La collaboration d'équipe a évolué vers un état où les équipes qui ne se rencontrent jamais en face à face peuvent travailler de manière synchronisée de manière plus collaborative et plus efficace que jamais auparavant. Des entreprises entières ont des équipes entièrement distantes, et même les écoles en ligne ont des éducateurs à distance qui se connectent virtuellement avec les étudiants.

En fin de compte, la présence d'une technologie de visioconférence fiable a vraiment permis ce type de collaboration - sans elle, la communication en temps réel avec des collègues, des clients et des clients ne serait pas aussi efficace et efficiente qu'elle l'est aujourd'hui.

Équipe collaborant avec des collègues distants sur un projet

Qu'est-ce que la collaboration d'équipe ?

La collaboration en équipe est une approche de la gestion de projet où les membres de l'équipe travaillent ensemble pour atteindre un objectif commun. Une plus grande collaboration peut conduire à une meilleure génération d'idées et créer une culture d'entreprise plus innovante de résolveurs de problèmes.

Des technologies telles que la vidéoconférence permettent à des personnes de divers endroits de collaborer en équipe, de discuter des objectifs, des progrès et des défis, et de travailler collectivement sur un projet, où qu'elles se trouvent dans le monde.

Collaborer efficacement au sein d'une équipe joue un rôle important dans la réalisation des objectifs et le maintien d'une culture d'entreprise heureuse et camaraderie d'équipe. Un récent article de Forbes souligne que les équipes collaboratives sont en réalité cinq fois plus productives parce qu'ils se sentent plus motivés pour atteindre un objectif commun.

3 défis communs de collaboration

La collaboration est cruciale pour un lieu de travail réussi, mais pas toujours facile à réaliser. Sans une main-d'œuvre collaborative solide, les gens deviendront un groupe incohérent d'individus concurrents. Cela amène les entreprises à subir une baisse de productivité, la motivation et, finalement, les revenus. Voici quelques défis de collaboration courants qui peuvent survenir lorsque vous travaillez en équipe. 

1. Écart de connaissances entre ou au sein des équipes

Il est courant de se regrouper en sous-équipes au sein d'une équipe plus grande pour travailler sur des tâches plus petites et spécifiques. Bien que diviser le travail semble être un moyen naturel de faire avancer les choses, cela entraîne également des lacunes dans les connaissances entre les sous-groupes, ce qui fait que les gens sont involontairement exclus de la boucle. Il est important de prendre le temps de partager les décisions qui ont été prises avec le reste de l'équipe afin que tout le monde soit toujours sur la même longueur d'onde.

2. Manque de communication claire

Personne n'a le temps pour une mauvaise réunion. Qu'il s'agisse du contenu discuté ou de la technologie utilisée pour passer l'appel, avoir un moyen clair de communiquer avec votre équipe est crucial pour le succès de votre équipe. Avoir un clair programme de la réunion, envoyez-le avant le début de votre réunion et faites de votre mieux pour vous y tenir : tout le monde saura ce qui se passe, ce qu'il doit faire et comment il doit le faire. Et assurez-vous que vos outils de collaboration sont à jour, faciles à gérer et fonctionnent correctement afin que personne n'ait d'excuse pour ne pas être à l'appel.

3. Manque de transparence

Travailler en équipe signifie que chacun doit être ouvert et honnête avec ses pensées, ses opinions et ses préoccupations concernant une tâche donnée. Le travail d'un membre dépendra probablement de celui d'un autre membre de l'équipe et il est donc impératif d'être totalement transparent sur ses progrès, ses obstacles et ses préoccupations. Il est important pour un chef de projet d'instaurer la confiance au sein de l'équipe, afin que chacun puisse partager et discuter librement.

