6 types de réunions d'affaires les plus courants

Alors que les entreprises se concentrent davantage sur l'efficacité, la productivité et la rentabilité, il est devenu essentiel que les entreprises examinent leurs chiffres pour s'assurer que leur temps, leur argent et leur main-d'œuvre sont utilisés à bon escient - l'une des plus grandes opportunités réside dans l'évaluation de la façon dont les réunions d'affaires sont exécutés.

Apprenez à différencier les différents types de réunions d'affaires et à rendre vos réunions plus productives.

Nous avons tous été dans des réunions mal gérées, avec les mauvaises personnes et sans objectifs concrets. En améliorant le déroulement des réunions, les entreprises disposent d'un moyen majeur d'améliorer immédiatement la gestion du temps et la collaboration des membres de l'équipe. Suivant les meilleures pratiques, utiliser les bons outils de collaboration et responsabiliser tout le monde peut améliorer considérablement votre expérience de réunion. 

Qu'est-ce qu'une réunion d'affaires ?

Une réunion d'affaires est un rassemblement de deux personnes ou plus dans le but de prendre des décisions ou de discuter des objectifs et des opérations de l'entreprise. Les réunions d'affaires se déroulent généralement en personne dans un bureau, mais avec l'essor des technologies de vidéoconférence, les participants peuvent rejoindre une réunion d'affaires de n'importe où.

Jetons un coup d'œil aux six types de réunions d'affaires les plus courants, notamment :

  1. Réunions de mise à jour du statut
  2. Réunions de prise de décision
  3. Réunions de résolution de problèmes
  4. Réunions de Team Building
  5. Réunions de partage d'idées
  6. Les Rencontres de l'Innovation

6 types de réunions d'affaires pour une meilleure efficacité et communication

Avant de planifier des réunions, il est nécessaire d'identifier de quel type de réunion il s'agit. Il y a en fait une énorme différence entre une réunion de statut hebdomadaire et une réunion d'urgence qui pourrait nécessiter une action urgente. 

1. Réunions de mise à jour du statut

Presque toutes les entreprises connaissent ces réunions d'équipe récurrentes qui étaient initialement destinées à partager des mises à jour sur les derniers projets et à s'assurer que tous les membres de l'équipe sont sur la même longueur d'onde sur le processus du projet. Ces réunions sont destinées à remédier à tout problème de communication qui peut finir par perdre beaucoup de temps à faire la même chose ou à relever les mêmes défis encore et encore.

Bien que ces types de réunions ne soient peut-être pas les plus amusants ou engageants, les entreprises les utilisent pour résoudre les problèmes qui se sont posés, attribuer des tâches et prendre les décisions nécessaires pour avancer efficacement. De telles réunions peuvent se transformer en synchronisations rapides et sont moins susceptibles de s'éterniser au-delà du laps de temps donné.

2. Réunions de prise de décision

Bien que les managers aient généralement le dernier mot, les discussions autour des décisions commerciales importantes se déroulent souvent dans des groupes plus importants. Des décisions plus petites peuvent être prises lors des réunions de mise à jour du statut, mais les plus importantes commanderont leurs propres heures de réunion dédiées. 

Le processus de prise de décision pourrait être réparti sur plusieurs réunions différentes afin que toutes les parties aient la possibilité de recueillir des informations, de proposer des solutions et de voter sur la meilleure façon d'aller de l'avant. Cela peut entraîner beaucoup de temps consacré aux réunions et à la communication dans les deux sens.

3. Réunions de résolution de problèmes

Semblables aux réunions de prise de décision, les réunions de résolution de problèmes ont un objectif précis en tête. Il n'y a pas de réunion standard de résolution de problèmes puisque les problèmes varient en fonction de votre équipe et de votre organisation, mais ces types de réunions sont néanmoins cruciaux.  

Ces réunions peuvent être basées sur des urgences qui doivent être résolues rapidement. Par exemple, la source du problème peut ne pas encore être identifiée ou il peut y avoir plusieurs priorités différentes à gérer pour trouver une solution à un problème identifié. Quoi qu'il en soit, ces réunions donnent aux collègues la possibilité de réfléchir, d'évaluer des solutions et de résoudre le problème en cours.

4. Réunions de consolidation d'équipe

Bien que chaque réunion soit une chance pour une équipe de se rapprocher un peu en s'engageant dans des plaisanteries au début et en acquérant une meilleure compréhension de leurs homologues, il est parfois nécessaire d'avoir une réunion de consolidation d'équipe planifiée.

Ces réunions peuvent être des événements d'entreprise ou des sorties pour l'équipe, le département ou l'ensemble de l'entreprise et peuvent servir à générer la loyauté et l'engagement des employés. Ils sont l'occasion idéale d'encourager les employés à se mêler et à créer des relations plus personnelles qui peuvent contribuer au progrès et à la croissance de l'organisation.

5. Réunions de partage d'idées

Parfois, il est préférable que tout le groupe se réunisse et partage de nouvelles idées plutôt que de les distribuer dans un e-mail charnu ou un fil de discussion chaotique.

