Avec 2020 officieusement surnommée l'année du «travail à domicile» en raison de l'épidémie de coronavirus, nous avons pensé qu'il serait utile de partager quelques informations utiles réunion virtuelle des astuces. À ce jour, vous avez probablement participé à au moins une visioconférence pour communiquer avec vos collègues, partenaires ou clients. Mais il est maintenant temps d'apprendre l'art, l'étiquette et le savoir-faire magistral de la réussite de ces appels vidéo pour toutes les personnes impliquées. 

Qu'est-ce qu'un appel en visioconférence ?

Une visioconférence est une réunion en ligne qui combine les flux vidéo en direct d'un système de visioconférence avec une solution de partage d'écran pour permettre la collaboration de groupe. Les visioconférences permettent aux participants aux réunions à distance de mener des conversations en face à face plus significatives sans avoir à se déplacer pour des réunions productives en personne.

Étiquette de visioconférence : les 10 choses à faire et à ne pas faire 

1. Soyez prêt et ponctuel pour la réunion

Il n'y a rien de pire que d'assister à une réunion vidéo sans aucun indice de contexte et que le présentateur rejoigne la réunion en retard parce qu'il n'était pas prêt. Faire un programme de la réunion à l'avance, envoyez-le à vos participants et respectez-le tout au long de l'appel. Non seulement cela contribue à la productivité et à l'efficacité, mais cela donne également le ton à la réunion et donne aux autres le temps de préparer leurs questions et leurs contributions.

2. Restez concis

Permettez-moi de faire référence le rasoir d'Occam pour illustrer cette règle : "L'explication la plus simple est généralement la bonne." Cela signifie que vos appels vidéo doivent être courts et agréables. Tout le monde a des horaires chargés ces jours-ci, et une conversation frivole est non seulement improductive et prend du temps, mais peut aussi être extrêmement frustrante.

3. Utilisez des visuels pour accroître l'intérêt des participants

Les visuels sont un excellent moyen de garder une réunion intéressante et fraîche. Avec Partage grandeur nature, vous pouvez partager sans fil des applications, des présentations PowerPoint™, vidéos, tableaux, graphiques et tout autre élément pour une collaboration en temps réel.

4. Enregistrer la visioconférence pour les collègues absents

Malheureusement, des projets rapides et des délais de dernière minute peuvent apparaître de manière inattendue tout au long de la journée de travail. Il est donc important de enregistrer votre appel vidéo afin que les collègues en retard ou absents puissent se connecter plus tard à leur convenance pour rattraper l'information. 

5. Mettez-vous en sourdine lorsque vous ne parlez pas

Même si vous pensez que vous êtes extrêmement silencieux pendant que quelqu'un d'autre parle, la plupart des microphones capteront des sons faibles comme taper, tousser, mâcher ou tapoter votre stylo. Une fois que vous avez plusieurs personnes sur un appel avec des microphones activés, le bruit de fond peut être extrêmement gênant. Par courtoisie envers les autres, coupez toujours votre microphone lorsque vous ne parlez pas. 

6. Minimisez les distractions

Cela peut sembler évident, mais il est important de s'assurer que tout le monde se concentre sur la réunion en cours et non sur d'autres tâches distrayantes. Mettez votre smartphone en silence ou hors de vue pendant la réunion. Si vous partagez votre écran avec les autres participants, essayez de désactiver les notifications contextuelles et fermez d'autres programmes comme le chat, notifications de calendrier et e-mail. Les entreprises qui utilisent la visioconférence signaler moins d'instances de multitâche lors des réunions, ce qui réduit les temps de réunion.

7. N'oubliez pas d'être vous-même

Nous avons bien dépassé la visioconférence utilisée uniquement pour les rapports trimestriels réunions du conseil d'administration avec votre équipe de direction - il s'est transformé en un moyen quotidien de communiquer en face à face. Tout comme envoyer des SMS, parler au téléphone ou se rendre au bureau de votre collègue et discuter en personne, l'expérience de la visioconférence concerne ce qui est discuté. Alors ne vous inquiétez pas quand il s'agit de passer devant la caméra, soyez simplement vous-même !

8. Gardez les réunions à la bonne taille

Plus il y a de personnes sur un appel, plus les choses peuvent être déroutantes et distrayantes. Moins de personnes signifie une plus grande collaboration et une participation accrue. Bien sûr, si vous organisez une réunion à l'échelle de l'entreprise, invitez tout le monde à rejoindre le flux en direct et enregistrez-le pour ceux qui ne peuvent pas assister à l'événement en direct.

9. Revérifiez vos paramètres

Bien que les appels vidéo ne prennent plus qu'un clic sur un bouton maintenant, cela ne fait jamais de mal de revérifier vos paramètres et de vous assurer que votre audio et votre caméra sont correctement configurés. De cette façon, si vous avez un moniteur externe avec une caméra intégrée, vous pouvez régler en conséquence.

10. Faites preuve de courtoisie

Parce que la collaboration vidéo est comme une interaction en personne, il est important d'utiliser la même courtoisie que vous utiliseriez si vous étiez dans la même pièce. Cela inclut de prêter attention à l'orateur, de minimiser le multitâche et de s'abstenir d'interrompre. Bien que cela puisse sembler évident, les bonnes manières peuvent vous mener loin dans l'établissement de relations d'affaires.

Six éléments à prendre en compte lors du choix d'une application de visioconférence

1. Fiabilité des appels

Assurez-vous que votre fournisseur de services de visioconférence est construit sur un réseau fiable et résilient qui a la disponibilité mondiale pour répondre aux besoins uniques de votre entreprise.

