Hajautetun tiimin hallinta
Hajautetun tiimin johtaminen voi olla haastavaa. On helppoa tuntea olonsa irti tiimistäsi, törmätä kommunikaatioongelmiin ja kun lisäät sekoitukseen kulttuurierot, asiat voivat monimutkaistaa nopeasti. Harvardin yliopiston opettaja Julie Wilson selittää, "Virtuaalitiimin johtaminen edellyttää, että johtajat tuplaavat hyvän johtamisen perusteet, kuten selkeiden tavoitteiden asettamisen, mahtavien kokousten järjestämisen, selkeän viestinnän ja tiimin jäsenten yksilöllisten ja yhteisten vahvuuksien hyödyntämisen." Etätiimin onnistunut johtaminen on haastavaa jopa kokeneimmille esimiehille. Se vaatii aikaa, kärsivällisyyttä ja paljon harjoittelua, mutta kun oikeat prosessit ja työkalut ovat käytössä, on mahdollista saada tuottava ja sitoutunut täysin etätiimi.
8 vinkkiä hajautetun tiimin johtamiseen
1. Palkkaa oikeat ihmiset
Ensinnäkin sinun on palkattava ihmisiä, joihin voit luottaa ja joihin voit työskennellä yksin. Koska et voi jatkuvasti kirjautua sisään jokaiseen etätiimin jäseneen, sinun on löydettävä henkilöitä, jotka voivat vaikuttaa positiivisesti tiimiisi ilman vertaispainetta, mikrohallintaa ja jatkuvaa huomiota. "Palkkaa tekijöitä" Wade Foster, yksi Zapierin perustajista,sanoo.“ Tekijät saavat asiat hoidettua, vaikka he työskentelevät syrjäiseltä saarelta. Sinun ei tarvitse antaa tekijöille tehtäviä tietääksesi, että jotain tulee tehtyä. Sinun on silti annettava ohjausta ja opastusta… mutta ilman sitä, tekijä saa jotain tapahtumaan.”
2. Mukana koko etätiimin kanssa reaaliajassa
Tehokkaan perehdytysprosessin kehittäminen auttaa uusia työntekijöitä nopeasti tottumaan työhönsä ja tutustumaan tiimiinsä. Esittelemällä välittömästi uusia tiimin jäseniä ja tarjoamalla kaikille mahdollisuuden tutustua toisiinsa kasvokkain tapahtuvan videoneuvottelun avulla työntekijät luottavat todennäköisemmin toisiinsa ja tuntevat olevansa yhteydessä tiimiinsä. Hauskaa on useita virtuaalinen jäänmurtajatoiminta voit tehdä hajautetun tiimisi kanssa videoneuvottelujen avulla. Lisäksi on hyvä idea määrittää a opastaja auttaa uutta työntekijääsi siirtymään sujuvasti uuteen tehtäväänsä. Mentori toimii myös välittömänä resurssina työntekijälle, kun hän jää jumiin tai heillä on vain yksinkertainen kysymys. Tavoitteena on, että uusi työntekijä tuntee olevansa arvostettu ja osa tiimiä mahdollisimman nopeasti. ”Etätyönä ja itse etätyöntekijöiden tiimiä johtaneena tiedän, kuinka kriittinen perehdytysvaihe on työntekijän elinkaaressa. Etätyöntekijöiden onnistunut perehdytys riippuu organisaatiosi kulttuurin laajentamisesta neljän seinän ulkopuolelle ja näytön kautta. Aloita luopumalla sähköpostista lähes kokonaan muutaman ensimmäisen viikon aikana ja ota video mukaan alusta alkaen, jotta voit viettää mahdollisimman paljon aikaa kasvokkain. Järjestä myös tapaamisia keskeisten sidosryhmien kanssa videon avulla hyvissä ajoin edistääksesi omavaraisuuden tunnetta ja varmistaaksesi, että työntekijä tuntee olevansa yhteydessä laajempaan yhteisöön." Tim Maloney, Lifesizen maailmanlaajuisten kanavien johtaja
3. Aseta selkeät odotukset
Siirtyessään täysin etätiimiin johtajien tulee asettaa etusijalle selkeiden ohjeiden ja odotusten kehittäminen. Suurin osa joukkueista koostuu erilaisista ihmisryhmistä. Joillakin työntekijöillä voi olla aikaisempaa etätyökokemusta, kun taas toisilla työntekijöillä voi olla täysin uusi etätyöskentely. Varmistaaksesi, että kaikki toimivat tasavertaisesti, on tärkeää asettaa selkeät ja realistiset odotukset koko tiimillesi heti.
