Distributed Team Tech Stack: yli 20 sovellusta ja työkalua

Tehokas viestintä ja tuottavuus ovat hajautetun työvoiman yritysten tärkeimpiä prioriteetteja ja haasteita. Onneksi on olemassa useita työkaluja, jotka on suunniteltu parantamaan työntekijöiden tuottavuutta, mutta teknologiapinon rakentaminen hajautetuille tiimeille ei ole vain erinomaisten työkalujen kokoelma. Se, miten kirjaimellisesti pinoat työkalut ja kuinka ne toimivat saumattomasti yhdessä, tekevät niistä hyödyllisiä ja tehokkaita työntekijöillesi. Tässä on yli 20 sovellusta ja työkalua, jotka pitävät etätyövoimasi tuottavana ja työskentelevät yhdessä yhtenä yksikkönä heidän fyysisestä sijainnistaan ​​riippumatta.

7 erityyppisiä etätyötyökaluja

1. Videoneuvottelutyökalut
2. Projektinhallintatyökalut
3. Viestinvälitystyökalut
4. Tiedostonhallinta- ja jakamistyökalut
5. IT-työkalut
6. HR käyttöönottotyökalut
7. Tiimin rakentamisen työkalut

Videoneuvottelutyökalut

Pilvipohjaiset videoneuvottelut

Pilvipohjaiset videoneuvottelut ovat erityisen hyödyllisiä yrityksille, joilla on hajautettuja tiimejä, koska voit muodostaa yhteyden videoneuvottelupuheluun millä tahansa älylaitteella tai kannettavalla tietokoneella missä tahansa. The Lifesize-sovellus tarjoaa sinulle helpon tavan aloittaa videokeskustelu, liittyä kokoukseen tai ajoittaa videoneuvottelupuhelun suoraan PC:ltä, Macilta, tabletilta tai puhelimelta. Tämä tarkoittaa, että etätyöntekijät, jotka työskentelevät kotoa, kahviloissa, työtovereiden keskuksissa ja tien päällä, voivat helposti muodostaa yhteyden videopuheluun ja saada saman käyttökokemuksen eri laitteilla. Ainoa asia, joka eroaa, on näytön koko.

4K-konferenssihuonejärjestelmät

Yhdistämällä pilvipohjaiset videoneuvotteluohjelmistot alan parhaisiin 4K kokoushuoneratkaisut, Lifesize tarjoaa todella merkittävän kokouskokemuksen jokaiseen puheluun. Todellinen kuvanlaatu, erittäin teräväpiirtosisällön jakaminen ja ylivoimainen ääni herättävät tapaamisesi eloon ja saavat ne tuntumaan tapaamisestasi hajautetun tiimisi kanssa samassa huoneessa. Lifesize tarjoaa kolme erilaista 4K-kamerajärjestelmää, joten voit löytää oikea istuvuus kokoustilaan.

Langaton näytön jakaminen

Langattoman näytön jakamisen avulla voit säästää vaivaa ja hukattua aikaa, kun yrität löytää oikean donglen tai johdon ja viedä sitä pitkin kokouksen aikana. Lifesize Share helpottaa näytön jakamista reaaliajassa, videon toistamista ja esityksen ohjaamista suoraan älylaitteeltasi. Lifesize Share varmistaa, että esityksesi toimivat sujuvasti ja kiinnittää kaikkien neuvottelupuhelun osallistujien huomion.

Taulun jakaminen

Valkotaulut ovat erinomaisia ​​ideoiden nopeaan jakamiseen, aivoriihen tekemiseen tiimisi kanssa ja visuaalisten käsitteiden helpottamiseksi, mutta jos kutsut kokoukseen videon välityksellä, tunnet olosi helposti syrjäytyneeksi. Lifesize Share Kaptivon valkotaulukamerajärjestelmän kanssa voit kaapata ja jakaa sisältöä digitaalisesti miltä tahansa tavalliselta taululta. Kaptivo poistaa ihmisiä, heijastuksia ja häikäisyjä taulun istunnosta ja näyttää selkeän ja terävän digitaalisen kuvan kaikille puhelun osallistujille reaaliajassa. Kokouksen jälkeen voit helposti ladata tai jakaa valkotauluistunnon koko tiimisi tai organisaatiosi ulkopuolisten ihmisten kanssa.

