De plus en plus d'entreprises reconnaissent les avantages de "aller à distance." En plus de permettre aux entreprises de puiser dans un vivier mondial de talents bien au-delà de l'endroit où l'entreprise a des bureaux, le fait d'avoir une équipe à distance peut aider les entreprises à réduire considérablement les frais de déplacement - estimés à plus de 111 milliards de dollars par an.

Mais avoir une équipe distribuée n'est pas sans défis. Avec des employés travaillant ensemble sur plusieurs sites et fuseaux horaires, les fils littéraux et figuratifs peuvent se croiser, créant des silos et diminuant les efforts de collaboration. Cela conduit à une mauvaise communication et à l'inefficacité. Pour résoudre ces problèmes, de nombreux propriétaires d'entreprise, chefs de projet et professionnels de l'informatique se tournent vers des solutions technologiques, les outils de gestion de projet et les solutions de vidéoconférence étant parmi les plus populaires.

Ci-dessous, nous explorons pourquoi la collaboration inter-équipes est si importante pour les performances, la culture et le travail d'équipe fonctionnel de l'entreprise. Nous plongerons également dans les différentes approches que les entreprises adoptent pour maximiser les talents à distance pour de nouvelles idées et de nouvelles perspectives tout en maintenant une main-d'œuvre collaborative et efficace.

Qu'est-ce que la collaboration entre équipes ?

La collaboration inter-équipes se produit lorsqu'un groupe de personnes ayant différents types d'expertise de différents départements se réunissent pour atteindre un objectif commun. La collaboration interfonctionnelle permet à un groupe de personnes ayant des expertises différentes - par exemple, marketing, finance, ressources humaines, etc. - de travailler ensemble pour résoudre un problème. Ce type de collaboration peut être puissant, conduisant à des améliorations significatives et à des solutions innovantes.

La collaboration interfonctionnelle à l'ère des équipes distribuées

La collaboration a eu un impact énorme sur la façon dont les gens travaillent ensemble à travers le monde. Avec des outils comme logiciel de visioconférence, les entreprises ne sont plus limitées à embaucher des professionnels pour travailler à leur siège principal ; les employés peuvent travailler aussi efficacement qu'une équipe du monde entier.

Plus vos employés sont équipés, plus ils collaboreront et auront des séances de travail significatives et productives. Grâce à des canaux de communication et à une technologie de haute qualité et intelligents, vous pouvez vous assurer que les équipes interfonctionnelles interagissent régulièrement les unes avec les autres. Par exemple, les membres de l'équipe peuvent partager des mises à jour en temps réel sur les projets, diffuser des informations en quelques secondes et effectuer des opérations à distance réunions d'équipe. Il favorise également la constitution d'équipes et vous permet de vous connecter avec des professionnels hautement qualifiés en dehors de votre réseau immédiat.

7 conseils pour améliorer la collaboration inter-équipes

Dans un Harvard Business Review, étude portant sur 95 équipes de 25 grandes entreprises, 75 % des équipes interfonctionnelles sont considérées comme « dysfonctionnelles ». Cela signifie que bon nombre, sinon la plupart, de ces entreprises sont aux prises avec des inefficacités coûteuses et de mauvaises culture d'entreprise.

Ne faites pas partie de ces 75 %. Suivez ces sept conseils pour améliorez votre collaboration inter-équipes à votre entreprise.

1. Faites preuve d'un bon leadership

Un bon leadership est impératif pour la capacité d'une équipe interfonctionnelle à atteindre ses objectifs. Par conséquent, les chefs d'équipe doivent s'assurer qu'ils sont visibles et accessibles à l'équipe. Bien qu'ils ne puissent pas assister à toutes les réunions, les chefs d'équipe doivent être flexibles et facilement joignables dans la mesure du possible afin d'obtenir l'adhésion et le soutien de la direction.

2. Promouvoir la diversité

La collaboration inter-équipes signifie littéralement créer un groupe de personnes qui ont des compétences différentes et de nouvelles perspectives pour se réunir et travailler sur un projet. La diversité en termes de compétences, d'expérience, de localisation, de culture, d'ancienneté, etc. que chaque membre de l'équipe apporte au groupe doit être célébrée. Il favorise une nouvelle façon d'aborder les tâches et la possibilité d'acquérir de nouvelles compétences.

3. Communiquez clairement

Comme mentionné, une bonne communication est essentielle au succès de toute équipe, il devrait donc être facile pour les membres de l'équipe de communiquer clairement et efficacement. Et bien que les réunions soient importantes, les meilleures équipes savent comment les limiter afin de garder ces points de contact super productifs. Non seulement cela aide à s'assurer que tout le monde reste concentré sur les buts et les objectifs, mais cela permet à chacun de se tenir au courant de ce que font les autres membres de l'équipe et de la progression du projet.