3 caractéristiques d'une collaboration d'équipe efficace

Alors, comment une équipe peut-elle atteindre ses objectifs tout en créant simultanément un environnement collaboratif positif ? Bien que ce ne soit pas la chose la plus facile à réaliser, c'est certainement faisable. Voici quelques façons de vous assurer qu'une collaboration d'équipe efficace est en place :

1. Alignement des tâches et des objectifs

Nous savons tous que la communication est essentielle, mais une communication régulière en équipe est encore plus importante, en particulier lors de la discussion des objectifs et des attentes. Plus vous répétez souvent vos tâches et vos objectifs à votre équipe, plus ils savent ce qu'ils doivent faire pour atteindre ces tâches et ces objectifs. Un stand-up de 10 minutes le matin à la même heure chaque jour peut aider à promouvoir l'idée que chaque membre de l'équipe, individuellement et collectivement, travaille ensemble vers un objectif spécifique.

2. Adopter la diversité parmi les membres de l'équipe

Chacun a ses propres forces, faiblesses, styles de travail et idées. Et dans une équipe, ces traits doivent être adoptés pour faire une équipe qui fonctionne mieux. Une étude d'OfficeTeam a révélé que 66 % des employés étaient plus susceptibles de quitter leur emploi s'ils ne se sentaient pas appréciés.

Les équipes sont plus efficaces lorsque les forces et les faiblesses de chacun sont partagées et se complètent. En déléguant des tâches en fonction de leurs forces, les individus se sentent plus autonomes et sont susceptibles d'avoir des niveaux de productivité plus élevés et un sentiment d'appartenance au sein de l'équipe.

3. Créer un fort sentiment de communauté

Créer un sentiment de communauté sur le lieu de travail est essentiel pour les environnements de travail collaboratifs. Lorsque les individus sentent que leurs idées et leurs opinions comptent, ils se sentent valorisés et sont plus susceptibles de s'appliquer. Dans une étude récente, 54 % des employés ont déclaré qu'un fort sentiment d'appartenance à la communauté les ont incités à rester plus longtemps dans leur entreprise.

Trouver les bonnes conditions pour une collaboration d'équipe efficace peut être délicat. Il ne sert à rien d'avoir beaucoup de réunions dans un souci de collaboration, chaque tâche n'a pas besoin d'être travaillée en équipe. Une réunion quotidienne, pour discuter des tâches et des objectifs de l'équipe pour cette journée, est plus que suffisante et peut également aider à réduire les doublons et à accroître l'alignement.

4 façons de favoriser la collaboration au sein de votre équipe

Rassembler une équipe performante ne consiste pas seulement à réunir les personnes les plus intelligentes dans la salle, il s'agit de trouver un groupe de personnes qui peuvent travailler ensemble et collaborer efficacement.

Chaque membre de l'équipe doit être doué pour communiquer, interagir et agir intuitivement sur les décisions les uns avec les autres afin d'atteindre ses objectifs. Cela se résume vraiment au respect, à la transparence et à la bonne attitude. Voici quatre façons de favoriser la collaboration au sein d'une équipe :

Créer des canaux de communication clairs

La collaboration dépend d'une communication claire. Cependant, il ne peut s'agir uniquement d'une communication descendante, il doit s'agir d'un canal de communication ouvert entre tous les membres de l'équipe pour permettre à chacun de parler de manière égale et avec autorité. Les chefs de projet doivent fixer des objectifs clairs, les réitérer souvent et encourager une communication régulière entre toute l'équipe, que ce soit par le biais d'e-mails, d'une application de chat ou d'appels vidéo quotidiens.

Nommer la direction

Chaque équipe a besoin d'un leader pour s'occuper de la situation dans son ensemble, s'assurer que les objectifs sont atteints et que les tâches sont terminées à temps. Il est également important pour le chef de projet de motiver son équipe, de la fédérer pour atteindre des objectifs communs et d'expliquer les valeur de la collaboration d'équipe. Sans un fort chef d'équipe, les individus peuvent devenir démotivés, frustrés et manquer de productivité.