Projektinhallintatyökalut

Asana

Asana on suosittu verkko- ja mobiilisovellus, joka on suunniteltu auttamaan tiimejä organisoimaan, seuraamaan ja hallitsemaan työtään. Yksi Asanan parhaista asioista on sen yksinkertainen ja helppokäyttöinen käyttöliittymä. Se antaa sinulle joustavuutta sen suhteen, miltä projektitaulusi näyttää, voit helposti siirtää tehtäväluetteloita ympäriinsä ja korostaa projektien määräpäivät, toimeksiannon saajat ja edistyminen. Voit myös käyttää hallintapaneelissasi olevaa aktiviteettisyötettä, josta näet, mitä tiimisi tekee parhaillaan. Asana toimii hyvin vähemmän monimutkaisissa projekteissa.

JIRA

JIRA auttaa suunnittelemaan, seuraamaan ja hallitsemaan ketteriä ja ohjelmistokehitysprojekteja. Sitä voivat hyödyntää täysimääräisesti suuremmat yritykset, joiden on koordinoitava useita monimutkaisia ​​projekteja hajautetulla työvoimalla. Kaikki projektit käyvät läpi mukautetun tehtävän työnkulun, joka hallitsee projektin tilaa sekä sääntöjä, joiden mukaan se siirtyy muihin tiloihin.

Monday.com

Monday.com on muokattavissa oleva työkalu, joka yksinkertaistaa tapaa, jolla tiimit hallitsevat työtaakkaa, seuraamaan projekteja ja kommunikoivat. Useimmat projektinhallintatyökalut antavat tiimin jäsenille vain pääsyn omiin työtiloihinsa, mikä vaikeuttaa työskentelyä freelancerien ja kolmannen osapuolen yritysten kanssa. Monday.com-sivustolla voit lisätä niin monta kolmannen osapuolen käyttäjää kuin haluat ja muokata heidän käyttöoikeuksiaan varmistaaksesi, että he näkevät vain heille osoitetut projektit.

Viestinvälitystyökalut

New Rose Hotel

New Rose Hotel on mestari, kun kyse on pikaviestinnästä yrityksille ja hauska tapa lisätä kahdenkeskisiä ja ryhmäkeskusteluja koko organisaatiossasi. Tekstien lisäksi alustalla voi lähettää myös GIF-kuvia ja videoita, mikä tekee viesteistä jännittävämpiä. Voit arkistoida jopa 10,000 XNUMX viestiä ja kaikki tiedostot ja keskustelut ovat haettavissa. Slacks-käyttöliittymä tarjoaa yhden parhaista käyttökokemuksista kaikilla laitteillasi.

Microsoft-tiimit

Microsoft-tiimit on suosituin viestisovellus yrityksille ja poikkeuksellinen työkalu jatkuvaan yhteistyöhön ja asiakirjojen jakamiseen Office 365® -alustan sisällä. Se on hyvä valinta yrityksille, jotka maksavat jo Office 365 Premium- tai Essentials-tilauksesta, koska se on sisällytetty tilaukseen. On olemassa useita kolmannen osapuolen sovelluksia, jotka integroituvat saumattomasti myös Microsoft Teamsiin. Lifesize-integraatiot Microsoft Teamsin kanssa lisää Lifesize-laadukkaan ääni- ja videokokemuksen Microsoft Teams -käyttöliittymään ja laajentaa videoneuvotteluominaisuudet kumppaneihin, mahdollisiin asiakkaisiin ja muihin organisaatiosi ulkopuolisiin kontakteihin.

