Le travail à distance a changé la façon dont les entreprises du monde entier envisagent de rester connectées et productives. En conséquence, les entreprises repensent la façon dont elles soutiennent leurs employés avec des processus et des outils qui facilitent le travail à distance efficace et collaboration de conception.
Dans cet article, je vais vous donner cinq conseils de collaboration en matière de conception qui aideront les équipes distantes à rendre leur travail plus efficace et efficient. Plus précisément, nous allons aborder les sujets suivants :
- Concevoir des outils de collaboration
- L'importance de la rétroaction précoce
- La communication en temps réel et son impact sur la collaboration à distance
- L'importance d'avoir un processus fixe et efficace
- Documentation des sauvegardes et des versions
Plongeons-y directement.
5 conseils de collaboration de conception
Conseil n° 1 : choisissez les bons outils de conception collaborative
Lorsqu'il s'agit d'un processus de conception collaborative efficace, l'étape la plus importante consiste à choisir les bons outils de conception collaborative. Pour qu'une entreprise puisse faciliter la collaboration au sein de son équipe de conception, ainsi qu'avec d'autres départements, il est absolument essentiel de couvrir les besoins de conception en fournissant des outils de gestion de projet utiles pour s'assurer que les demandes de conception sont bien définies, gérées et livrées à temps.
En ayant les bons outils et processus en place, les membres de l'équipe seront plus heureux et plus productifs en travaillant ensemble à distance sans avoir à gérer des problèmes de gestion de projet inutiles qui peuvent entraîner des retards et des malentendus au sein de l'équipe.
Vous trouverez ci-dessous quelques concevoir des outils de collaboration que je suis sûr que vous trouverez utile :
1 Visme
Visme est une application de bureau populaire qui peut aider les équipes de conception de manière significative avec la collaboration de conception.
L'outil donne à toute équipe la possibilité de centraliser et d'unifier ses projets de conception en créant des fichiers de conception sous diverses formes, telles que des présentations, du contenu Web et des infographies. Étant donné que tous les membres de l'équipe collaborent au sein d'une plate-forme commune et facile à utiliser qui leur fournit des outils de conception pratiques et efficaces, les processus de création de contenu deviennent d'autant plus simples et rationalisés.
2. Filetage
Comme toute équipe créative en attestera, l'examen et l'approbation du contenu sont des étapes essentielles du processus de conception ; Cependant, ils peuvent également être fastidieux et prendre du temps s'ils ne sont pas correctement gérés.
Pour résoudre ce problème, Filestage se concentre sur la rationalisation du processus de transmission et de réception des commentaires, ainsi que sur l'examen constructif d'un élément de contenu et sur la vérification qu'il répond aux exigences du projet. Cela permet ensuite aux équipes de conception à distance d'examiner et de traiter plus efficacement les commentaires, en travaillant avec les parties prenantes pour effectuer les mises à jour nécessaires pour répondre aux exigences du projet.
3. Asana
La gestion de projet est l'un des facteurs les plus critiques pour toute équipe distante performante. Heureusement, des outils comme Asana ont considérablement simplifié la gestion de projet.
Asana propose un certain nombre d'outils intuitifs pour aider toute équipe à organiser le travail et les projets à temps, y compris la gestion du flux de travail et des chronologies puissantes pour aider à visualiser tous les composants du projet.
Alors que les outils de travail à distance comme Asana, Slack, Proofhub et Trello (ou l'un des Alternatives à Trello) ne sont pas des outils de conception collaborative, ils sont extrêmement utiles pour suivre les tâches et les activités entre les équipes et les chefs de projet. Ils peuvent également aider de manière significative Augmentation de la productivité et l'efficacité au sein des équipes de conception. En outre, il existe des outils de travail à distance de vente et de marketing que vous devriez connaître, comme un logiciel de sensibilisation des relations publiques. Réponse. De plus, des outils de partage de fichiers comme Dropbox et des outils de prototypage pour les équipes de conception comme Invision peuvent être utilisés pour le partage de fichiers Sketch et la collaboration de conception par les concepteurs et les équipes de conception.
Conseil n° 2 : demandez une rétroaction précoce
Le travail à distance s'est avéré bénéfique pour de nombreux employés qui attribuent le sentiment d'être plus détendu et motivé à la flexibilité accrue dont ils disposent en travaillant depuis un bureau à domicile.
