7 règles pour créer des réunions debout efficaces

Toutes les réunions ne nécessitent pas une table de conférence complète. Lorsque vous avez besoin de mettre rapidement tout le monde au courant et sur la même page, la réunion debout quotidienne est la voie à suivre. Les stand-ups sont conçus pour une productivité maximale - ils sont rapides, ciblés et collaboratifs. Mais pour rester productif, certaines règles doivent être respectées.

Cet article est un modèle pour organiser des réunions debout réussies. Découvrez les avantages des stand-ups, ce dont vous aurez besoin pour commencer et comment organiser votre réunion.

Découvrez les avantages des stand-ups, ce dont vous aurez besoin pour commencer et comment organiser votre réunion.

Qu'est-ce qu'un stand-up meeting ?

Une réunion debout (ou stand-up) est une réunion quotidienne courte et productive au cours de laquelle les participants se tiennent debout, comme un rappel pour garder les choses concises. Les réunions debout permettent aux équipes de projet ou de produit de se mettre rapidement en contact, de rendre compte de l'avancement et de s'aligner sur les objectifs du projet.

4 Avantages des réunions debout

Les réunions debout sont un excellent moyen pour les équipes d'aligner les objectifs à court et à long terme, ainsi que les tâches personnelles et les projets d'équipe globaux. Considérez une réunion debout comme votre appel nominal du matin et votre réunion de statut où toute l'équipe se réunit et a l'occasion de rattraper son retard et de partager ce sur quoi elle travaille. Avec un minimum d'organisation et de préparation, les équipes peuvent se réunir pour établir des priorités et communiquer rapidement et efficacement.

1. Raccourcir les boucles de rétroaction

À moins que vous ne gardiez une liste de questions à poser ou que vous rencontriez des problèmes lors de la réalisation d'un projet, des informations importantes se perdent dans le désordre lorsque vous attendez entre les réunions hebdomadaires pour réunir l'équipe. Les stand-ups quotidiens gardent tout le monde sur la même longueur d'onde, partageant les dernières informations et apprenant des autres membres de l'équipe. Obtenez des réponses en temps réel et en face à face au quotidien.

2. Identifiez les problèmes plus rapidement

Les petits problèmes peuvent souvent dégénérer et avoir des conséquences imprévues lorsqu'ils ne sont pas traités rapidement. Les réunions debout vous permettent de vous synchroniser quotidiennement avec vos coéquipiers, ce qui vous permet, à vous et à vos collègues, d'identifier les bloqueurs rapidement et au fur et à mesure qu'ils surviennent. Non seulement cela réunion d'équipe permettre la résolution de problèmes, vous pouvez également étouffer les problèmes dans l'œuf avant qu'ils ne se transforment en problèmes plus importants.

3. Alignez-vous sur les objectifs et les tâches

Lorsque vous êtes dans le rythme au travail, il est facile de se perdre dans les détails et d'oublier de voir vos projets d'un point de vue plus large. Chaque membre de l'équipe a ses propres tâches et objectifs sur lesquels il se concentre, ce qui permet de perdre facilement de vue la façon dont vous contribuez aux objectifs de l'équipe. Les stand-ups sont un excellent rappel pour aligner les objectifs de l'équipe et réitérer le rôle de chaque membre de l'équipe à l'équipe.

4. Interagissez avec vos coéquipiers

Les e-mails sont faciles à ignorer ou à parcourir, et les conversations téléphoniques manquent de l'interaction en face à face dont nous avons besoin pour rester concentré, alerte et sur le sujet. Les stand-ups quotidiens gardent pleinement les membres de l'équipe engagé et collaboratif les uns avec les autres, permettant aux collègues d'établir de meilleures relations en se parlant face à face. Ils minimisent également le multitâche puisque les réunions elles-mêmes ne durent que 10 à 15 minutes !

7 règles pour un stand-up efficace

Bien que le concept d'une réunion courte et interactive puisse sembler trop beau pour être vrai, avoir des réunions productives et ciblées mais rapides avec vos collègues est en fait assez réalisable. Voici 7 règles qui vous guideront vers une cadence réussie de stand-up meetings : 

1. Tenez compte du temps de chacun

Une réunion debout est appelée une réunion debout, car personne ne devrait prendre le temps de se mettre à l'aise dans la salle de réunion. Ces réunions ne devraient prendre que 15 minutes maximum, alors faites en sorte que la réunion soit courte et brève ! Si vous avez besoin de temps pour élaborer sur certains sujets, faites un suivi avec un e-mail ou un autre moment désigné pour vous rencontrer et discuter davantage.

