Retour au travail en 2021 : un nouveau modèle de travail hybride après COVID-19

Après des mois d'employés travaillant à distance dans réponse au COVID-19, les entreprises sont désormais confrontées à un nouveau défi : comment et quand retourner au bureau en toute sécurité. Malgré les incertitudes et les préoccupations logistiques importantes, un lieu de travail post-COVID-19 est inévitable, même si les organisations s'efforcent d'adapter les installations en fonction de l'évolution des directives des établissements de santé publique.

Pour réussir la transition vers cette prochaine phase de travail, les entreprises devront renforcer leurs stratégies actuelles, faire preuve de flexibilité et faire de la sécurité et du bien-être de leurs employés leur priorité absolue. De plus, avec un pourcentage plus élevé d'employés continuant à travailler à distance et les attentes selon lesquelles les équipes seront de plus en plus composées d'employés au bureau et à distance, les entreprises devront renforcer les outils et techniques de collaboration afin que les employés puissent continuer à travailler ensemble efficacement, quel que soit leur emplacement. . Aucune solution ne fonctionnera pour toutes les entreprises, mais une réintroduction à la vie de bureau sans un plan bien pensé peut être risquée et dangereuse. Dans ce blog, nous proposons des conseils, des suggestions et des considérations utiles pour retourner au travail en toute sécurité après la COVID-19.

Un homme attachant ses chaussures habillées, se préparant à aller travailler

À quoi ressemblera le retour au travail après la COVID-19 ?

Avec l'incertitude persistante entourant la pandémie de coronavirus, personne ne sait précisément à quoi ressemblera le retour au travail après la COVID-19. Certaines entreprises resteront entièrement distantes, tandis que d'autres ramèneront tout leur personnel au bureau. La grande majorité des organisations se situeront quelque part entre ces deux extrêmes. Global Workplace Analytics, une société de recherche spécialisée dans les tendances du travail à distance, prédit que 25 à 30 % des employés américains travailleront à domicile plusieurs jours par semaine d'ici la fin de 2021, contre 3.6 % des salariés qui indiquaient travailler à domicile plusieurs jours par semaine avant la crise sanitaire.

Qu'est-ce qu'un modèle de travail hybride ?

Un modèle de travail hybride est composé à la fois de travailleurs à distance et de travailleurs au bureau et donne aux employés la possibilité de choisir comment, où et quand ils exercent leurs fonctions. Cela comprend souvent des espaces de bureau conçus autour d'arrangements de travail flexibles où les employés vont et viennent du bureau en fonction de leurs préférences et selon les exigences du projet.

Peut-être comme signe que l'avenir du travail est arrivé, plusieurs grandes entreprises ont officiellement annoncé de nouvelles politiques conçues pour adopter un modèle de travail hybride qui donne aux employés la possibilité de retourner volontairement au bureau ou de continuer à travailler à distance pendant une période indéterminée.

Dans une interview récente, PDG de Twitter Jack Dorsey a expliqué l'intention de son entreprise d'adopter le travail hybride, en disant : « Si nos employés ont un rôle et une situation qui leur permettent de travailler à domicile et qu'ils veulent continuer à le faire pour toujours, nous y arriverons. Sinon, nos bureaux seront eux-mêmes chaleureux et accueillants, avec quelques précautions supplémentaires, lorsque nous sentirons qu'il est sûr de revenir. En fin de compte, le retour au travail après la COVID-19 sera différent pour chaque organisation, vous devez donc trouver une solution qui fonctionne le mieux pour la sécurité et le bien-être de tous vos employés.

10 conseils pour les entreprises qui retournent au travail après la COVID-19

Les entreprises qui envisagent de réintégrer leurs employés au bureau ont besoin d'un plan qui préserve la sécurité, reconstruise le moral et garde à l'esprit le confort et le bien-être des employés. Vous trouverez ci-dessous dix conseils, suggestions et considérations pour assurer une transition réussie vers le travail après la COVID-19. Les organisations doivent également s'efforcer de mettre en œuvre les mesures de prévention et de sécurité prévues par le Administration de la santé et de la sécurité au travail (OSHA), les Centers for Disease Control and Prevention (CDC), ainsi que les responsables de la santé publique des États et des collectivités locales.