Google Hangouts

Google Hangouts aloitti kuluttajaystävällisenä chat-palveluna, mutta on muuttunut hyödylliseksi integraatioksi sen G Suite -sovelluksiin yrityksille. Google Hangouts Chat toimitetaan yrityksen G Suite -tilin mukana, joten jos organisaatiosi käyttää jo Gmailia sähköpostiin tai Google-dokumentteja tekstinkäsittelyyn, sinulla on jo Google Hangouts Chat, etkä joudu maksamaan siitä ylimääräistä. Hangouts Chatin avulla jopa 8,000 XNUMX jäsenen tiimisi voi helposti kommunikoida chat-huoneen ja suorien viestien avulla.

Tiedostonhallinta- ja jakamistyökalut

onedrive

Microsoftin tiedostojen isännöinti- ja synkronointipalvelu on onedrive ja se sisältyy Office 365 -tilaukseen. Tallenna, käytä ja jaa Office 365 -tiedostoja, mukaan lukien Microsoft Teams, kaikilla laitteillasi OneDriven avulla. Offline-tilassa tekemäsi muokkaukset ladataan automaattisesti seuraavan kerran, kun muodostat yhteyden. OneDriven avulla voit työskennellä dokumenttien parissa organisaatiossasi ja sen ulkopuolella olevien ihmisten kanssa reaaliajassa Wordin, Excelin ja PowerPointin avulla.

Google Docs

Osana G Suite -sovelluksia Google Docs voit luoda ja käsitellä asiakirjoja organisaatiossasi ja sen ulkopuolella olevien ihmisten kanssa ja nähdä reaaliaikaisia ​​muokkauksia muiden kirjoittaessa ja viestiessä sisäänrakennetun chat-ominaisuuden kautta. Koska asiakirjat on tallennettu Google Driveen, sinun ei tarvitse asentaa ohjelmaa tietokoneellesi käyttääksesi sitä, ja voit käyttää asiakirjoja missä tahansa, jossa sinulla on Internet-yhteys.

dropbox

dropbox on yksinkertainen, luotettava tiedostojen synkronointi- ja tallennuspalvelu parannetuilla yhteistyöominaisuuksilla. DropBox tulee todella omaksi, kun syventyy palvelun lisäominaisuuksiin, kuten Dropbox Paperiin, joka toimii ryhmän yhteistyötyötilana ja Dropbox Rewindin avulla, jonka avulla voit palauttaa kansioita tai kokonaisia ​​tilejä tietystä ajankohdasta. Dropboxin verkkoversion avulla voit muokata tiedostoja ilman, että niitä tarvitsee ladata.

IT-työkalut

TeamViewer

TeamViewer on tärkeä etätyöpöytätyökalu IT-henkilöstölle, joka tukee jakelutiimejä, koska henkilökohtainen tuki ei ole mahdollista. TeamViewerin avulla IT-järjestelmänvalvojat voivat muodostaa etäyhteyden työntekijöiden pöytätietokoneisiin, mobiililaitteisiin ja IoT-laitteisiin mistä tahansa ja milloin tahansa reaaliaikaista tukea tai tiedostojen, verkkojen ja ohjelmien käyttöä varten. IT-henkilöstö voi muodostaa yhteyden useisiin alustoihin ja kutsua lisää IT-teknikoita monimutkaisiin tukiistuntoihin.

Okta

Okta on pääsynhallintaalusta, joka turvaa yrityksen kriittiset resurssit ja tarjoaa kertakirjautumisratkaisun työntekijöille. Oktan avulla IT voi hallita työntekijöiden pääsyä mihin tahansa sovellukseen tai laitteeseen. Siinä on sisäänrakennettu raportointi, ja se integroituu syvästi pilvi-, mobiili- ja paikallisiin sovelluksiin, hakemistoihin ja identiteetinhallintajärjestelmiin.

