Les réunions sont un outil puissant destiné à augmenter la productivité et l'efficacité au travail, mais elles font souvent tout le contraire. Nous avons tous été coincés dans des réunions frustrantes qui semblent durer une éternité sans véritable but ni objectif. Heureusement, les réunions improductives peuvent être évitées avec un peu de planification, de structure et les bons outils. Restructurer la façon dont vous dirigez les réunions aura un impact important non seulement sur le temps passé pendant la réunion, mais également sur les plans et les objectifs réalisables atteints après la réunion. Profitez de ces huit étapes de gestion de réunion et vos réunions et votre équipe seront plus efficaces et productives.

Travail de visioconférence à domicile

Le pire cauchemar de tout le monde = réunions dysfonctionnelles

La meilleure façon de tuer la productivité pendant votre journée de travail est d'assister à une réunion dysfonctionnelle qui tourne en boucle et vous laisse vous demander : pourquoi suis-je ici ?

Après plusieurs années de contribution à mon 401 (k), j'ai assisté à une réunion de planification financière 401 (k) parrainée par l'entreprise sur la réalisation d'investissements financiers intelligents. Désireux d'apprendre, je me suis assis au premier rang prêt à prendre des notes. Au début de la réunion, plusieurs personnes ont posé à l'orateur des questions très rudimentaires concernant le but d'un 401(k) et comment ouvrir un compte. Je suis resté près de deux heures pour réaliser que nous ne dépasserions jamais les bases. Toute la réunion a été dominée par les questions de quelques personnes novices en matière de planification financière. Avec un peu de planification et de structure, cette réunion aurait pu être bénéfique pour tout le monde.

D’après Consultants en gestion des loups, la moitié du temps de réunion est gaspillée, 73 % des professionnels admettant faire un travail sans rapport avec eux et 39 % s'assoupissant même en réunion. Pensez aux coûts réels pour votre entreprise associés aux réunions improductives. Au fil du temps, la somme d'argent gaspillée devient astronomique. 

Comment organiser une réunion efficace en 8 étapes

Les réunions efficaces doivent rester sur le sujet et généralement se dérouler selon un calendrier ou une liste. Autrement dit, des réunions efficaces qui produisent des résultats besoin d'un ordre du jour et structure. Avoir un objectif clairement défini, un dialogue engageant et ciblé et des instructions de suivi garantira que chaque réunion se déroule de manière fluide et efficace, vous permettant ainsi qu'à vous et aux membres de votre équipe d'économiser du temps et de l'argent.

1. Définir un objectif clair 

Créer un ordre du jour efficace et l'envoyer à l'avance aide à donner le ton et à se concentrer sur la réunion. Avoir un ordre du jour fixe auquel vous vous tenez rigoureusement peut entraver les conversations organiques, mais avoir des heures de début et de fin claires avec des objectifs et des sujets définis pour les principaux segments de la réunion peut aider à faire avancer la réunion et à rester sur le point.

2. N'incluez que les bonnes personnes

Un aspect important de la tenue de réunions efficaces est de s'assurer que vous avez les bonnes personnes présentes qui peuvent contribuer activement à la réunion. Pour changer vraiment la donne, essayez de penser à des participants extérieurs à votre équipe immédiate qui pourraient apporter des perspectives et des expériences différentes à la réunion. De plus, assurez-vous d'inclure un conférence vidéo lien d'invitation dans la description de votre réunion afin que les employés distants puissent facilement rejoindre l'appel et participer en face à face.

3. Engagez les participants

Assurez-vous que tout le monde dans la salle est alerte et contribue aux objectifs de la réunion en gardant la réunion optimiste et engageante. Diviser les participants en paires ou en petits groupes avec des tâches à accomplir ensemble garantira que tout le monde participe activement à la réunion. Vous pouvez également dynamiser vos réunions avec une compétition amicale entre les groupes. Pour les employés distants, assurez-vous qu'ils se sentent tout aussi inclus que les personnes qui assistent à la réunion en personne. Lifesize permet aux participants distants de participer à la réunion et partager leurs écrans. L'interaction en face à face les maintient également concentrés et engagés pendant l'appel.

4. Créez un espace de réunion sécurisé 

Pour obtenir des perspectives et des idées diverses, tous les participants à la réunion doivent participer, mais souvent les réunions sont dominées par quelques personnes franches. Parfois, les meilleures idées viennent de l'employé silencieux qui n'est pas doué pour parler en grand groupe, surtout lorsqu'il y a de plus grandes personnalités dans la pièce. Favorisez un environnement qui accueille les commentaires et les opinions de chacun en équilibrant la participation. Donnez à chaque personne l'occasion de s'exprimer pendant la réunion en demandant régulièrement des commentaires et en invitant à poser des questions.

5. Gardez la conversation ciblée

Une équipe perd de son élan lorsque les gens démarrent plusieurs pistes de conversation qui dévient de leur trajectoire. C'est une autre raison pour laquelle un ordre du jour est important. Si un sujet qui n'est pas à l'ordre du jour apparaît, demandez au participant d'enregistrer le sujet pour la fin de la réunion s'il reste du temps ou d'aborder ce sujet dans une autre réunion. Envisagez d'utiliser un modérateur de réunion qui vous rappellera doucement le sujet en cours de discussion lorsque la réunion commencera à dériver.  

