Documenter votre réunion est une étape cruciale pour une visioconférence réussie et efficace. Si vous avez été choisi comme scribe sacré de votre réunion, il est important de comprendre les tenants et les aboutissants de la rédaction et du partage efficace, intuitif et simple des comptes rendus de réunion avec vos collègues. Mais ne vous inquiétez pas, voici tout ce que vous devez savoir sur les procès-verbaux de réunion et quelques trucs et astuces pour capturer les parties les plus importantes d'une réunion.

 

Qu'est-ce qu'un procès-verbal de réunion ?

Les procès-verbaux de réunion sont les enregistrements tangibles d'une réunion qui sont utilisés pour informer les participants et les non-participants de ce qui a été discuté pendant la réunion et définir les prochaines étapes nécessaires pour maintenir la conversation ou le projet sur la bonne voie. Les procès-verbaux de réunion permettent aux personnes qui n'ont pas assisté à la réunion de se tenir au courant de ce qui a été discuté. Ce document condensé suggère également les sujets à revoir et à éclairer les décisions futures lors des réunions de suivi.

4 raisons de rédiger un compte-rendu de réunion

Non seulement les procès-verbaux de réunion sont utilisés pour comparer les sujets clés abordés lors des réunions, mais ils sont également utilisés comme enregistrements afin que toute personne qui n'est pas sur l'appel ou dans la salle de réunion puisse rattraper ce qui a été discuté, moins les préjugés et les bavardages. Voici quelques bonnes raisons pour lesquelles les procès-verbaux de réunion améliorent la façon dont vous vous réunissez : 

Capturer l'objectif général de la réunion

Les gens ne se rencontrent pas pour s'amuser. Il y a toujours un objectif sous-jacent à la convocation d'une réunion. De bons procès-verbaux de réunion non seulement indiquent aux gens pourquoi la réunion a eu lieu en premier lieu, mais ils rappellent également les tâches à accomplir. 

Record de votes sur les décisions prises

En écrivant les grandes décisions prises lors de la réunion, vous donnez à vous et à vos collègues une longueur d'avance pour toutes les réunions de suivi. Capturez les motions ou les votes effectués dans la salle de réunion pour clarifier pour les participants et les non-participants quand, pourquoi et comment ces décisions ont été prises.

Planifier les prochaines étapes pour les prochaines réunions

Une réunion n'est jamais juste une réunion — il y a toujours des synchronisations de suivi et des tâches que les gens doivent faire. En enregistrant ce qui doit être fait avant la prochaine réunion, les collègues peuvent facilement garder une trace de ce qu'ils doivent faire pour se préparer au prochain appel.

Suivi des éléments d'action

L'enregistrement des éléments exploitables tout au long de votre réunion permet aux participants de savoir facilement ce qu'ils doivent faire à la fin de la réunion, sans détourner l'attention de ce qui est en cours de discussion.

Comment rédiger un procès-verbal de réunion efficace en 6 étapes

1. Planification préalable

En réglant et en envoyant un programme de la réunion à vos collègues à l'avance, vous pouvez aider à orienter la conversation et couper les tangentes qui pourraient survenir. Vous pouvez utiliser vos minutes de réunion pour configurer la structure de la réunion ainsi que pour faciliter la prise de notes et les changements de sujet. Cela vous permet également de créer un ordre du jour dans un format adapté à la réunion. 

2. Structurez votre document de procès-verbal

Certains éléments clés à inclure dans votre procès-verbal de réunion sont les heure et date de la réunion, noms des participants lors de la conférence téléphonique, décisions prises, nouveaux sujets élevé et le prochaine réunion heure et date. Si certaines personnes n'ont pas pu se joindre, notez également leur nom pour vous assurer qu'elles sont toujours au courant.

3. Gardez vos notes claires

Il est facile de prendre du retard lors de la prise de notes lors d'une réunion - les conversations sont rapides et il peut être difficile de suivre. Faites une note mentale avant le début de la réunion pour être objectif et éviter tout jugement ou parti pris. Vous pouvez même revenir en arrière après la réunion et modifier votre procès-verbal pour qu'il ait un sens, corriger vos temps pour être cohérent et joindre tout document ou information supplémentaire qui aurait pu être référencé.

4. Obtenez l'approbation (si nécessaire)

Si vous débutez dans la rédaction de procès-verbaux de réunion, faites-les approuver par un supérieur si nécessaire. C'est toujours agréable d'avoir une deuxième paire d'yeux sur quelque chose que vous avez assemblé.

5. Partagez le procès-verbal

Une fois que vous avez modifié votre procès-verbal, partagez-le avec vos collègues. Si votre entreprise dispose d'un dossier global pour la tenue de procès-verbaux, téléchargez-le pour un accès facile. Si les participants à la réunion demandent des copies physiques, fournissez-les et conservez des copies pour vous - ces documents sont quelque chose dont vous pouvez être fier !

