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Défis d'équipe distribués courants (et comment les résoudre)

Lorsque vous gérez une équipe distribuée où certains ou tous les membres de votre équipe travaillent dans différents lieux physiques, il est facile que les choses passent inaperçues. Qu'il s'agisse d'un moral bas des employés, d'inefficacités dans les processus, d'opportunités manquées sur des projets ou d'un manque de collaboration d'équipe, ces problèmes inaperçus peuvent se transformer en obstacles majeurs pour votre équipe au fil du temps. Même avec toutes les avancées technologiques liées à la communication, à la collaboration et à la productivité pour les opérations distribuées, gérer et gérer efficacement une main-d'œuvre distribuée reste un défi. Nous avons décrit certains des défis courants pour les équipes distribuées et fourni des conseils pour aider à surmonter chaque obstacle.

7 défis et solutions communs aux équipes distribuées

1. Manque d'interaction en personne

 Selon un récent enquête sur le travail à distance, le défi numéro un pour les télétravailleurs est la communication. Sans pouvoir s'arrêter avec désinvolture au bureau d'un collègue ou avoir une « discussion de refroidisseur d'eau » dans la salle de pause, de nombreux employés entièrement distants trouvent le manque d'interaction humaine solitaire. Il devient également de plus en plus difficile d'établir des relations authentiques et de communiquer efficacement lorsque vous avez une équipe distribuée. Les outils de communication textuels couramment utilisés, tels que les e-mails et les applications de chat, rendent difficile l'évaluation des émotions des collègues, la détection d'indices non verbaux ou la lecture du langage corporel. 

Solution : favoriser une culture axée sur la vidéo

La vidéoconférence aide à renforcer les équipes distribuées en permettant aux collègues de communiquer en face à face, de la même manière que les interactions en personne. Contrairement à la communication basée sur le chat ou aux appels uniquement audio, la visioconférence facilite la lecture des expressions faciales, du langage corporel et d'autres indices non verbaux qui sont essentiels à une communication efficace. En réalité, études montrent que 93% de la communication est non verbale. Favoriser un culture de la vidéo d'abord qui accorde la priorité à l'utilisation d'outils de visioconférence comme principale source de communication pour aider à accroître l'engagement de votre équipe distribuée et à se connecter à un niveau plus profond.

2. Manque de confiance

Comment savoir si les membres de votre équipe distante travaillent réellement si vous ne pouvez pas les voir ? La nature des équipes réparties géographiquement, avec des employés travaillant à des moments et à des endroits différents, rend difficile pour certains managers de faire confiance aux membres distants de leur équipe. Même si des études montrent que les travailleurs à distance sont généralement plus productifs que leurs collègues de bureau, certains responsables ont encore du mal à accepter l'idée que les membres de l'équipe à distance font réellement leur travail lorsqu'ils sont laissés à eux-mêmes.

Solution : créer des directives claires et des objectifs mesurables

En tant que gestionnaire, il est important d'avoir des directives clairement définies par écrit sur la façon dont tous les membres de votre équipe doivent travailler. Ces directives peuvent inclure les réunions auxquelles tous les membres de l'équipe doivent assister, les temps de réponse requis aux problèmes, les heures pendant la journée où tous les membres de l'équipe doivent être en ligne, les normes de qualité du travail et d'autres attentes spécifiques. De plus, la création de tâches mesurables avec une date d'échéance pour chaque membre de votre équipe garantira que chacun contribue aux objectifs généraux de l'équipe. Il existe un certain nombre de flux de travail de gestion de projet en ligne qui prennent en charge ce processus et facilitent la gestion efficace de votre productivité de l'équipe distribuée.