Odotusten selvittämättä jättäminen varhaisessa vaiheessa voi johtaa ongelmiin ja väärinkäsityksiin, jotka voivat aiheuttaa suuria häiriöitä tiimisi työnkulkuun ja suorituskykyyn. Selvitä, mitä työkaluja tiimisi tulee käyttämään, miten kommunikoit, mihin kellonaikaan kaikkien odotetaan työskentelevän, miten ja milloin projektit valmistuvat, ja kun asiat muuttuvat, kommunikoi myös siitä. Odotuksesi tulee kirjoittaa ylös, lähettää sähköpostitse ja olla helposti koko tiimisi saatavilla. Näin varmistetaan, että kaikki ovat samalla sivulla, eikä kullekin tiimin jäsenelle odotettavissa ole epäselvyyttä.
4. Käytä oikeita verkkoviestintävälineitä
Kun olet määritellyt odotuksesi selkeästi, on aika löytää oikeat työkalut, jotka auttavat tiimiäsi täyttämään odotukset ja saamaan työpäivänsä sujumaan sujuvasti ja tehokkaasti. Tutkimukset osoittavat, että Keskimääräisellä toimistotyöntekijällä on vähintään viisi sovellusta auki milloin tahansa, joten on tärkeää valita viisaasti, jotta vältytään entistä suuremmalta sovelluksen väsymiseltä tai sekaannukselta siitä, mistä työntekijöiden pitäisi mennä etsimään tietoa.
On olemassa satoja yhteistyö- ja viestintäratkaisuja ja lukemattomia tuottavuustyökaluja, jotka on suunniteltu auttamaan hajautettuja tiimejä olemaan tuottavia. Pilvipohjaiset videoneuvottelutyökalut, kuten LifeSize ja chat-sovellukset, kuten New Rose Hotel ja Microsoft-tiimit helpottaa jatkuvaa yhteydenpitoa etätiimin jäsenten kanssa. Projektinhallintatyökalut, kuten Asana, Monday.com ja ProjectManager.com auta ajanhallinnassa ja pidä tiimisi ajan tasalla, jotta vältyt tuhlaamasta aikaa häiriötekijöihin ja tuottamattomaan työhön. Viimeaikaisen koronavirustilanteen valossa monet yritykset tarjoavat palveluitaan ilmaiseksi, mm LifeSize. Tee tutkimusta löytääksesi työkalut, jotka toimivat parhaiten sinulle ja tiimillesi.
5. Luo ensin videokulttuuri
Ilman päivittäistä henkilökohtaista vuorovaikutusta, johon perinteiset toimistotyöntekijät ovat tottuneet, ensimmäistä kertaa kotoa työskentelevien työntekijöiden on helppoa tuntea itsensä yksinäiseksi ja irti muusta tiimistään. Luomalla ensin videokulttuurin, jossa etusijalle asetetaan videoneuvottelutyökalujen käyttäminen viestinnässä pelkkien neuvottelupuhelujen tai tekstipohjaisten sovellusten sijaan, tiimilläsi voi olla mielekästä ja kiinnostavaa kasvokkain tapahtuvaa vuorovaikutusta. Videoneuvottelu tarjoaa enemmän "in-person" -vuorovaikutusta ja lisää keskusteluun inhimillisen elementin, joka usein puuttuu muista digitaalisen viestinnän muodoista. Kun pystyt näkemään ja kuulemaan joukkuetoverisi selkeästi, pystyt ymmärtämään heitä paremmin tarttumalla niihin ei-verbaalisia vihjeitä ja ota heihin yhteyttä syvemmällä tasolla aikavyöhykeerosta riippumatta.WP Engine on johtava WordPressin digitaalinen kokemusalusta, jolla on yli 500 työntekijää Yhdysvalloissa, Euroopassa ja Australiassa. Yrityksenä, joka asettaa kulttuurinsa etusijalle, heidän haasteensa oli tuoda yhtenäisyyttä kolmelle mantereelle hajaantuneisiin tiimeihin kuudessa eri toimistossa. Koska Lifesize on kokoustiloissa kaikissa toimistotiloissa ja jokaisen työntekijän kannettavassa tietokoneessa, työtoverit voivat olla välittömästi yhteydessä toisiinsa ja esimiehet voivat hallita tehokkaasti etätyöntekijöitä kahdenkeskisissä videopuheluissa. Ihmisten välinen vuorovaikutus auttaa työntekijöitä käymään kiinnostavia keskusteluja ja henkilökohtaisia yhteyksiä esimiesten ja tiimin jäsenten kanssa tuhansien kilometrien päässä.[Lue koko tapaustutkimus]
6. Järjestä säännöllisiä henkilökohtaisia ja tiimitapaamisia
Jatkuva viestintä on avainasemassa, jotta hajautettu tiimisi pysyy tuottavana ja sitoutuneena. Suunnittele säännöllisiä tiimikokouksia alkuviikosta käyttämällä videoneuvottelua ja keskustele projektin tilasta, tiimin jäsenten kohtaamista esteistä ja viikon tavoitteista. Harkitse sitten myöhemmin tällä viikolla pidempien "päätekokousten" järjestämistä keskustellakseen tiimin saavutuksista. Voit käyttää tätä aikaa myös erinomaisen työn tunnustamiseen ja seuraavan viikon suunnitteluun.