Non seulement ces réunions permettent au conférencier ou au présentateur d'approfondir un sujet, mais les conversations peuvent avoir lieu en temps réel et les membres de l'équipe peuvent poser des questions. Ces réunions rendent également le partage d'idées interactif, donnant aux collègues la possibilité d'échanger des idées les uns avec les autres, ce qui se traduit finalement par plus de travail d'équipe, des relations plus solides et une expérience de réunion engageante. Bien que ce type de réunion puisse prendre beaucoup de temps, il en résulte souvent de nouvelles idées de produits, une expansion vers de nouveaux marchés et des moyens de devancer la concurrence.

6. Les Rencontres de l'Innovation

Chaque organisation a besoin de nouvelles idées de temps en temps, et les réunions d'innovation sont la réponse standard à ce besoin. Il est difficile de forcer la créativité, mais vous pouvez solliciter un maximum d'idées puis les filtrer pour trouver celles qui vous conviennent le mieux.

Les réunions d'innovation peuvent sembler obscures pour les participants, mais elles sont essentielles pour s'assurer que votre entreprise continue d'avancer plutôt que de conserver les mêmes protocoles de fonctionnement année après année, car elles permettent à l'organisation d'essayer quelque chose de nouveau.

 

Bien que cela puisse sembler inutile ou évident, définir le type de réunion que vous organisez peut guider la façon dont vos collègues se préparent pour votre réunion, vous aider à établir un ordre du jour clair et faire gagner du temps à tout le monde. Voici quelques conseils sur la façon d'éclairer exactement ce qu'il faut faire pour transformer vos réunions en investissements de temps solides.

3 conseils pour tirer le meilleur parti de votre temps de réunion 

La plupart des managers s'accordant à dire que les réunions ont tendance à être une utilisation improductive du temps et 65% d'entre eux disant que les réunions les empêchent de terminer leur propre travail, il doit y avoir une meilleure façon de se réunir plus efficacement. Voici trois façons simples de tirer le meilleur parti de chaque réunion.

1. Fixez-vous des objectifs clairs

Avoir un clair programme de la réunion vous aidera à minimiser la durée de la réunion. Si vous avez des tâches que les participants doivent effectuer à l'avance, envoyez une liste de contrôle dans votre invitation à la réunion pour vous assurer que tous les participants sont au courant et préparés. L'objectif fondamental ici est de faire tout ce qui est en votre pouvoir à l'avance pour éviter que le temps de toute une équipe ne soit perdu.

La réunion idéale n'a pas de surprises et suit l'ordre du jour jusqu'à un T. Cela pourrait être un défi car les conversations parallèles et les tangentes sont assez courantes dans la salle de conférence, il est donc important de garder ces conversations hors sujet courtes - vous pouvez toujours réserver une autre fois pour discuter plus avant. 

2. Parcourez un récapitulatif après la réunion

Si vous avez un résultat souhaité clair, il est instantanément clair quand une réunion est un succès. Par la suite, les responsables peuvent évaluer s'il a atteint le résultat souhaité et déterminer ce qui l'aurait rendu plus efficace. 

L'envoi d'un résumé rapide de la réunion augmentera la rétention d'informations et dissipera tout malentendu qui aurait pu se produire. Vous pouvez également inclure toute autre action que vos collègues pourraient avoir besoin de prendre pour réitérer le résultat de votre réunion. Apprendre comment rédiger un procès-verbal de réunion efficace pour vous assurer de ne manquer aucun détail important ni aucune conclusion de vos réunions.

3. Utilisez un logiciel de visioconférence fiable

Les réunions d'affaires productives ne doivent pas toujours se tenir en personne. Avec la bonne solution de visioconférence, vous pouvez toujours vous rencontrer en face à face et vivre une expérience de réunion de qualité sans quitter votre bureau. Si votre outil de visioconférence est suffisamment intuitif, vous pourrez partager votre écran, enregistrer votre appel et adapter votre réunion aux appelants invités sur différents appareils de manière transparente.

Entièrement dédié à offrir la meilleure expérience de visioconférence possible, Lifesize est la solution de visioconférence de qualité 4K et facile à utiliser que vous et votre administrateur informatique recherchiez. Après plus de quinze ans de développement de systèmes de salle de conférence, d'appareils de présentation de salle de réunion sans fil, d'applications mobiles et d'un réseau cloud mondial qui relie le tout, Lifesize offre une expérience de réunion unifiée inégalée en laquelle vous pouvez avoir confiance.

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Gardez tous les types de réunions efficaces et rentables

Les réunions ne vont pas disparaître de si tôt, mais elles ne doivent pas être si terribles ! En définissant simplement le type de réunion que vous aimeriez avoir et en mettant en œuvre ces conseils, vous pouvez garder vos réunions productives et optimistes. Tirez le meilleur parti de vos réunions avec Lifesize et découvrez à quoi devrait ressembler une excellente réunion d'affaires.