Group Policy

Ryhmäpolitiikan hallinta on keskitetty konfigurointi- ja hallintatyökalu Microsoftin IT-ympäristössä. Tämä antaa IT-järjestelmänvalvojille yhden paikan, jossa he voivat määrittää erilaisia ​​Windows-asetuksia jokaiselle verkon tietokoneelle. Nämä asetukset voidaan pakottaa, jotta käyttäjät eivät voi muuttaa niitä. Ryhmäkäytäntöjen hallinta on hyödyllistä myös tietokoneiden lukitsemiseen, pääsyn rajoittamiseen tiettyihin kansioihin tai sovelluksiin ja yrityksen laajuisten ohjelmistopäivitysten julkaisemiseen.

HR Enablement Tools

DayForce

Ceridian Dayforce on henkilöpääoman hallinnan pilvialusta, joka yhdistää HR:n, palkanlaskennan, edut, työvoimahallinnan ja osaamisen hallinnan yhdeksi sovellukseksi. Se yhdistää koko yrityksen henkilöstötiedot kokoamalla kaikki työntekijöiden tiedot yhteen paikkaan palkkioista etuihin ja suoritukseen. Dayforce antaa työntekijöille myös suoran pääsyn tarkastella ja hallita omia tietojaan ja toimintojaan, mikä auttaa vähentämään HR:n hallinnollista taakkaa.

Hakijapäällikkö

Hakijapäällikkö (TAM) on pilvipohjainen hakijoiden seurantaratkaisu, joka auttaa rekrytointitoimistoja ja HR virtaviivaistamaan rekrytointi- ja perehdytysprosessia. TAM mahdollistaa työtietojen julkaisemisen useille ilmaisille ja palkallisille työpaikoille, kuten Indeed, GlassDoor, Monster, ja antaa HR:n seurata työpaikkailmoituksia ja aktivoida laadukkaita hakijoita. Lisäksi TAM tarjoaa edistyneitä hakutoimintoja hakijoiden suodattamiseksi avainsanojen, arvioiden, taitojen tai tunnisteiden perusteella.

Simpanssi tai mestari

Perinteisessä toimistoympäristössä on suhteellisen helppoa arvioida työntekijöiden sitoutumista ja tyytyväisyyttä. Yrityksille, joilla on hajautettua työvoimaa, työntekijöiden tyytyväisyyden mittaaminen on hieman hankalampaa. Simpanssi tai mestari on anonyymi työntekijöiden onnellisuuden seurantatyökalu, joka pyytää työntekijöitä kerran viikossa kertomaan tunteistaan, tunnistamaan kipukohdat ja lähettämään toimivaa palautetta. Se kutistaa perinteisissä työntekijäkyselyissä vallitsevaa palautesilmukkaa, koska raportit jaetaan välittömästi.

Tiiminrakennustyökalut

VahvuudetEtsi

Clifton VahvuudetEtsi arviointi auttaa tunnistamaan alueet, joilla sinulla ja tiimilläsi on eniten potentiaalia vahvistaa voimaa. Se mittaa toistuvia ajatus-, tunte- ja käyttäytymismalleja. Suurin osa arviointitesteistä keskittyy heikkouksien kehittämiseen tai korjaamiseen, kun taas StrengthFinder keskittyy työntekijöiden vahvuuksiin ja tarjoaa perusteellisia työkaluja ja raportteja siitä, kuinka näitä vahvuuksia voidaan käyttää vahvempien yksilöiden ja ryhmien rakentamiseen.

Mo

Arvostuksen tunteminen on hyvän työympäristön perusta. Mo on tuore lähestymistapa työntekijöiden tunnustamiseen, joka parantaa työntekijöiden sitoutumista keskittyen sosiaaliseen ja vertaistoimintaan. Alustan avulla tiimitoverit ja johtajat voivat nimetä ja tunnustaa työntekijöitä, jotka ovat menneet yli ja erityispalkinnoilla ja palkinnoilla hauskassa sosiaalisessa ympäristössä.