Le travail à distance, lorsqu'il peut être appliqué, donne de la flexibilité aux employés et peut augmenter leur productivité. Le graphique ci-dessous montre clairement l'intérêt à la hausse pour le terme "travail à distance" en 2020.
D'autre part, le travail à distance peut affecter certains aspects du travail collaboratif. En d'autres termes, un grand nombre d'équipes qui travaillaient auparavant en collaboration, et généralement dans les mêmes espaces physiques, se déplacent désormais à distance et doivent s'adapter à de nombreux changements en termes de travail collaboratif et de communication.
Dans ces circonstances, il est absolument essentiel que les membres de l'équipe et les chefs de projet demandent une rétroaction précoce.
Pourquoi est-ce important?
En demandant un feedback précoce, vous gagnez un temps précieux pour vous et votre équipe et vous vous assurez qu'il n'y a pas de malentendus entre les équipes créatives et les parties prenantes internes. Il est toujours utile de savoir ce que les autres pourraient penser d'un projet sur lequel vous travaillez et de vérifier les progrès pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie. Ce faisant, vous remarquerez que les premiers commentaires peuvent être extrêmement constructifs et faire en sorte que votre travail réussisse.
Comme vous pouvez le voir dans l'exemple ci-dessus, un membre de l'équipe de conception a partagé un fichier qui est ouvert à la discussion et au brainstorming entre les membres de l'équipe. Les réviseurs du fichier ont la possibilité d'annoter et de mettre en évidence des détails sur une conception, ainsi que de proposer des idées dans la section des commentaires à droite.
Au lieu de procéder à des révisions par e-mail, ce qui peut être assez formel, stressant et chronophage, envisagez d'utiliser un outil de conception collaborative qui accepte le balisage et les commentaires. Comme je l'ai mentionné précédemment, Filestage est un outil utile pour la révision et l'approbation du contenu qui offre des commentaires avec des annotations d'image.
En fin de compte, le partage de fichiers et les premiers retours sur les travaux en cours permettent aux équipes de travailler plus efficacement ensemble, même lorsqu'elles travaillent à domicile ou dans différents endroits du monde.
Conseil n°3 : Tirez parti de la communication vidéo en temps réel pour les jalons
Le troisième conseil que tous à distance et équipes distribuées doit garder à l'esprit l'importance de tirer parti de la communication vidéo en temps réel, en particulier pour les jalons.
Vidéo conférence, les chats en direct et d'autres formes de communication en temps réel peuvent être très utiles lorsqu'il s'agit d'établir des relations avec les clients et de collaborer avec des collègues. Cela peut être particulièrement critique pour les équipes de conception, où communication en face à face peut aider à reproduire l'expérience de la salle de réunion.
Surtout lorsque de nombreuses entreprises et employés travaillent entièrement à distance, tirer parti de la communication vidéo en temps réel est essentiel pour stimuler la satisfaction et le moral des employés, ainsi que pour maintenir l'engagement des membres de l'équipe.
Les équipes qui communiquent régulièrement établissent des relations, travaillent mieux ensemble et améliorent le temps consacré à la réalisation des projets.
Non seulement cela, mais avoir la capacité de comprendre le visuel et indices non verbaux via les appels vidéo peut vraiment aider les gens à collaborer de manière plus transparente. Même s'arrêter de travailler de temps en temps pour participer à certains activités de team building virtuelles ensemble peut aider les membres de l'équipe distante à se connaître à un niveau plus personnel, créant ainsi de meilleures relations de travail.
Les réunions vidéo en face à face créent l'environnement nécessaire à une communication naturelle et à une collaboration réussie.
Conseil n° 4 : Établissez une séquence de production et une base de connaissances
Lorsqu'il s'agit d'ajuster vos processus pour qu'ils correspondent à la fois à la stratégie de votre équipe de conception et aux exigences d'un client ou d'une entreprise, vous ne devez pas oublier à quel point il est important de définir les séquences appropriées pour les tâches et la communication.
Les équipes distantes peuvent être en ligne dans différents fuseaux horaires, ce qui peut entraîner des problèmes de communication ou affecter la qualité du contenu visuel produit. Pour cette raison, il est fortement recommandé de créer et de documenter une séquence formelle pour les méthodes et les étapes que tous les membres de votre équipe doivent suivre lorsqu'ils travaillent ensemble.
