Comment configurer la visioconférence pour n'importe quelle salle de conférence en 3 étapes faciles

 

Se connecter à une vidéoconférence à partir de votre ordinateur portable est assez simple. Téléchargez votre favori vidéo conférence app, sélectionnez pour utiliser votre webcam et votre microphone intégrés, insérez des écouteurs et connectez-vous à votre réunion virtuelle chambre. Mais la plupart des réunions comprennent au moins une salle de réunion pour que les groupes puissent se réunir. Glisser un ordinateur portable avec un appel Skype au bout de la table de la salle de réunion et s'entasser autour n'est pas la solution. Il existe une meilleure solution pour la conférence Web, et elle n'inclut pas de logiciel de conférence compliqué ni de dongles. Voici comment configurer une salle de vidéoconférence afin de pouvoir mener des réunions d'affaires productives et professionnelles.

Salle de visioconférence avec équipement Lifesize

3 éléments nécessaires pour configurer votre salle de visioconférence

La visioconférence basée sur le cloud permet à quiconque de créer une salle de visioconférence incroyablement simplement en une dizaine de minutes. Voici les trois composants dont vous aurez besoin lors de la configuration de la visioconférence :

1. TV connectée (ou plusieurs écrans)

Les salles de conférence peuvent varier en taille, des petites salles de réunion aux grandes salles de conférence, et il est important d'adapter l'affichage à la taille de la salle. Notre article sur choisir un écran de visioconférence fournit plus de détails sur les avantages des écrans 4K et sur la façon dont les écrans doubles peuvent fournir un espace de présentation dédié, mais la règle générale est que plus la pièce est grande, plus l'écran est grand.

2. Système de visioconférence

Composé d'une caméra haute définition et d'un codec de traitement vidéo complet, un système de visioconférence envoie et reçoit des informations vidéo cryptées et les décode sous forme de vidéo en direct sur l'écran de votre salle de réunion. Tout comme une webcam nécessite la puissance de traitement de votre ordinateur portable pour fonctionner, un système de visioconférence est bien plus qu'une simple caméra. Faveurs grandeur nature UDP pour réduire les retards et assurer des appels fluides à chaque fois.

Les systèmes tout-en-un tels que la gamme Lifesize de systèmes de visioconférence 4K sont spécialement conçus pour la salle de réunion et conçus dans le seul but de capturer et de transmettre des flux vidéo 4K en direct sans faille sur le réseau de services cloud Lifesize. 

Apprenez à concevoir, configurer et déployer la salle de réunion idéale en fonction de vos besoins uniques.

3. Téléphone de conférence

Un téléphone de conférence à écran tactile fournit une interface utilisateur dédiée pour naviguer dans votre répertoire, contrôler les options de panoramique/inclinaison/zoom de la caméra et lancer des appels. Les téléphones de conférence et les microphones de conférence téléphonique spécialement conçus pour la vidéoconférence comprendront une annulation d'écho, un contrôle automatique du gain et une réduction automatique du bruit pour offrir aux participants de la salle de réunion et de la conférence un son cristallin.

Comment configurer votre système de visioconférence en 3 étapes simples

Consulte la tutoriel de déballage et d'installation complet pour savoir comment vous pouvez être opérationnel avec le Lifesize® Icon 700™, passer des appels vidéo 4K en quelques minutes en suivant ces trois étapes simples :

  1. Connectez le système vidéo aux écrans de votre salle
  2. Associez le système vidéo à votre compte Lifesize
  3. Effectuez votre première visioconférence 4K, partagez votre écran en 4K et profitez des avantages de communication en face à face

Pourquoi le partage d'écran sans fil est idéal dans la salle de conférence

L'objectif fondamental des réunions est de partager des informations et de collaborer sur des idées pour prendre des décisions plus éclairées. Du partage d'applications, de présentations et de fichiers au streaming vidéo et audio dans la salle de réunion, le partage d'écran sans fil élimine la complexité d'avoir à apporter le bon cordon ou dongle avec vous à la réunion. Voici les trois principales raisons pour lesquelles les entreprises ont abandonné le partage de présentation filaire :

image de bannière pour le blog faisant la promotion du partage Lifesize

1. Les cordons se cassent

Rien ne freine mieux la productivité des réunions qu'une salle de conférence avec un équipement en panne. Tant que les cordons nécessitent une connexion physique vers et depuis les ordinateurs portables tout au long de la journée, il y aura toujours un risque de rupture et d'usure des cordons avec le temps. Le partage d'écran sans fil supprime le cordon de l'équation de partage.

