Kuinka parantaa tiimien tuottavuutta hajautetuissa tiimeissä

Tilastot osoittavat, että yritykset, joilla on hajautettu työvoima, ovat tuottavampia kuin yritykset, jotka työllistävät vain perinteisiä paikan päällä työskenteleviä työntekijöitä. Itse asiassa, 91 % etätyöntekijöistä väittävät, että he tuntevat olevansa tuottavampia työskennellessään kotoa tai muissa kuin toimistoissa. Yritysten, joilla on hajautetut tiimit, ei kuitenkaan pitäisi pitää tuottavuutta itsestäänselvyytenä. Häiriöt kotona, viestintäongelmat, huono ajanhallinta ja vastuullisuusongelmat muiden haasteiden ohella voivat kaikki vaikuttaa siihen, kuinka paljon jokainen työntekijä saa aikaan työpäivän aikana. Erittäin tuottava hajautettu työvoima ei synny itsestään. Se edellyttää oikeiden työkalujen ja älykkäiden strategioiden käyttöä varmistaakseen, että kaikki osallistuvat ja työskentelevät aktiivisesti yhdessä tiiminä.

Yleensä etätyöntekijät ovat tuottava joukko

• Etätyöntekijät tekevät lähes ylimääräisen työpäivän joka viikko verrattuna perinteisiin toimistokollegoihinsa
• Yritykset, jotka sallivat etätyön työntekijöiden tuottavuus kasvoi 82 %
• 73 % etätyötä tekevistä ihmisistä sanoi, että he ponnistivat enemmän kuin vaadittiin työssään
• 76% ammattilaisista sanoi heidän tuottavuuden paranevan, kun he eivät työskentele toimistossa, koska työtovereiden aiheuttamat häiriötekijät ja keskeytykset vähenevät
• 53 % etätyöntekijöistä työskentelevät yli 40 tuntia viikossa, verrattuna vain 28 %:iin toimistotyössä työskentelevistä
• Etätyöntekijät ottaa vähemmän sairauspäiviä ja taukoja verrattuna paikan päällä oleviin työntekijöihin

6 tapaa lisätä tiimin tuottavuutta

Anna työntekijöille omistusoikeus työstään

Parhaat johtajat tietävät omistajuuden voiman. Antamalla tiimin jäsenille omistajuus työstään, työntekijät tuntevat olonsa vähemmän rajoittuneiksi, voivat tehdä päätöksiä nopeammin ja olla ylpeitä työstään. Tämä vastuullisuus saa aikaan vastuuntuntoa tehtävien suorittamisesta ajallaan kiinnittäen enemmän huomiota yksityiskohtiin. Tietysti sinun on silti ohjattava tiimin jäseniä oikeaan suuntaan ja astuttava sisään, jos projektit ovat menossa kurssiin. Susan M. Heathfield, osaomistaja TechSmith, sanoo organisaatiosi "vastuussa sellaisen työympäristön luomisesta, joka auttaa edistämään työntekijöiden kykyä ja halua toimia vahvemmin." [1]

Kommunikoi jatkuvasti

Viestintä on yksi avaintekijöistä, joka edistää hajautetun tiimin tuottavuutta ja yleistä menestystä. joilla on tehokas viestintästrategia paikalla on tärkeä rooli auttaessaan tiimin jäseniä ymmärtämään työvelvollisuutensa, tekemään yhteistyötä työtovereiden kanssa, antamaan projektipäivityksiä, ratkaisemaan ongelmia ja pysymään tehtävässä. Järjestä säännöllisiä tiimikokouksia, jotka edistävät avoimen viestinnän ympäristöä. Kaikkien tiimin jäsenten tulee tuntea olonsa mukavaksi jakaa ideoitaan ja antaa palautetta tai jopa rakentavaa kritiikkiä tietyistä asioista.

