Réunions publiques virtuelles : 10 conseils pour organiser une meilleure réunion

Les assemblées générales et autres discussions collectives à l'échelle de l'entreprise sont idéales pour rassembler tous les membres de votre organisation en même temps pour partager des mises à jour commerciales importantes, des décisions stratégiques, des gains importants pour les clients et des progrès vers les objectifs à l'échelle de l'entreprise. Mais avec plus d'employés travaillant à distance que jamais auparavant, il peut être impossible de réunir tout votre personnel au même endroit physique. Heureusement, la visioconférence permet d'héberger et d'organiser des assemblées publiques virtuelles relativement facilement. Les employés bénéficient de nombreux avantages d'un événement en personne, comme l'interaction en face à face, avec en prime la possibilité d'assister à la mairie de n'importe où dans le monde. De plus, les mairies virtuelles vous permettent de partager facilement du contenu, d'interagir avec le public de nouvelles façons et d'enregistrer la discussion pour une lecture ultérieure.

Jusqu'à la réouverture de nombreux bureaux aux États-Unis, entre autres pays, et avec l'incertitude persistante autour de la pandémie de COVID-19, les assemblées publiques virtuelles sont plus importantes que jamais. Ils sont un moyen précieux pour les employés d'entendre les dirigeants, de créer un sentiment d'appartenance à la communauté et de renforcer la mission, les objectifs, les valeurs et la culture de l'entreprise. Dans cet article, nous fournissons des conseils et des suggestions d'outils pour organiser des assemblées publiques virtuelles utiles et engageantes.                                                                                                                                                                                                                                 

Un certain nombre de personnes en conférence téléphonique lors d'une mairie virtuelle                                                                                             

Que sont les assemblées publiques virtuelles ?

Une assemblée publique virtuelle est généralement un événement en ligne à l'échelle de l'entreprise au cours duquel la direction fournit aux employés des mises à jour concernant les actualités générales pour tenir tout le monde informé et en phase avec la mission et les objectifs de l'organisation. Lorsqu'elles sont bien faites, les assemblées publiques virtuelles aident à créer un sentiment de communauté et à renforcer la confiance dans l'organisation.                                                                                                                                                                                                                                          

10 conseils pour des réunions publiques virtuelles plus efficaces

Recherche montre que les employés se désengagent au travail lorsqu'ils ne se sentent pas nécessaires ou connectés à leur organisation. Des assemblées publiques virtuelles productives permettent aux employés d'entendre directement les dirigeants pour mieux comprendre comment leurs rôles contribuent au succès de l'entreprise. Ces discussions favorisent également un sentiment d'appartenance à la communauté, fournissant un contexte important sur les priorités et les domaines d'intérêt de l'entreprise. Ci-dessous, nous avons rassemblé une liste de dix conseils pour vous aider à rendre votre prochaine réunion publique d'entreprise plus attrayante et interactive.

1. Célébrez vos gagnants

Qu'il s'agisse d'un remerciement d'un collègue, d'une récompense trimestrielle pour une performance exceptionnelle ou d'une reconnaissance pour l'exposition des valeurs de l'entreprise, la reconnaissance des employés est un moyen efficace d'engager les employés lors des assemblées publiques et de renforcer le fait que les contributions de chacun sont valorisées. Envisagez de consacrer une partie de chaque assemblée publique à la reconnaissance des employés. Les nominations par les pairs sont également un excellent moyen de souligner l'excellent travail de chaque département tout en impliquant un groupe de présentateurs plus large et plus diversifié. 

2. Lancez une conversation bidirectionnelle avec des brise-glace

Assurez-vous que vos réunions publiques virtuelles sont toujours des conversations bidirectionnelles entre les dirigeants et les employés. Étant donné que ces réunions sont généralement plus approfondies, vous devrez trouver un moyen efficace de permettre la participation pendant la session. Envisagez d'envoyer l'ordre du jour de la réunion à l'avance afin que les gens arrivent à la réunion préparés, faites vite brise glace au début de la réunion pour créer l'ambiance, effectuez des sondages rapides pour obtenir des commentaires en temps réel ou consacrez une partie de la réunion après chaque présentateur pour encourager les questions.   

3. Créez un ordre du jour avant la visioconférence

Création d'un programme de la réunion est l'un des éléments les plus essentiels pour avoir une mairie productive et efficace. L'animateur de la réunion utilisera l'ordre du jour comme guide pour garder l'assemblée sur le sujet et aller de l'avant. Lorsqu'il est fourni aux participants à l'avance, un bon ordre du jour de réunion définit également les attentes appropriées avant la mairie afin que chacun ait une compréhension claire des sujets qui sont discutés et des objectifs de la réunion. 

