Depuis la propagation du COVID-19, la plupart des entreprises se sont éloignées du jour au lendemain. Et à mesure que les entreprises s'adaptent au mode de vie du travail à domicile, la plupart ont été confrontées à des défis logistiques, tels que la mise en place de vidéoconférences pour toute leur équipe et la garantie que les exigences système sont entièrement prises en charge sur tous les appareils.

Heureusement, il existe des directives de base sur le système, les logiciels et le matériel que vous pouvez suivre pour mettre en place une visioconférence qui maintiennent de manière fiable un son et une vidéo de haute qualité. Nous avons rassemblé cet article pour vous donner une liste de contrôle simple et directe que vous pouvez utiliser pour démarrer et courir avec vidéo conférence.

L'agencement des salles de réunion et les politiques BYOD ne doivent pas entraîner de complexité. Voici notre liste de contrôle pour les exigences matérielles et logicielles de visioconférence et les considérations pour 2019.

Quelles sont les exigences de base pour la visioconférence ?

Avant d'entrer dans le détail du matériel et des logiciels dont vous aurez besoin pour votre solution de visioconférence, commençons par les exigences de base en matière de réseau, d'informatique et de webcam. La solution de visioconférence d'aujourd'hui comprend une infrastructure centrale hébergée dans le cloud acheminant les appels entre les clients des appareils personnels et les terminaux des appareils des salles de réunion. Même le meilleur équipement de visioconférence dans le monde ne fonctionnera toujours pas correctement si vous ne disposez pas d'un réseau performant ou si vous n'utilisez pas un service de visioconférence de haute qualité.

1. Webcam haute résolution

La visibilité des subtilités telles que les expressions faciales et le langage corporel est cruciale pour une visioconférence de qualité. Si des détails comme ceux-ci se perdent, alors les réunions n'ont pas l'authenticité de la vie réelle, interactions en face à face. Pour les services de vidéoconférence qui ne prennent en charge que la résolution 1280 × 720 (720p), une caméra 720p est tout ce dont vous bénéficierez. Lifesize prend en charge la visioconférence 4K afin que les systèmes vidéo avec des résolutions aussi élevées que 3840 × 2160 (4K) puissent être vus et expérimentés à leur pleine résolution. 

2. Traitement informatique rapide

Si votre ordinateur ne dispose pas d'un processeur suffisamment rapide, votre qualité audio et vidéo sera dégradée pour répondre au mieux aux spécifications de votre système. Pour la visioconférence moderne d'aujourd'hui, votre ordinateur doit disposer d'au moins 2 Go de RAM et d'un processeur quadricœur.

3. Bande passante réseau suffisante 

L'effet d'un réseau lent sur la visioconférence est similaire à celui d'un processeur d'ordinateur lent : votre appel s'ajustera dynamiquement pour vous offrir la meilleure qualité possible avec le réseau disponible. La bande passante du réseau requis dépendra de la résolution et de la fréquence d'images souhaitées : 1 Mbps est suffisant pour 15 ips à une résolution de 720p, tandis que 30 ips à 4K nécessiteront plus de 4 Mbps. Et tandis qu'un réseau Wi-Fi correctement conçu permettra une connexion sans fil depuis n'importe où dans le bâtiment, n'oubliez pas que plus il y a de participants à l'appel de vidéoconférence, plus il faut de bande passante.

Configuration matérielle requise pour la visioconférence

Maintenant que vous connaissez les exigences minimales en matière de réseau, de traitement et de résolution vidéo, il est temps de mettre en place tout l'équipement adéquat. La couverture audio/vidéo de votre configuration matérielle dépendra principalement du nombre de personnes, des lieux et de la taille de la salle de la réunion. Voici les pièces de base de équipement de vidéoconférence dont vous aurez besoin pour la salle de réunion.

1. Système de visioconférence

Les appels vidéo de la meilleure qualité commencent par un excellent système de caméra de vidéoconférence. Notre gamme professionnelle d'audio et équipement de vidéoconférence est conçu pour offrir une incroyable réunion virtuelle vivre. Des espaces et salles de réunion pour tous petites salles de réunion, nos solutions de salle de réunion basées sur le cloud offrent une visioconférence et un partage d'écran sans fil à la pointe de l'industrie dans tous vos espaces de réunion. 

2. Écran d'affichage vidéo

La taille et le type de écran d'affichage dépendra principalement de la taille et du nombre de personnes pour lesquelles la salle est conçue. Un seul téléviseur 4K suffit pour de nombreuses petites salles de réunion, tandis que les salles de conférence et les salles de conférence sont généralement adaptées aux écrans doubles ou aux projecteurs.

3. Microphone

Un téléphone de conférence à écran tactile avec un microphone intégré est utilisé pour naviguer dans votre répertoire, contrôler les options de panoramique/inclinaison/zoom de la caméra et mettre les fonctions essentielles de conférence audio à portée de main. Les téléphones de conférence spécialement conçus pour la vidéo seront dotés d'une annulation d'écho, d'un contrôle automatique du gain et d'une réduction automatique du bruit pour offrir aux participants de la salle de réunion un son cristallin. Pour les très grandes salles de réunion, des extensions de microphone peuvent être ajoutées pour étendre la portée du réseau de microphones.

