On helppo eksyä kaikkiin viestintätyökalujen päällekkäisyyksiin toimistossa. Eri osastoilla, joilla on erilaiset tarpeet, on käytössä erilaisia työkaluja, joten yhteistyö työpaikalla on kuin yrittäisi kommunikoida toimistossa, jossa jokainen puhuu eri kieltä. Etenkin IT-osastoilla luettelo hallittavista työkaluista ja pysyvistä ratkaisuista vain pitenee ja monimutkaistuu, kun loppukäyttäjät tekevät roistoja ja etsivät omia ad hoc -kokoustyökalujaan. He joutuvat usein käsittelemään kaoottista sotkua päällekkäisistä viestintätyökaluista ja luettelo tilaus- ja lisenssimaksuista, joista on maksettava, ja luota meihin – tätä tilannetta emme toivo kenellekään.
Tässä oppaassa esittelemme muutaman askeleen, joiden avulla voit korjata liian monien päällekkäisten yhteistyötyökalujen aiheuttamat ongelmat ja sekaannukset ja muuttaa yhteistyöekosysteemisi huolellisesti rakennetuksi, kustannuksia ja resursseja säästäväksi mestariteokseksi.
Mikä on yhteistyöekosysteemi?
Yhteistyöekosysteemi on joukko työkaluja ja palveluita, joita yritys käyttää pitääkseen työntekijät yhteyksissä. Aidosti yhdistetyn työpaikan rakentaminen vaatii oikean yhdistelmän yhteistyötyökaluja ja kulttuuria. Yhteistyöekosysteemisi tulee olla huolellisesti yhdistetty toisiinsa, ilman päällekkäisyyksiä ja riittävän luotettava pitääkseen maailman pyörimässä. Sen tulee olla johdonmukainen kaikissa käyttäjissä – rauhallinen teknologisen turbulenssin keskellä. Sen tulee varmistaa, että sisäinen ja ulkoinen viestintä on korkealaatuista, aikatehokasta ja kustannustehokasta. Ja ennen kaikkea sen tulisi mahdollistaa yhteistyö mahdollisimman vaivattomasti ja häiritsemättä keskustelua.
Äskettäisessä Spiceworksin kanssa tekemässämme tutkimuksessa havaitsimme sen Osallistuneista 68 IT-päättäjistä 410 % piti yhteistyötä ensisijaisena toimistossaan. Ei yllättävää, eihän? Jatkuva yhteistyö ja kommunikaatio ovat se, mikä pitää yritysmaailmamme pyörimässä, varsinkin kun maailmasta on tulossa yhä etäisempi ja teknisesti taitavampi.
Kuinka paljon päällekkäisyyttä on liikaa?
IT-osastolla on keskeinen rooli organisaation viestintäkyvyssä. Kanssa etätyövoiman lisääntyminen Yritysten toiminnan määrittelyssä nykyaikaisessa toimistossa on entistä suurempi tarve yhteistyölle, ja tiimit alkavat etsiä työkaluja, jotka tekevät työn valmiiksi IT-tuella tai ilman sitä. Tutkimuksemme mukaan 56 % IT-päättäjistä ei tiedä konferenssi- ja yhteistyötilaustensa ja -lisenssien todellisia kuukausikustannuksia, ja keskimääräinen iso yritys on juuttunut jongleeraamaan noin neljän ratkaisun välillä kolmen eri palveluntarjoajan kesken. Sen lisäksi, että kolme ratkaisua ja kaksi toimittajaa on liikaa, hallitsemattomien käyttöönottojen riski vain kasvaa mitä pidempään odotat yhteistyöstrategian laatimista, joka välttää päällekkäisyydet ja eliminoi ylimääräiset kustannukset.
