N'étant plus considérés comme une vague du futur, les événements virtuels sont désormais un incontournable du présent. Alors que le monde continue de traverser la pandémie de coronavirus, les événements en ligne sont devenus une procédure standard pour les rassemblements à grande et à petite échelle. Des conférences aux concerts, se connecter via des expériences numériques n'est pas seulement possible, c'est aussi pratique et utile. Dans cet article, nous approfondissons ce que sont les événements virtuels et vous montrons comment transformer vos événements physiques en expériences numériques immersives avec la technologie événementielle pour les meilleurs événements virtuels.
Qu'est-ce qu'un événement virtuel ?
Un événement virtuel est un événement organisé qui se déroule en ligne plutôt qu'en personne. Les événements virtuels peuvent aller d'une réunion unique où différents présentateurs partagent leur écran, à une série de plusieurs sessions qui comportent souvent des webinaires, des conférences ou même des célébrations.
Événements virtuels : travailler, socialiser et faire la fête pendant la COVID-19
À la lumière de sa portée mondiale au cours des derniers mois, on peut dire sans risque de se tromper que la crise du COVID-19 a eu un impact sur presque tous les secteurs et individus à un certain niveau. Que ce soit adopter une approche de travail à domicile ou la transition vers un système de commande en ligne, les communautés et les entreprises du monde entier s'adaptent à un paysage en évolution rapide.
Avec la poursuite des commandes au foyer et protocoles de distanciation sociale, les événements en personne sont également en pause dans un avenir prévisible. Mais le spectacle (ou la conférence) doit continuer, c'est là que les événements virtuels sont venus à la rescousse. Plutôt que d'annuler un événement programmé des mois à l'avance, les gens du monde entier redéfinissent les obstacles comme des opportunités et trouvent des moyens innovants d'intégrer des événements en ligne dans leur semaine de travail ou leurs activités sociales. Tout cela est possible grâce à la technologie moderne et aux avancées dans les outils de visioconférence. Certains événements virtuels rivalisent même avec la version en personne avec des plateformes d'événements virtuels.
4 types d'événements virtuels
Les événements virtuels et hybrides sont aussi variés que les personnes qui y assistent, et de nos jours, il est possible qu'ils soient plus fréquentés que jamais. Avec moins d'imprévus et des coûts opérationnels nettement inférieurs, les gens réalisent rapidement la valeur intrinsèque de l'espace virtuel. Sans oublier, avec le montant de la résilience et la créativité que les gens ont exprimées pendant cette période critique, le ciel est vraiment la limite pour le nombre et les types d'événements qui peuvent passer d'en personne à en ligne.
1. Webinaires
Les webinaires (une combinaison des mots « Web » et « séminaire ») ne sont peut-être pas une nouvelle ressource, mais ils ont certainement gagné en popularité ces derniers mois. L'objectif des webinaires d'aujourd'hui couvre une multitude d'intérêts et d'industries, allant de la mise en évidence de sujets d'actualité à la plongée dans les aventures de bricolage et à la fourniture d'opinions d'experts de professeurs et de professionnels. Avec une recherche rapide sur Google, vous découvrirez webinaires adaptés aux enfants, certains davantage ciblé sur les adultes et même grand public des sujets que tout le monde peut apprécier.
2. Conférences et salons professionnels
De nombreux mois (et parfois des années) sont consacrés à la préparation d'une conférence ou d'un salon professionnel, de sorte que l'annulation serait dévastatrice à plusieurs niveaux. Heureusement, les entreprises ont trouvé des moyens de pivoter et de déplacer leurs conférences en ligne cette année. Conférence annuelle des développeurs de Microsoft a récemment été annoncé comme un "événement numérique" pour 2020, tout comme le Conférence des brasseurs artisanaux, qui a lancé une version virtuelle de cinq semaines de son programme typique.
3. Fêtes et cérémonies
Les fêtes et les cérémonies sont l'occasion d'apporter un peu de joie et de joie à une situation autrement lourde, c'est pourquoi même pendant une pandémie, les gens n'ont cessé de trouver des raisons de célébrer. Malgré la distance, les groupes passent toujours du temps ensemble par le biais de soirées dansantes numériques, cérémonies de remise des diplômes virtuelles, remises de prix en ligne et anniversaires commémorés avec des défilés en voiture et des appels vidéo thématiques. Il est clair que même avec le report des événements en personne, les gens ont continué à concevoir de nouvelles façons sincères de se montrer à la hauteur.
