Avec plus d'entreprises que jamais travaillant à domicile en raison de la pandémie de COVID-19, la vidéoconférence devient la norme dans la façon dont nous collaborons et communiquons sur le lieu de travail. Les visioconférences et même les webinaires sont désormais plus vastes et plus complexes, les conversations critiques pour l'entreprise se déroulant de plus en plus via des visioconférences. Ces réunions avec plus de 20 participants nécessitent des capacités vidéo et audio plus avancées que celles que Google Hangouts ou Skype peuvent offrir.

Les solutions de plate-forme de visioconférence qui ne s'intègrent pas aux salles de conférence et les applications gratuites qui limitent le nombre de participants ne suffiront tout simplement pas pour les grandes équipes qui se connectent à partir de plusieurs salles de réunion, en plus des télétravailleurs individuels qui se connectent à partir de leurs appareils personnels. Dans ce blog, nous verrons comment donner à votre équipe les bons outils pour réussir les visioconférences en grand groupe.

Vidéoconférence grand écran double avec participants vidéo et partage d'écran

Les avantages et les inconvénients des appels d'une grande équipe

Bien faite, la visioconférence pour les grands groupes est un moyen transparent de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde et de créer des objectifs d'équipe cohérents dans différents bureaux (ou même frontières). Mais comme pour tout, il y a des avantages et des inconvénients à ces types d'appels de vidéoconférence.

AVANTAGES INCONVENIENTS
  • Permet une main-d'œuvre distribuée
  • Gain de temps et de coûts associés aux déplacements
  • Fournit une alternative verte au voyage
  • Vous permet de vous connecter à un niveau plus profond avec une communication en face à face
  • Rend les réunions d'équipe plus efficaces et efficientes
  • Encourage les employés à interagir les uns avec les autres pour créer une camaraderie
  • Le multitâche peut réduire la capacité d'attention
  • Potentiel de problèmes techniques
  • Inefficace lorsqu'il n'est pas utilisé correctement
  • Certaines destinations de voyage peuvent être considérées comme un avantage

 

Meilleur logiciel de visioconférence : 6 fonctionnalités pour les grandes équipes

Les appels de grands groupes sont généralement là où les services gratuits commencent à échouer. Beaucoup sont limités par le nombre de participants ou la durée des réunions, tandis que les grandes équipes avec plusieurs bureaux et employés distants ont besoin d'une solution de visioconférence conçue pour gérer des dizaines, voire des centaines de participants. 

Voici quelques éléments à prendre en compte lors de la recherche de solutions de visioconférence pour votre équipe :

1. Capacités BYOD 

Aka, apportez votre propre appareil. Que les utilisateurs utilisent leur ordinateur portable Mac ou Microsoft, leur téléphone portable ou leur tablette Android ou Apple, ils ont besoin d'un moyen simple de rejoindre des réunions de visioconférence. Lifesize prend en charge toutes les différentes façons dont vos équipes souhaitent se connecter. D'un simple clic sur un lien d'invitation à une réunion, les utilisateurs peuvent même rejoindre directement depuis leurs navigateurs sans avoir à télécharger une application ou un plug-in.

2. Résolution vidéo de la plus haute qualité

Vos grandes réunions d'équipe peuvent inclure un certain nombre de télétravailleurs individuels lors d'une visioconférence avec plusieurs grandes et petites salles de conférence, il est donc important que chacun puisse clairement voir et entendre ses collègues. Vous avez besoin d'une solution de visioconférence HD capable de transmettre la meilleure qualité de résolution vidéo possible pour vos réunions en grand groupe, même dans des conditions de bande passante sous-optimales. Supports grandeur nature qualité d'image 4K réaliste et qualité sonore supérieure pour s'assurer que tous les participants à la réunion tirent le meilleur parti de l'appel. 

3. Contenu facile et partage d'écran

L'un des moyens les plus efficaces d'expliquer un projet complexe à toute votre équipe en même temps consiste à organiser une visioconférence dans laquelle vous présentez les détails du projet en partageant votre écran ou votre diaporama ou en lisant une vidéo. Partage grandeur nature vous permet de contrôler sans fil votre présentation directement depuis votre appareil mobile ou votre ordinateur portable pendant votre appel de vidéoconférence - aucun dongle n'est nécessaire.