Ja puhumme vain niistä ratkaisuista, joista IT todella tietää. oppaassamme IT-päällikkö, joka särki Shadow IT:n, huomasimme, että keskimääräinen suuryritys käyttää noin 1,220 XNUMX yksittäistä pilvipalvelua. IT:n kiertäminen ja sellaisten työkalujen käyttöönotto, joita he eivät ole hyväksyneet, ohittaa vain kriittiset hallinnan, integroinnin sekä turvallisuuteen ja vaatimustenmukaisuuteen liittyvät suojatoimenpiteet, jotka he ovat luoneet yritykselle. Yksinkertaistamalla all-in-one-ratkaisuun et vain säästä kustannuksia, vaan voit myös estää täysin tilapäisen yhteistyöekosysteemin rakentamisen alusta alkaen.
Yksinkertaistamisen menestystarinoita
Yritys 1: Liian monta vain äänitilausta
Yksi asiakas tuli meille ympäristöstä, jonka käyttäjäkunta on erittäin segmentoitunut, ja se on juuttunut vanhoihin viestintätyökaluihin. Ne keskittyivät vain ääneen, ja kaikki ratkaisut olivat yksikäyttöisiä, eikä video- tai pilvipohjaista teknologiaa näkynyt. Vaikka tämä organisaatio pyysi vain repiä Band-Aidin pois ja muuttamaan viestintäratkaisunsa kokonaan yhdessä yössä, se olisi sokaissut heidän pelkkä ääni -käyttäjät, jotka eivät olleet valmiita uudempaan tekniikkaan.
Ottamalla Lifesizen käyttöön emme vain korvanneet heidän minuuttipohjaisia ääniratkaisujaan, vaan päivitimme heidän yhteistyöekosysteeminsä sisältämään ääni-, verkko- ja videoneuvottelut chatin lisäksi yhdessä työkalussa, mikä teki käyttöönoton helpoksi. Ei enää useiden ratkaisujen käsittelyä, ei enää koulutusjaksojen hässäkkää, ei enää eksymistä yrittäessäsi oppia useita uusia tekniikoita kerralla.
Yritys 2: Monimutkaisuuden ruokkima kaaos
Saimme eräänä päivänä mielenkiintoisen tukipuhelun asiakkaalta, joka valitti, että Lifesize oli liian monimutkainen heidän toimistolleen. Havaitsimme, että he itse asiassa käyttivät niin monia erilaisia työkaluja Lifesizen lisäksi, että jokaisessa konferenssihuoneessa oli täysin ainutlaatuiset käyttöohjeet. Kukaan ei halunnut käyttää aikaa oppiakseen ja muistaa, miten kunkin järjestelmän kanssa työskennellä, ja se meni niin pahaksi, että IT-jäsenen piti istua joka huoneessa ja tehdä ratkaisu heidän puolestaan!
Ensimmäinen asia, jota suosittelimme tälle organisaatiolle, oli tehdä perusteellinen, IT-pohjainen inventointiprosessi kaikista ohjelmistoistaan ja poistaa kaikki ylimääräiset työkalunsa. Lifesizen käyttöönoton myötä tämä yritys pystyi yhtenäistämään ja yksinkertaistamaan yhteistyötä työpaikalla ja säästämään liikaa lisenssi- ja laitteistokuluilta. Vain valitsemalla ja pitäytymällä yhden yhteistyöratkaisun kanssa he tekivät hyväksymisestä, koulutuksesta ja johtamisesta helppoa.
Kuinka rakentaa IT-lähtöinen yhteistyöekosysteemi
Muutos ei ole helppoa, varsinkaan kun on kyse tekniikasta. Nykyisen viestintätyökalusarjan muuttaminen tehokkaaksi ja yksinkertaistetuksi yhteistyöekosysteemiksi voi ehdottomasti vaikuttaa pelottavalta. Onneksi meillä on muutama askel, jonka voit ottaa, kun olet valmis hyppäämään mukaan ja rakentamaan parempaa viestintäratkaisua yrityksellesi, sillä kuten useimmissa asioissa elämässä, kyse on askel kerrallaan tavoitteidesi saavuttamisesta.
