Les réunions régulières du conseil d'administration sont un élément essentiel de la création et du maintien d'une entreprise prospère. Pour les organisations des secteurs hyperconcurrentiels, le conseil d'administration d'une entreprise joue un rôle important dans l'établissement de l'agenda de l'entreprise - en déterminant les priorités, en fixant des objectifs, en examinant les investissements stratégiques - tout en travaillant en étroite collaboration avec les équipes de direction pour équilibrer les besoins organisationnels à court terme avec les besoins à long terme. paris.

Pendant et après la pandémie, le besoin de cette réflexion stratégique et de cette collaboration n'a pas diminué. En fait, cela est devenu encore plus crucial et difficile, renforçant encore le besoin d'un leadership, d'une communication et d'un alignement solides entre les conseils d'administration et la suite C.

Compte tenu de l'importance démesurée de la réunion du conseil d'administration, il est impératif que les dirigeants de l'entreprise maximisent les interactions avec le conseil d'administration, ce qui signifie que les réunions se déroulent efficacement et créent un environnement idéal pour la collaboration. Dans cet article, nous discutons des moyens d'organiser une réunion de conseil d'administration réussie en utilisant les technologies modernes pour garantir que toutes les parties peuvent participer et être présentes, quel que soit leur emplacement.

Qu'est-ce qu'une réunion du conseil d'administration ?

Une réunion du conseil d'administration est une réunion du conseil d'administration d'une entreprise, qui se tient généralement à certains moments de l'année pour discuter des politiques ou des problèmes à l'échelle de l'entreprise. Le conseil d'administration détermine la stratégie commerciale globale de l'entreprise et les administrateurs sont soit élus par les actionnaires, soit par les membres de l'organisation. Ces types de réunions sont importantes car elles sont l'occasion pour les responsables de définir et de discuter de la trajectoire de l'entreprise.

À quelle fréquence ont-ils lieu ?

Les réunions du conseil d'administration ont lieu à intervalles réguliers, souvent trimestriels ou semestriels. Ils peuvent se produire plus fréquemment, selon le fonctionnement de votre entreprise et la fréquence à laquelle vos administrateurs souhaitent se rencontrer pour examiner les processus et les progrès de l'entreprise. Le but des réunions du conseil d'administration est que les administrateurs discutent de tout problème auquel l'entreprise est confrontée, examinent les performances de l'entreprise et discutent des nouvelles politiques à adopter.

Comment animer un conseil d'administration ?

Les réunions du conseil peuvent avoir lieu en personne ou sur une réunion virtuelle du conseil d'administration. Aujourd'hui, alors que les organisations retournent progressivement au siège social et dans les bureaux, un nombre croissant de réunions du conseil d'administration ont lieu sur équipement de vidéoconférence ou des systèmes de salle de réunion, car la technologie offre une clarté incroyable et rend la réunion plus percutante pour toutes les personnes impliquées. Comme vous pouvez l'imaginer, la communication non verbale est extrêmement important dans ce type de réunions.

Si vous planifiez une réunion de conseil virtuelle ou hybride, vous pouvez envisager une solution d'automatisation des réunions de conseil comme ConseilPAC. ConseilPAC s'intègre à Lifesize la visioconférence dans le cloud et permet aux organisations de mener en toute sécurité des réunions confidentielles, de collaborer et d'échanger des documents sensibles.

5 sujets abordés lors d'une réunion du conseil d'administration

Comme la plupart des réunions, créer un ordre du jour garder la réunion sur le sujet et optimiste est important lorsqu'il s'agit de gestion du temps et de productivité de la réunion. Le temps de chacun est précieux et personne ne veut le gaspiller dans une mauvaise réunion. En décrivant ce qui sera discuté lors de votre réunion du conseil d'administration, les membres du conseil d'administration peuvent entrer ou se connecter à la salle de réunion préparée et concentrée sur l'ordre du jour à portée de main. En règle générale, les réunions du conseil couvrent ces cinq objectifs :

1. Performances de l'entreprise

Le premier point à l'ordre du jour est généralement un aperçu des performances de l'entreprise depuis la dernière réunion du conseil d'administration. Expliquez si les indicateurs de performance de l'entreprise évoluent dans la bonne direction et si les objectifs ont été atteints.