2. Établissez un objectif

Un énorme avantage des réunions debout est qu'elles obligent les équipes à établir des priorités. En abordant l'objectif de l'équipe dès le début de la réunion (ou même avant !), vous supprimez tous les sujets sans rapport et profitez au maximum du temps de chacun. Les membres de l'équipe se présenteront à la réunion avec des questions préparées.

3. Restez concentré

Une fois que vous avez établi un programme de la réunion et objectif, respectez-le ! Le choix d'un facilitateur ou d'un scrum master peut aider à organiser la réunion, à rester sur la bonne voie et à maintenir la structure. Mais ne laissez pas votre animateur prendre le contrôle de la réunion - assurez-vous que tout le monde a encore la possibilité de parler et de répondre à tout ce dont il a besoin !

4. Adaptez le format si nécessaire

En parlant de structure de réunion, il est important de comprendre qu'il n'y a pas d'approche unique pour les réunions debout. Chaque équipe a sa propre culture, ses propres besoins, le nombre de membres de l'équipe à accueillir, la diversité des perspectives, etc.

Un moyen simple de structurer votre réunion consiste à organiser un tour de rôle afin que tout le monde ait la possibilité de parler à chaque fois. Vous pouvez même sélectionner les sujets à aborder lors de chaque réunion - c'est-à-dire les mises à jour du projet, les bloqueurs et les défis - ou vous pouvez toujours simplement laisser votre équipe vous guider. Faites ce qui vous semble confortable pour vous et votre équipe !

5. Inclure les employés distants

Il est facile d'oublier vos coéquipiers à distance pour les stand-ups car ils ne sont pas physiquement dans le bâtiment. Heureusement, avec des outils comme la visioconférence, vous pouvez connecter tout le monde depuis n'importe quel endroit.

Lifesize a conçu des solutions de réunion debout pour d'innombrables entreprises et a développé une gamme professionnelle d'appareils audio et équipement de visioconférence - dont le seul Vidéo 4K système de caméra de conférence sur le marché. Les membres de l'équipe peuvent se connecter instantanément de n'importe où avec l'application de bureau et mobile Lifesize.

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6. Restez cohérent

La cohérence est essentielle lorsqu'il s'agit d'organiser des réunions debout de routine - simplement en étant cohérent, vous pouvez augmenter la productivité, améliorer la façon dont votre équipe communique les uns avec les autres et rendre la réunion condensée encore plus courte. Pour rester cohérent :

  • Tenez des stand-ups à la même heure chaque jour
  • Utilisez le même format pour tous les stand-ups
  • Respectez le délai (généralement 10-15 minutes)

7. N'oubliez pas de faire un suivi

Lorsque vous établissez un objectif dans vos réunions debout, n'oubliez pas de faire un suivi et de vous assurer que vos conversations et vos projets progressent. Le suivi après vos stand-ups quotidiens est crucial car il renforce la transparence au sein de votre équipe. Les attentes doivent être réitérées, les prochaines étapes doivent être franchies et les coéquipiers doivent être tenus responsables.

Exemple d'ordre du jour d'une réunion debout

Vous n'avez pas besoin de beaucoup pour un ordre du jour de réunion debout - car ils sont si courts, tout ce dont vous avez besoin est une poignée de questions pour lancer le bal et inviter les membres de l'équipe à fournir des mises à jour de statut. Vous pouvez avoir une série de questions auxquelles chaque membre de l'équipe peut répondre ou des questions spécifiques destinées à certains membres de l'équipe. Voici quelques exemples qui peuvent démarrer votre stand-up meeting :

  • Qu'avez-vous accompli hier ?
  • Que vas-tu faire aujourd'hui?
  • Où es-tu coincé ?
  • Sur quoi avez-vous besoin d'aide ?
  • Quelle est la « victoire » ou la découverte clé d'aujourd'hui que vous aimeriez partager ?

3 outils dont vous avez besoin pour des réunions debout efficaces

Pour une réunion debout réussie, avoir un ordre du jour n'est que la moitié de cela. Améliorez vos réunions debout avec des outils supplémentaires qui peuvent connecter les travailleurs à distance depuis n'importe quel endroit et assurer le bon déroulement de vos réunions.