4. Vérifiez votre technologie

L'un des moyens les plus rapides de faire dérailler une assemblée publique virtuelle est d'avoir des difficultés techniques ou de ne pas savoir utiliser diverses fonctionnalités de visioconférence. Avant de lancer la réunion, assurez-vous que votre vidéo et votre audio fonctionnent correctement, que vous savez comment partager l'écran et que vous disposez de suffisamment de bande passante pour héberger ou rejoindre l'appel vidéo. Envisagez un petit essai rapide de la réunion à l'avance en appelant quelques employés avant le début de la mairie pour vérifier la qualité vidéo et audio. Pour plus d'informations sur la mise en place d'une mairie virtuelle, consultez notre blog Configuration requise pour la visioconférence : votre liste de contrôle pour le matériel et les logiciels

5. Facilitez la participation de tout le monde à la visioconférence

Avec certains employés travaillant depuis le bureau et d'autres travaillant à distance, vous avez besoin d'une solution de visioconférence qui permet aux employés de rejoindre facilement la mairie virtuelle depuis leurs smartphones, tablettes, ordinateurs portables ou une salle de conférence et d'avoir la même expérience utilisateur sur tous les différents appareils. . Avec Lifesize, vous pouvez simplement envoyer une URL pour que les utilisateurs rejoignent l'appel ; aucun téléchargement requis. Tout appareil pouvant accéder à Internet ou à un réseau cellulaire peut participer à l'appel. Assurez-vous que le code d'accès à la réunion est fourni dans l'invitation à la réunion afin que les employés et les invités approuvés puissent participer sans complexité supplémentaire.

6. Utilisez un modérateur

Pour les assemblées publiques et autres visioconférences pour grand groupe discussions, assignez un modérateur de réunion pour que tout se passe le mieux possible. Les modérateurs disposent de commandes avancées en cours d'appel, leur permettant de désactiver ou d'activer le son des participants individuels ainsi que de désactiver ou d'activer tous les participants pour limiter le bruit de fond. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque les utilisateurs oublient de se mettre en sourdine pendant la réunion. Pour plus de sécurité, les modérateurs peuvent également verrouiller ou déverrouiller la réunion, arrêter la présentation d'un participant et supprimer une personne non invitée ou perturbatrice de l'appel. 

7. Ayez un leader clair

Alors que le modérateur de la réunion est chargé de s'assurer que la mairie se déroule bien dans les coulisses, le chef de la réunion, ou l'hôte de la réunion, est le visage de la réunion. Cette personne joue un rôle essentiel pour maintenir l'hôtel de ville sur la bonne voie et à l'heure. Les tâches du responsable de la réunion incluent le lancement de la mairie, l'explication de l'ordre du jour, la présentation des conférenciers, la transition entre les conférenciers, la gestion des questions-réponses et des commentaires du public, ainsi que la clôture de la réunion. Un excellent animateur de réunion doit travailler en étroite collaboration avec les présentateurs pour s'assurer que le contenu est aligné sur les objectifs de la réunion et tenir les orateurs responsables du temps qui leur est imparti, en leur donnant des rappels au besoin lorsqu'il est temps de conclure leur présentation. 

8. Utilisez une variété de haut-parleurs

Utiliser toujours le même haut-parleur dans chaque mairie est prévisible et monotone. Pour pimenter les choses, utilisez une variété de présentateurs de différents départements et niveaux de gestion. Essayez d'inclure au moins un nouveau conférencier à chaque assemblée publique à l'échelle de l'entreprise. Non seulement cela permet de représenter différentes perspectives, mais cela crée également un sens plus vrai de ce qui se passe dans l'ensemble de l'organisation.

9. N'ayez pas peur de ce qui ne fonctionne pas

Aucune organisation n'est parfaite, et ignorer les opportunités d'amélioration sape votre capacité à motiver les employés à atteindre leurs objectifs ambitieux. Aborder publiquement vos problèmes et donner aux gens la possibilité d'exprimer les problèmes qu'ils voient au bureau crée des opportunités d'apprentissage et humanise l'entreprise.