4.Concerts
Les salles de toutes tailles devant fermer leurs portes, il semblait que les spectacles en direct seraient également interrompus; pourtant, heureusement, les artistes et les artistes ont continué et apportent plutôt leurs talents directement dans les foyers des fans. Des événements en direct ont fait leur apparition sur les réseaux sociaux et autres plateformes en ligne, mettant en vedette un variété de concerts virtuels du Metropolitan Opera aux ensembles folkloriques et stars de la pop. Tout comme les fêtes, la musique continuera d'être appréciée, quitte à faire venir la scène dans nos salons.
Organiser un événement virtuel : comment transformer un événement physique en une expérience numérique
Le coronavirus nous oblige sans aucun doute à changer la façon dont nous fonctionnons dans nos vies personnelles et professionnelles, mais c'est aussi une excuse pour sortir de nos moules et essayer quelque chose que nous n'aurions peut-être pas envisagé normalement. Bien que le passage d'un événement physique à une expérience numérique comporte quelques défis, si vous restez organisé et assurez-vous que les participants sont préparés, il y a de grandes chances que vous obteniez un résultat positif et accompli.
1. Créer un horaire ou un itinéraire
Étant donné que les événements virtuels ne permettent pas à tout le monde d'être dans la même pièce en même temps, l'organisation est essentielle pour que tout se passe bien. En rédigeant un planning pour la journée, la semaine ou la durée de votre événement, les participants peuvent être sur la même page virtuelle. Un itinéraire pour les activités de la journée aide à définir les attentes et garantit que les présentations ou les performances se déroulent à l'heure. Lors de la création d'un calendrier d'événements virtuels, n'oubliez pas d'inclure des pauses naturelles dans la journée, comme vous le feriez lors d'un accueil en personne.
2. Envoyez un avis avec les règles de l'événement
Retransmission en direct un événement à domicile peut sembler moins formel qu'une réunion dans un espace partagé, mais les paramètres de politesse et de décorum numérique existent toujours. Surtout si votre événement implique plusieurs orateurs ou interactions, assurez-vous que tout le monde sait comment désactiver son microphone et parler à tour de rôle afin que le dialogue ne se chevauche pas ou ne devienne pas inintelligible. Un bref e-mail décrivant ces règles devrait suffire pour éviter les interruptions ou la confusion inutiles et créer une atmosphère plus respectueuse.
3. Assurez-vous que les participants disposent du matériel, des logiciels et des liens de réunion nécessaires
Une priorité absolue dans la planification d'un événement virtuel est de vérifier que chaque participant dispose de l'équipement nécessaire et sait comment accéder à la réunion. Les participants auront probablement besoin d'appareils ou d'accessoires spécifiques pour diffuser en temps réel avec une connexion de qualité ; sinon, ils peuvent être exclus de l'événement tous ensemble. En plus d'un accès Internet sécurisé, une technologie de conférence fiable est indispensable, y compris des composants matériels ou logiciels. Les participants à l'événement peuvent-ils rejoindre la réunion à partir de leur navigateur Web ou doivent-ils télécharger une application ou un logiciel spécifique avant le début de l'événement ? Assurez-vous d'envoyer à l'avance tous les liens de réunion, les mots de passe et les instructions pour vous connecter à la réunion.
4. Utilisez des visuels stimulants
Les supports visuels ont autant d'influence sur les événements virtuels que les éléments verbaux, mais il est important d'inclure des éléments visuels qui améliorent votre présentation ou votre réunion, sans en détourner l'attention. Envisagez d'incorporer des tableaux ou des graphiques pertinents, des cartes, des diagrammes ou même des clips vidéo en conjonction avec le message verbal. Le contenu visuel doit garder votre public engagé et à l'écoute active, donc s'il convient que vos visuels soient interactifs, c'est encore mieux.
Gardez à l'esprit que certains de vos participants seront des apprenants visuels qui s'appuient en grande partie sur des images, des images et des couleurs pour acquérir des informations, tandis que d'autres seront des apprenants plus audibles. Mais tout le monde peut vraiment bénéficier de la communication collaborative, car elle ouvre de nouvelles idées et clarifie les stratégies complexes, alors demandez la participation et les commentaires du public si possible.