Bien qu'il puisse être plus pratique d'utiliser des outils de messagerie en ligne, il est toujours très important d'avoir des discussions en face à face avec les travailleurs à distance pour établir une meilleure relation et bien comprendre comment ils s'acquittent de la tâche en cours. Non seulement il favorise la transparence et la franchise de l'avancement du projet, mais il obtient également des réponses aux questions plus rapidement, ce qui facilite le démarrage du projet.

4. Définir les attentes

Une fois que tout le monde au sein de l'équipe croisée a appris à se connaître, il est temps d'établir l'objectif général de l'équipe. Afin d'atteindre les objectifs commerciaux, les éléments suivants doivent être définis : les objectifs du projet, les rôles individuels, les tâches spécifiques, les attentes, le budget, les ressources et le calendrier. Les incitations doivent également être alignées afin que les indicateurs de performance clés (KPI) puissent être suivis efficacement.

Ceux-ci doivent être acceptés par tous les collaborateurs inter-équipes pour garantir davantage l'adhésion et comprendre comment tout le monde peut travailler ensemble.

5. Utilisez des outils de collaboration en ligne

Outils de collaboration ont été inventés pour permettre aux gens de travailler plus facilement ensemble où qu'ils se trouvent dans le monde. Des outils comme Lifesize permettre aux équipes interfonctionnelles de mieux travailler ensemble grâce à la messagerie instantanée et aux appels vidéo. D'autres outils de gestion de projet comme Asanas et de Trello aider les équipes à suivre leurs propres tâches ainsi que les progrès de l'équipe globale et le calendrier du projet.

6. Reconnaître les réalisations

Travailler en équipe a ses hauts et ses bas. Par conséquent, les victoires doivent être célébrées!

Des liens plus forts entre le groupe sont créés lorsque vous travaillez ensemble et que vous reconnaissez les efforts et le succès de vos pairs. La réalisation d'étapes ou de percées de projet se produit dans presque tous les projets, mais l'importance de les reconnaître stimule le moral et maintient la motivation du groupe.

7. Suivre les KPI

De toute évidence, les KPI sont importants pour le succès de tout projet. Ils fournissent une orientation et un objectif à atteindre. Afin de respecter efficacement les KPI, chaque membre de l'équipe interfonctionnelle doit avoir une idée claire de ce dont il est responsable, ainsi que comprendre ce dont les autres membres sont responsables. Cela réduit le chevauchement des tâches et garantit que chacun mesure les résultats de ses efforts.

Quatre avantages de la collaboration inter-équipes

La collaboration se produit généralement de manière organique lorsque vous travaillez en équipe, surtout si une équipe est physiquement présente dans la salle.

Cependant, la collaboration organique est moins susceptible de se produire lorsque les équipes sont réparties dans différents services et emplacements géographiques. Ironiquement, ces situations sont celles où nous en avons le plus besoin. Voici quelques façons dont la collaboration inter-équipes peut encourager le travail d'équipe et améliorer la productivité de toutes les personnes impliquées.

De multiples idées et solutions font surface

Tout le monde regarde un problème différemment. Avoir des perspectives diverses - comme avoir plusieurs départements pour résoudre un problème - peut vous aider à trouver une meilleure solution plus complète qui s'applique à tout le monde dans la salle. De cette façon, chaque département est représenté et toutes les préoccupations sont exprimées, créant un environnement propice aux idées nouvelles, aux nouvelles stratégies et aux méthodes améliorées pour faire avancer les choses.

Tout le monde en apprend plus

Avoir la possibilité d'entendre tous les départements parler au nom du même problème ou projet aide chacun à comprendre comment toutes les équipes sont connectées. toutes les personnes impliquées ont une vue d'ensemble et l'importance que leur rôle particulier peut jouer dans la réalisation d'un objectif unique, et chacun peut en apprendre un peu plus sur ce que font les autres membres de l'équipe, ce qui permet de créer des liens plus solides et de meilleures relations entre les équipes. former.

Augmentation de la dynamique de changement

Mettre différentes personnes dans une pièce qui n'ont pas l'habitude d'être ensemble peut complètement changer l'énergie de la pièce et la façon dont le travail est effectué. Des mentalités diverses travaillant ensemble qui n'interagissent généralement jamais peuvent faire bouger et secouer les choses d'une manière différente qu'auparavant.

Ce type de collaboration contribue également à faciliter la confiance, l'empathie et l'adhésion de tous les membres de l'équipe. Moins de retards et de malentendus se produisent parce que tout le monde est sur la même longueur d'onde, et il y a moins de « guerre de territoire » qui se produit lorsque les rôles d'équipe commencent à se chevaucher.

