Planification de la continuité des activités : définition, exemples et comment en rédiger un

La crise du COVID-19 a surpris les organisations du monde entier et les a obligées à se démener pour trouver comment maintenir leurs opérations tout en prenant en charge simultanément une main-d'œuvre entièrement distante et de nouveaux processus commerciaux. Une récente Enquête sur la continuité des activités par la société de recherche industrielle Gartner a montré que seulement 12 % des organisations se sentaient parfaitement préparées à l'impact du coronavirus. "Ce manque de confiance montre que de nombreuses organisations abordent la gestion des risques d'une manière obsolète et inefficace", a déclaré Matt Shinkman, vice-président de la pratique Gartner Risk and Audit. "Les organisations les mieux préparées géreront bien mieux les perturbations causées par le coronavirus que leurs homologues les moins préparées."

Les événements catastrophiques comme la pandémie de coronavirus sont impossibles à prévoir, votre organisation doit donc être préparée à l'avance avec un plan de continuité des activités. Non seulement un plan de continuité des activités aide à atténuer les risques en cas d'événement catastrophique, mais il protège également vos employés et vos actifs, en veillant à ce que votre entreprise se rétablisse le plus rapidement possible. Être mal préparé à une crise peut être extrêmement coûteux pour une entreprise. Gartner estime, en moyenne, les entreprises perdent 5,600 XNUMX $ par minute pendant les temps d'arrêt, ce qui équivaut à une fourchette de 140,000 540,000 $ à XNUMX XNUMX $ par heure. Dans ce blog, nous expliquons la raison d'être d'un plan de continuité des activités actuel et testé et fournissons des conseils pour créer un programme de continuité des activités qui protège votre entreprise en cas de crise. 

 

les blocs jaunes tombent mais un doigt tient un bloc violet 

Qu'est-ce qu'un Plan de Continuité d'Activité ?

Un plan de continuité des activités (PCA) est un document qui décrit les procédures de maintien des opérations ou de reprise rapide des opérations lors d'une interruption, d'une catastrophe ou d'une crise imprévue. Un PCA identifie généralement les principaux intervenants d'urgence et contient des instructions détaillées qu'une organisation doit suivre en cas de perturbation importante.

 

Pourquoi avez-vous besoin d'un plan : 5 types de crises auxquelles votre entreprise pourrait être confrontée

Une crise peut être tout événement imprévu qui provoque une situation instable et dangereuse pour une entreprise. Tôt ou tard, peu importe la taille ou l'industrie, toutes les organisations seront confrontées à une sorte de crise. Vous trouverez ci-dessous les cinq types de crises les plus courants auxquels une entreprise pourrait être confrontée. 

1. Crise financière 

Une crise financière survient lorsqu'une entreprise perd de la valeur dans ses actifs et que l'entreprise doit beaucoup plus d'argent qu'elle ne peut raisonnablement payer. En règle générale, cela se produit lorsqu'il y a un changement soudain sur le marché ou une baisse spectaculaire de la demande pour le produit ou le service de l'entreprise. Par exemple, un concurrent qui propose un produit similaire mais supérieur avec un coût de base moins cher pourrait entraîner une baisse significative de la demande pour votre produit, entraînant une perte financière considérable pour votre entreprise. Les crises financières entraînent directement une perte de valeur pour une entreprise et peuvent saper la confiance des employés, des investisseurs et des clients. 

2. Interruptions ou temps d'arrêt du système

Les technologies de l'information (TI), ainsi que les applications et systèmes commerciaux essentiels, sont essentiels aux opérations quotidiennes et au bon fonctionnement des entreprises. Les défaillances technologiques, les cyberattaques, les pannes ou les failles de sécurité peuvent entraver considérablement ou complètement arrêter les opérations d'une entreprise, entraînant d'énormes pertes pour l'organisation. Des reportages fréquents sur les violations de données illustrent comment ce type de risque est une préoccupation croissante pour les entreprises. Les pannes et les violations informatiques peuvent également porter gravement atteinte à la réputation du produit ou du service.

