Comment organiser une réunion virtuelle et la faire fonctionner correctement

Alors que certaines entreprises étaient opposées à l'utilisation de réunions virtuelles dans le passé, cette réticence ne sonne plus vrai. De plus en plus d'entreprises découvrent tous les avantages des réunions virtuelles. Qu'il s'agisse d'étendre leur portée, d'atteindre de nouveaux objectifs ou de rester en contact avec les autres membres de l'équipe, les entreprises du monde entier organisent plus de réunions en ligne que jamais auparavant. La coordination d'une réunion virtuelle n'est pas seulement rentable et facile, elle peut également booster votre productivité de l'équipe si tu es travailler à domicile, du bureau ou d'un endroit éloigné aux extrémités de la terre. Pour vous assurer de tirer le meilleur parti de ces réunions, nous examinons les réunions virtuelles à l'ère du COVID-19 et fournissons des conseils utiles pour organiser et organiser des réunions virtuelles efficaces.

4 personnes en réunion virtuelle

Réunions virtuelles à l'ère du COVID

Avec la soudaine épidémie de COVID-19 au début de 2020, la majorité de la population mondiale a été touchée personnellement, professionnellement ou une combinaison des deux. Presque du jour au lendemain, les interactions au bureau et les réunions en personne sont passées à travailler à distance et des vidéoconférences avec des clients, des partenaires et des collègues. Alors que de plus en plus d'entreprises ont commencé à défendre les équipes distribuées, les réunions virtuelles sont devenues la nouvelle norme de communication, servant d'alternative viable aux réunions et événements en personne.

Qu'est-ce qu'une réunion virtuelle ?

Une réunion virtuelle, c'est quand deux personnes ou plus, où qu'elles se trouvent, utilisent une plateforme vidéo ou audio pour interagir en temps réel. Cette approche réduit non seulement les frais de déplacement et le temps supplémentaire associés aux réunions en personne, mais elle permet toujours des interactions en face à face, le partage d'écran et un sentiment de connexion entre les participants. 

Comment organiser une réunion virtuelle

Maintenant que vous avez une définition de réunion virtuelle, vous pourriez être curieux de savoir comment en organiser une et le logiciel de réunion dont vous aurez besoin. Heureusement, Lifesize facilite l'organisation d'une réunion virtuelle sans encombre. Ce qui suit est un guide étape par étape pour vous aider à réaliser une réunion virtuelle à la fois organisée et efficace. Alors que Grandeur nature Go vous permet d'héberger gratuitement, avec des appels illimités jusqu'à 8 participants en utilisant uniquement votre navigateur Web, nous examinerons l'hébergement de réunions virtuelles sur l'application Lifesize et explorerons certaines des fonctionnalités supplémentaires offertes par l'application. 

1. Téléchargez l'application Lifesize pour commencer

La première chose à faire est de télécharger le Application grandeur nature (disponible pour Windows, Mac, Android et iOS) sur votre appareil préféré. Cet outil sert de solution de visioconférence facile à utiliser, vous aidant à démarrer en toute transparence un chat vidéo ou à rejoindre une réunion avec n'importe qui, de n'importe où. Tout ce dont vous avez besoin est un ordinateur portable, une tablette ou un téléphone avec une webcam intégrée pour avoir un système de visioconférence à portée de main.

2. Créer une réunion ponctuelle ou permanente

Avec l'application Lifesize ouverte, cliquez sur l'onglet Réunions et choisissez une réunion ponctuelle ou permanente. Une réunion unique est un espace de synchronisation privé à usage unique caché de votre répertoire Lifesize, ce qui en fait un excellent choix pour les conférences téléphoniques ou les réunions où la sécurité est une priorité. Les réunions permanentes sont idéales pour les événements récurrents car leurs détails de connexion restent toujours les mêmes (éliminant ainsi le besoin de rechercher un lien que vous avez peut-être supprimé par erreur).

3. Remplissez les détails pertinents

Une fois votre réunion créée, l'étape suivante consiste à renseigner les informations dont les participants auront probablement besoin : le nom et la description de la réunion, ainsi qu'un mot de passe facultatif. Cela aidera à définir des attentes claires autour de l'objectif de la réunion et à mettre tous les participants sur la même longueur d'onde avant qu'ils ne se réunissent. Une fois que vous avez ajouté toutes les informations pertinentes, cliquez sur Enregistrer. 

4. Invitez votre équipe à la réunion

Enfin, n'oubliez pas d'inviter les participants à rejoindre la réunion en rédigeant un e-mail, en créant une invitation de calendrier ou simplement en copiant et collant les détails dans un outil de messagerie ou une application de chat. Il est judicieux d'envoyer l'invitation bien avant la réunion, afin que les participants aient la possibilité de l'ajouter à leur emploi du temps et de terminer les préparatifs nécessaires avant l'heure de la réunion.

5 conseils pour garder votre réunion virtuelle sur la bonne voie

Que vous rencontriez des clients potentiels, meniez une mairie virtuelle à l'échelle de l'entreprise ou simplement rechercher l'alignement entre les équipes distantes, la clé d'une réunion virtuelle réussie est de se rappeler qu'il s'agit exactement de cela : une réunion. Il appelle à planification et préparation ciblées, des lignes directrices sur le respect et la politesse, et un ordre du jour clair pour s'assurer que tout se passe bien. Si vous tenez compte de ces cinq conseils, vous aurez toutes les chances d'avoir une réunion fructueuse qui pourra facilement être répétée. 