Käytä parhaita yhteistyötyökaluja

Monet organisaatiot luottavat edelleen vanhoihin tekniikoihin, kuten sähköpostiin, ensisijaisena tapana jakaa tietoa ja kommunikoida. Mukaan a opiskella by Inc. -lehden mukaan pienten ja keskisuurten yritysten työntekijät käyttävät puolet ajastaan ​​sähköpostin parissa ja 14 prosenttia heidän työpäivästään kuluu tietojen monistamiseen sähköpostitse (eli sähköpostien välittämiseen tai tiedoston vastaanottamisen vahvistamiseen). Voit lisätä työntekijöiden tuottavuutta ja välttää sähköpostin sudenkuopat varustamalla tiimisi parhailla yhteistyötyökaluilla. Chat-sovellukset, kuten New Rose Hotel ja Microsoft-tiimit tehdä tekstipohjaisista keskusteluista paljon ketterämpiä ja sulavampia etäryhmäasetuksissa. Videoneuvottelutekniikka antaa organisaatioille mahdollisuuden kommunikoida kasvokkain ja langattomasti näytön jakaminen ja esittely kokousten aikana auttaakseen kuromaan umpeen etätiimien välistä viestintäkuilua. Tuoreessa kyselyssä 94% yrityksistä sanovat, että videoneuvottelut lisäävät tuottavuutta.

Aseta selkeät tavoitteet ja määräajat

Tavoitteiden on oltava selkeitä ja hyvin määriteltyjä, etenkin hajautetuissa tiimeissä, koska tiimin jäsenet voivat viettää suuren osan ajastaan ​​itsenäiseen työskentelyyn. Tämä sisältää tarkat ohjeet ja eräpäivät jokaiselle tehtävälle kirjallisesti, jotta tiimin jäsenet voivat palata ohjeisiin tarvittaessa. Projektinhallintaohjelmisto, kuten Asana ja Basecamp auttaa järjestämään kaikki projektisi ja niihin liittyvät tehtäväsi ja asiakirjat yhteen paikkaan pitääksesi projektit vauhdissa. Nämä työkalut tarjoavat visuaalisen projektitaulun, jonka avulla näet nopeasti, mitä kaikki työskentelevät, kunkin projektin tehtävän eräpäivät ja projektin seuraavat vaiheet. Napsauttamalla tiettyä tehtävää näet lisätietoja, mukaan lukien erityiset ohjeet ja siihen liittyvät tiedostot.

-Amit Kvint, OnTheGoSystemsin yhteensopivuustiimin johtaja [2]

Antaa palautetta

Projektien seurannan ja ajan tasalla pitämisen lisäksi on tärkeää myös muodollinen palauteprosessi paikallaan. Tämä voidaan saavuttaa säännöllisillä henkilökohtaisilla tapaamisilla, joissa käyt läpi nykyisiä ja äskettäin päättyneitä projekteja tiimisi jäsenten kanssa. Rakentava palaute auttaa työntekijöitä oppimaan virheistään, havaitsemaan virheitä, pohtimaan prosesseja ja olemaan ylpeitä hyvin tehdystä työstä. Ei ole toivoa parantaa työntekijän tehokkuutta ja tuottavuutta, jos ei näytä hänelle mahdollisuuksia parantaa. Kannusta avointa kaksisuuntaista dialogia palauteprosessissa, jossa työntekijät voivat myös antaa ehdotuksia tai esittää kysymyksiä. Ryhmän jäsen saattaa tarvita enemmän ohjausta tietyissä tehtävissä tai haluaisi hieman luovaa vapautta projektissa. Tarjoamalla työntekijöille jatkuvaa tukea, palautetta ja rohkaisua varmistat, että projektit saadaan päätökseen mahdollisimman tehokkaasti.

Juhli voittoja

Työntekijät haluavat olla osa tiimiä, jossa heidän panoksensa arvostetaan ja tunnustetaan. Osoittamalla arvostusta ja antamalla tunnustusta siellä, missä se kuuluu, työntekijät tuntevat olonsa itsevarmemmaksi työhönsä ja ovat valmiita antamaan 100 % seuraavaan projektiin. Arvostuksen osoittamisen ei tarvitse olla kalliita palkintoja tai monimutkaisia ​​lahjoja. Pelkästään muutaman rohkaisevan sanan sanominen, kuten "jatka samaan malliin" tai "hyvin tehty työ", voi vaikuttaa voimakkaasti työntekijän itseluottamukseen ja motivoimaan heitä työskentelemään kovemmin. Tietysti, jos budjetti sallii, juhli suuria voittoja ja saavutuksia oikeilla lahjoilla, joukkuejuhlilla tai vapaapäivällä. Erinomaisen työn palkitseminen, kuten palautteen antaminen, on loistava kannustin tuottavuuden lisäämiseen.