1. Tee luettelo nykyisistä yhteistyötekniikoistasi ja siitä, kuinka usein niitä käytetään
Organisaatiosi jäsenet käyttävät todennäköisesti sovelluksia ja työkaluja, joista et tiedä. Inventaation tekeminen ja jo käytössä olevien työkalujen tunnistaminen on kriittisin vaihe tarvittavien työkalujen selvittämisessä. Suuri osa tästä työstä voi olla hieman tylsää. Mutta luomalla avoimen vuoropuhelun ja aloittamalla keskustelun muiden osastojen kanssa ad hoc -työkaluilla voit ryhtyä kumppaniksi ja luotettavaksi neuvonantajaksi huonon poliisin ja lastenhoitajan sijaan.
2. Tunnista työkalut, joita et yksinkertaisesti tarvitse
Kun olet tunnistanut kaikki erilaiset työkalut, joita organisaatiosi jokainen osasto käyttää, selvitä, mitä todellisuudessa käytetään ja mikä vain kerää pölyä. Arvioimalla nykyiset sovelluksesi, thingamajigs ja doohickeys, tunnistamalla, mitä loppukäyttäjät etsivät ja poistamalla vanhoja ratkaisuja, jotka maksavat liian paljon tai joita työntekijät eivät enää käytä, voit yksinkertaistaa yhteistyö- ja viestintätarpeitasi.
3. Yhdistä mahdollisuuksien mukaan
Kun olet tunnistanut ja arvioinut työkalut, joita organisaatiosi tarvitsee ja joita ei tarvitse, on todennäköistä, että löydät ominaisuuksien päällekkäisyyttä. Parasta tässä tilanteessa on vähentää toimittajien määrää ja löytää yksi ratkaisu, joka yhdistää kaikki tarvitsemasi ominaisuudet. Palvelujesi sulava integrointi ja tiivistäminen ei pelkästään vähennä kustannuksia, vaan myös helpottaa hallintaa ja käyttöönottoa organisaatiosi kaikissa osastoissa.
4. Kerää tärkeimmät sidosryhmät jokaiselle osastolle uusien työkalujen käyttöönoton edistämiseksi
Teknologiaratkaisujesi sujuvaa ja menestyksellistä konsolidointia varten sinun on tietysti saatava mukaan myös loppukäyttäjät, osastopäälliköt ja kaikki muut organisaation jäsenet. Löydä jokaiselta osastolta avainkumppani, joka voi auttaa adoptoinnissa ja saada kollegansa mukaan. Tällä tavalla voit herättää innostusta adoptiosta samalla kun vähennät hikkausta ja yllätyksiä, jotka työntäisivät käyttäjiä pois.
Säästä rahaa, säästä aikaa, säästä yrityksesi, pelasta maailma
Ole IT-sankari, joka otti vastuun ja otti käyttöön tehokkaan yhteistyöekosysteemin yrityksessäsi. Varastoimalla, leikkaamalla pois vanhat ja tarpeettomat työkalut ja korvaamalla ne Lifesizen täydellisellä yhteistyöratkaisulla voit säästää kustannuksia, aikaa ja stressiä sinulle, tiimillesi ja yrityksellesi.
Lifesize on rakennettu tietotekniikkaa ajatellen. Meillä ei ole vain yli vuosikymmenen kokemus HD-kameroiden ja kosketusnäytöllisten neuvottelupuhelimien suunnittelusta ja kehittämisestä, vaan meillä on myös ominaisuuksia, kuten jaettu hakemisto ja Skype for Business -integraatiot, jotka tekevät kokouksista ja yhteistyöstä helppoa. Yhdistämällä ääni-, video- ja verkkoneuvottelut, chat ja suoratoisto- ja tallennusmahdollisuudet, Lifesize on ainoa ratkaisu, jonka tarvitset maksimaalisen yhteistyön tuottavuuden saavuttamiseksi. Tutustu interaktiivinen tuotedemo ja lataa a Vapaa 14-päivän kokeilu nähdäksesi Lifesizen toiminnassa.