3. Environnements distrayants pour les télétravailleurs

De nombreux employés aiment travailler à domicile, dans un café ou même à la plage, mais certains ont du mal avec ces environnements distrayants. Qu'il s'agisse de travaux ménagers, d'enfants, d'animaux domestiques ou d'une sieste alléchante, de nombreuses distractions se disputent votre attention dans les environnements de travail à distance. Chaque distraction peut amener un travailleur à distance à tergiverser et à diminuer son rendement lié au travail.

Solution : assurer la responsabilisation

L'un des avantages d'avoir des employés qui travaillent à domicile ou ailleurs qu'au bureau est qu'ils se rendent au travail au moment où ils sont le plus productifs. Pour certains employés, cela peut signifier qu'ils travaillent après ou avant les heures normales de travail de jour. Cependant, il peut arriver qu'une échéance approche et qu'un employé distant ne semble pas concentré sur l'achèvement du projet à temps. Pour gérer au mieux ce problème, assurez-vous que chaque membre de votre équipe est responsable de son travail et qu'il sait clairement quand ses tâches individuelles sont dues. Sans envahir la vie privée, il est également bon d'avoir des vérifications individuelles régulières avec les employés à distance pour évaluer les progrès. Il n'est pas réaliste de s'attendre à ce que tous les membres de votre équipe travaillent au même rythme, mais vous devez avoir une idée générale de la durée de chaque tâche et fixer des objectifs et des dates d'échéance en conséquence. Ainsi, même si un membre de l'équipe distante est distrait pendant la journée par une activité non liée au travail, il sera toujours responsable de terminer ses tâches à temps comme le reste de votre équipe.

4. Manque de culture d'entreprise

Étant donné que certains employés peuvent travailler ensemble dans un environnement de bureau traditionnel tandis que d'autres travaillent à distance depuis leur domicile, des espaces de travail collaboratif ou des bureaux satellites plus petits, la création et le maintien d'une culture d'entreprise unifiée au sein d'équipes géographiquement dispersées est l'un des plus grands défis pour les entreprises ayant une main-d'œuvre mondiale. Avec le manque d'interaction en personne, les employés à distance se sentent souvent laissés pour compte et exclus de la culture d'entreprise.

Solution : créer des opportunités de consolidation d'équipe et de création de liens

Pour les équipes réparties géographiquement, la culture de votre entreprise doit aller au-delà des fêtes, des jeux et des happy hours traditionnels au bureau. Trouvez plutôt des moyens pour votre équipe de se connecter en face à face à l'aide de la vidéoconférence. Vous pouvez héberger des appels vidéo de cohésion d'équipe où les collègues peuvent discuter et interagir les uns avec les autres de manière décontractée, jouer à des jeux ou relever des défis amusants. Il existe également un certain nombre de activités brise-glace virtuelles vous pouvez faire avec votre équipe distribuée en utilisant la vidéoconférence. De plus, c'est une bonne idée d'associer les nouveaux employés à d'autres collègues. Ce système de jumelage peut doubler comme une opportunité de mentorat et aider à établir des relations plus profondes et à encourager de meilleurs échanges entre tous les membres de l'équipe. 

5. Problèmes de productivité

L'un des principaux défis de la gestion d'une équipe distribuée est de s'assurer que tous les employés terminent leur travail à temps, efficacement et conformément aux normes de l'entreprise. Sans la surveillance quotidienne dans un environnement de travail distribué, certains membres de l'équipe distante peuvent ne pas utiliser leur temps à bon escient. De plus, une mauvaise communication, un manque d'objectifs mesurables et des problèmes de responsabilité peuvent tous affecter la productivité de votre équipe.

Solution : développer des processus

Afin de garder votre équipe sur la bonne voie et productive, vous devrez développer et mettre en œuvre un ensemble de processus rationalisés. En plus d'utiliser un logiciel de gestion de projet comme Asanas et Monday.com, de nombreuses équipes estiment que les synchronisations rapides quotidiennes ou hebdomadaires sont essentielles pour favoriser la collaboration et la productivité. Avoir un enregistrement de groupe informel à l'aide de la vidéoconférence sur une base régulière permet à l'équipe de rester sur la même longueur d'onde et tient chaque membre de l'équipe responsable de ses tâches quotidiennes et de ses projets en cours. Les responsables doivent également organiser des appels vidéo individuels réguliers avec leurs subordonnés directs. Cela donne aux employés un moment désigné pour discuter de l'avancement des projets ou de tout problème lié au travail.

