Augmentez la productivité avec cette pile technologique pour les équipes distribuées

 Ce billet de blog invité fait partie d'une série sur le travail distribué pour les entreprises. Cliquez sur ici pour lire le premier blog de la série. 

L'ère du travail distribué est arrivée. Diriger une main-d'œuvre productive ne signifie plus garder tout le monde ensemble au même endroit physique. Indépendants, sous-traitants et télétravailleurs s'associent à l'aide d'outils collaboratifs dynamiques. Fournies via le cloud, ces solutions permettent aux équipes distantes de partager plus facilement des idées, du contenu et des conversations en temps réel. 

Études de Stanford montrent que les travailleurs virtuels surpassent leurs collègues de 13 % et connaissent 50 % de rotation en moins, ce qui pousse davantage d'entreprises à se développer en dehors du bureau lors de la conception d'équipes modernes. Alors, comment lancez-vous votre stratégie d'équipe distribuée ? Commencez par déverrouiller la bonne pile technologique pour faciliter la communication et la collaboration d'équipe et préparer votre équipe au succès. 

 

Dame lors d'une conférence téléphonique avec son chat orange regardant

Construire une boîte à outils de collaboration pour les équipes distribuées

Votre boîte à outils de collaboration est une sélection d'outils logiciels basés sur le cloud conçus pour responsabiliser, motiver et soutenir les travailleurs du savoir, où qu'ils se trouvent. Bien que chaque entreprise soit différente, chaque boîte à outils a besoin des mêmes piliers :

  1. Simplicité: pour favoriser une adoption facile.
  2. Flexibilité: à intégrer aux solutions que les membres de l'équipe utilisent déjà.
  3. Évolutivité: pour accompagner des équipes en pleine mutation et de plus en plus globalisées.

Voici 10 outils et intégrations à envisager d'ajouter à votre boîte à outils d'équipe distribuée en 2020.

1. Planification du projet

Lorsque vous ne vous asseyez pas à côté des membres de l'équipe toute la journée, la planification devient une tâche encore plus cruciale que d'habitude. Perfony aide les employés à travailler ensemble lors de la création de plans. Dans un environnement où les employés ne peuvent pas se rendre dans le bureau de leur responsable pour vérifier si un travail a été approuvé, Perfony veille à ce que tout se passe bien.

Une fois vos plans créés, vous pouvez voir à quelle vitesse vous atteignez vos objectifs en identifiant des étapes telles que « approuvé », « terminé » ou « vérifié » sur une feuille de route de projet. Lorsque les membres de l'équipe peuvent immédiatement suggérer des tâches et définir le statut de ces tâches dans leurs applications de collaboration existantes telles que Microsoft Teams, l'exécution s'accélère. Il y a moins d'obstacles dans le parcours depuis le début d'un projet jusqu'à son achèvement, même lorsque les membres de l'équipe attendent l'approbation des responsables dans différents fuseaux horaires.

 

Capture d'écran de l'application Perfony

2. Gestion de projet

L'une des parties les plus difficiles de la gestion d'une équipe distribuée consiste à s'assurer que les connaissances et les projets sont accessibles dans le même environnement intégré. Conçu par Planview, Projectplace pour les équipes permet aux utilisateurs de planifier des projets essentiels, de collaborer sur le travail et de suivre l'avancement des plans critiques.

Imaginez que vous ayez besoin de créer un site Web pour un client. Projectplace vous aidera à suivre chaque étape de la conception du site, du wireframe à la livraison. Étant donné que tous les membres de votre personnel peuvent voir qui travaille sur quoi, il y a moins de risque de chevauchement des tâches ou de perte de trace de ce qui doit être fait.

Avec l'extension Microsoft Teams, vous pouvez facilement accéder à tous vos projets et espaces de travail existants depuis l'environnement Teams. Les personnes peuvent également répondre aux cartes de projet ou de tâche qui leur sont assignées dans Teams.

 

Capture d'écran de l'application Projectplace

3. Interprétation linguistique en temps réel

L'un des avantages d'avoir une main-d'œuvre distribuée et numérique est qu'elle permet aux gestionnaires d'embaucher des experts du monde entier. Vous n'êtes plus limité à travailler avec des talents dans votre zone géographique immédiate. Au lieu de cela, vous pouvez contacter des personnes qualifiées du monde entier et rendre votre équipe plus productive et adaptée. Cependant, ce n'est pas parce que la technologie cloud permet aux gens de travailler ensemble sur le Web qu'il n'y a plus d'obstacles en place. La langue est souvent l'un de ces obstacles.