6. Soyez ouvert aux commentaires

Encouragez les participants à trouver des moyens de rendre vos réunions plus efficaces. Faites-leur savoir à l'avance que vous demanderez des commentaires afin qu'ils puissent recueillir leurs réflexions et faire des suggestions utiles. Gardez les commentaires courts, simples et positifs. Au lieu de demander "Qu'est-ce qui s'est passé?" demander : « Comment pouvons-nous nous améliorer ? » Cela permettra au groupe de se concentrer sur l'amélioration des réunions au lieu de signaler les défauts. Enfin, demandez aux participants de donner des exemples précis de la façon dont ils pensent que la réunion pourrait être plus productive.

7. Décrire les prochaines étapes 

Il est assez courant que les gens sortent d'une même réunion avec des interprétations complètement différentes de ce qui a été discuté. Pour éviter toute confusion, résumez brièvement la réunion, rappelez à chacun l'objectif global et assurez-vous que chaque personne sait quelle est sa prochaine action avant la fin de la réunion. Après la réunion, envoyez notes de réunion, les responsabilités données et les délais pour s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

8. Enregistrer et partager des réunions

Avec des horaires chargés, des congés personnels et des événements conflictuels, il n'est pas possible pour tous les employés d'assister à toutes les réunions auxquelles ils sont invités. Les responsables partageront souvent les documents ou la présentation examinés lors d'une réunion, mais le matériel de présentation ne reflète qu'une petite partie de ce qui s'est réellement passé pendant la réunion et omet complètement la conversation organique et les décisions prises. Enregistrez et partagez Lifesize vous permet de faire partie de la conversation même si vous n'avez pas participé à la réunion. Il fait une boucle dans ceux qui n'ont pas pu assister à la réunion et sert de référence ou de remise à niveau pour ceux qui y ont assisté. Avec Lifesize Record and Share, vous disposez d'une vidéothèque robuste que vous pouvez visualiser, organiser, enregistrer et partager instantanément, le tout depuis le confort de votre navigateur.

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8 conseils pour des réunions efficaces

L'amélioration de vos réunions ne nécessite pas une refonte complète des procédures de réunion. Il existe des moyens simples de structurer les réunions pour les rendre productives et même agréables. Voici huit étapes simples que vous pouvez immédiatement mettre en œuvre pour améliorer votre prochaine réunion.

  1. Désigner une personne pour rédiger les procès-verbaux
  2. Gardez les ordinateurs portables fermés à moins de présenter ou de prendre des notes
  3. Gardez les téléphones portables hors des réunions
  4. Rencontrez-vous en personne lors d'une visioconférence
  5. Régler une minuterie
  6. Résumer et attribuer la responsabilité 
  7. Planifiez des réunions plus courtes
  8. Offrir des collations ou des incitations amusantes pour assister à la réunion 

Comment WP Engine utilise Lifesize pour des réunions efficaces

WP Engine, une plateforme d'expérience numérique WordPress, compte six bureaux répartis sur trois continents. Étant donné qu'un grand nombre de responsables et de membres d'équipe travaillent dans différents bureaux, ils se sont tournés vers Lifesize pour combler le fossé géographique. En ayant Lifesize dans chaque bureau et sur l'ordinateur portable de chaque employé, les collègues peuvent se connecter instantanément les uns aux autres et les responsables peuvent gérer efficacement les employés distants lors d'appels vidéo en tête-à-tête.

L'interaction en face à face aide les employés à avoir des conversations engageantes et des liens personnels avec les gestionnaires et les membres de l'équipe à des milliers de kilomètres. WP Engine utilise également Lifesize pour son hebdomadaire réunions de l'hôtel de ville où ils rassemblent toute l'entreprise pour s'assurer que tous les bureaux sont sur la même longueur d'onde et travaillent ensemble comme une seule unité.

"En pouvant sauter sur Lifesize, nous avons l'impression d'être une seule équipe, un seul bureau travaillant ensemble de manière transparente."

— Sarah Jones, partenaire commerciale senior RH chez WP Engine

Conclusion

Les réunions occupent un grand nombre d'heures dans une semaine de travail, il est donc important de les rendre aussi efficaces et productives que possible. Les réunions efficaces ont un ordre du jour, rassemblent les bonnes personnes dans un but précis et offrent un forum de discussion ouverte qui produit des résultats tangibles. Sans ces facteurs, une réunion peut être une perte de temps pour tout le monde (consultez notre mème de réunion post pour voir ce que nous voulons dire). Les décisions, les tâches et les bonnes idées doivent être partagées après la réunion. 

Mieux encore, Lifesize vous permet d'enregistrer et de partager facilement la réunion pour informer ceux qui n'ont pas assisté et fournit une excellente référence pour ceux qui l'ont fait. Avec les bons outils de réunion, la structure et l'engagement des participants à la réunion, vous aurez des réunions efficaces qui accélèrent les processus et augmentent l'esprit d'équipe et la productivité.