Regardez les chiffres de vente, le trafic marketing et la part de marché. C'est votre chance de parler des jalons et des réalisations, ainsi que des domaines dans lesquels l'entreprise a des possibilités d'amélioration ou de croissance. Regardez les objectifs manqués, les dépenses croissantes et les incidents avec les clients et les clients. Profitez de cette occasion pour permettre au conseil d'administration de discuter des performances de l'entreprise et de rechercher des solutions aux échecs et des incitations aux gains.

Les conversations sur les performances de l'entreprise doivent se limiter à des résumés rapides, avec des rapports complets disponibles pour que les membres puissent les examiner en dehors de la réunion. Parlez des principaux points faibles ou points forts et enregistrez les détails pour les appels de suivi.

2. Stratégies futures

Après avoir réfléchi à ce qui a fonctionné et à ce qui n'a pas fonctionné, il est bon de faire un suivi et d'élaborer une stratégie sur ce qu'il faut faire à l'avenir pour favoriser la croissance de votre organisation. L'essentiel d'une bonne réunion du conseil d'administration devrait consister à discuter des stratégies futures qui seront mises en œuvre et de la manière dont elles seront exécutées par l'entreprise.

Souvent, des idées de nouvelles stratégies sont présentées par la suite C et le reste de la direction de l'entreprise. Ensuite, il incombe aux membres du conseil de discuter de ces idées, de leur viabilité et de tout changement qu'ils apporteraient. L'objectif doit toujours être de promouvoir la croissance, qu'il s'agisse de ventes, d'ajouts au portefeuille de produits ou d'expansion sur de nouveaux marchés.

C'est l'occasion pour l'équipe de s'aligner sur ces stratégies et de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde avec les mêmes objectifs en tête et de mettre en œuvre des plans d'action sur la manière d'atteindre ces objectifs dans les délais impartis.

3. Indicateurs clés de performance (KPI)

Après s'être mis d'accord sur les stratégies, le conseil d'administration devrait discuter des indicateurs clés de performance qui sont assignés à ces stratégies. La création de ces plans d'action s'accompagne de l'identification de mesures concrètes qui peuvent indiquer l'efficacité de vos stratégies.

Un KPI est un type de mesure de performance qui vous aide à comprendre les performances de votre entreprise. Les KPI doivent être quantifiables, alignés sur votre objectif, applicables et réalisables de manière réaliste dans toute votre organisation. Vous pouvez utiliser ces réunions du conseil d'administration pour définir des étapes concrètes pour atteindre les objectifs KPI de votre organisation. Quelques exemples de KPI sont les scores nets des promoteurs (NPS), la satisfaction et la fidélisation des clients, les ventes par région, le taux de roulement des employés et le taux de désabonnement des clients.

4. Problèmes et opportunités

La mise en œuvre de nouvelles feuilles de route et stratégies dans une organisation s'accompagne de nouveaux obstacles et défis. Les réunions du conseil d'administration sont un moment idéal pour discuter des obstacles et encourager les idées pour les contourner.

Vous devriez également jeter un coup d'œil aux nouvelles opportunités envisagées par la direction et vous demander si cela vaut la peine de consacrer le temps et les ressources nécessaires pour les saisir.

5. Faire des plans d'action

Une fois que tous les détails importants ont été discutés, le conseil peut alors discuter de plans d'action qui affecteront l'avenir de l'entreprise. Ces plans peuvent être proposés et votés en séance.

Les plans d'action peuvent concerner des éléments tels que l'amélioration des processus de vente, une nouvelle stratégie marketing, un protocole d'intégration des clients, la résolution d'un problème important pour l'entreprise ou même la définition de l'ordre du jour des réunions futures. Cela garantit que tout le monde sait quelles sont les prochaines étapes immédiates.

Améliorez l'efficacité des réunions du conseil d'administration avec ces 4 solutions de salle de réunion

Lifesize fournit une multitude de solutions et d'outils de réunion pour garantir que les réunions de votre conseil d'administration (et toutes les autres réunions) sont aussi efficaces que possible, qu'elles soient organisées dans une salle de conseil formelle ou à partir de lieux de travail distants.