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Configuration logicielle requise pour la visioconférence

Un bon appel vidéo est une combinaison d'équipements performants, d'un réseau robuste, d'un transport multimédia fiable avec TCP et UDP, et le logiciel utilisé pour lier le tout. Le logiciel de visioconférence devient le portail pour voir vos collègues, partenaires et clients face à face, et il gère également l'encodage et le décodage lourds nécessaires pour crypter en toute sécurité vos appels et garantir que votre audio et vidéo sont livrés en temps réel. Si vous souhaitez tirer le meilleur parti de votre système, vous aurez besoin d'un logiciel intuitif et facile à utiliser. 

Logiciel de vidéoconférence

Les applications basées sur un navigateur et les applications de bureau peuvent utiliser des caméras et des microphones intégrés ou se connecter à des périphériques plus robustes via une connectivité USB ou Bluetooth. Des applications comme Google Hangouts™ conviennent aux appels vidéo simples, mais moins aux appels de vidéoconférence qui doivent compter plus de participants, nécessitent une connexion aux appareils de la salle de réunion et ont besoin de niveaux supplémentaires de fiabilité et de sécurité pour les réunions critiques. 

Un logiciel profondément intégré à votre matériel est la clé d'une connectivité simple et d'une utilisation complète de votre système. Lifesize a développé son propre logiciel de visioconférence, fourni avec son systèmes de salle de réunion, génial solutions d'éclairage de visioconférence et les appareils de partage sans fil - qui offrent un accès facile à des fonctionnalités telles que partage d'écran sans fil pour faciliter la collaboration interactive. 

Application mobile de visioconférence

Si les participants à votre réunion ont besoin d'un accès en déplacement, vous aurez besoin d'une application mobile. Les applications mobiles permettent aux participants d'accéder à la vidéoconférence via des smartphones et des tablettes et incluent des fonctionnalités et des mises en page conçues pour les écrans plus petits. La Application mobile grandeur nature, par exemple, offre une option de pincement pour zoomer pour voir les détails fins d'une présentation partagée ainsi que la possibilité de passer en mode "écoute seule", qui désactive les flux de caméra lorsque vous êtes dans un espace bondé et ne peut pas participer à l'appel, mais souhaite tout de même écouter.

Comment la Major League Baseball a configuré sa configuration de visioconférence à l'aide de Lifesize

En 2017, la MLB a choisi Lifesize comme solution de visioconférence pour planifier la World Baseball Classic et le All-Star Game. Cela a nécessité la construction d'un système qui connectait des salles de réunion dans quatre pays différents ainsi que des employés distants à partir de leurs appareils personnels. 

Lifesize a mis en place des systèmes de visioconférence dans chacun des sites, permettant aux représentants des équipes et aux dirigeants de la MLB de se joindre à chaque réunion quotidienne (une augmentation de 42 % par rapport au tournoi précédent). Une grande partie de cette augmentation était la facilité avec laquelle les participants pouvaient rejoindre à distance.

«Tant de changements sont apportés au cours de ces appels qu'il est important que nous soyons tous sur la même longueur d'onde. Lifesize rend cela possible », a déclaré Daniel. "Je n'utilise pas le terme à la légère, mais Lifesize a véritablement révolutionné la façon dont nous organisons des réunions."

—Daniel Gainey, responsable des opérations informatiques chez MLB

En savoir plus sur la collaboration de Lifesize avec la MLB

Exigences pour la visioconférence du centre d'appels

Configurer une visioconférence sécurisée pour votre centre d'appels n'a jamais été aussi facile. Avec Vidéo CXEngage, les agents du centre de contact peuvent rapidement initier des conversations vidéo à partir de n'importe quel canal d'assistance, y compris le téléphone, les e-mails, le chat, les SMS et les réseaux sociaux. L'outil dispose également de capacités de partage d'écran, d'une intégration transparente et d'une interface intuitive, ce qui facilite la résolution rapide des demandes et des problèmes des clients. Pour en savoir plus sur la configuration de la vidéoconférence pour votre centre d'appels, visitez Sérénova

Conclusion

Même les entreprises de haute technologie perdent souvent beaucoup de temps sur des problèmes de connectivité ou ne parviennent pas à tirer pleinement parti des fonctionnalités de leur système. Faire fonctionner tous vos équipements en même temps et fournir à tous les participants à la réunion un accès mobile facile peut être un cauchemar avec une application gratuite, en particulier pour les grandes réunions.

Lifesize simplifie les choses : vos appareils de salle de réunion sont intégrés à votre application de vidéoconférence pour une connectivité intégrée et une configuration facile. Ajoutez à cette qualité vidéo 4K, et avec Lifesize, vous pouvez créer une expérience de réunion unique, immersive et transparente qui fonctionne tout simplement.