Application de visioconférence fiable

Des applications de visioconférence comme Application grandeur nature reliez vos équipements audio et vidéo dans une interface intuitive et facilement accessible. L'application Lifesize propose des outils interactifs pour la collaboration, partage d'écran sans fil, pincer pour zoomer et capacités d'écoute seule et plus encore. L'application mobile Lifesize permet même aux membres de votre équipe d'emporter toutes ces fonctionnalités avec eux partout où il y a une connexion Internet et est interopérable avec un certain nombre d'appareils tiers pour une collaboration facile.

Équipement haute résolution

Pour transformer vos visioconférences debout en une interaction face à face immersive et authentique, vous aurez besoin d'une caméra compatible HD et écran d'affichage. Lifesize conçoit des solutions de salle de réunion personnalisées pour l'atmosphère collaborative et agile des réunions debout. 

, Icône grandeur nature 300 est spécialement conçu pour les petites réunions de groupe. Les options de montage flexibles vous permettent de placer la caméra n'importe où dans la pièce, la configuration est plug-and-play et la caméra a une capacité 4K pour fournir un réalisme et une clarté inégalés dans votre salle de conférence. Jumelé à un Téléphone grandeur nature HD, ressentez le plein effet d'une expérience de collaboration intégrée et inégalée.

Intégrations de calendrier

Les intégrations de calendrier garantissent que les membres de l'équipe savent quand la réunion a lieu et peuvent se joindre facilement. L'intégration du calendrier externe de Lifesize se synchronise avec le calendrier Google et les produits Microsoft, de sorte que vous pouvez être averti et rejoindre la réunion directement depuis Google et le Application Microsoft Teams. Vous pouvez même réserver des systèmes Lifesize Icon en tant que ressource pour une planification et des réservations faciles !

Comment les réunions debout aident les équipes distantes

Les réunions debout sont les plus utiles pour les équipes distantes, car il est encore plus difficile de garder les membres de l'équipe sur la même voie lorsqu'ils sont répartis sur différents sites. Voici quelques équipes à distance que Lifesize a aidé à réunir.

MarketingOG

Grandeur nature connectée Marketing de croissance organique Équipe 100% distante sur trois continents différents pour des réunions Scrum quotidiennes. Sans aucun espace de bureau, leurs réunions debout à distance sont devenues essentielles pour garder leur équipe et leurs objectifs unifiés.

Moteur WP 

En tant qu'entreprise qui fait de sa culture une priorité absolue, WP Engine était confrontée au défi de fédérer des équipes réparties sur trois continents. En ayant Lifesize dans chaque bureau et sur l'ordinateur portable de chaque employé, les collègues peuvent se connecter instantanément les uns aux autres et les responsables peuvent gérer efficacement les employés distants lors d'appels vidéo en tête-à-tête.

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Bureaux d'IOS

IOS Offices est une entreprise qui achète et conçoit des espaces de travail pour les entreprises au Mexique. Avec l'aide de Lifesize, ils sont en mesure de créer l'atmosphère la plus collaborative et agile possible pour leurs clients. Les bureaux IOS ont déployé Lifesize dans plus de 30 de leurs bureaux et utilisent les applications de bureau et mobiles Lifesize pour se connecter sans effort depuis n'importe où.

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Collège Coastal Bend  

Le Coastal Bend College utilise des vidéoconférences de haute qualité sur ses quatre campus universitaires pour communiquer en interne entre le personnel, dispenser des cours aux étudiants à distance et encadrer les étudiants inscrits en dehors de la salle de classe. En fait, les professeurs et les étudiants sont tellement partisans de Lifesize qu'ils ont inventé le verbe "Lifesize-ing" !

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Conclusion

Rien ne remplace les réunions en face à face, mais avec une main-d'œuvre de plus en plus dispersée, ce n'est pas toujours possible. La visioconférence permet ces interactions authentiques et réelles, quel que soit l'endroit où se trouvent les membres de votre équipe.

Les réunions debout sont censées être simples et rapides, c'est pourquoi les meilleures solutions de réunion debout facilitent la participation et sont intuitives à utiliser. Lifesize associe un équipement technique de haute qualité à une interface utilisateur simplifiée qui vous permet de participer à des réunions et de commencer à collaborer facilement. Faites vos adieux à ces longues et épouvantables réunions analogiques et dites bonjour à des synchronisations plus intelligentes, de meilleure qualité et plus rapides.