6. Gardez les procès-verbaux disponibles pour une révision future

Assurez-vous d'apporter votre procès-verbal à la prochaine réunion de suivi afin de pouvoir lancer votre réunion avec un récapitulatif. De cette façon, vous pouvez vérifier si les tâches ont été accomplies et vous pouvez utiliser ces minutes pour guider la progression de votre réunion.

Documenter votre réunion est une étape cruciale pour une visioconférence réussie et efficace. Voici quelques trucs et astuces et un modèle complet pour capturer de superbes minutes de réunion.

Modèle de procès-verbal de réunion

Des réunions efficaces sont le produit d'un bon leadership, d'une équipe collaborative, d'un minimum de bavardages et d'une excellente prise de notes. Tirez le meilleur parti de vos minutes de réunion avec ce modèle de base de prise de notes. Copiez le modèle ci-dessous et utilisez-le pour votre prochaine réunion !

Objectif de la réunion

Une réunion [type de réunion] de [nom de l'équipe ou de l'organisation] s'est tenue le [date] à [lieu]. Elle a commencé à [heure] et a été convoquée par [chef de réunion, personne qui a convoqué la réunion], avec [nom du scribe] comme scribe. 

Participants

[Liste des membres de l'équipe présents]

[Liste des invités présents]

[Liste des membres de l'équipe qui n'étaient pas présents]

Sujets/Présentations

[Nom du sujet/de la présentation] a été présenté par [présentateur/conférencier].

  • Principaux plats à emporter

Tâches de suivi

Tâche : Appelé par [nom] pour [nom de l'auteur de la tâche] afin de [terminer la tâche] avant le [date]

Outils utiles pour enregistrer les procès-verbaux des réunions

Avec un outil de collaboration vidéo comme Lifesize, nous pouvons vous fournir un modèle pour vos minutes de réunion, plus un petit extra. Optimisez vos réunions en facilitant la prise de notes et la tenue de dossiers grâce à ces fonctionnalités et solutions Lifesize. 

Enregistrez et partagez Lifesize

Lifesize Enregistrez et partagez permet aux utilisateurs d'enregistrer en toute sécurité leurs appels de vidéoconférence à partir de n'importe lequel de leurs appareils ou systèmes de salle de réunion. Capturez du contenu et des présentations partagés en un seul clic et commencez à créer le canal vidéo personnel de votre entreprise au sein de votre solution de visioconférence. De cette façon, vous pouvez envoyer un enregistrement complet avec le compte rendu de votre réunion.

Partage d'écran sans fil Lifesize Share

Partage grandeur nature est une solution de partage d'écran sans fil et d'automatisation de salle qui permet aux présentateurs de partager sans fil leur présentation dans la salle de réunion tout en ayant la possibilité d'accéder à des outils de prise de notes ou à des documents de référence sur leur propre écran privé. Avec cette solution, vous pouvez simultanément partager votre présentation et prendre des notes dans une fenêtre séparée, à partir d'un seul appareil.

image de bannière pour le blog faisant la promotion du partage Lifesize

Intégrations avec Microsoft, Google et Slack

Chez Lifesize, nous privilégions la facilité d'utilisation. Intégrez en toute transparence votre solution Lifesize à des outils tels que Microsoft, Google et Slack pour soutenir et améliorer votre flux de travail de réunion quotidien. Planifiez des réunions, envoyez des documents et démarrez des discussions de groupe avec vos collègues, le tout à partir d'une seule solution.

Conclusion

Rédiger un procès-verbal de réunion ne doit pas être difficile. Avec une solution de visioconférence dynamique et capable d'enregistrer, vous disposez d'un outil qui vous soutient. Que vous documentiez une conférence téléphonique à l'échelle de l'entreprise ou que vous vous synchronisiez simplement avec votre équipe de projet en cours, profitez au maximum de votre temps en vous réunissant plus intelligemment, en étant organisé et en conservant d'excellents procès-verbaux de réunion. Assurez-vous de vous abonner au blog pour plus de fois sur la productivité des réunions.

FAQ sur les procès-verbaux de réunion

À quel temps les procès-verbaux de réunion doivent-ils être rédigés ?

Vous devez toujours écrire votre procès-verbal de réunion au passé. Ceux-ci pourraient être considérés comme un récapitulatif de ce qui s'est passé lors de l'appel et seront donc lus par des collègues après la réunion. Assurez-vous de revenir après la réunion et de corriger vos temps pour éviter toute confusion.

Qui doit rédiger les procès-verbaux des réunions ?

L'idéal serait d'avoir quelqu'un qui assistera à toutes les réunions, qui ne présentera pas lors de l'appel et qui pourra prendre des notes rapidement et comprendre le sujet discuté.

Quelle doit être la longueur des procès-verbaux de réunion ?

La durée des minutes de votre réunion dépend de la durée de votre réunion et du nombre de sujets que vous et votre équipe prévoyez de couvrir. Gardez vos phrases courtes et objectives - pas besoin de faire preuve de créativité !