Nous couvrons de nombreux conseils de productivité de réunion dans notre guide téléchargeable sur Comment s'approprier vos réunions, mais je pense que celui-ci mérite une attention particulière. La réunion récurrente peut être un joker pour la productivité. Juste pour quoi je m'inscris quand je frappe accepter à ta demande d'une heure de ma semaine, chaque semaine, pour le reste de ma vie ?

Les clients de messagerie permettent de transformer très facilement une réunion bien préparée, méticuleusement sélectionnée et bien pensée en quelque chose qui, semaine après semaine, se dilue en un rassemblement infondé de ressources de l'entreprise qui sont probablement mieux dépensées à faire autre chose. Peut-être que votre réunion récurrente est l'une des exceptions, mais si vous avez déjà fait partie des 25 à 50 % de réunions considérées comme une perte de temps, il peut être utile d'envisager des alternatives.

Juste pour être clair, je ne déteste pas toutes les réunions, juste les mauvaises

Comme presque tout, les réunions se passent bien avec modération. Comme dans, quelqu'un les modère - envoi des agendas à l'avance, en s'assurant que seules les personnes qui contribuent aux objectifs sont invitées et en gardant les conversations sur la bonne voie et dans les délais. Je pense que les réunions récurrentes nous exposent à la violation de certaines de ces meilleures pratiques qui ont été établies pour des réunions productives.

Où ils fonctionnent le mieux

La meilleure réunion récurrente à laquelle j'ai participé était basée sur un projet et dirigée par un chef de projet qualifié. Le projet a démarré le premier jour et devait être terminé le trente jour, et des réunions de 15 minutes ont été programmées en cours de route pour que les principales parties prenantes se mettent rapidement d'accord et s'approprient les prochaines étapes pour maintenir le projet sur la bonne voie.

En étant de 15 minutes, il n'y avait pas assez de temps pour faire autre chose que d'atteindre les objectifs. Le groupe était petit et il n'y avait plus de récidive - une fois le projet terminé, les réunions l'étaient aussi. Essentiellement, le chef de projet avait pris une réunion d'une heure et l'avait répartie tout au long du projet pour que tout le monde reste concentré et responsable.

Où la réunion récurrente peut mal tourner

Je le garde pour la réunion. Si vous avez déjà eu une réunion régulière, vous avez peut-être été tenté d'enregistrer quelques informations pour votre prochaine réunion - de cette façon, vous aurez quelque chose à dire quand ce sera votre tour "autour de la table". Non seulement cela a le potentiel de bloquer un projet, mais cela vous fait perdre le temps que vous avez réservé en vous concentrant sur de vieilles nouvelles.

Les réunions peuvent être coûteuses et organiser une réunion récurrente, en particulier pour un grand groupe, peut coûter cher. Il est important de se rappeler que les réunions se font au détriment d'autres travaux. Bloquer une heure pour que 10 personnes se rencontrent équivaut à une journée de salaire – respectez donc la réunion.

La tendance à la collaboration persistante

Une façon de réduire les réunions récurrentes consiste à utiliser un outil de collaboration persistant. La plupart des réunions récurrentes se concentrent sur les mises à jour de projet et de statut, et celles-ci peuvent être transcrites assez facilement dans une discussion de groupe. Cela maintient la conversation et permet aux gens d'entrer et de sortir pour rester concentrés sur leur propre temps.

Dans une récente enquête auprès des utilisateurs de Lifesize, nous avons constaté que même si les réunions planifiées sont encore largement utilisées, davantage de conversations se déroulent de manière organique, sans invitation de calendrier et pour des périodes plus courtes. Lifesize est conçu pour permettre aux équipes de communiquer de toutes les manières dont elles ont besoin (conférences vidéo, audio et Web, chat et réunions enregistrées et partagées) et il est incroyablement simple de cliquer sur un nom dans l'annuaire et de démarrer une conversation à partir de n'importe quel appareil.