1. Envoyez les documents de réunion à l'avance

Lorsque vous planifiez une réunion en personne, vous pouvez aborder les choses de manière un peu plus décontractée, car vous pouvez vous connecter avec vos collègues dans le couloir ou la salle de repos et les rattraper sur tout ce qu'ils ont manqué. Mais une réunion virtuelle efficace nécessite une planification intentionnelle, ainsi que la distribution de vos documents de réunion à l'avance.

Avant la réunion, chaque participant doit connaître les sujets abordés et les objectifs à atteindre. En tant qu'hôte, vous voudrez créer un ordre du jour de réunion et envoyez-le à toute l'équipe avant le début de votre réunion virtuelle. Cet ordre du jour notera les principaux points de discussion et définira les résultats de la réunion, permettant aux participants de venir à la table aussi préparés que possible. En plus de distribuer cet itinéraire, n'oubliez pas de fournir des invitations virtuelles à tout le monde (comme indiqué ci-dessus), de transmettre des visuels qui complètent le message de la réunion et de confirmer que tous les liens nécessaires ou les informations de connexion ont été partagés.

2. Testez toutes les technologies quelques minutes avant

Prenez une minute pour tester la fonctionnalité de vos appareils avant la réunion et encouragez les participants à faire de même. Au minimum, tout le monde doit savoir comment se connecter à l'appel et comment partager son écran. Vous voudrez également vérifier les paramètres audio et vidéo, en vérifiant que votre caméra et votre microphone fonctionnent correctement (et que votre source audio préférée est sélectionnée). En testant ces composants au préalable, vous pouvez éviter la frustration ou la gêne liée à difficultés techniques, et assurer le bon déroulement de votre réunion.

3. Demandez aux non-présentateurs de se mettre en sourdine

La beauté des réunions virtuelles est la possibilité pour les participants de se connecter de partout, mais cette liberté a le potentiel de se retourner contre vous si vous ne faites pas attention. Les membres de l'équipe peuvent être installés dans un café de quartier, un espace de coworking bondé ou même un salon d'aéroport. Bien qu'il puisse être agréable de travailler à distance ou indépendamment de l'emplacement, ces bureaux non traditionnels présentent parfois des distractions qui peuvent interférer avec la productivité de l'équipe.

Pour réduire les interruptions, il est recommandé à tous les non-présentateurs de se mettre en sourdine pendant la durée de la réunion. Vous pouvez inclure ce point dans les documents de réunion que vous partagez, puis le mentionner au début de votre appel au cas où quelqu'un aurait oublié de le mettre en œuvre sur ses appareils. En anticipant les bruits de fond inévitables et en résolvant le problème à l'avance, vous resterez sur la bonne voie et éliminerez facilement les tâches à accomplir lors de la réunion. Vous pouvez également désigner quelqu'un comme modérateur de réunion qui peut activer et désactiver le son des participants selon les besoins.  

4. Fermez les onglets non liés au travail et encouragez l'étiquette

Il est important d'accorder toute votre attention aux présentateurs virtuels et aux autres participants, ce qui signifie fermer les onglets non liés au travail, quitter les réseaux sociaux et éviter les SMS pendant la réunion. Personne n'a besoin de voir la recette que vous venez de rechercher sur Google ou ce qui apparaît sur votre flux Instagram, alors prenez l'habitude d'être pleinement présent et impliqué dans ce qui se passe.

Autres étiquette de réunion virtuelle comprend établir un contact visuel avec la caméra, parler clairement et à un volume approprié, réduire au minimum les mouvements du corps avec des gestes lents et naturels et éviter d'interrompre les autres ou d'avoir des conversations parallèles.

5. Restez concentré en étant concis

Une partie du travail de préparation de votre réunion devrait impliquer de définir une intention pour ce moment, en particulier les informations qui seront communiquées. Une présentation qui a bien fonctionné devant un public en direct peut ne pas recevoir les mêmes résultats lorsqu'elle est diffusée par vidéoconférence. Pour cette raison, il est préférable de concentrer votre réunion virtuelle sur un ou deux problèmes centraux - pas plus que cela, et il est possible que les participants puissent sortir de la zone ou devenir agité.

Si votre programme couvre beaucoup de contenu, assurez-vous de prévoir des pauses pour que l'équipe puisse se lever pour s'étirer, utiliser les toilettes ou faire le plein de café. Et si votre réunion comporte plusieurs segments, essayez de limiter ceux-ci à pas plus de trente minutes par sujet. En fixant des limites de temps, la réunion se déroulera à un rythme bienvenu et vous établirez un rythme entre les présentations et les pauses qui profitera finalement à tout le monde.

Conclusion 

Collaborer via une réunion virtuelle n'est plus une idée farfelue. Au lieu de cela, c'est une solution très présente et pratique pour n'importe quel nombre d'entreprises et d'équipes. Non seulement les espaces virtuels permettent d'économiser du temps et des coûts associés aux réunions traditionnelles en personne, mais ils prennent toujours en charge la connexion et la collaboration en face à face.

Les entreprises continuent de reconnaître les avantages de cette méthode peu coûteuse et à fort impact pour faire des affaires, car les réunions virtuelles assurent le bon déroulement des opérations même en cas de catastrophes mondiales et de situations inattendues. Lifesize a rendu incroyablement facile la mise en place de réunions virtuelles qui permettront à votre équipe de s'attaquer à des projets ensemble en un rien de temps.