3. Perte imprévue de personnel clé

Une crise de personnel survient lorsqu'un employé ou une personne clé associée à une organisation quitte brusquement l'entreprise en raison de problèmes de santé, d'inconduite ou d'autres circonstances imprévues. La perte imprévue d'employés clés, en particulier ceux qui occupent des postes de direction, a souvent un impact durable et négatif sur les performances de l'entreprise. De plus, si le départ de l'employé est dû à une faute, l'entreprise peut subir un contrecoup et une atteinte à sa réputation si l'infraction est perçue comme le reflet de la culture de l'entreprise. Les médias sociaux ont amplifié la vitesse et la portée de la publicité négative des fautes professionnelles. 

4. Méfaits organisationnels

Un méfait organisationnel se produit lorsque la direction d'une entreprise se comporte volontairement et sciemment d'une manière qui entraîne des conséquences négatives pour ses actionnaires, ses employés ou ses clients. Ce type de crise peut inclure une entreprise qui retient des informations vitales, exploite des employés, adopte des politiques trompeuses, abuse des pouvoirs de gestion ou dénature les produits ou services de l'entreprise. Un constructeur automobile qui vend son dernier modèle de voiture avec des freins défectueux est un exemple d'entreprise qui commet un méfait organisationnel. Que ce méfait soit involontaire ou planifié, la connaissance publique du méfait entraînera presque certainement une atteinte à la réputation ou financière de l'entreprise. 

5. Catastrophes naturelles

Une catastrophe naturelle est tout phénomène cataclysmique qui a un impact négatif sur une entreprise, comme un volcan, un tremblement de terre, une inondation, un ouragan, une tornade ou une épidémie de virus. Les dommages causés par ces calamités sont généralement à grande échelle et peuvent affecter une région ou une industrie entière ou même l'économie mondiale. La récente pandémie de COVID-19 est un exemple de catastrophe naturelle qui a eu des effets négatifs sur les économies, les employés et les organisations du monde entier. 

 

Comment rédiger un plan de continuité des activités en 5 étapes

La création d'un plan de continuité des activités aide à protéger vos actifs et votre personnel et vous donne les meilleures chances de traverser avec succès une crise imprévue. Bien que personne ne soit en mesure de prédire quand et comment des événements dévastateurs auront un impact négatif sur leur entreprise, la gestion de crise est importante car elle vous aide à vous y préparer à l'avance.

Pour commencer à réfléchir et à rédiger votre plan de continuité des activités, formez une équipe composée d'employés ayant une connaissance approfondie des fonctions et des processus de votre entreprise. Il est particulièrement important d'inclure des représentants interfonctionnels couvrant l'informatique, les ressources humaines et les finances pour déterminer quelles stratégies et quels plans sont viables. 

Pour ceux qui n'ont pas encore créé de plan de continuité des activités, vous pouvez suivre les instructions étape par étape ci-dessous. Vous pouvez également utiliser un modèle de plan de continuité des activités pour vous guider dans le processus de rédaction. 

Étape 1 : Mener une analyse d'impact sur l'entreprise 

La première étape de l'élaboration d'un plan de continuité des activités à l'échelle de l'organisation consiste à effectuer une Analyse de l'impact des affaires et exercice d'évaluation des risques. L'examen initial identifiera les menaces pour votre organisation et déterminera l'impact de chaque crise sur votre entreprise. Essayez de dresser une liste exhaustive qui comprend des risques évidents - comme des dommages physiques à votre bâtiment en raison de conditions météorologiques extrêmes ou d'un changement soudain du marché - ainsi que des menaces obscures, comme une épidémie d'un virus contagieux. Lors de la détermination du temps opérationnel perdu ou des retards dus à une catastrophe ou à une crise, il est important de tenir compte des meilleurs et des pires scénarios. Une fois terminé, vous voudrez quantifier l'impact financier que chaque événement pourrait potentiellement avoir sur votre entreprise afin de pouvoir planifier en conséquence.

Étape 2 : Discuter des options de récupération

Votre équipe doit maintenant discuter des stratégies de récupération après une crise et de la meilleure façon de rétablir les opérations commerciales pour chaque scénario. Incluez les ressources nécessaires pour exécuter une intervention d'urgence, chaque option de récupération et comment ces ressources doivent fonctionner. Pour des dommages à vos bâtiments physiques ou pour réduire la propagation d'un virus, implémenter une pile technologique et une stratégie informatique capable de prendre en charge une main-d'œuvre distante et de maintenir vos opérations en dehors du bureau. 