Elämäni muualla

Yksi suurimmista haasteista työskennellessäsi eri puolilla maailmaa olevien hajautettujen tiimien kanssa on kulttuurieroihin liittyvien ennakkoluulojen käsitteleminen. Elämäni muualla on yhteistyöyhteisö, jonka avulla voit verrata asuinmaatasi muihin maihin ympäri maailmaa. Se näyttää sinulle erilaisia ​​tilastoja, jotka erottavat maasi muista, mukaan lukien elinkustannukset, maantieteellinen koko, elämänlaatu ja kulttuuri, jotta saat paremman käsityksen siitä, millaista on asua ja työskennellä työtoverisi maassa.

3 huomioon otettavaa tekijää pinoa rakentaessasi

Interoperability

Interoperability on ratkaisun tai ohjelmistotyökalun kyky vaihtaa tietoja ja toimia yhdessä muiden ratkaisujen tai ohjelmistotyökalujen kanssa. Eri valmistajien työkalut, jotka integroituvat ja toimivat yhdessä, eivät ainoastaan ​​säästä yrityksesi rahaa, vaan myös parantavat työntekijän oppimiskäyrää ja työnkulkua. Esimerkiksi yrityksille, jotka ovat standardoineet Microsoft Office 365:n, Lifesize-integraatiot Microsoftille lisää luokkansa parhaan äänen ja videon laadun sekä edistyneet viestintä- ja yhteistyöteknologiat olemassa oleviin Microsoft Teams- ja Microsoft Outlook -työnkulkuihinsa.

Turvallisuus

Sinun on käytettävä aikaa arvioidaksesi toimittajien riskiprofiileja ja ymmärtääksesi, onko jokainen teknologiapinosi työkalu rakennettu ja määritetty suojaamaan arkaluontoisia tietoja. Turvallisuusrikkomus ei vain häiritse liiketoimintaasi, vaan se voi vahingoittaa yrityksesi mainetta ja laukaista taloudellisia ja juridisia ongelmia. Kun yhä enemmän teknologiaa tulee pilvipohjaiseksi, on tärkeää, että valitset palveluntarjoajat, jotka tarjoavat uusimpia salaustekniikoita ja joilla on todistetusti kokemusta asiakkaidensa yksityisyyden ja tietojen suojaamisesta.

skaalautuvuus

Tekniikkapinosi on voitava skaalata yrityksesi kasvaessa. Tämä tarkoittaa teknologian valitsemista, joka pystyy käsittelemään uusia käyttäjiä ja liikennettä kohtuullisella nopeudella, kun jatkat uusien työntekijöiden palkkaamista, lisätoimistojen avaamista ja uusia asiakkaita ja kumppaneita. Mikä tahansa latenssi voi vahingoittaa kasvuasi. Lisäksi suurten muutosten tekeminen teknologiapanostaan ​​kasvavan yrityksesi mukaiseksi voi kuluttaa aikaasi ja rahaasi uusien teknologiakulujen, laajan testauksen ja työntekijöiden koulutuksen myötä.

Tekniikkapinosi on voitava skaalata yrityksesi kasvaessa. Tämä tarkoittaa teknologian valitsemista, joka pystyy käsittelemään uusia käyttäjiä ja liikennettä kohtuullisella nopeudella, kun jatkat uusien työntekijöiden palkkaamista, lisätoimistojen avaamista ja uusia asiakkaita ja kumppaneita. Mikä tahansa latenssi voi vahingoittaa kasvuasi. Lisäksi suurten muutosten tekeminen teknologiapanostaan ​​kasvavan yrityksesi mukaiseksi voi kuluttaa aikaasi ja rahaasi uusien teknologiakulujen, laajan testauksen ja työntekijöiden koulutuksen myötä.