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Comment gérer une équipe distribuée

Gérer une équipe distribuée peut être difficile. Il est facile de se sentir déconnecté de votre équipe, de rencontrer des problèmes de communication et lorsque vous ajoutez des différences culturelles au mélange, les choses peuvent se compliquer rapidement. Instructeur de l'Université de Harvard Julie Wilson Explique, "La gestion d'une équipe virtuelle nécessite que les managers redoublent d'efforts sur les principes fondamentaux d'une bonne gestion, notamment l'établissement d'objectifs clairs, l'organisation de réunions de qualité, la communication claire et l'exploitation des forces individuelles et collectives des membres de l'équipe." Gérer avec succès une équipe à distance est un défi, même pour les managers les plus expérimentés. Cela prend du temps, de la patience et beaucoup de pratique, mais avec les bons processus et outils en place, il est possible d'avoir une équipe entièrement distante productive et engagée.

8 conseils pour gérer une équipe distribuée

1. Embaucher les bonnes personnes

Tout d'abord, vous devez embaucher des personnes en qui vous pouvez avoir confiance et qui sont à l'aise de travailler seules. Étant donné que vous ne pourrez pas constamment vérifier chaque membre de l'équipe à distance, vous devez trouver des personnes qui peuvent contribuer positivement à votre équipe sans pression des pairs, sans microgestion et sans attention constante. « Engagez des faiseurs », Wade Foster, co-fondateur de Zapier, dit. "Les faiseurs feront avancer les choses même s'ils travaillent depuis une île isolée. Vous n'avez pas à donner des tâches aux exécutants pour savoir que quelque chose sera fait. Vous devrez toujours fournir une direction et des conseils… mais en l'absence de cela, un acteur fera bouger les choses.

2. Embarquez avec toute l'équipe distante en temps réel

Développer un processus d'intégration efficace aide les nouvelles recrues à s'acclimater rapidement à leur travail et à connaître leur équipe. En présentant immédiatement de nouveaux membres d'équipe et en offrant à chacun la possibilité de se connaître par le biais de vidéoconférences en face à face, les employés sont plus susceptibles de se faire confiance et de se sentir connectés à leur équipe. Il y a un certain nombre de plaisir activités brise-glace virtuelles vous pouvez faire avec votre équipe distribuée en utilisant la vidéoconférence. De plus, c'est une bonne idée d'attribuer un mentor pour aider votre nouvel employé à s'adapter en douceur à son nouveau rôle. Le mentor agira également comme une ressource immédiate pour l'employé lorsqu'il est coincé ou qu'il a juste une simple question. L'objectif est que le nouvel employé se sente valorisé et fasse partie de l'équipe le plus rapidement possible. "En tant que personne travaillant à distance et gérant moi-même une équipe d'employés à distance, je sais à quel point l'étape d'intégration est essentielle dans le cycle de vie des employés. Une intégration réussie pour les employés distants dépend de l'extension de la culture de votre organisation au-delà des quatre murs et à travers un écran. Commencez par abandonner presque entièrement les e-mails au cours des premières semaines et intégrez la vidéo dès le début pour passer le plus de temps possible en face à face. De plus, organisez tôt des réunions avec les principales parties prenantes par vidéo pour promouvoir un sentiment d'autonomie et vous assurer que l'employé se sent connecté à la communauté au sens large. »Tim Maloney, SVP of Worldwide Channels chez Lifesize

3. Définissez des attentes claires

Lors de la transition vers une équipe entièrement distante, les responsables doivent donner la priorité à l'élaboration de directives et d'attentes claires. La plupart des équipes sont composées d'un groupe diversifié de personnes. Certains employés peuvent avoir une expérience antérieure du travail à distance, tandis que d'autres employés peuvent être complètement nouveaux dans le travail à domicile. Pour vous assurer que tout le monde travaille sur un pied d'égalité, il est important que vous définissiez immédiatement des attentes claires et réalistes pour l'ensemble de votre équipe.