En outre, de nombreuses sociétés tierces prennent en charge les stratégies de continuité des activités et de récupération des technologies de l'information pour les fonctions commerciales critiques. Pour les pannes et les violations informatiques, vous pouvez envisager de faire appel à un fournisseur spécialisé dans services de prévention des pertes de données à l'avance. En fonction de la taille de votre organisation et des ressources disponibles, de nombreuses options de récupération différentes peuvent être explorées pour chaque événement.

Étape 3 : Affinez votre plan de continuité

Il est maintenant temps de cartographier chaque scénario de crise avec vos plans de reprise pour réduire la liste aux meilleures options. Décidez quelles stratégies aideront votre entreprise à se rétablir le plus rapidement possible tout en protégeant vos employés et vos actifs. Bien que vous souhaitiez avoir des plans pour les meilleurs et les pires scénarios, il est essentiel de simplifier les plans avec des instructions faciles à comprendre. N'oubliez pas que les intervenants d'urgence et les employés peuvent avoir besoin de mettre en œuvre ces plans avec un préavis d'un instant en cas de catastrophe.

Étape 4 : formez votre équipe 

Un grand plan est seulement aussi bon que son exécution. C'est pourquoi il est crucial que vous éduquiez et formiez votre personnel sur la façon de réagir aux crises. Tout d'abord, identifiez le personnel clé qui sera le premier à aider et à suivre le plan de continuité des activités en cas d'urgence. Ces employés doivent connaître leurs responsabilités et leurs rôles spécifiques dans le plan. Bien que vos intervenants d'urgence désignés auront le plus besoin de formation, vous devez impliquer tout votre personnel dans le BCP, même s'ils ne sont pas directement concernés. Intégrez la formation à la continuité dans la culture de votre entreprise afin que tous les employés sachent comment réagir à divers scénarios et qui contacter en cas d'urgence. 

Discutant de la nécessité d'une culture de la continuité des activités, MHA Consulting Richard Long écrit, "Lorsqu'une organisation a une culture de la continuité, ses employés se posent constamment la question : comment s'assurer que ce processus, application ou fonction restera disponible (même dans un état dégradé) en cas de sinistre ?"

Étape 5 : Planifiez la phase de transition

Enfin, planifiez la phase de transition pour revenir en douceur aux opérations normales et travailler après la crise. Déterminez quelles exigences doivent être satisfaites avant que les opérations commerciales puissent reprendre. Si votre bâtiment physique a été endommagé, quelles étapes doivent être franchies avant que les employés puissent retourner au bureau en toute sécurité ? Si une personne clé associée à votre organisation part brusquement en raison d'une mauvaise conduite, comment allez-vous en informer vos employés et les aider à revenir à un flux de travail normal ? Les effets de certains événements peuvent être extrêmement personnels pour votre personnel et s'étendre bien au-delà du choc initial. Il est important de planifier différents scénarios sur comment et quand les opérations commerciales peuvent revenir à la normale après une crise.

 

Plan de continuité des activités à l'ère du COVID-19

La pandémie de COVID-19 représente une grave menace pour les particuliers, les entreprises et les économies entières du monde entier. De nombreuses entreprises ont mis en place obligatoire politiques de travail à domicile pour l'ensemble de leurs effectifs afin de ralentir la propagation du virus. Avec l'incertitude persistante entourant le coronavirus, les organisations sont désormais confrontées à un nouveau défi : comment et quand ramener les employés sur le lieu de travail en toute sécurité. Bien que votre objectif initial puisse être de ramener vos employés au bureau, vous devez garder à l'esprit la sécurité, le confort et le bien-être de vos employés. Voici nos cinq recommandations pour la planification de la gestion de la continuité des activités à l'ère du COVID-19.