10. KISS : Restez simple, stupide

Il n'y a rien de pire que d'aller à une réunion et de ne pas comprendre un mot de ce que quelqu'un dit. Qu'il s'agisse de trop de jargon commercial ou de diapositives fatigantes pour les yeux, essayez d'éviter les sujets trop compliqués pour vos réunions à main levée et gardez le message simple, compréhensible et pertinent.                                                                                                                                                                                                                                                                  

4 outils clés à incorporer dans vos assemblées publiques virtuelles

Trop souvent, les réunions à main levée se transforment en une expérience ennuyeuse et à sens unique. Lorsque les employés ont l'impression de ne pas jouer un rôle actif dans une réunion, ils vérifient et accomplissent d'autres tâches pendant que l'hôtel de ville virtuel joue en arrière-plan. Pour organiser une assemblée publique virtuelle réussie, vous devez disposer des bons outils pour organiser et organiser la réunion. Voici quatre outils à intégrer dans votre prochaine mairie virtuelle pour rendre la réunion plus engageante et interactive.

Partage d'écran

Le partage d'écran peut complètement transformer votre mairie d'une réunion monotone en une véritable session interactive à mains multiples. Du partage de l'écran de votre ordinateur portable à la lecture de vidéos animées en passant par la conduite d'une présentation directement depuis votre téléphone mobile, Lifesize vous offre une grande flexibilité dans la manière dont vous présentez sans fil. Pour plus d'informations sur le partage d'écran, consultez notre blog Comment partager un écran en 4 étapes faciles avec Lifesize Share

Mains levées

Obtenir des commentaires rapides de tous vos employés lors d'une assemblée publique virtuelle peut être difficile et prendre beaucoup de temps. Avec Lifesize fonction lever les mains, les employés peuvent cliquer sur un bouton pour montrer un pouce levé ou une main levée pour indiquer s'ils soutiennent une proposition. Sonder silencieusement vos employés avec la fonction de main levée est bien mieux que plus de 100 personnes intervenant à la fois. De plus, pendant la partie questions-réponses de la mairie, vous pouvez demander aux employés de lever virtuellement la main pour indiquer qu'ils ont des questions. Cela permet à la réunion d'avancer et permet au modérateur de la réunion d'appeler chaque employé individuellement.

Diffusion en direct

Lorsque vous rencontrez des centaines ou des milliers de participants à une réunion, la diffusion en direct vous permet d'étendre encore l'expérience. La diffusion d'un flux vidéo jusqu'à 10,000 XNUMX participants est aussi simple que l'envoi d'un lien auquel les téléspectateurs peuvent se connecter à partir de leurs navigateurs Web. Vous pouvez également activer les questions textuelles pendant le flux en direct afin que les participants à l'appel puissent saisir leurs questions au lieu d'interrompre le présentateur. Pour en savoir plus, consultez notre blog Comment diffuser en direct : guide étape par étape pour héberger et enregistrer des flux en direct.

Enregistrer et partager 

Trouver l'heure de réunion idéale lorsque chaque employé est disponible peut être impossible, en particulier pour les entreprises ayant des bureaux distants et des employés dispersés sur plusieurs fuseaux horaires. Pour les employés qui n'ont pas pu assister à la mairie en direct, vous pouvez simplement enregistrer la réunion et partager un lien une fois l'événement terminé. Avec Enregistrez et partagez Lifesize, les vidéos sont automatiquement cryptées, indexées et facilement partageables en interne ou pour un visionnage public (selon les besoins) en dehors de votre organisation.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             

Utiliser Lifesize pour votre prochaine réunion publique virtuelle

La pire chose qui puisse arriver à une réunion virtuelle à l'échelle de l'entreprise est de rencontrer des difficultés techniques. Avec Lifesize, nos systèmes sont conçus dans un souci de simplicité afin que vous n'ayez pas à vous soucier des petites choses et que vous puissiez vous concentrer sur le message que vous essayez de diffuser. La Série Lifesize® Icon™ 800 est spécialement conçu pour un large public car sa conception montable en rack s'adapte facilement à un podium ou à un boîtier de serveur, et il offre plusieurs entrées audio et vidéo pour connecter sans effort plusieurs haut-parleurs. Diffusion en direct Lifesize® permet de diffuser facilement des réunions d'entreprise jusqu'à 10,000 XNUMX participants, et notre module complémentaire d'enregistrement et de partage vous permet d'enregistrer des sessions à mains nues à partager avec tous ceux qui n'ont pas pu participer à l'événement en direct.                                                                                                                                                                                                                                             

Conclusion

Une assemblée publique virtuelle ne se limite pas au simple partage de mises à jour et d'actualités à l'échelle de l'entreprise. Vos réunions générales peuvent jouer un rôle essentiel dans la construction et le renforcement de la culture de votre entreprise. Vous pouvez profiter de ces réunions pour motiver vos employés à propos de la mission et des objectifs de l'entreprise et pour célébrer leurs victoires et leurs réalisations. Avec les bons outils et stratégies, vous pouvez rendre votre prochaine réunion publique virtuelle aussi excitante qu'instructive et garder vos employés engagés du début à la fin.