Le concept de bureau ouvert a été un sujet de discussion brûlant pour la culture du travail au cours de la dernière décennie. Au milieu des années 2010, plus de 70 % de tous les bureaux avaient ouvert leurs plans d'étage dans le but d'ouvrir des conversations professionnelles et d'accroître la collaboration entre collègues. Les résultats sont encore mitigés, mais que vous soyez pour ou contre les bureaux ouverts, il y a une chose que vous devez faire correctement : vos salles de conférence.
Qu'est-ce qu'un plan d'étage ouvert?
Un plan d'étage ouvert ou un espace de bureau ouvert est un terme architectural et de design d'intérieur signifiant une pièce ou un étage qui n'a pas (ou peu) de murs gênants. Un plan de bureau ouvert est généralement mis en place afin de renforcer la communication et d'accroître la transparence autour du bureau.
Pourquoi les entreprises sont en bureaux ouverts
Le concept original du plan de bureaux à aire ouverte était d'encourager l'innovation, la créativité et le travail d'équipe entre les employés et leurs gestionnaires. Les cabines et les bureaux privés ont la réputation d'être hostiles et archaïques, tandis que le concept de bureau ouvert semble être un environnement de travail plus énergique, moderne et positif. Voici les principales raisons pour lesquelles les entreprises se portent garantes du plan d'étage des bureaux ouverts.
Meilleure communication
Avec un plan d'étage de bureau ouvert, tout le monde est accessible. La possibilité de regarder ses collègues et de leur poser facilement une question au lieu d'avoir à marcher jusqu'à leur bureau ou à envoyer un e-mail permet de communiquer et de collaborer en temps réel. Les chaînes d'e-mails entre les équipes sont réduites et échangées avec des discussions en direct qui conduisent généralement à une prise de décision plus rapide.
Plus de transparence avec le leadership
Dans un bureau ouvert, les managers et les superviseurs ne sont pas enfermés dans un espace séparé, et beaucoup choisissent de s'asseoir aux côtés de leurs équipes. Pour la direction, la proximité accrue conduit à des dirigeants plus engagés et informés, et les employés juniors bénéficient de plus de temps de contact et d'opportunités de communication plus directes avec leurs équipes de direction.
Réduction des coûts de conception
En pratique, la construction de cloisons coûte de l'argent. Les murs, les portes, les portes, l'insonorisation, les circuits électriques, les bureaux et les meubles s'ajoutent au prix qu'il faut pour diviser vos équipes en bureaux privés. Le plan d'étage à aire ouverte est construit autour d'espaces communs et d'espaces partagés avec des tables partagées et des équipements partagés. Ils sont également généralement construits autour de politiques flexibles de travail à domicile qui intègrent des «bureaux partagés» permettant aux employés de se présenter et de travailler selon leurs propres horaires.
Des espaces plus grands
De plus, avec moins de murs intérieurs, le bureau ouvert maximise la superficie en pieds carrés, offrant plus d'espaces ouverts et l'avantage supplémentaire de la lumière naturelle. Cela donne au bureau une sensation plus spacieuse pour les employés.
Pourquoi les entreprises sont notoirement à opposer à bureaux ouverts
Cependant, la disposition des bureaux ouverts n'est pas adoptée par tout le monde. L'idée d'un espace sans obstacle peut sembler préjudiciable aux niveaux de productivité, et les employés commencent à voir à travers l'attrait du mobilier moderne et de l'esthétique funky. Voici les arguments contre la tendance du design ouvert.
Pas d'intimité
Un bureau sans murs ni cloisons peut rendre les employés exposés et anxieux quant à la qualité de leur travail. Les plans d'étage de bureaux ouverts poussent les employés à rechercher des chambres privées juste pour retrouver un sentiment d'intimité.
Beaucoup de distractions
Des rangées de collègues dans une petite zone permettent de se lancer facilement dans de nombreuses conversations différentes. D'une part, vous pouvez créer ces excellentes relations personnelles et apprendre comment vos collègues travaillent et vivent leur vie en dehors du bureau - d'autre part, cela peut devenir irritant et les distractions peut vous empêcher de faire votre travail efficacement.
Bruit
Parmi les employés de bureaux ouverts, 29 % signalent des problèmes de productivité dus au bruit. Les machines à bruit blanc et les écouteurs antibruit sont utiles, mais pour près d'un tiers des employés, les distractions sonores des bureaux ouverts ont un impact considérable sur notre capacité à accomplir nos tâches.
Espaces de collaboration insuffisants
Sans espaces personnels ou suffisamment de salles de réunion, tout le monde se bat pour un coin privé pour passer ses appels. Les réunions qui pourraient être entre deux à trois personnes qui collaboreraient mieux dans une salle de réunion s'accroupissent souvent dans une grande salle de conférence construite pour 10 personnes juste pour qu'elles puissent avoir leur propre espace privé garanti pour réfléchir.
Notre réponse : les deux souffrent sans un plan stratégique de salle de conférence
La salle de conférence est au cœur de la plupart des réunions, les participants distants se connectant depuis leur ordinateur portable ou leur téléphone. Les mêmes équipes qui gagnent en cohésion et en camaraderie dans un bureau ouvert ont besoin d'un endroit où aller pour activer les idées et donner vie aux plans de projet. Et ceux qui s'opposent au bureau ouvert ont généralement besoin d'alternatives d'espace privé pour la réflexion personnelle et le temps de collaboration stratégique. Que vous ayez des rangées de bureaux privés ou des bureaux ouverts, nous avons tous besoin d'espaces de collaboration dédiés pour les réunions en personne et les appels vidéo privés.
Utiliser une approche par zone
En créant différentes zones pour différents styles de travail, vous donnez à vos employés la liberté de travailler comme ils pensent qu'ils pourraient être les plus productifs, sans les forcer dans un environnement dans lequel ils ne sont pas à l'aise. Par exemple, créez un groupe de bureaux debout dans un espace conçu pour la collaboration et séparez-le d'un espace de travail calme destiné à la concentration. Avec cette approche, vos employés peuvent obtenir le meilleur des deux mondes et la liberté de choisir la façon dont ils veulent travailler.
Désigner un espace pour les appels privés
Presque un tiers (31 %) des employés de bureaux ouverts aux États-Unis sont allés dans un placard, un couloir ou encore une cabine de bain pour prendre un appel téléphonique personnel. En créant de petites cabines téléphoniques et des espaces pop-in privés autour du bureau, les employés peuvent prendre des appels téléphoniques en toute intimité et réduire le sentiment d'anxiété exposée.
Équiper les salles de conférence pour la collaboration
Les professionnels d'aujourd'hui passent près de 40 % de leur temps dans des salles de réunion. C'est pourquoi il est plus important que jamais d'équiper vos espaces de réunion avec les bons outils de visioconférence. Des espaces de réunion bien conçus, équipés de solutions de salle de visioconférence faciles à utiliser et de haute qualité, permettent aux réunions de se dérouler sans effort et aux employés d'être plus productifs et engagés.
Identifiez les petits espaces pour les huddle rooms
Les salles de réunion sont parfaites pour les petites réunions ad hoc ou les sessions de travail - en ayant salles de réunion Toujours accessibles et jamais réservables, les équipes ont toujours un lieu pour se rencontrer et travailler sur des projets. Les salles de réunion peuvent également servir de petits espaces privés pour effectuer des appels vidéo loin du bureau ouvert