4. Un grand nombre de participants 

La plupart des applications de vidéoconférence gratuites limitent le nombre de participants à environ 8 personnes, ce qui rend la réunion avec toute votre équipe impossible pour les entreprises ayant un grand nombre d'employés et de bureaux distants. Lifesize autorise jusqu'à 300 participants vidéo par réunion en ligne avec la possibilité de diffuser en direct des conférences en grand groupe jusqu'à 10,000 XNUMX téléspectateurs simultanés.

5. Possibilité de connecter plusieurs salles de réunion

Les équipes réparties géographiquement ont souvent des bureaux avec des salles de conférence à plusieurs endroits qui doivent toutes pouvoir participer au même appel de vidéoconférence. Les visioconférences conçues pour les petits groupes, les applications gratuites et les solutions d'application uniquement ne répondent pas aux besoins des visioconférences en grand groupe avec plusieurs salles de réunion. Lifesize propose une gamme de équipement de salle de réunion des petites salles de réunion aux grands auditoriums ou aux espaces de réunion pour tous.

Apprenez à concevoir, configurer et déployer la salle de réunion idéale en fonction de vos besoins uniques.

6. Capacité d'enregistrement et de partage

Lorsque de grandes réunions d'équipe s'étendent sur plusieurs fuseaux horaires, il est important de capturer un enregistrement de réunion à partager avec les participants qui ne peuvent pas participer à l'événement en direct. Une fois la réunion terminée, vous pouvez partager le lien avec les participants qui l'ont manquée. Enregistrez et partagez Lifesize vous permet de capturer vos réunions importantes d'un simple clic sur le bouton d'enregistrement et de partager l'enregistrement avec toute votre équipe immédiatement après la fin de votre appel. 

5 problèmes courants avec les appels d'une grande équipe

Entre la perte de temps, les difficultés techniques et les problèmes de qualité vidéo et audio associés aux appels d'une grande équipe, il est compréhensible que les employés soient frustrés par ce type de réunions lorsqu'ils utilisent la mauvaise solution. Voici les cinq problèmes les plus courants avec les grands réunions d'équipe

1. Temps perdu

Avec des employés multitâches, inattentifs et même endormis pendant les appels d'une grande équipe, vous pourriez vous demander pourquoi vous vous réunissez en premier lieu. Selon Atlassian, les collaborateurs assistent en moyenne à 62 réunions par mois et consacrent 31 heures à réunions improductives. Si ces 62 réunions durent chacune une heure, cela signifie que la moitié du temps de réunion est gaspillée ! Utilisez notre guide Comment organiser une réunion efficace pour rendre vos réunions plus productives et une meilleure utilisation du temps de chacun.

2. Problèmes de qualité vidéo

Avec des solutions de vidéoconférence sous-alimentées et inefficaces, le fait d'avoir un grand nombre d'employés en même temps peut entraîner une diminution de la qualité vidéo et entraîner une image pixélisée ou saccadée même avec une connexion Internet solide. Une vidéo de mauvaise qualité entraîne une qualité audio inférieure, ce qui entraîne une perte de temps lorsque les employés tentent de résoudre les problèmes. En outre, mauvaise qualité vidéo conduit les employés à se désengager car ils ne peuvent pas voir ou entendre clairement ce qui se passe pendant la réunion.

3. Nombre limité de participants autorisés

Si vous avez une équipe de 100 personnes mais que votre logiciel n'en autorise que 10, comment tout le monde peut-il répondre à un appel ? Vous voulez une solution de visioconférence qui permet à toute votre équipe de se réunir lors d'un seul appel de visioconférence, et pas seulement quelques privilégiés. Le processus devrait être aussi simple que de passer un appel téléphonique ou d'envoyer un SMS depuis votre téléphone portable. 

4. Dongles

S'assurer que vous disposez du bon dongle ou du bon cordon pour partager votre écran lors d'une visioconférence est un véritable casse-tête, sans parler de la perte de temps associée au passage du dongle au présentateur suivant pendant la réunion. Trouvez une solution qui vous permet de partager sans fil votre écran et de présenter lors de réunions sans avoir besoin de cordons et de dongles. 

5. Enregistrement et partage fastidieux

Certains membres de l'équipe n'ont pas pu se joindre à l'appel ? Des enregistrements vidéo peuvent être mis à leur disposition, mais avec de nombreuses solutions vidéo, même une vidéo d'une heure prend des heures à traiter et même alors ne s'enregistre que sur le bureau, elle doit donc être rechargée et hébergée quelque part avant de pouvoir être partagée. Trouvez une solution avec la visioconférence et d'autres outils de collaboration qui vous permettent de capturer et de partager facilement et instantanément des réunions d'équipe importantes.