1. Adoptez un modèle de travail hybride

La meilleure façon de maintenir la productivité des employés et de garder tout le monde heureux pendant cette période de transition est peut-être de permettre aux employés de travailler là où ils sont le plus à l'aise et productifs. Dans un étude récente, la société de recherche Valoir a constaté que le travail à distance n'avait qu'un faible impact négatif (1 à 3 %) sur la productivité pendant la COVID-19 malgré d'importants défis logistiques dus au changement brutal, notamment le manque d'équipement de bureau à domicile adéquat et l'insuffisance des services de garde d'enfants pour les parents qui travaillent .

Vous constaterez peut-être que certains employés souhaitent retourner au bureau tandis que d'autres travaillent mieux à domicile ou doivent continuer à travailler à distance pour des raisons médicales ou personnelles. La création d'un modèle de travail hybride avec un mélange de télétravailleurs et de télétravailleurs donne aux employés la possibilité de retourner au bureau uniquement s'ils sont à l'aise et prêts. De plus, le retour d'un personnel réduit au bureau peut aider les travailleurs à respecter les réglementations en matière de distanciation sociale et à réduire la propagation du coronavirus.

2. Mettre en place un horaire de travail rotatif

Un autre excellent moyen d'atténuer les risques liés au COVID-19 dans votre bureau consiste à mettre en place un horaire de travail rotatif. Par exemple, divisez vos employés au bureau en deux et établissez un horaire selon lequel chaque groupe effectue une rotation des jours où ils se rendent au bureau (assurez-vous de diviser chaque service de manière égale pour éviter que de grands groupes d'employés travaillent physiquement proches les uns des autres). Cela donne à chaque employé la possibilité de travailler à domicile et au bureau chaque semaine tout en limitant le nombre total d'employés au bureau à un moment donné. Bien entendu, les deux groupes peuvent continuer à travailler efficacement ensemble à l'aide d'outils de communication tels que les applications de chat et la visioconférence.

3. Adoptez une approche progressive

Faire en sorte que toute votre main-d'œuvre retourne au bureau le premier jour n'est pas réaliste. Envisagez de mettre en œuvre une approche progressive où un petit pourcentage d'employés retournent au bureau sur une période de temps. Par exemple, vous pouvez commencer avec 25 % de vos employés de bureau retournant au bureau au cours de la première phase. Si tout se passe bien, passer à 50% des salariés retournant au bureau quelques semaines plus tard, et ainsi de suite. Une approche progressive réduit le fardeau déjà imposé aux équipes sanitaires qui font des heures supplémentaires pour respecter le calendrier de nettoyage exigeant et réduit le risque qu'un employé contagieux retourne au bureau et transmette la maladie à l'ensemble de votre personnel.

4. Restructurez vos bureaux

Les directives de distanciation sociale ne vont pas disparaître de sitôt, les bureaux devront donc espacer correctement les bureaux et créer des barrières appropriées entre les postes de travail des employés. Pour aider les établissements et les professionnels des ressources humaines à réaliser ces aménagements, une entreprise aux Pays-Bas a créé un modèle de travail appelé le "Bureau de 6 pieds» conçu pour aider les employés à travailler en toute sécurité dans le même espace de bureau partagé tout en respectant la distanciation sociale. De plus, les entreprises peuvent avoir besoin de mettre en place des politiques pour limiter le nombre de personnes par réunion et les étrangers visitant le bureau sans être annoncés.