Tiimikokousten, stand-up-kokousten lisäksi säännölliset henkilökohtaiset tapaamiset jokaisen työntekijäsi kanssa ovat erittäin suositeltavia, jotta kaikki pysyvät yhteydessä ja sitoutuneina. Itse asiassa, opinnot ovat osoittaneet, että johtajien työntekijät, joilla ei ole säännöllisiä 1:1-kokouksia, tuntevat olonsa neljä kertaa todennäköisemmin irti työstä. Vaikka 1:1-kokoukset voivat olla aikaa vieviä esimiehille, joilla on suuria tiimejä, niillä on ratkaiseva rooli, jotta tiimin jäsenet tuntevat olonsa arvostetuiksi yksilöinä, ja samalla he voivat esittää kysymyksiä, keskustella ongelmista tai esittää ehdotuksia, joita he eivät ehkä tunteneet mukavaksi. jakaminen ryhmäympäristössä.
7. Ylikommunikoida tavoitteita auttaaksesi etätyöntekijöitä menestymään
Työntekijöille, joille etätyöjärjestelyt ovat vaikeita, yksilöllisten tavoitteiden ja tehtävien yliviestintä on tehokas tapa varmistaa, että he keskittyvät oikeisiin asioihin. Tämä tarkoittaa selkeää ja tarkkaa kieltä, jonka työntekijät ymmärtävät helposti jokaisessa projektissa. Hyödynnä projektinhallinnan työkaluja auttaaksesi työntekijöitä pysymään työssään, ymmärtämään projektin jokaista vaihetta ja tietämään, milloin projektin määräaika on. Hajautetun tiimin tehokas hallinta ei toimi, jos keskityt vain työntekijän työaikojen seurantaan. Sen sijaan paras tapa mitata työntekijän suorituskykyä on keskittyä hänen tuloksiinsa. Tuloshakuisen kulttuurin luominen tarkoittaa sitä, että luotat tiimiisi ja päästäät irti mielivaltaisesta ja pakotetusta yhdeksästä viiteen, 40 tunnin työviikkoon. Keskity sen sijaan yksittäisten ryhmän jäsenten panoksiin. Sillä, miten ja milloin he suorittavat tehtävät, ei pitäisi olla väliä, kunhan työ on tehty hyvin ja ajallaan.
8. Tarjoa sidosmahdollisuuksia
Koska säännölliset henkilökohtaiset tapaamiset eivät ole vaihtoehto useimmille etätyöntekijöille ja hajautetuille tiimeille, etsi muita tapoja saada tiimisi sitoutumaan tavanomaisten tiimikokousten ulkopuolella. Työntekijät voivat perustaa työhön sopivia sosiaalisen median sivuja, kirjakerhoja ja yksityisiä chat-ryhmiä, joissa he voivat pelata pelejä, keskustella kevyesti työstään ja henkilökohtaisesta elämästään, julkaista kuvia perheestään tai lemmikkieläimistään ja jakaa henkilökohtaisia menestystarinoita. Jotkut yritykset jopa isännöivät säännöllisesti virtuaalisia iloisia tunteja antaa työntekijöille mahdollisuuden olla rennosti vuorovaikutuksessa videoneuvottelujen avulla etätyöskentelyn aikana.
Sheel Gupta, Chief Growth Officer at Nöyrä piste, jaettu Quora kuinka hän pitää etätiiminsä sitoutuneena: "Yksi etätyön yleisimmistä haasteista on se, että tiimin jäsenet tuntevat olonsa yksinäisiksi ja irtautuneiksi. Etäisyys tarkoittaa, että tiimisi ei todennäköisesti käy spontaaneja keskusteluja ja ei-työhön liittyviä toimintoja. Kannustan etätiimejä tuomaan toimiston perinteet etätyötyyliinsä. Esimerkiksi tiimilläni on peliiltoja joka toinen viikko ja etäkokeilumme aikana järjestimme virtuaalisen peliillan.
Yritä lopuksi järjestää henkilökohtaisia tapaamisia koko tiimisi kanssa vähintään kerran tai kahdesti vuodessa. Tämä voi olla haastavaa ja kallista, mutta edut siitä, että tiimisi tapaa henkilökohtaisesti ja edistät parempia työsuhteita, ovat paljon suuremmat kuin matkakustannukset.