Tirer parti de la responsabilisation

Le maintien d'une communication claire garantit que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Toute l'équipe sait alors quels sont ses rôles et ses responsabilités, ce qu'on attend d'elle et la norme de communication établie. Cela garantit que chaque membre de l'équipe sait ce qu'il doit faire et peut être responsable de ses tâches. La création de cette structure dès le début du processus de constitution d'équipe garantira qu'il n'y aura pas de confusion plus tard.

Encouragez le respect mutuel

Nous avons déjà établi que la confiance est la clé de la transparence, mais le respect mutuel est tout aussi important pour une bonne communication. Chaque travail est tout aussi important que le suivant, et personne n'est plus important non plus.

Les chefs de projet doivent faciliter un environnement où chacun est respecté, quelle que soit sa position dans l'entreprise. Chaque membre de l'équipe doit se sentir valorisé afin de pouvoir s'exprimer librement lors des discussions sur les tâches, faire des compromis si nécessaire, être fiable et finalement mieux travailler ensemble.

4 meilleurs outils de collaboration d'équipe pour 2020

Il existe une grande variété d'outils de collaboration disponibles pour les entreprises, chacun avec son propre ensemble de fonctionnalités allant des appels vidéo cryptés à la convivialité du tableau blanc.  

Bien que bon nombre de ces outils soient excellents en eux-mêmes, certains ont la capacité de s'intégrer à d'autres. Par exemple, l'outil de visioconférence en ligne gratuit, Lifesize, peut être intégré à des solutions de messagerie instantanée telles que Slack et Microsoft Teams pour améliorer la collaboration globale. Voici quelques outils à rechercher pour augmenter la collaboration pour votre équipe.

1. Visioconférence fiable

Lifesize est un outil de réunion en ligne basé sur le cloud qui offre une gamme de fonctionnalités, notamment les appels vidéo cryptés et le partage d'écran pour les équipes. Cela garantit que les informations importantes ne deviennent pas publiques. Par créer votre compte gratuit, vous pouvez facilement vous connecter avec jusqu'à 10 participants lors d'un appel de haute qualité entièrement crypté.

2. Outil de messagerie interne

Les outils de messagerie instantanée sont des moyens très efficaces de communiquer avec les équipes internes. Des plateformes comme Slack et les Microsoft Teams sont très faciles à utiliser et permettent une communication rapide entre individus ou groupes de personnes. Lifesize peut être intégré à ces outils offrant une offre de services plus large, répondant aux besoins de la vidéo, de l'audio et du chat instantané.

3. Logiciel de gestion de projet

Pour une collaboration plus grande et plus transparente, de bons outils de gestion de projet doivent être utilisés. Des outils de gestion de projet comme Trello et les Asanas permettent aux membres de l'équipe de s'attribuer des responsabilités à eux-mêmes et aux autres, de suivre l'avancement de tâches spécifiques et de gérer les délais. Ces outils de collaboration sont gratuits et largement utilisés par les grandes et les petites organisations.

4. Outils de partage de fichiers  

Pour la création et le développement collectifs de documents, les outils de partage de fichiers basés sur le cloud sont très efficaces. Google Docs et les Office 365 les deux ont des fonctionnalités différentes qui permettent une plus grande collaboration. Ils permettent à plusieurs personnes de travailler sur le même document en même temps ainsi que d'avoir accès à tous les documents nécessaires dans un seul espace.

Lifesize peut également être intégré à ces outils de partage de fichiers permettant aux utilisateurs de travailler sur des documents et de participer à un appel vidéo en même temps, le tout entièrement crypté pour des raisons de sécurité.

Conclusion 

Un lieu de travail numérique qui fonctionne bien est difficile à réaliser mais très efficace lorsqu'il est fait correctement. Trouver le bons outils de collaboration et définir des attentes dès le début assurera une collaboration à long terme pour votre équipe afin qu'ils puissent travailler ensemble sans avoir besoin d'être dans le même espace physique.