Les objectifs sont atteints

Lorsque différentes équipes travaillent bien ensemble, toute l'entreprise peut en bénéficier. La collaboration croisée des connaissances et des compétences peut aider chacun à comprendre comment son propre travail et ses objectifs individuels s'intègrent dans le tableau d'ensemble, ainsi que les objectifs généraux de l'entreprise. De plus, avoir de nouvelles perspectives peut réduire les erreurs, créer des opportunités d'amélioration et rafraîchir notre façon de travailler.

Trois défis communs de la collaboration interfonctionnelle

Travailler avec des personnes extérieures à votre équipe habituelle ajoute de nouvelles complexités. Très souvent, les gens ont différentes façons de travailler et différents niveaux de connaissances. Voici quelques défis auxquels vous et votre équipe interfonctionnelle pourriez être confrontés.

Mauvaise communication d'équipe

Comme dans toute équipe, qu'elle soit interfonctionnelle ou non, la communication est essentielle. Ne pas communiquer vos domaines d'intérêt ou manquer des détails importants concernant ce que font les autres membres de l'équipe peut entraîner des objectifs mal alignés ou des inefficacités. Cela peut également conduire à la possibilité d'avoir «trop de cuisiniers dans la cuisine», certaines personnes essayant de jouer le même rôle ou ayant un chevauchement de tâches.

Difficulté à respecter l'horaire

Chaque individu a ses propres responsabilités, tâches et objectifs à atteindre. Lorsque l'on travaille dans une équipe interfonctionnelle, il est nécessaire de collaborer ensemble et d'attribuer du temps aux tâches afin de terminer un projet dans les délais. Les équipes interfonctionnelles peuvent avoir leurs propres objectifs départementaux et un temps limité à consacrer à des projets interfonctionnels, ce qui rend difficile le respect des délais.

Difficulté à respecter le budget prévu

Respecter le budget n'est pas toujours facile non plus. Il peut être difficile de s'assurer que tous les membres de l'équipe connaissent le budget et son état actuel. Lorsque les départements ont leurs propres budgets à gérer et à surveiller, il est difficile de s'assurer qu'un budget d'équipe interfonctionnelle est également respecté.

Collaborez entre équipes avec Lifesize en cinq étapes

Vous cherchez un moyen infaillible de communiquer avec votre équipe ? Commencez par utiliser Lifesize gratuitement pour voir comment il peut aider à améliorer la collaboration inter-équipes et la culture d'entreprise.

Voici cinq étapes pour intégrer Lifesize dans votre entreprise dès aujourd'hui :

1. Ouvrez un navigateur

Ouvrez le navigateur de votre choix - Google Chrome, Safari ou Microsoft Edge fonctionnent tous très bien. Lifesize est compatible avec toutes les options de navigateur, ce qui vous permet de vous connecter plus facilement avec les membres de votre équipe.

2. Accédez à go.lifesize.com

Initier un Grandeur nature Go appel de visioconférence de groupe. C'est gratuit et basé sur le cloud, il n'est donc pas nécessaire de télécharger de logiciel - entrez simplement votre e-mail et c'est parti. Il est également compatible avec la plupart des appareils.

3. Ajouter des participants

Désormais, vous pouvez ajouter qui vous voulez à votre appel vidéo, qu'il s'agisse de membres de votre équipe interfonctionnelle ou de personnes extérieures à votre organisation. Invitez simplement les participants par SMS ou adresse e-mail pour simplement cliquer et rejoindre l'appel.

4. Commencez votre appel gratuitement et commencez à collaborer !

Lifesize dispose de nombreux outils intégrés de qualité qui facilitent la collaboration entre les équipes, y compris les appels vidéo cryptés de bout en bout pour une sécurité accrue, l'intégration d'Outlook et de Slack, les numéros d'appel internationaux. La collaboration ne peut vraiment pas être plus facile.

5. Marquez Lifesize Go pour vos prochains appels

Créez un signet pour Lifesize sur votre navigateur afin de pouvoir accéder facilement au lien la prochaine fois que vous démarrerez ou rejoignez une visioconférence.

Conclusion

Les équipes interfonctionnelles qui célèbrent leurs compétences, expériences et perspectives diverses collaborent bien ensemble, ce qui signifie qu'elles peuvent profiter des avantages d'un élan accru, de nouvelles idées et de la réalisation d'objectifs.

Malgré les défis potentiels que le travail dans des équipes interfonctionnelles peut apporter, il existe de nombreuses façons d'améliorer les efforts de collaboration. Lifesize est une plate-forme cloud facile à utiliser qui permet aux équipes de communiquer sans effort entre elles, où qu'elles se trouvent.