Ne pas clarifier les attentes dès le début peut entraîner des problèmes et des malentendus qui peuvent entraîner des perturbations majeures dans le flux de travail et les performances de votre équipe. Clarifiez les outils que votre équipe utilisera, comment vous communiquerez, les heures de travail de chacun, comment et quand les projets seront terminés et, lorsque les choses changeront, communiquez-le également. Vos attentes doivent être écrites, envoyées par e-mail et facilement accessibles à toute votre équipe. Cela garantira que tout le monde est sur la même longueur d'onde et qu'il n'y a aucune ambiguïté dans ce qui est attendu de chaque membre de l'équipe.

4. Utilisez les bons outils de communication en ligne

Après avoir clairement défini vos attentes, il est temps de trouver les bons outils qui aideront votre équipe à répondre à ces attentes et à faire en sorte que leurs journées de travail se déroulent de manière fluide et efficace. La recherche montre que le un employé de bureau moyen a 5 applications ou plus ouvertes à tout moment, il est donc important de choisir judicieusement pour éviter de créer encore plus de fatigue ou de confusion quant à l'endroit où les employés doivent aller chercher des informations.

Il existe des centaines de solutions de collaboration et de communication et d'innombrables outils de productivité conçus pour aider les équipes distribuées à être productives. Des outils de visioconférence basés sur le cloud comme Lifesize et des applications de chat comme Slack et Microsoft Teams facilitez la communication constante avec les membres de votre équipe à distance. Des outils de gestion de projet comme AsanasMonday.com et ProjectManager.com aider à la gestion du temps et garder votre équipe sur la bonne voie pour éviter de perdre du temps avec des distracteurs et un travail non productif. À la lumière de la récente situation du coronavirus, de nombreuses entreprises offrent leurs services gratuitement, notamment Lifesize. Faites vos recherches afin de trouver les outils qui fonctionneront le mieux pour vous et votre équipe.

5. Créez une culture axée sur la vidéo

Sans les interactions quotidiennes en personne auxquelles les employés de bureau traditionnels sont habitués, il est facile pour les employés qui travaillent à domicile pour la première fois de se sentir seuls et déconnectés du reste de leur équipe. En créant une culture axée sur la vidéo qui donne la priorité à l'utilisation d'outils de visioconférence pour la communication, par opposition aux conférences téléphoniques uniquement audio ou aux applications textuelles, votre équipe peut avoir des interactions en face à face significatives et engageantes. La visioconférence offre davantage une interaction « en personne » et ajoute un élément humain à la conversation qui fait souvent défaut dans d'autres formes de communication numérique. En étant capable de voir et d'entendre clairement vos coéquipiers, vous êtes en mesure de mieux les comprendre en détectant indices non verbaux et connectez-vous avec eux à un niveau plus profond, quel que soit le décalage horaire.WP Engine est la principale plate-forme d'expérience numérique WordPress avec plus de 500 employés situés aux États-Unis, en Europe et en Australie. En tant qu'entreprise qui fait de sa culture une priorité absolue, elle était confrontée au défi de fédérer des équipes réparties sur trois continents dans six bureaux différents. En installant Lifesize dans les espaces de réunion de tous les espaces de bureau et sur l'ordinateur portable de chaque employé, les collègues peuvent se connecter instantanément les uns aux autres et les responsables peuvent gérer efficacement les employés distants lors d'appels vidéo en tête-à-tête. L'interaction humaine aide les employés à avoir des conversations engageantes et des relations personnelles avec les gestionnaires et les membres de l'équipe à des milliers de kilomètres.[Lire l'étude de cas complète]

6. Organisez régulièrement des réunions individuelles et d'équipe

Une communication constante est la clé pour garder votre équipe distribuée productive et engagée. Planifiez des réunions d'équipe régulières au début de la semaine en utilisant la vidéoconférence pour discuter de l'état du projet, des obstacles auxquels les membres de l'équipe sont confrontés et des objectifs de la semaine. Ensuite, plus tard dans la semaine, envisagez d'organiser des réunions de « récapitulation » plus longues pour parler des réalisations de l'équipe. Vous pouvez également utiliser ce temps pour reconnaître le travail exceptionnel et planifier la semaine suivante.