Pourquoi vous devez investir dans une bonne expérience d'appels importants

Tirez vraiment parti de votre équipe distribuée

Les entreprises dont la main-d'œuvre est répartie dans le monde entier peuvent employer les meilleurs talents du monde entier grâce à ACD des systèmes sur lesquels votre équipe peut compter. Cependant, être un travailleur à distance peut parfois être solitaire et isolant, surtout si la plupart des membres de votre équipe travaillent ensemble dans le même bureau principal. Permettre aux coéquipiers de se connecter facilement face à face via des appels de vidéoconférence 4K les aide à établir des relations plus profondes et à se sentir connectés à leur équipe, comme dans un environnement de bureau. 

Représentez votre entreprise et votre marque

Un mauvais appel vidéo peut vous coûter de l'argent. Personne ne veut faire affaire avec une entreprise qui ne peut pas communiquer efficacement. Avec des fonctionnalités audio, vidéo et de partage d'écran claires en temps réel, vos appels de vente seront plus professionnels et vous aurez une meilleure opportunité d'établir des relations avec des clients potentiels.

Faites plus en moins de temps

L'un des aspects les plus difficiles d'avoir une équipe répartie dans le monde est de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde. Les visioconférences sont un excellent moyen de synchroniser rapidement l'équipe ou d'organiser régulièrement des réunions d'équipe pour s'assurer que tout le monde travaille ensemble comme une seule unité. Lorsque vous n'avez pas besoin de passer beaucoup de temps à attendre que le présentateur partage son écran ou de perdre du temps à dire : « M'entends-tu maintenant ? » vous pouvez rester concentré sur l'ordre du jour de la réunion et reprendre votre travail. Les réunions programmées pour une heure peuvent être réduites de 1 à 5 minutes si l'équipe est engagée et ne rencontre pas de problèmes de qualité d'appel.  

2 entreprises à croissance rapide qui utilisent Lifesize pour la visioconférence

Voici deux entreprises à croissance rapide qui utilisent Lifesize pour organiser des réunions en face à face plus engageantes et authentiques avec notre solution de visioconférence 4K.

Nouvelles orientations Services à la jeunesse et à la famille

« Notre organisation utilise Lifesize Video Conferencing pour relier nos nombreux sites. Qu'il s'agisse de connecter notre conseil d'administration dans six comtés ou de permettre à notre bureau des services de santé de discuter par vidéo avec nos médecins externes, Lifesize est un service et un produit sans lesquels nous ne pourrions pas fonctionner. Même la fonction téléphone uniquement est tout ce dont nous avons besoin… Nous aimons particulièrement l'application mobile disponible pour les smartphones et les tablettes lorsque nous devons nous rencontrer sur la route. — Trevor Wilson, spécialiste informatique chez New Directions Youth & Family Services | Lire l'avis complet

Groupe média Action-MCFR

« Nous utilisons cette solution pour faire venir des experts en la matière à distance pour des sessions d'apprentissage à distance et de collaboration mondiale. Certains flux sont enregistrés et archivés pour le futur. Si vous travaillez avec de grandes équipes réparties dans tout le pays ou même dans le monde entier, [Lifesize] est parfaitement adapté à cela… Au cours de l'année dernière, nous avons organisé environ 2,000 1,600 réunions (~XNUMX XNUMX heures de réunion) et Lifesize ne nous laisse pas tomber. — Ilya Popovich, responsable des tests d'assurance qualité chez Action-MCFR Mediagroup | Lire l'avis complet

Conclusion

Lorsque vous avez une équipe répartie dans le monde entier, vous êtes confronté au défi de taille de vous assurer que tout le monde reste connecté et travaille ensemble comme une seule organisation unifiée. Les appels importants présentent des défis uniques et sont souvent le point de rupture des services de vidéoconférence gratuits. Lifesize est équipé pour gérer les communications professionnelles critiques avec la fiabilité, la qualité et les fonctionnalités spécialisées nécessaires aux appels vidéo d'une grande équipe. Et par créer votre compte gratuit, vous pouvez facilement vous connecter avec jusqu'à 10 participants lors d'un appel de haute qualité entièrement crypté.