2. Qualité vidéo

Ne vous contentez pas de rien de moins qu'incroyable pour votre communication essentielle. L'audio et la vidéo 4K parfaitement réglés vous donnent l'impression d'être dans la même pièce, même si vous vous connectez à des milliers de kilomètres.

3. Facilité d'utilisation

Choisissez une solution qui s'intègre à votre répertoire d'entreprise pour vous connecter facilement avec vos collègues, mais assurez-vous également que la solution prend également en charge les appels d'invités pour des réunions avec des clients et des partenaires extérieurs à votre organisation.

4. Partage d'écran sans fil

Transformez instantanément votre appel vidéo en session de travail collaborative en partageant votre écran ou votre présentation. De cette façon, vous pouvez coopérer sur un document en plus de communiquer en face à face.

5. Assistance client

Qui appelez-vous si quelque chose se casse ? Une solution de classe entreprise doit être soutenue par une assistance dans des délais de réponse significatifs. Choisissez une solution qui vous accompagnera tout au long de la vie du service.

6. Apportez votre propre appareil (BYOD)

La prise en charge des PC ou Mac, des tablettes et des smartphones (Android ou iOS) et des appels basés sur un navigateur est essentielle. Le BYOD est là pour rester — pour une meilleure adoption, trouvez une solution qui s'intègre à tous les appareils que votre équipe aime utiliser.

Pourquoi utiliser Lifesize pour votre visioconférence ?

Exploitez ensemble le matériel et les logiciels

En intégrant nos systèmes de salle de réunion et notre service cloud, nous permettons à chaque personne, chaque appareil et chaque salle de conférence de bénéficier d'une visioconférence incroyable. 

Accédez à un réseau mondial

Avec des centres de données dans toutes les grandes régions géographiques, notre présence mondiale vous aide à connecter vos équipes mondiales avec un accord de niveau de service de disponibilité de 99.9 % et un taux de satisfaction client à la pointe de l'industrie. 

Intégration transparente avec toutes les applications

Lifesize s'intègre dans le flux de travail de vos outils existants pour vous offrir la meilleure expérience utilisateur vidéo dans les applications et les salles de réunion que vous utilisez au quotidien Analyse de l'expérience client qui maintiennent vos clients au centre de votre entreprise. Systèmes de salle de conférence tiers comme Polycom et Cisco et outils de planification et de collaboration comme Microsoft® Équipes, Microsoft® Skype Entreprise, Microsoft® Outlook® et Google Agenda sont parfaitement intégrés à Lifesize. 

Connectez-vous et communiquez en toute sécurité avec les membres de l'équipe

Lifesize utilise les meilleurs centres de données avec des certifications de sécurité et de confidentialité tierces indépendantes pour garantir la base la plus sûre et la plus fiable possible pour nos clients.

Prêt à démarrer avec Lifesize ?

Chez Lifesize, tout ce que nous faisons est conçu, construit et pris en charge pour rendre l'expérience utilisateur excellente et sans effort dès le premier jour. Après plus de quinze ans de développement systèmes de salle de conférencedispositifs de présentation de salle de réunion sans filapplications de visioconférence et les terres parsemées de  réseau cloud mondial qui lie tout ensemble, nous ne nous contentons de rien de moins qu'incroyable. Lifesize offre une expérience de réunion unifiée inégalée à laquelle vous pouvez faire confiance pour travailler du premier coup, à chaque fois.

En réponse à la pandémie de COVID-19, Lifesize propose service de visioconférence gratuit et illimité pour toutes les entreprises mondiales pendant six mois. Notre objectif est de soutenir les entreprises du mieux que nous pouvons pendant cette période difficile et de faire fonctionner le monde.

FAQ sur la visioconférence 

Comment passer un appel en visioconférence ?

Il existe plusieurs façons de passer un appel de vidéoconférence avec l'application Lifesize. Avec un service d'appel vidéo basé sur un répertoire, passer un appel est aussi simple que de cliquer sur un nom. Cette vidéo montre à quel point il est facile d'entrer en contact avec vos contacts sur Lifesize.

Comment faire un appel vidéo de groupe ?

Passer un appel vidéo de groupe est facile. Vous pouvez programmer des réunions ponctuelles ou récurrentes à l'aide de Lifesize et de votre service de calendrier préféré. Sélectionnez simplement une salle de réunion pour vous réunir et envoyez les détails de l'appel à vos invités à la réunion. Ils peuvent participer depuis l'application Lifesize, leur navigateur avec l'application Web Lifesize ou même simplement par téléphone. Et toutes les options sont incluses dans le corps de votre invitation à la réunion.

Comment partager mon écran lors d'un appel en visioconférence ?

Si vous rejoignez une visioconférence à partir de l'application Lifesize sur votre ordinateur portable ou via l'application Web basée sur un navigateur, cliquez simplement sur l'icône actuelle pour partager votre écran. Si vous êtes dans une salle de réunion, notre appareil de partage de salle de réunion sans fil, Lifesize Share, facilite le partage de votre écran, la lecture de vidéos ou même le contrôle de présentations directement depuis votre téléphone sans avoir à recourir à des dongles ou à des connecteurs spécialisés.

Comment rejoindre une visioconférence depuis mon téléphone portable ?

L'application mobile Lifesize offre aux utilisateurs distants davantage de fonctionnalités pour se réunir en déplacement. Apprenez-en plus sur les fonctionnalités telles que le pincement pour zoomer et le mode écoute seule dans cette vidéo de présentation rapide.