6. Différences culturelles

De nombreuses entreprises emploient des personnes du monde entier. Cette main-d'œuvre mondiale diversifiée peut inclure des employés qui ont des cultures, une éthique de travail, des styles de communication, des valeurs et un contexte radicalement différents. Par conséquent, les équipes dispersées peuvent avoir du mal à se comprendre et à travailler efficacement ensemble. Les managers sont confrontés au défi de surmonter les différences culturelles et de trouver un terrain d'entente pour gérer avec succès leur équipe diversifiée.

Solution : Mettre en œuvre un programme de formation interculturelle

Formation interculturelle ou multiculturelle, est destiné à aider les gens à surmonter les défis culturels, à faire face aux stéréotypes et à apprendre à communiquer efficacement et à mieux écouter. Étant donné que chaque équipe distribuée est unique, il n'y a pas de programme de formation interculturelle unique, mais vous devez avoir un plan en place qui favorise la compréhension et l'apprentissage multiculturels pour votre équipe diversifiée. Lors de l'intégration des nouveaux employés, organisez des sessions de vidéoconférence amusantes pour briser la glace et invitez les membres de l'équipe à partager leurs aliments, coutumes et histoires régionaux préférés. Vous pouvez également utiliser des ressources telles que Ma vie d'ailleurs, qui est une communauté collaborative qui vous permet de comparer le pays dans lequel vous vivez avec d'autres pays du monde. Il vous montre diverses statistiques qui différencient votre pays des autres, y compris le coût de la vie, la taille géographique, la qualité de vie et la culture afin que vous ayez une meilleure compréhension de ce que c'est que de vivre et de travailler dans le pays de votre collègue.

7. Incompatibilité de fuseau horaire

Les équipes réparties dans le monde entier sont souvent composées d'employés répartis sur plusieurs fuseaux horaires. Cela peut compliquer la planification des réunions d'équipe ou l'obtention de réponses rapides de la part de collègues distants. Lorsque vous êtes assis à côté de votre coéquipier dans un environnement de bureau, il est facile de se tourner vers lui et de lui poser rapidement une question en milieu de journée sur un projet, mais lorsque votre collègue est assis à des milliers de kilomètres ou éventuellement à plusieurs fuseaux horaires, cette tâche simple devient beaucoup plus difficile. Votre collègue à distance peut être endormi ou absent du travail pendant vos heures normales de travail.

Solution : trouver des chevauchements dans les heures de travail de jour de chacun

Utilisez des outils comme Chaque fuseau horaire et Heure et date pour aider à choisir des heures de réunion qui correspondent aux heures de travail de jour typiques de chacun. Pour certains, cela peut être le matin tandis que pour d'autres, c'est l'après-midi ou en début de soirée. Le chevauchement des heures de travail de jour vous permettra également de savoir quand vous pouvez vous attendre à des réponses rapides des membres distants de votre équipe. Pour les équipes qui ont des fuseaux horaires très différents, vous devez faire preuve de créativité. Enregistrer la réunion en visioconférence pour ceux qui n'ont pas pu assister à la réunion en direct afin qu'ils puissent toujours voir la réunion ultérieurement. De plus, vous pouvez maximiser la productivité en planifiant à l'avance. Assurez-vous que les membres de votre équipe distante qui travaillent à des heures opposées disposent de tout ce dont ils ont besoin pour travailler efficacement sur leurs tâches avant la fin de votre journée de travail afin que vous puissiez retourner au travail le lendemain avec les tâches terminées.

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