5. Créer un lieu de travail sanitaire

Toutes les tables, bureaux, chaises et espaces communs devront être soigneusement nettoyés et désinfectés quotidiennement. D'après Jay Varkey, professeur agrégé de médecine à la Emory University School of Medicine, "Il devrait y avoir une station de désinfectant pour les mains à l'entrée et à la sortie de chaque ascenseur." Les entreprises devraient également envisager d'installer des stations de désinfection des mains dans les zones à fort trafic et près des surfaces à fort contact comme le hall, les salles de repos et les salles de conférence. Si possible, gardez les portes ouvertes pour réduire le contact avec les poignées. La CDC recommande également d'ouvrir les fenêtres si possible, d'installer des filtres à air à haute efficacité et d'ajuster les climatiseurs pour augmenter la circulation et le débit d'air.

6. Encouragez une bonne hygiène et l'auto-isolement

Encouragez tous les employés à se laver fréquemment et soigneusement les mains tout au long de la journée et à éviter de se toucher les yeux, le nez et la bouche. De plus, le personnel doit être informé des signes et des symptômes de la COVID-19 et rester à la maison s'il se sent malade pour éviter de propager des germes au bureau. Envisagez de mettre en place une politique flexible sur les congés de maladie pour accommoder les employés dont le test de dépistage du coronavirus est positif.

7. Ayez un plan d'urgence

Avec l'incertitude persistante entourant le COVID-19, vous devez rester flexible et préparé. Ayez un plan d'urgence en place au cas où il y aurait une épidémie de virus dans votre bureau. Vous devrez agir rapidement et agressivement pour arrêter sa propagation. Les employés doivent emporter leur ordinateur portable et travailler à la maison tous les jours au cas où ils auraient besoin de commencer à travailler à distance dans un court délai.

8. Obtenez les commentaires des employés

Il est important de ne pas oublier le facteur humain en cette période difficile. Vos employés ont passé des semaines ou des mois à travailler à domicile sans interagir physiquement avec leurs collègues et doivent maintenant retourner au bureau mais maintenir leurs distances les uns avec les autres. Tous ces changements seront probablement difficiles pour votre personnel. Pour vous assurer que vous avancez dans la bonne direction, demandez à vos employés de vous faire part de leurs commentaires pour voir ce qui fonctionne et quels domaines peuvent être améliorés.

9. Passez en revue vos outils de communication

Alors que certains employés continuent de travailler à domicile tandis que d'autres retournent au bureau, il est essentiel de disposer des bons outils pour une communication et une productivité fluides. Évaluez les besoins de votre équipe et obtenez des outils de messagerie instantanée et de vidéoconférence configurés et prêts à l'emploi pour éviter tout retard lorsque le travail commence. Privilégier les interactions en face à face pour s'assurer que les travailleurs à distance se sentent aussi connectés et informés que leurs collègues au bureau. La qualité vidéo réaliste de Lifesize donne l'impression que toute votre équipe se réunit dans la même pièce et vous permet de vous connecter à un niveau plus profond en étant capable de voir et d'entendre les membres de votre équipe à distance. Les équipes distribuées ne seront pas efficaces si elles ne se rencontrent pas régulièrement.

10. Maintenir les efforts de consolidation d'équipe

Les employés peuvent se sentir dépassés ou déconnectés pendant cette phase de transition. Vous pouvez maintenir le moral de l'équipe en introduisant des activités de consolidation d'équipe qui promouvoir la culture d'entreprise. Pour les équipes avec des membres distants, vous pouvez planifier des activités de consolidation d'équipe virtuelles comme happy hours virtuels, activités brise-glace, jeux en ligne, dégustations de vins, etc. Pour rendre ces événements de team building encore plus amusants et engageants, vous pouvez utiliser arrière-plans virtuels et filtres amusants lors d'une conférence téléphonique. De plus, vous pouvez créer des canaux privés dans des outils de chat comme Slack et Microsoft Teams pour que les employés aient des conversations informelles non liées au travail ou se connectent avec des membres distants de votre équipe dans une salle de pause virtuelle à l'aide de Lifesize.

