Täydellinen opas hajautettuun työhön yrityksille
Välttämättömyyden ja muuttuvien työntekijöiden mieltymysten kannustamana yritykset ympäri maailmaa omaksuvat nopeasti uuden työn paradigman. Tässä uudessa mallissa kollegat – jopa ne, jotka työskentelevät tiiviisti yhdessä tiimeissä – ovat todennäköisemmin kuin koskaan hajallaan eri maantieteellisillä alueilla yhdistäen perinteiset yritystilat syrjäisiin paikkoihin, mukaan lukien coworking-tilat ja kotitoimistot.
Kutsumme tätä ilmiötä "hajautetuksi työksi". Ja vaikka jokainen jaettu tiimi on ainutlaatuinen, niillä kaikilla on yksi yhteinen piirre: ne edustavat työn tulevaisuutta.
COVID-19:n seurauksena yritykset ympäri maailmaa ovat yhdessä joutuneet sopeutumaan hajautettujen työfilosofioiden kanssa odottamattoman maailmanlaajuisen terveyskriisin vuoksi, johon useimmat olivat huonosti valmistautuneita. Tämän seurauksena organisaatiot joutuvat nyt luomaan ja ottamaan käyttöön politiikkoja usein keskusteltua "työn tulevaisuutta" varten kauan ennen kuin se oli ennakoitu.
Tilastollisesti työnantajallasi on jo tai tulee pian käyttöön muodollinen "kotoa työskentely" -politiikkaLisäys vuokraus etätoimistoissa ja työtovereiden tiloja tai aloita joustavien työaikataulujen tukeminen. Yhdessä nämä muutokset edustavat merkittävää kehitystä työtavassamme ja työpaikan määrittelemisessä.
Tekijät, jotka saavat työn "hajautumaan"
Jokaisen yrityksen hajautettu työvoima näyttää erilaiselta, mutta useimmat hajautetut tiimit sisältävät yhden, kaikki tai yhdistelmän seuraavista tekijöistä:
Useampi kuin yksi toimipiste
Monilla yrityksillä on useampi kuin yksi fyysinen toimipaikka. Tämä antaa yritykselle sen edun, että sillä on suurempi joukko kykyjä ja paikallista läsnäoloa useissa paikoissa. Palkkaamalla työntekijöitä, jotka tuntevat äidinkieltään ja paikallisia tapoja, yritykset voivat luoda vahvempia suhteita ja luottamusta tietyillä maantieteellisillä alueilla. Lisäksi maailmanlaajuisesti toimivat yritykset hyötyvät siitä, että työntekijät työskentelevät eri aikavyöhykkeillä tarjotakseen korkeamman tason tukea kansainvälisille asiakkaille.
Kotoa työskentelevät työntekijät
maailmanlaajuisesti 70% ihmisistä tehdä töitä kotoa vähintään kerran viikossa. Yhä suurempi osa työntekijöistä työskentelee kotoa käsin pysyvästi. Tämä on etu sekä työnantajille että työntekijöille. Etätyöntekijät säästävät organisaatioissa keskimäärin 22,000 XNUMX dollaria vuodessa työntekijää kohden, koska yrityksen ei tarvitse tarjota työntekijälle toimistokiinteistöjä, sähköä, ruokaa jne. Kotoa työskentely antaa työntekijöille joustavan työaikataulun ilman työmatkan vuoksi hukkaa ja mukavan ja tutun työympäristön.
Työntekijät, jotka työskentelevät työtovereiden tiloissa tai julkisissa tiloissa
Kotoa työskentely ei sovi kaikille. Jotkut etätyöntekijät pitävät ajatuksesta työskennellä säännöllisesti paikallisessa kahvilassa tai hiljaisessa paikassa, kuten kirjastossa. Muiden työntekijöiden voi olla vaikea pitää kiinni säännöllisestä työaikataulusta tai keskittyä monien häiriötekijöiden vuoksi kotona tai julkisissa tiloissa. Etätyöntekijöille, jotka asuvat huomattavan etäisyyden päässä yhdestä yrityksensä pääkonttorista eivätkä pidä ajatuksesta työskennellä kotona tai julkisessa tilassa, työkaveritila on loistava vaihtoehto. Tämän ansiosta työntekijät voivat työskennellä paikallisesti jaettuun, vuokrattuun toimistotilaan, joka tarjoaa usein jäsennellymmän ja tuottavamman työympäristön. Lisäksi joidenkin yritysten, joilla on useita etätyöntekijöitä tietyllä maantieteellisellä alueella, saattaa olla kustannustehokkaampaa ja tuottavampaa saada nämä työntekijät työskentelemään samasta jaetusta toimistotilasta.