KUDO permet aux membres de l'équipe de communiquer dans plusieurs langues grâce à la traduction en direct et simultanée, voire à l'interprétation en langue des signes en temps réel. Cela élimine instantanément les obstacles entre collègues collaborant de différentes parties du globe. Les entreprises peuvent accéder à KUDO pour participer à des réunions multilingues en ligne, consulter des documents collaboratifs et poser des questions, le tout dans une interface partagée. 

 

Capture d'écran de l'application Kudos avec 4 personnes en conférence téléphonique

4. Gestion des tâches

Diriger une équipe distribuée réussie signifie trouver un moyen de garder les employés sur la bonne page et sur la bonne voie avec leur travail - sans pouvoir s'enregistrer avec eux aussi librement que de se rendre à leur bureau. Un outil de gestion des tâches de type Kanban comme Workstreams.ai permet aux équipes de collaborer plus efficacement avec un environnement de flux de travail complet.

Dans Workstreams.ai, les employés peuvent rapidement et facilement créer des tâches, ajouter des étiquettes aux projets et attribuer des responsabilités à leurs coéquipiers. Cette solution offre aux entreprises un moyen de réunir des personnes de plusieurs départements et emplacements dans un lieu virtuel où elles peuvent aligner leurs priorités. Complet avec un tableau Kanban flexible qui s'intègre à Microsoft Teams, Workstreams.ai peut être personnalisé pour répondre à vos besoins. De plus, vous bénéficiez également d'un bot intelligent qui fournit des rappels, des notifications et des mises à jour sur l'avancement des tâches.

 

Capture d'écran de l'application Workstreams

5. Interopérabilité de la messagerie

Parfois, les employés de différentes organisations préfèrent utiliser différents outils de communication et de collaboration. Votre nouvel entrepreneur en marketing est peut-être un fan de Slack, tandis que votre responsable marketing actuel préfère Microsoft Teams.

Avec Mio, travailler avec de nouveaux sous-traitants ou partenaires ne signifie pas nécessairement les forcer à s'adapter à votre technologie préférée ou à recourir à des technologies obsolètes comme le courrier électronique. Au lieu de cela, Mio garantit que votre expérience de messagerie est transparente - chaque partie peut travailler dans ses outils de chat préférés, la messagerie sur les plates-formes et l'entreprise. En fin de compte, Mio permet aux équipes distribuées de discuter à travers des systèmes tels que Microsoft Teams et Slack en externe, vous n'avez donc pas besoin de demander aux clients, fournisseurs et indépendants de rejoindre votre réseau pour démarrer un projet. 


6. Présentations animées par l'IA

Veiller à ce que votre équipe distribuée ait accès aux bonnes informations n'est qu'une pièce du puzzle. Les chefs d'entreprise doivent également s'assurer qu'ils rendent ces informations aussi attrayantes et faciles à assimiler que possible.

Squigl est une plate-forme artificiellement intelligente qui transforme le texte en présentations animées, ce qui signifie que les gestionnaires peuvent créer rapidement et facilement des vidéos contextualisées qui racontent une histoire claire. Dans un environnement où les travailleurs, les pigistes et les autres membres de l'équipe peuvent apprendre et réagir aux données de différentes manières, cela peut aider à accélérer la compréhension.

Lorsque vous pouvez présenter une idée à la fois visuellement et de manière audible, il est plus probable qu'elle trouve un écho auprès d'un plus large éventail de personnes. Les entreprises distantes peuvent utiliser cet outil pour tout, du partage de briefs cruciaux pour de nouvelles tâches à l'explication de la mission et des valeurs de leur entreprise aux nouveaux sous-traitants.

 

Capture d'écran de l'application Squigl

7. Gestion des incidents

L'un des défis les plus redoutables de la gestion d'une équipe distribuée consiste à essayer de garder un œil sur les incidents, les événements critiques et les demandes d'assistance.