Ce que nous avons appris sur le travail à distance pendant le COVID-19

Travailler pendant la pandémie de coronavirus a été difficile pour les organisations et les employés du monde entier, mais tout n'a pas été si mal. De nombreux employés ont fait l'expérience du travail à domicile pour la première fois et ont acquis une nouvelle perspective et un nouvel aperçu du travail à distance. Certains employés ont constaté qu'ils avaient un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée et qu'ils étaient encore plus productifs et engagés lorsqu'ils travaillaient en dehors du bureau. Les entreprises ont dû trouver rapidement comment prendre en charge une main-d'œuvre entièrement distante et mettre en œuvre stratégies de communication et des outils pour garder leurs employés connectés et engagés. Voici quelques choses que nous avons apprises sur le travail à distance pendant la pandémie.

1. La collaboration vidéo va très loin

Sans surprise, la demande de visioconférence a considérablement augmenté lorsque les employés du monde entier ont commencé à travailler à distance. Avec la distanciation sociale et les ordonnances de maintien à domicile en place, la vidéoconférence a aidé les employés à rester connectés avec leurs collègues et clients tout en ajoutant une touche personnalisée à la conversation. Les équipes pouvaient se rencontrer face à face en toute sécurité sans se soucier de se propager le COVID-19.

En plus des réunions professionnelles, la visioconférence est devenue la solution incontournable pour les activités de team building. Les happy hours traditionnels, les fêtes de bureau et les événements sociaux sont devenus des expériences virtuelles grâce à la vidéoconférence, qui a servi d'alternative la plus proche aux rencontres en personne.

2. Le travail à distance fait économiser de l'argent aux employeurs et aux employés

Le travail à distance peut être avantageux tant pour les employeurs que pour les employés. Les télétravailleurs permettent aux entreprises d'économiser en moyenne 22,000 XNUMX $ par an et par employé puisque l'entreprise n'a pas à fournir au travailleur des locaux à usage de bureaux, de l'électricité, de la nourriture, des boissons, etc. Pour les employés, le travail à domicile leur offre un horaire de travail flexible sans perte de temps due aux déplacements. ÉTUDES montrent qu'un employé distant économise en moyenne 7,000 XNUMX $ par an en raison de la réduction des coûts de déplacement, de stationnement et de nourriture.

3. Un meilleur équilibre travail-vie personnelle pour les télétravailleurs

2019 enquête ont rapporté que 91% des travailleurs à distance ont choisi de travailler à domicile pour avoir un meilleur équilibre travail-vie personnelle. Bien qu'il y ait une grande différence entre « choisir » de travailler à distance et être « obligé » de travailler à domicile en raison d'une pandémie, de nombreux employés ont récemment expérimenté certains des aspects positifs du travail à distance, comme passer plus de temps avec leur famille, avoir un horaire de travail flexible et productivité accrue. Dans un enquête par Tiny Pulse, un outil d'engagement des employés, 91 % des travailleurs à distance ont affirmé qu'ils travaillaient davantage en dehors du bureau.

4. Travaux d'infrastructure à distance

Bien que outils et solutions car le travail à distance existe depuis des années, de nombreuses organisations n'étaient pas préparées à prendre en charge une main-d'œuvre entièrement à distance au début de la pandémie. Ce changement soudain dans notre façon de travailler a obligé les entreprises à revoir leur pile technologique et proposer une infrastructure à distance qui connecte leurs employés et permet à leurs entreprises de fonctionner sans interruption. La main-d'œuvre moderne n'existe plus dans un seul bureau. Des outils collaboratifs dynamiques et des solutions basées sur le cloud ont permis à des équipes réparties dans le monde entier de travailler ensemble de manière efficace et productive, quel que soit leur emplacement.

Conclusion

La santé et la sécurité de votre personnel ont été le moteur du travail à domicile de tous vos employés pendant la pandémie de COVID-19. La santé et la sécurité de vos employés doivent donc être votre objectif ultime lors de leur retour au travail. Gardez ces conseils et considérations à l'esprit lors de l'élaboration de votre plan de transition vers la vie de bureau. Les choses peuvent ne pas revenir à la normale avant un certain temps, voire jamais, alors vous voulez rendre cette transition aussi facile et confortable que possible pour vos employés.