Liikkuvat työntekijät, jotka työskentelevät tien päällä
Liikkuvat työntekijät ovat niitä, jotka työskentelevät liikkeellä ollessaan poissa päätoimistosta ja kodistaan. Liikkuvat työntekijät eivät näytä samalta kaikissa yrityksissä, mutta tyypillisesti liikkuva työvoima on ryhmä ihmisiä, jotka ovat omistautuneet työskentelemään "kentällä" kaukana perinteisestä toimistoympäristöstä. Liikkuvan työvoiman tehtävistä ovat kaikki liikkuvat myyjät, kenttäinsinöörit, huoltotiimit, toimitushenkilöstö, huoltoteknikot, lentotyöntekijät ja tapahtumapäälliköt.
Miten hajautettu työ eroaa "kotoa työskentelystä"
Hajautettu työ tarkoittaa yrityksiä, joissa on yksi tai useampi työntekijä, joka työskentelee eri fyysisissä paikoissa. Tämä sekoitettu työmalli voi sisältää paikan päällä olevia tiimejä yhdessä tai useammassa toimistopaikassa sekä etätyöntekijöitä, jotka työskentelevät kotoa, työtovereiden tiloissa tai julkisissa tiloissa tai tien päällä. Kotitoimistosta työskentelevät työntekijät ovat vain osa maantieteellisesti hajautettua tiimiä.
Mitä opit tästä oppaasta
1. Miksi hajautettu työ on työvoiman tulevaisuus?
Olemme koonneet mielenkiintoisen luettelon tilastoista ja trendeistä, jotka ohjaavat etätyön vallankumousta. Esittelemme myös hajautetun työn tärkeimmät edut yritysyrityksille.
2. Hajautetun tiimin palkkaaminen
Hajautetun työvoiman palkkaaminen on erityisen haastavaa, koska sinulla ei välttämättä ole mahdollisuutta tavata työnhakijaa henkilökohtaisesti haastatteluprosessin aikana. Tarjoamme seitsemän hyödyllistä vaihetta, jotka auttavat sinua löytämään ja palkkaamaan yrityksellesi oikean ehdokkaan. Lisäksi hahmottelemme kuusi ominaisuutta, joita kannattaa huomioida etätyöntekijää palkattaessa.
3. Hajautetun yritystiimin johtaminen
Esimiehenä sinun tehtäväsi on varmistaa, että hajautettu tiimisi kommunikoi tehokkaasti ja työskentelee tehokkaasti yhdessä saavuttaakseen tiimin tavoitteet. Oikeiden ihmisten, prosessien ja työkalujen avulla on mahdollista rakentaa tuottava ja sitoutunut tiimi. Esittelemme kahdeksan vaihetta hajautetun tiimin menestyksekkääseen johtamiseen ja annamme johtamisvinkkejä alan johtajilta.
4. Miten edistää yrityskulttuuria hajautetuissa tiimeissä
Koska hajautetut tiimit ovat vuorovaikutuksessa ja kommunikoivat digitaalisten viestintävälineiden sisällä fyysisen toimiston sijaan, yrityskulttuurisi on mentävä pingispöytien ja happy hourin ulkopuolelle. Näytämme sinulle, miksi yrityskulttuuri, erityisesti etätiimeille, on niin tärkeä, ja tarjoamme hyödyllisiä strategioita, jotka auttavat rakentamaan yrityskulttuuria.
5. Tuottavuus hajautetuille ryhmille
Häiriöt kotona, viestintäongelmat, huono ajanhallinta ja vastuullisuusongelmat muiden haasteiden ohella voivat kaikki vaikuttaa siihen, kuinka paljon jokainen työntekijä saa aikaan työpäivän aikana. Erittäin tuottava hajautettu työvoima ei synny itsestään. Se edellyttää oikeiden työkalujen ja älykkäiden strategioiden käyttöä varmistaakseen, että kaikki osallistuvat ja työskentelevät aktiivisesti yhdessä tiiminä. Tarjoamme hyödyllisiä vinkkejä, jotka auttavat lisäämään hajautetun tiimisi tuottavuutta.