En d'autres termes, ce que vous pouvez faire est de créer une base de connaissances avec des procédures opérationnelles standard (SOP), des listes de contrôle et des modèles pour aider quelqu'un comme un employé subalterne ou un nouveau venu à suivre le processus de conception de l'entreprise.
Voici à quoi pourraient faire référence certains des principaux composants d'un processus de conception graphique :
Comme je l'ai mentionné plus tôt, avoir une routine fixe sur la façon dont les choses doivent être faites peut vous faire gagner du temps, car tous les membres de votre équipe seront sur la même longueur d'onde, ce qui minimisera les retards et réduira les malentendus.
En termes simples, il est important d'avoir un processus et il existe des outils qui peuvent vous aider à y parvenir.
Alors que l'exemple de processus ci-dessus de Trello a été conçu pour la création de contenu de blog, les principes sont les mêmes pour la conception. N'oubliez pas que bien qu'il soit très important de créer un processus et de s'y tenir, vous devez régulièrement revoir le processus et solliciter des commentaires pour déterminer s'il fonctionne vraiment pour vous.
Comprendre votre processus en l'analysant et en le surveillant aidera les équipes de gestion à distance et de projet à l'améliorer en cas de besoin. En ce qui concerne la création d'un processus pour les équipes distantes, vous pouvez également envisager formation d'équipe qui peuvent améliorer le travail collaboratif d'une équipe et aider les collègues à avoir les mêmes connaissances initiales sur un projet avant qu'il ne démarre.
Conseil n° 5 : Créez des conventions de dénomination pour les sauvegardes et le contrôle de version
Les équipes distantes de conception graphique auront des maquettes de travail et des sauvegardes créées en simultanéité. Ces versions seront créées pour un large éventail d'objectifs, des fichiers de travail aux ébauches conçues pour la démonstration ou l'évaluation.
L'établissement de conventions de dénomination et de structures de dossiers strictes crée des gains d'efficacité pour les collègues distants et fournit une taxonomie intuitive pour les nouveaux employés - pour référencer des exemples de travail antérieurs et réorienter des concepts qui peuvent être encore optimisés. Étant donné que les équipes de conception à distance ne partagent pas le même espace physique où, idéalement, leur travail de conception serait toujours ouvert à la discussion et accessible à tous les membres de l'équipe, l'enregistrement des versions précédentes et différentes donne aux concepteurs la possibilité de réfléchir à une conception.
Pour vous assurer que vous conservez des sauvegardes des différentes versions de votre travail créatif, vous devez essayer de diriger vos efforts de conception vers des outils de conception qui vous permettent de récupérer des versions antérieures de vos conceptions ainsi que dupliquer vos projets, exactement comme le fait Visme.
Donnez aux doublons et aux versions un nom qui classe les documents dans le flux de travail de votre projet, afin que les créateurs de médias aient la liberté d'éditer et d'essayer de nouvelles idées dans l'une des copies tout en conservant la conception originale telle qu'elle est.
Vous voulez également vous assurer que votre travail acharné ne disparaîtra pas soudainement à cause d'un dysfonctionnement du système et que toutes les variantes sont facilement référençables pour la durée de vie d'un projet.
Récapitulation
En conclusion, les entreprises doivent toujours essayer de trouver l'outil de collaboration de conception le plus approprié et s'assurer qu'il couvre leurs besoins et rationalise leur travail, au lieu de le rendre plus complexe.
Lorsque vous travaillez avec des équipes de conception à distance, n'oubliez pas de créer un processus qui définira et facilitera votre travail et, bien sûr, demandez toujours une rétroaction précoce car cela vous fera gagner un temps considérable.
De plus, assurez-vous de tirer parti de la haute qualité applications de visioconférence comme Lifesize pour vos jalons et réunions les plus importants. Établissez une séquence de communication pour vos outils de conception collaborative. Et enfin, respectez des conventions de nommage strictes pour les versions et les sauvegardes, afin que vos équipes distantes travaillent mieux ensemble.
Ce poste d'invité a été contribué par Farzad Rashidi. Farzad est le co-fondateur de Réponse, l'outil tout-en-un de relations publiques et de création de liens qui allie personnalisation et productivité. Il dirige également les efforts de marketing de Visme, où il a aidé l'entreprise à gagner plus de 5 millions d'utilisateurs et à passer 1.5 million de trafic organique mensuel. Depuis lors, il aide d'autres entreprises à atteindre le même succès via Respona.