1. Travailler vers un modèle hybride travail à domicile + bureau

Tous les employés ne seront pas prêts à retourner au bureau après la suppression de COVID-19. Certains devront continuer à travailler à domicile pour des raisons médicales ou personnelles et doivent donc être pris en compte dans votre processus de planification. D'autres employés seront prêts et impatients de retourner à la vie de bureau à temps plein ou voudront peut-être continuer à travailler à distance mais se rendront au bureau quelques jours par semaine. Envisagez d'instituer une modèle de travail hybride avec certains employés travaillant au bureau et d'autres travaillant à domicile sur une base permanente ou rotative. Cela donne à votre personnel la flexibilité de travailler là où il est le plus à l'aise et permet à chacun de rester productif et engagé pendant cette phase de transition. Décidez quel est l'objectif du point de reprise d'activité et décidez ce qui fonctionne le mieux pour les membres de votre équipe ; entièrement à distance, modèle de travail hybride ou le cadre de bureau traditionnel.  

2. Construire une pile technologique qui prend en charge le travail à distance

Pour soutenir une main-d'œuvre distribuée composée d'employés à distance et au bureau, vous devez investir dans des outils qui permettent un travail et une collaboration fluides quelle que soit la localisation de vos employés. La technologie basée sur le cloud permet aux employés de travailler efficacement depuis n'importe quel endroit où ils peuvent se connecter à Internet. La productivité et la collaboration ne se produisent plus dans un seul bureau. Livré via le cloud, vidéo conférence, les applications de messagerie et les outils de gestion de projet permettent plus facilement que jamais aux membres d'une équipe dispersée de se rencontrer, de partager des idées et de travailler ensemble de manière transparente, même s'ils ne sont pas physiquement ensemble. 

3. Créez une culture axée sur la vidéo 

La satisfaction et le bonheur des employés vont de pair avec une culture collaborative et inclusive. Ceci est particulièrement important lors de la transition vers un modèle de travail hybride composé de télétravailleurs et de télétravailleurs. Les employés distants doivent se sentir aussi informés et inclus que leurs collègues au bureau. Créer un culture de la vidéo d'abord qui accorde la priorité à l'utilisation d'outils de visioconférence pour toutes les réunions d'équipe, par opposition aux conférences téléphoniques audio uniquement ou aux outils textuels. Les interactions en face à face aident les équipes avec des travailleurs à distance à rester engagées pendant les réunions et à établir des relations collaboratives et authentiques. 

4. Réduire la transmission du coronavirus au bureau

La meilleure façon d'arrêter la propagation du virus sur le lieu de travail est de garder les germes hors du bureau en premier lieu. Cela commence par éduquer votre personnel sur les signes et les symptômes de la COVID-19 et encourager les employés à rester à la maison s'ils se sentent malades. De plus, les employés doivent suivre Lignes directrices du CDC pour la distanciation sociale au bureau et pratiquez une bonne hygiène en vous lavant soigneusement les mains tout au long de la journée. Les postes de travail devront être correctement espacés et soigneusement désinfectés et nettoyés chaque jour pour réduire la propagation du virus. 

5. Créez une stratégie d'urgence

Votre plan de continuité des activités pour le retour au travail après la COVID-19 devrait inclure une stratégie d'urgence en cas d'éclosion du virus au bureau. La clé d'une stratégie d'urgence solide qui arrête rapidement la propagation du virus est la préparation et la communication. Contactez immédiatement votre personnel si un employé est testé positif au virus ou entre en contact avec une personne infectée. Les employés devraient pouvoir commencer à travailler à distance avec un court préavis. Cela signifie que les employés devront emporter leurs ordinateurs portables et travailler chez eux quotidiennement. 

 

Conclusion

Nous sommes rarement avertis à l'avance qu'un événement catastrophique est sur le point de se produire. Même avec un certain délai, plusieurs choses peuvent mal tourner alors que les événements se déroulent de manière inattendue. Un plan de continuité des activités efficace est le meilleur filet de sécurité pour une organisation confrontée à une crise. Même si des coûts et du temps sont impliqués dans la création du plan, un PCA est inestimable pour votre entreprise. Des plans bien pensés et exécutés donnent à votre entreprise les meilleures chances de protéger vos employés et vos actifs tout en maintenant ou en rétablissant les opérations en temps opportun pendant une crise.