6. Hajautetun toiminnan haasteet
Kaikista hajautettujen toimintojen viestintään, yhteistyöhön ja tuottavuuteen liittyvästä teknologian edistymisestä huolimatta hajautetun työvoiman tehokas hallinta ja johtaminen on edelleen haastavaa. Esittelemme joitain hajautettujen ryhmien yleisiä haasteita ja annamme hyödyllisiä vinkkejä jokaisen esteen voittamiseksi.
7. Jaettu tiimin tekninen pino: 20+ sovellusta ja
On olemassa useita työkaluja, jotka on suunniteltu parantamaan työntekijöiden tuottavuutta, mutta teknologiapinon rakentaminen hajautetuille tiimeille ei ole vain erinomaisten työkalujen kokoelma. Se, miten kirjaimellisesti pinoat työkalut ja kuinka ne toimivat saumattomasti yhdessä, tekevät niistä hyödyllisiä ja tehokkaita työntekijöillesi. Tässä on yli 20 sovellusta ja työkalua, jotka pitävät etätyövoimasi tuottavana ja työskentelevät yhdessä yhtenä yksikkönä heidän fyysisestä sijainnistaan riippumatta.
8. Jaettu työvoiman turvallisuusvinkkejä
Tietojen siirtäminen yhden fyysisen toimiston tilojen ulkopuolelle ja maailmanlaajuisen laite- ja tukiasemaverkoston yli, omaisuuden hallinnasta ja turvallisuudesta on tullut suuri haaste yritysyrityksille. Maantieteellisesti hajautetun työvoiman organisaatioiden on otettava tietoturva vakavasti ja otettava käyttöön kattava turvallisuussuunnitelma työntekijöidensä ja arkaluonteisten yritystietojensa suojaamiseksi. Esittelemme viisi suurinta tietoturvahaastetta ja -ratkaisua hajautetuille tiimeille sekä parhaat käytännöt varmistaa tietoturva.
9. Hajautetut työresurssit
Olemme koonneet luettelon työkaluista, blogeista, oppaista ja ratkaisuista, jotka auttavat sinua aloittamaan ja laajentamaan hajautettua työvoimaasi. Käytä näitä resursseja pysyäksesi ajan tasalla hajautetuista työvinkeistä, parhaista käytännöistä ja etätyötilastot. Olemme myös sisällyttäneet joitakin hajautetuista suosikkityötyökaluistamme, parhaita paikkoja etätyöntekijöiden rekrytointiin, muita hajautettuja työoppaita ja yhteisöjä etätyöntekijöille.
Yleisiä usein kysyttyjä kysymyksiä
Kuinka hallitsen hajautettua työvoimaa?
Hajautetun tiimin johtaminen voi tuntua pelottavalta, mutta kun oikeat menettelytavat ja työkalut ovat käytössä, sinulla on tehokas ja sitoutunut tiimi. Ensinnäkin sinun on palkattava työntekijöitä, joihin voit luottaa, koska sinulla ei ole mahdollisuutta hallita jokaista tiimin jäsentä. Suunnittele menettelyt ja selkeät odotukset ajoissa, jotta kaikki tietävät, mitä heiltä odotetaan. Säännöllisten tiimitapaamisten lisäksi henkilökohtainen tapaaminen kunkin hajautetun tiimisi jäsenen kanssa on yhtä tärkeä. Tämä henkilökohtainen vuorovaikutus auttaa työntekijöitä tuntemaan olonsa arvostetuiksi ja pitää sinut ajan tasalla kaikista heidän kohtaamistaan esteistä.
Kuinka kommunikoin tehokkaasti etätiimini kanssa?
Tehokas viestintä on jokaisen toimivan tiimin kulmakivi, ja se on erityisen tärkeää yrityksille, joilla on hajautunut työvoima. Pikaviestintä-, chat- ja videoneuvottelusovellukset tekevät viestimisestä, yhteistyöstä ja ongelmanratkaisusta hajautetun tiimisi kanssa helpompaa kuin koskaan ennen. Täydennä perinteisiä sähköposteja ja viestisovelluksia säännöllisillä videoneuvotteluilla, jotta tiimin jäsenet näkevät toisensa. Kasvokkain tapahtuvan vuorovaikutuksen avulla voit lukea kehon kieltä ja poimia ei-verbaalisia vihjeitä, jotka usein jäävät huomaamatta tekstipohjaisissa viesteissä ja pelkissä äänipuheluissa. Lisäksi videoneuvottelut lisäävät keskusteluun inhimillisen osan ja mahdollistavat tiimin jäsenten yhteydenpidon syvemmällä tasolla.
