Gérer des réunions

Les administrateurs Lifesize peuvent gérer toutes les réunions depuis l'onglet Réunions de la console d'administration, notamment :

Définir le nombre de jours de conservation des réunions inactives

Nous proposons un outil de nettoyage qui supprime automatiquement les réunions inactives : c'est l'assistant idéal pour mettre de l'ordre dans votre répertoire. 

Vous pouvez définir la période maximale pendant laquelle vous souhaitez conserver une réunion après sa dernière activité. Pour les nouveaux comptes, cette valeur par défaut s'élève à zéro jour, mais vous pouvez prolonger ce délai pour atteindre un maximum de 365 jours. REMARQUE : définissez cette valeur sur 0 pour ne supprimer aucune réunion inactive.

Une étiquette expiration prochaine sera affichée en regard des réunions qui seront supprimées dans un délai de à 7 jours (ou tout autre délai inférieur à cette valeur si vous avez modifié la configuration standard). Ainsi, une réunion sera supprimée à son expiration. Pour rendre une réunion active, il suffit de passer un appel via cette dernière. Placez votre curseur sur une étiquette pour connaître le nombre de jours restants avant expiration. Saisissez les termes « expiration prochaine » dans la fonction de recherche pour afficher les réunions qui seront bientôt supprimées.

Si vous décidez de réduire le délai standard d'expiration, un écran de vérification s'affichera pour vous communiquer la liste des réunions qui seront immédiatement supprimées suite à ce changement. Pour supprimer les réunions inactives, cliquez sur Supprimer. Si vous souhaitez conserver une réunion, cliquez sur Annuler puis utilisez cette dernière pour passer un appel ou envoyer un message : la réunion redeviendra active, ce qui réinitialisera le décompte avant expiration. 

Si vous optez pour un délai d'expiration inférieur à 7 jours, cette étiquette ne s'affichera qu'au moment où le nombre de jours que vous avez défini est atteint.  

Toute réunion sera conservée si elle n'a pas encore été activée. Par exemple, après sa création, une réunion reste inactive tant que vous ne lancez pas d'appel ou que vous n'utilisez pas la fonction de discussion.

Modifier les réunions

Les administrateurs Lifesize peuvent également modifier les détails des réunions, tels que leur propriétaire. Il suffit de cliquer sur le nom d'une réunion pour ouvrir l'onglet Modifier une réunion.

Pour modifier les détails d'une réunion, recherchez cette dernière puis cliquez sur    pour ouvrir la boîte dialogue Modifier une réunion.

    • Sélectionnez l'onglet Paramètres généraux pour modifier le nom de la réunion ou ajouter un mot de passe.
    • Sélectionnez l'onglet Rôles pour changer le propriétaire de la réunion ou désigner un conférencier.
    • Sélectionnez l'onglet Diffusions en direct pour activer cette option dans la réunion.

REMARQUE :Les propriétaires de réunions possèdent les enregistrements de leurs réunions et peuvent définir les autorisations de partage de leurs enregistrements au sein du groupe de compte Lifesize. Les administrateurs Lifesize déterminent si des personnes n'appartenant pas au groupe de compte peuvent partager les enregistrements.

Pour supprimer une réunion, sélectionnez-la puis cliquez sur Supprimer la réunion.

Pour télécharger les informations présentes sur la page Réunions au format CSV, cliquez sur Exporter.

 

En savoir plus sur la création de réunions et les options de réunion avec l'application Lifesize.