Zendevoir est une plate-forme de bout en bout pour la gestion des incidents qui peut vous aider à conserver toutes vos informations de billetterie et d'alerte au même endroit. Conçu pour fonctionner au sein de Microsoft Teams, Zenduty s'intègre à plus de 100 outils de billetterie populaires. Cela permet aux experts des opérations informatiques, aux ingénieurs DevOps, aux ingénieurs de fiabilité du site et aux équipes de support de travailler ensemble pour résoudre les problèmes. Avec Zenduty, les entreprises peuvent institutionnaliser les meilleures pratiques de gestion des incidents et assurer un service ininterrompu pour les clients.

Même si votre entreprise est constituée de plusieurs équipes d'assistance et d'ingénierie distribuées, elles peuvent toujours offrir efficacement d'excellentes expériences client. 

 

Application de Zenduty

8. Intégration SMS bidirectionnelle

Dans une main-d'œuvre distribuée, les employés et les sous-traitants n'auront pas toujours une connexion Internet. Les personnes travaillant dans un environnement dispersé ne peuvent pas toujours se connecter au cloud.

Avec avocat pour la communication par SMS dans Microsoft Teams, vous pouvez envoyer des SMS aux personnes que vous souhaitez connecter directement depuis Teams, il est donc facile de continuer à suivre les conversations à partir du même environnement unique. affichera les conversations bidirectionnelles dans Teams, comme si vous aviez une conversation privée sur l'application. Ainsi, les conversations continuent d'avancer en douceur, même lorsque la connectivité complète n'est pas disponible. Il existe même une option de diffusion un à plusieurs. 

 

Capture d'écran de l'application Avochato

9. Visioconférence

Pour garantir que tous les membres de votre effectif distribué bénéficient de la même expérience de visioconférence dans un environnement combiné, Lifesize ajoute la meilleure qualité audio et vidéo de sa catégorie et des fonctionnalités de communication et de collaboration avancées à vos flux de travail Microsoft Teams et Microsoft Outlook existants. Il n'est plus nécessaire de séparer les outils de chat persistant, de messagerie électronique et de calendrier des services de visioconférence.

Avec la Intégration Lifesize pour Microsoft, vous pouvez programmer et rejoindre un appel vidéo Lifesize directement depuis l'environnement Microsoft Office 365. Les employés bénéficient non seulement d'un flux de travail rationalisé ; ils bénéficient également d'une expérience en face à face cohérente et de haute qualité pour toutes leurs visioconférences. Ils peuvent même avoir accès au partage de contenu 4K, aux invitations illimitées d'invités, aux appels vidéo à 300 voies et au cryptage des réunions par défaut, des fonctionnalités que vous ne trouverez pas sur les applications de conférence populaires comme Google Hangouts et Zoom. L'intégration Lifesize pour Microsoft vous offre une solution de communication vraiment supérieure qui présente le meilleur des deux mondes.

Ordinateur et téléphone avec l'application Lifesize

10. Gestion des personnes

bob RH est une plate-forme de gestion des personnes de premier plan conçue pour améliorer l'expérience de travail de tous les employés, pas seulement ceux de votre bureau physique. De l'intégration de nouveaux talents dans votre effectif à la gestion de l'engagement des sous-traitants, bob peut aider votre équipe à rester alignée.

Leur bot d'intelligence artificielle fournit des analyses approfondies sur la façon d'améliorer le retour sur investissement du capital humain, ainsi que des conseils pour améliorer la communication au bureau. Au sein de Microsoft Teams, bob peut mettre en évidence les résumés quotidiens et les cris pour les utilisateurs individuels tout en diffusant des mises à jour sur les événements en temps réel. De plus, bob peut répondre aux questions des membres de l'équipe en accédant aux informations de la base de connaissances de votre entreprise.

 

Capture d'écran de l'application bob RH

Laissez les outils de collaboration aider, et non entraver, votre main-d'œuvre distribuée

La main-d'œuvre moderne n'a plus besoin d'exister dans un seul bureau. Avec des employés distants, des sous-traitants et des indépendants dispersés à travers le monde, les entreprises ont besoin de moyens fiables pour que tout le monde reste connecté et productif.

Avec des outils tels que Lifesize pour les visioconférences indépendantes de la plate-forme et Mio pour les messages multiplateformes, il n'a jamais été aussi simple de créer la boîte à outils idéale pour une équipe distribuée.