Kuinka immateriaalioikeuksien asiantuntijaryhmä lopetti ajan tuhlaamisen ja aloitti yhteistyön videoiden parissa.
"Automaattinen päivitysominaisuus säästää IT-osastomme aikaa, koska heidän ei tarvitse päivittää yksittäisiä järjestelmiä."
GEVERS Group on kansainvälinen immateriaalioikeuksien asiantuntija, joka keskittyy immateriaalioikeuksien, kuten patenttien, tavaramerkkien, mallien ja verkkotunnusten, suojaamiseen, hallintaan ja hyödyntämiseen. Ne toimivat yli 180 maassa eri puolilla maailmaa, ja niillä on viisi toimistoa Belgiassa, kolme Ranskassa ja kaksi Sveitsissä – yhteensä yli 250 työntekijää.
Istuimme GEVERS Groupin IT-päällikön Laurent Petitin kanssa kuullaksemme, kuinka he yhdistävät laajan kumppaniverkostonsa videoneuvottelujen avulla tarjotakseen välittömän yhteyden asianajajiin ja asiantuntijoihin ympäri maailmaa.
Mitä haasteita halusit ratkaista videoneuvottelujen avulla?
Ennen ammattimaisen videoneuvottelun käyttämistä ainoa vaihtoehtomme tehdä yhteistyötä projekteissa ja jakaa ideoita suurempien ihmisryhmien kanssa oli matkustaa eri paikkojen välillä, mikä hukkasi paljon arvokasta työaikaa. Kokeilimme muita ratkaisuja, kuten WebExiä ja Skypeä henkilökohtaisiin puheluihin, mutta ne nostivat esiin luottamuksellisuus- ja turvallisuusongelmia. Tarvitsimme paremman ratkaisun parantaaksemme videoneuvottelujemme turvallisuuden lisäksi myös audiovisuaalista laatua.
Mikä sai sinut päättämään Lifesizen käytön?
GEVERS edistää innovaatioita, ja panostamme jatkuvasti omaan sisäiseen innovaatioomme. Halusimme laadukkaan ääni- ja videoneuvotteluratkaisun ja huomasimme Lifesizen olevan täysimittainen pilvijärjestelmä, joka ei vaadi suuria laitteistoinvestointeja kuin muut järjestelmät. Tämä teki järjestelmästä liikkuvamman, mikä on myös meille tärkeää, koska olemme parhaillaan toimistomuutossa.
Nyt johtoryhmämme, tukihenkilöstömme ja asianajajamme voivat tehdä yhteistyötä sijainnistaan riippumatta helposti – rajoittaen matka-aikaa ja lisäämällä sellaisten osallistujien osallistumista kokouksiin, joilla ei aiemmin ollut aikaa.
Mitä ominaisuuksia käytät eniten ja miksi?
Kokoushuoneissamme käytämme ehdottomasti näytön jakamisominaisuutta eniten esittelemään esityksiä tai muistiinpanoja puhelun aikana. Tämän ominaisuuden ansiosta ihmisten on helpompi seurata keskustelua ja pysyä kokouksen esityslistalla. Se myös välttää paperiesityksiin liittyvät ongelmat.
Virtuaalinen kokoushuoneominaisuus on myös melko suosittu, koska sen avulla voimme järjestää kokouksia säännöllisesti häiritsemättä muita videoneuvotteluja, mikä oli WebEx-järjestelmän ongelma. Tiimimme arvostaa myös kokoushuoneiden nimeämistä, koska on helpompi seurata, mistä kokouksessa on kyse.
Mitä neuvoja antaisit muille videoneuvottelua harkitseville?
Ensinnäkin on olennaista ottaa huomioon yrityksen sisällä vallitsevat erilaiset tarpeet yksittäisistä käyttäjistä kokoustiloihin, koska nämä tarpeet vaihtelevat. Esimerkiksi kokoushuoneessa videon ja äänen laadun tulisi olla korkeampi, koska sinun on ymmärrettävä suurempi määrä ihmisiä puhumaan kerralla eri paikoissa.
Yritykset, jotka haluavat eliminoida toimintakuluja, voivat harkita pilviratkaisua, koska se poistaa palvelimiin ja datakeskuksiin liittyvät pääomakustannukset. Aloitimme 10 yksittäisellä lisenssillä ja huomasimme nopeasti, että toimiaksemme paremmin tarvitsimme lisää tilauksia. Päivitimme alle viikossa 25 lisenssiin, ja käyttöönoton skaalaaminen oli nopeaa ja vaivatonta.
Miten käyttöönotto sujui ja miten työntekijät suhtautuivat uuteen ratkaisuun?
Kaikki olivat erittäin innostuneita Lifesizen parannetusta äänen ja videon laadusta verrattuna aiempiin järjestelmiimme. Ihmiset jopa pyysivät ylimääräistä kokoushuonetta varustamaan Icon-järjestelmällä yhteistyön helpottamiseksi ulkomaisten kollegoiden kanssa.
Sen mahdollistamiseksi järjestettiin koulutustilaisuuksia kokoushuoneita hallinnoiville henkilöille Lifesizen videoiden avulla. Se on intuitiivinen käyttää, eikä kuvakekäyttöliittymä vaadi manuaalia oppimiseen, joten käyttöönotto oli nopeaa.
Miten videoneuvottelut ovat muuttaneet yrityksesi toimintaa?
Yksi vahvuuksistamme on mahdollisuus tarjota pääsy eri alojen asiantuntijaverkostoon ympäri maailmaa. Asiakkaillamme on nyt välitön pääsy näihin asiantuntijoihin riippumatta siitä, missä he sijaitsevat. Yhteistyö on nyt mahdollista missä tahansa, milloin tahansa ja millä tahansa laitteella: kannettavalla tietokoneella, matkapuhelimella, pöytäkoneella tai kokoushuoneella. Videoviestintä voi tapahtua keskeytyksettä riippumatta siitä, ovatko osallistujat jumissa tiellä ja heidän täytyy muodostaa yhteys puhelimitse tai myöhässä toimistosta ja vaihtaa laitteiden välillä.