Avantages des événements virtuels
Lâcher prise sur nos attentes n'est jamais facile, surtout après avoir passé d'innombrables heures à planifier et à préparer un événement. Et pourtant, en ces temps sans précédent, la flexibilité et le maintien du contact sont essentiels à notre succès. Passer d'un événement en personne à une expérience virtuelle peut être difficile à imaginer, mais la vérité est qu'il y a des avantages imprévus à faire le changement.
Facile d'accès
Contrairement aux réunions qui peuvent limiter le nombre de participants en raison d'exigences de déplacement, de conflits d'horaire ultérieurs ou de limitations d'espace physique, les événements virtuels sont accessibles à toute personne disposant d'un ordinateur portable et d'une connexion haut débit. Les conférences virtuelles n'impliquent pas de vols ou de séjours à l'hôtel, et peuvent plutôt être diffusées dans le confort de son domicile. Cette accessibilité élargie s'ouvre aux participants qui auraient autrement refusé, ce qui permet une plus grande participation et une plus grande inclusion dans l'ensemble.
Les économies de coûts
Trouver des moyens de réduire le coût d'un événement sans compromettre son intégrité est toujours le bienvenu, et peut-être que peu de choses sont plus efficaces pour réduire le budget que l'organisation d'un événement virtuel. La diffusion en direct réduit les coûts associés à la location d'un espace événementiel, ainsi que les frais de tables, de chaises, de personnel d'événement, de restauration, etc. supplémentaires. Et bien que vous deviez probablement encore payer des frais de parole ou de comparution, vous économiserez finalement de l'argent en éliminant le besoin de transport ou d'hébergement pour les présentateurs et les artistes.
Moins d'imprévus
Un certain nombre de variables sont souvent associées aux événements en personne, des conditions météorologiques défavorables aux problèmes de communication avec les fournisseurs et aux problèmes de voyage courants. Mais la beauté des événements en ligne est de pouvoir contourner tous ces problèmes et de se concentrer sur des détails plus importants. Les rencontres diffusées en direct ne sont pas sujettes à la pluie, un traiteur qui oublie les hors-d'œuvre ou un groupe d'exposants qui ont raté leur vol. Moins de contingences signifie de meilleurs résultats, plus cohérents.
Rationalisez vos événements virtuels et rendez-les plus réalistes que jamais avec Lifesize
Si vous cherchez à faire passer vos événements virtuels au niveau supérieur, Lifesize a ce qu'il vous faut. La technologie Lifesize permet des interactions face à face immersives uniques, grâce à l'utilisation des deux équipement de visioconférence de haute qualité et des outils logiciels conviviaux. Vous pouvez organiser une réunion avec jusqu'à 300 participants ou diffuser en direct votre événement avec jusqu'à 10,000 XNUMX téléspectateurs. Les participants à la réunion peuvent accéder à l'événement virtuel via l'application Lifesize ou rejoindre directement à partir de leurs navigateurs Web sans avoir besoin de logiciels supplémentaires ou de téléchargements.
Lifesize emploie pratiques de cryptage et de confidentialité des données de niveau entreprise pour protéger les clients contre tout accès involontaire à leurs communications et contenus sensibles. De plus, pour assurer le bon déroulement de vos événements virtuels, vous pouvez attribuer un modérateur de réunion qui peut verrouiller la réunion, supprimer les participants perturbateurs, activer et désactiver le son des participants, désigner un présentateur et répondre aux questions du chat ou une « main levée » virtuelle. Désormais, il n'y a plus aucune raison d'annuler des plans et des possibilités illimitées pour mettre en mouvement votre événement virtuel.
Conclusion
Au lieu d'annuler vos événements en raison de circonstances imprévues liées à la pandémie de coronavirus, transformez-les en expériences numériques immersives. Le potentiel d'engagement communautaire et de connexion en face à face n'est certainement pas perdu; ça a juste l'air un peu différent pour le moment. En utilisant la bonne technologie et une approche repensée, vous pouvez organiser pratiquement n'importe quel événement, des salons professionnels et des sommets de leadership aux mariages et autres événements majeurs. Alors restez organisé, établissez des règles de base et sécurisez vos visuels pour une expérience numérique incroyable.