En plus des réunions d'équipe, des réunions debout, des réunions individuelles régulières avec chacun de vos employés sont fortement recommandées pour s'assurer que tout le monde reste connecté et engagé. En réalité, et le cannabis ont montré que les employés des managers qui n'ont pas de réunions 1:1 régulières sont quatre fois plus susceptibles de se sentir désengagés au travail. Alors que les réunions 1: 1 peuvent prendre du temps pour les managers avec de grandes équipes, elles jouent un rôle essentiel pour que les membres de l'équipe se sentent valorisés en tant qu'individus tout en leur donnant la possibilité de poser des questions, de discuter de problèmes ou de faire des suggestions qu'ils ne se sont peut-être pas sentis à l'aise. partage dans un environnement de groupe.

7. Surcommuniquer les objectifs pour aider les employés distants à réussir

Pour les employés qui trouvent que les arrangements de travail à distance sont difficiles, la communication excessive des objectifs et des tâches individuels est un moyen efficace de s'assurer qu'ils se concentrent sur les bonnes choses. Cela signifie utiliser un langage clair et précis que les employés peuvent facilement comprendre pour chaque projet. Utilisez des outils de gestion de projet pour aider les employés à rester concentrés sur leurs tâches, à comprendre chaque étape du projet et à savoir quand le projet est dû. La gestion efficace d'une équipe distribuée ne fonctionnera pas si vous vous concentrez simplement sur le suivi des heures de travail des employés. Au lieu de cela, la meilleure façon de mesurer la performance d'un employé est de se concentrer sur ses résultats. Créer une culture axée sur les résultats signifie faire confiance à votre équipe et abandonner la semaine de travail arbitraire et forcée de 40 à XNUMX et XNUMX heures. Au lieu de cela, concentrez-vous sur les contributions individuelles des membres de l'équipe. Comment et quand ils accomplissent les tâches ne devraient pas avoir d'importance tant que le travail est bien fait et fait à temps.

8. Offrez des opportunités de création de liens

Étant donné que les réunions régulières en personne ne sont pas une option pour la plupart des travailleurs à distance et des équipes distribuées, trouvez d'autres moyens de créer des liens d'équipe en dehors de vos réunions d'équipe régulières. Les employés peuvent créer des pages de médias sociaux adaptées au travail, des clubs de lecture et des groupes de discussion privés où ils peuvent jouer à des jeux, avoir des conversations légères sur leur travail et leur vie personnelle, publier des photos de leur famille ou de leurs animaux de compagnie et partager des histoires de réussite personnelles. Certaines entreprises hébergent même régulièrement happy hours virtuels pour permettre aux employés d'interagir avec désinvolture et de se rattraper par vidéoconférence tout en travaillant à distance.

Sheel Gupta, directeur de la croissance chez Point humble, partagé sur Quora comment elle maintient son équipe à distance engagée, "L'un des défis les plus courants du travail à distance est que les membres de l'équipe se sentent seuls et déconnectés. Être à distance signifie que votre équipe est moins susceptible d'avoir des conversations spontanées et des activités non liées au travail. J'encourage les équipes distantes à intégrer les traditions du bureau dans leur style de travail à distance. Par exemple, mon équipe organise des soirées de jeux toutes les deux semaines et lors de notre expérience à distance, nous avons organisé une soirée de jeux virtuelle. »

Enfin, essayez d'organiser des rencontres en personne avec toute votre équipe au moins une ou deux fois par an. Cela peut être difficile et coûteux, mais les avantages de faire en sorte que votre équipe se connecte en personne et favorisent de meilleures relations de travail l'emportent largement sur les frais de déplacement.

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