Kuinka pidän hajautetun tiimini tuottavana?
Se, että sinulla ei ole suoraa, henkilökohtaista pääsyä koko tiimiisi ja tiimisi jäsenet työskentelevät eri aikoina, voi kannustaa rentoutumaan työhön. Tässä ovat tehtävienhallintatyökalut, kuten Jira, Monday ja Asana, hyödyllisiä. Nämä työkalut auttavat ajanhallinnassa ja pitävät tiimisi oikeilla jäljillä, jotta vältytään tuhlaamasta aikaa häiriötekijöihin ja tuottamattomaan työhön. Projektinhallintatyökalut yhdistettynä säännöllisiin tiimikokouksiin projektien tilan tarkistamiseksi varmistavat, että tiimisi pysyy keskittyneenä ja tuottavana.
Kuinka haastattelen etätyön hakijoita?
Videoneuvottelut ovat tehneet etätyöehdokkaiden haastattelusta huomattavan yksinkertaista ja kustannustehokasta. Kasvokkain tapahtuva vuorovaikutus antaa sinun poimia ei-verbaalisia vihjeitä. Kasvojen ilmeet, asento, eleet ja äänensävy antavat sinulle mahdollisuuden arvioida työnhakijan luotettavuutta.
Kuinka voin voittaa kulttuurierot
Globaalisti monipuolisen työvoiman saaminen erilaisiin taustoihin, kieliin ja kulttuureihin voi olla haastavaa. Osana a monikulttuurinen tiiminrakennusharjoitus, pyydä jokaista tiimisi jäsentä jakamaan oivalluksia ja tarinoita äidinkieltään, kulttuureistaan ja ruoastaan. Voit myös pyytää tiimin jäseniä oppimaan sanomaan terveisiä tai lyhyitä lauseita työtovereidensa äidinkielellä. Tämä auttaa vähentämään kulttuuriin liittyviä väärinkäsityksiä, edistämään erilaisten kulttuurien arvostusta ja vahvistamaan ryhmän jäsenten välisiä suhteita.
Kuinka ajoitan tapaamisia etätyöntekijöiden kanssa eri aikavyöhykkeillä?
Hajautetuille ryhmille, jotka ovat hajallaan useilla aikavyöhykkeillä, tapaamisaikojen koordinointi voi olla hankalaa. Yritä valita kokousajat, jotka ovat kaikille tyypillisiä päivätyöaikoja. Joillekin tämä saattaa olla aamulla, kun taas toisille se on iltapäivä tai alkuilta. Joukkueiden, jotka ovat pallonpuoliskon vastakkaisilla puolilla, on oltava luovia. Tallenna videoneuvottelukokous niille, jotka eivät voineet osallistua live-kokoukseen, jotta he voivat silti nähdä kokouksen myöhemmin. Jakelu kokousten esityslistat ja kirjalliset kokousmuistiinpanot auttavat myös kollegoita pääsemään vauhtiin, kun he eivät voi olla paikalla henkilökohtaisesti.
Kuinka varmistan hajautetun työvoimani tietoturvan?
Inhimillinen elementti voi heikentää maailman vahvimpia turvajärjestelmiä. Siksi on tärkeää, että jokainen työntekijä ymmärtää tietomurron riskin ja noudattaa tarkasti yrityksen laajuisia suojausprotokollia. Tietoturvakoulutus tulisi aloittaa uuden työntekijän perehdytysprosessin aikana. Kyberturvallisuuden tärkeyden korostaminen varhaisessa vaiheessa auttaa edistämään hyviä turvallisuuskäytäntöjä ja saa työntekijät tietoisiksi toimistaan. Lisäksi yritysten tulee kouluttaa kaikkia työntekijöitä uusista protokollista, turvallisuusriskeistä ja parhaista käytännöistä säännöllisesti järjestämällä koulutuksia, lähettämällä informatiivisia muistioita ja käyttämällä verkkokoulutusmoduuleja.