Matériel de visioconférence

Le Icône grandeur nature 700 est la première solution de visioconférence pour les salles de conférence. Il s'agit d'un système de caméra 4K polyvalent et de qualité supérieure avec un zoom 20X étonnant et des commandes tactiles pour une flexibilité panoramique/inclinaison. Les microphones à réduction de bruit et le codec audio Opus du compagnon Lifesize Phone HD auront des voix plus nettes que lors d'une conférence téléphonique traditionnelle. De plus, avec Connexion Lifesize, l'Icon 700 peut désormais être utilisé avec n'importe quelle plate-forme de visioconférence cloud préférée, y compris Microsoft Teams, Zoom, Google Meet et autres.

Partage grandeur nature

Vous voulez le moins de temps d'arrêt possible lors de la présentation au conseil d'administration. Jouer avec des dongles et des câbles d'affichage n'est pas propice à une bonne réunion du conseil d'administration. Avec Partage grandeur nature, vous pouvez partager votre écran et présenter sans fil en temps réel. Vous avez même la possibilité de présenter depuis votre téléphone sans ordinateur.

Logiciel de vidéoconférence

N'importe quel membre de votre conseil d'administration peut se connecter à des réunions à distance où qu'il se trouve, quel que soit l'appareil qu'il utilise. L'application cloud de visioconférence Lifesize prend en charge jusqu'à 500 appels, enregistrement et partage d'écran, et chaque appel est crypté pour vos discussions sécurisées et confidentielles.

Kaptivo chambres

Avec toute la planification, l'élaboration de stratégies et les calculs qui peuvent avoir lieu lors des réunions du conseil d'administration, vous souhaitez parfois simplement dessiner, schématiser ou faire un remue-méninges sur un tableau blanc. Caméras de tableau blanc numérique Kaptivo permettre aux participants aux réunions du conseil de collaborer en numérisant, enregistrant et partageant le contenu du tableau blanc physique en direct dans la réunion vidéo.

Conclusion

Avec la bonne technologie, les réunions du conseil d'administration peuvent être engageantes et informatives et peuvent considérablement améliorer les perspectives stratégiques de votre entreprise. Chez Lifesize, nous souhaitons que vous vous concentriez sur le contenu de la réunion, et non sur les outils avec lesquels vous vous réunissez. C'est pourquoi nous offrons la possibilité de rationaliser complètement les réunions de votre conseil d'administration afin qu'elles portent vraiment sur la réunion, les personnes impliquées, les plans en cours et rien d'autre.

Foire aux questions sur les réunions du conseil d'administration [FAQ]

La tenue de réunions de conseil d'administration réussies est un élément important de la gestion d'une entreprise. Voici quelques questions-réponses courantes sur la façon de faire de votre prochaine réunion un succès.

Combien de temps doit durer une réunion du conseil d'administration ?

Les réunions du conseil d'administration ne devraient pas durer plus de deux à trois heures. Le temps des membres de votre conseil d'administration est très précieux et les réunions doivent se concentrer sur des sujets au niveau stratégique, avec des détails plus petits laissés pour les synchronisations de suivi et des heures de réunion distinctes.

À quelle fréquence les réunions du conseil d'administration doivent-elles avoir lieu ?

La fréquence des réunions du conseil d'administration de votre organisation dépend vraiment de la fréquence à laquelle les membres du conseil se sentent à l'aise de se rencontrer. Les réunions trimestrielles, semestrielles et annuelles sont courantes - quoi que ce soit de plus fréquent est trop court pour voir la véritable croissance de l'entreprise ou les progrès sur les plans d'action mis en place.  

Qui assiste habituellement aux réunions du conseil d'administration?

Les réunions du conseil d'administration sont généralement suivies par les directeurs généraux et les chefs de département, ainsi que par les membres du conseil d'administration. Toute personne intéressée par l'ordre du jour peut également être présente.

Systèmes de salle de réunion pour la collaboration

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