2. Les dongles se perdent

À moins que vous ne prévoyiez d'équiper chaque salle de conférence de tous les dongles de sortie d'affichage possibles (et de les surveiller régulièrement pour vous assurer qu'ils ne sortent pas accidentellement de la salle), vous serez confronté à un scénario où quelqu'un ne peut pas partager parce que un dongle a été perdu ou volé. HDMI, VGA, Thunderbolt, USB-C, DVI… la liste des dongles continue de s'allonger, mais le partage sans fil supprime complètement la dépendance aux dongles dans la salle de réunion.

3. Le sans fil rend les choses fluides

Avec 80 % des employés utilisent des appareils personnels pour des tâches professionnelles et près de la moitié de ces utilisateurs déclarent être plus productifs, il est important de considérer comment les politiques BYOD transforment la façon dont les travailleurs partagent des informations et collaborent. La connectivité sans fil des salles de réunion permet non seulement aux utilisateurs de partager leurs écrans de manière transparente, mais élimine également les frustrations liées à la tentative de connexion à une salle de conférence fragmentée. Découvrez le récent Rapport d'analyse de Frost et Sullivan pour découvrir en profondeur les avantages du partage d'écran sans fil dans la salle de réunion.

Comment mettre en place une visioconférence avec juste un ordinateur portable

La vidéoconférence n'est pas réservée aux salles de réunion. La connexion avec des collègues et des clients lors d'une visioconférence peut se faire directement depuis votre ordinateur portable ou votre téléphone portable avec rien de plus que votre navigateur et une webcam intégrée. Voici comment configurer une visioconférence avec l'application Lifesize :

  1. Envoyer une invitation à une réunion avec un lien vidéo intégré
  2. Cliquez sur le lien quand il est temps pour votre réunion virtuelle
  3. Vérifiez votre caméra et votre entrée audio
  4. Rejoignez la conférence téléphonique, partagez votre écran et profitez des avantages de la communication en face à face

Les 3 meilleurs conseils pour votre prochaine visioconférence

Nous avons récemment publié notre guide complet pour organiser une visioconférence réussie, mais voici nos trois meilleurs conseils pour votre prochaine visioconférence.

1. Soyez prêt pour la réunion

Il n'y a rien de pire que d'aller à une réunion sans aucun indice de contexte et que le présentateur arrive en retard et traîne parce qu'il n'était pas prêt. Faire un ordre du jour de réunion à l'avance, envoyez-le à vos participants et respectez-le tout au long de l'appel. Non seulement cela contribue à la productivité et à l'efficacité, mais cela donne également le ton à la réunion et donne aux autres le temps de préparer leurs questions et leurs contributions afin que la conversation puisse se poursuivre en dehors de la salle de réunion.

2. Utilisez des éléments visuels pour accroître l'intérêt des participants.

Les visuels sont un excellent moyen de garder une réunion vidéo intéressante et fraîche. Partagez des applications en direct, des présentations PowerPoint™, des vidéos, des tableaux, des graphiques et tout autre élément pour une collaboration en temps réel.

3. N'oubliez pas d'être vous-même.

Nous avons bien dépassé la visioconférence utilisée uniquement pour les rapports trimestriels réunions du conseil d'administration avec votre équipe de direction - il s'est transformé en un moyen quotidien de communiquer en face à face. Tout comme envoyer des SMS, parler au téléphone ou se rendre au bureau de votre collègue et discuter en personne, l'expérience de la visioconférence concerne ce qui est discuté. Alors ne vous inquiétez pas quand il s'agit de passer devant la caméra, soyez simplement vous-même !

Mise en place de visioconférence pour les centres d'appels

Pour fournir une assistance supérieure et améliorer les délais de résolution, de nombreux centres d'appels du service client ont adopté des fonctionnalités de vidéoconférence qui utilisent ACD les systèmes
afin qu'ils puissent rapidement initier des conversations vidéo à partir de n'importe quel canal d'assistance, y compris le téléphone, les e-mails, le chat, les SMS et les réseaux sociaux. Avec des capacités de partage d'écran, une intégration transparente et une interface intuitive et facile à utiliser, Vidéo CXEngage est le leader incontesté. Pour en savoir plus sur la configuration de la vidéoconférence pour votre centre d'appels, visitez Sérénova.

Prêt à configurer une visioconférence avec Lifesize ?

Des centaines de milliers de professionnels utilisent Lifesize chaque jour pour se connecter face à face avec leurs collègues, partenaires, clients et prospects. Après plus de quinze ans de développement systèmes de salle de conférence, dispositifs de présentation de salle de réunion sans fil, applications de visioconférence et le réseau cloud mondial qui lie tout ensemble, nous ne nous contentons de rien de moins qu'incroyable. Lifesize offre une expérience de réunion unifiée inégalée à laquelle vous pouvez faire confiance pour travailler du premier coup, à chaque fois. Planifier une démo rapide or créer un compte gratuit ici.