vaikka etätyöskentely tai sijainnista riippumaton voi olla hienoa, nämä epäperinteiset toimistot aiheuttavat joskus häiriötekijöitä, jotka voivat häiritä tiimin tuottavuutta.
Keskeytysten vähentämiseksi on suositeltavaa, että kaikki muut kuin esiintyjät mykistävät itsensä kokouksen ajaksi. Voit sisällyttää tämän kohdan jakamiisi kokousmateriaaleihin ja mainita sen sitten puhelun alussa, jos joku on unohtanut ottaa sen käyttöön laitteillaan. Ennakoimalla väistämätöntä taustamelua ja ratkaisemalla ongelman etukäteen, pysyt raiteilla ja selvität kokouksen tehtävät helposti. Voit myös määrittää jonkun henkilöksi kokouksen moderaattori joka voi mykistää osallistujat ja poistaa mykistyksen tarpeen mukaan.
4. Sulje muut kuin työhön liittyvät välilehdet ja kannusta etikettiin
On tärkeää tarjota täysi huomiosi virtuaalisille esiintyjille ja osallistujille, mikä tarkoittaa työhön liittymättömien välilehtien sulkemista, sosiaalisen median poistumista ja tekstiviestien välttämistä kokouksen aikana. Kenenkään ei tarvitse nähdä juuri Googlettamaasi reseptiä tai sitä, mitä Instagram-syötteessäsi näkyy, joten ota tapaksesi olla täysin läsnä ja sitoutunut siihen, mitä tapahtuu.
Muut virtuaalisen kokouksen etiketti sisältää katsekontaktin kameraan, puhumisen selkeästi ja sopivalla äänenvoimakkuudella, kehon liikkeiden pitämisen minimissä hitain ja luonnollisin elein sekä muiden keskeyttämisen tai sivukeskustelujen välttämisen.
5. Säilytä keskittyminen olemalla ytimekäs
Osa kokouksen valmistelutyöstä tulisi sisältää aikomuksen asettaminen tälle ajalle, erityisesti mitä tietoja välitetään. Esitys, joka toimi hyvin live-yleisön edessä, ei välttämättä saa samoja tuloksia, kun se esitetään videoneuvottelun kautta. Tästä syystä on parasta keskittyä virtuaalikokouksessa yhteen tai kahteen keskeiseen aiheeseen – sen enempää, ja on mahdollista, että osallistujat voivat vyöhyke ulos tai kasvaa levottomaksi.
Jos esityslistallasi on paljon sisältöä, muista pitää taukoja, jotta tiimi voi nousta venyttelemään, käymään vessassa tai täyttämään kahvinsa. Ja jos kokouksessasi on useita osia, yritä rajoittaa ne enintään XNUMX minuuttiin aihetta kohden. Asettamalla aikarajat kokous etenee toivotulla tahdilla ja luot rytmin esitysten ja taukojen välille, mikä hyödyttää lopulta kaikkia.
Yhteenveto
Yhteistyö virtuaalisen kokouksen kautta ei ole enää kauaskantoinen idea. Sen sijaan se on erittäin ajankohtainen ja käytännöllinen ratkaisu useille yrityksille ja ryhmille. Virtuaalitilat eivät ainoastaan säästä aikaa ja kustannuksia, jotka liittyvät perinteisiin henkilökohtaisiin tapaamisiin, vaan ne tukevat silti kasvokkain tapahtuvaa yhteyttä ja yhteistyötä.
Yritykset tunnustavat edelleen tämän edullisen ja tehokkaan liiketoiminnan edut, sillä virtuaaliset kokoukset pitävät toiminnan sujuvana myös globaalien katastrofien ja odottamattomien tilanteiden sattuessa. Lifesize on tehnyt virtuaalisten kokousten järjestämisestä uskomattoman helppoa, jotta tiimisi käsittelee projekteja yhdessä hetkessä.
