L'une des plus grandes tendances à l'origine de la révolution des salles de réunion est le plan d'étage des bureaux ouverts. Aujourd'hui, de nombreuses entreprises optent pour moins de bureaux autonomes et plus d'espaces de travail partagés qui favorisent la communication et contribuent à la productivité. Selon les récentes tendances du marché identifiées par Frost & Sullivan, les huddle rooms devraient remplacer près de 70 % de toutes les salles de réunion d'ici 2022.
Voici une ventilation complète des avantages des huddle room et des tendances technologiques pour vous aider à pérenniser vos bureaux avec des huddle rooms efficaces et productives.
Qu'est-ce qu'une salle de réunion ?
Une salle de réunion est une petite salle de réunion pour 3 à 6 personnes équipée de capacités audio/vidéo qui est utilisée pour des réunions d'équipe rapides (c'est-à-dire des réunions d'équipe). Parfaites pour les sessions de travail non planifiées et les réunions programmées, les salles de réunion permettent aux équipes de tenir des discussions sans réserver une salle plus grande.
5 avantages des huddle rooms
Des entreprises de toutes tailles et de tous secteurs, des espaces de coworking et des universités ont tous commencé à construire ces petites salles agiles pour permettre aux petites équipes de travailler ensemble plus efficacement. Les salles de réunion sont généralement peu coûteuses à équiper et nécessitent peu d'espace physique, et beaucoup diraient qu'il s'agit des salles les plus productives du bâtiment. Voici les cinq principaux avantages du déploiement de salles de réunion :
1. Aucune réservation requise
De nombreuses organisations choisissent de déployer des huddle rooms sans système de reservation. De cette façon, les équipes peuvent avoir un lieu de rencontre pour une session de travail impromptue sans avoir à arrêter ce qu'elles sont en train de faire et à créer une réunion planifiée.
2. Transformez les petites pièces sous-utilisées en espaces efficaces
La plupart des petits espaces de réunion sont sous-utilisés car ils ne disposent pas de la technologie requise pour des réunions productives. Pour aider à résoudre le problème de la sous-utilisation, les fournisseurs de visioconférence ont commencé à développer des systèmes de visioconférence optimisés pour les huddle rooms et les petites salles de réunion, ce qui permet aux organisations d'équiper facilement leurs huddle rooms avec tous les avantages de la visioconférence.
3. Réservez de grandes salles de conférence pour les grandes réunions
Selon une étude récente du cabinet d'analystes Frost & Sullivan, 75 % de toutes les réunions dans de grandes salles de conférence ne concernent que trois à quatre personnes, ce qui fait du reste de ces chaises vides une perte d'espace. Les salles de réunion sont parfaitement dimensionnées pour les petites synchronisations d'équipe.
4. Idéal pour les membres de l'équipe à distance
Les salles de réunion donnent aux équipes et aux télétravailleurs la possibilité de se connecter en face à face pour n'importe quelle réunion ou une synchronisation rapide de l'équipe tout au long de la journée. Et bien que les salles de conférence traditionnelles soient idéales pour visioconférence avec de grands groupes pour capturer tout le monde dans la salle, les huddle rooms sont parfaitement dimensionnées pour donner à chacun une présence grandeur nature dans la réunion en ligne. La cadence régulière des appels vidéo dans les salles de réunion peut faire en sorte que les équipes distantes se sentent moins distantes.
5. Peu coûteux à mettre en place
Les espaces de travail plus petits ont des budgets plus petits et nécessitent moins de complexité, de sorte que la technologie dans la salle doit être rentable et facile à utiliser. Des kits de salle de réunion vidéo DIY et des solutions de salle de réunion spécialement conçues peuvent être installés pour moins que le prix d'un ordinateur portable d'employé. Et avec un long cycle de vie géré de six à huit ans, vous obtiendrez une valeur continue pour les années à venir.
Les 3 meilleurs conseils pour un caucus productif
Nous avons récemment publié notre guide de trucs et astuces pour organiser une visioconférence réussie, et même si tous les conseils peuvent mener à une réunion de réunion réussie, ces trois sont parfaitement adaptés à la petite taille et à la nature ad hoc de la réunion :
1. Gardez la réunion à la bonne taille
La taille limitée d'une salle de réunion est une excellente analogie avec la taille d'une équipe fonctionnelle pour collaborer et faire le travail. Plus il y a de personnes qui rejoignent le groupe, plus les choses peuvent être distrayantes. Utilisez de grandes salles de conférence pour la session de remue-méninges initiale, puis utilisez des salles de réunion pour les sessions en petits groupes et retrouvez-vous dans la salle de conférence pour partager le contenu et les résultats.
2. Optimisez la salle de réunion pour la vidéo
La plupart des huddle rooms sont conçues avec un seul écran monté au mur et une table de salle de réunion poussée contre le mur. Les petites salles comme les salles de réunion doivent donner la priorité à un objectif à champ de vision grand angle pour aider à capturer les participants à la réunion assis près de la caméra.
3. N'oubliez pas d'être vous-même
Nous avons bien dépassé la visioconférence utilisée uniquement pour les réunions trimestrielles de la salle de conférence avec votre équipe de direction - elle s'est transformée en un moyen quotidien de communiquer en face à face. Tout comme envoyer des SMS, parler au téléphone ou se rendre au bureau de votre collègue et discuter en personne, l'expérience de la visioconférence concerne ce qui est discuté. Alors ne vous inquiétez pas quand il s'agit de passer devant la caméra, soyez simplement vous-même !
Comment aménager votre huddle room : 5 incontournables pour tout grand huddle room
Que votre bureau commence tout juste à créer des solutions de salle de réunion pour les petites équipes ou que vous recherchiez un moyen d'optimiser vos anciennes salles téléphoniques avec une technologie de collaboration moderne, vous souhaiterez inclure ces cinq éléments indispensables dans votre conception :
1. Meubles
Suivez votre culture d'entreprise lorsque vous décidez des styles pour vos salles de réunion - styles, pluriel, car de nombreuses entreprises optent pour un look unique pour chaque espace. La superficie limitée d'une salle de réunion vous permet de faire des choix audacieux sans avoir à rénover complètement l'ensemble du bureau. La salle typique aura des sièges pour quatre à cinq personnes avec des surfaces de travail durables. Si caucus/conception de salle de conférence et la décoration intérieure ne sont pas votre fort, faites-vous aider par une agence ou consultez votre moteur de recherche préféré pour trouver des idées. Voici quelques mots clés pour vous aider à démarrer : bureau moderne, grande salle de réunion et bureau créatif.
2. Afficher
D'accord, votre chambre est ornée d'un sol en béton teinté, d'une porte de grange récupérée, de tuyaux apparents, de dessus de table en aluminium de qualité aéronautique et de chaises Herman Miller® - et maintenant ? Il est temps d'apporter la technologie qui transforme votre salon élégant en une salle de réunion conçue pour les activités. Que vous soyez séances de concepts pour la dernière vidéo marketing ou l'analyse des données d'un rapport de vente, la disponibilité d'un partage d'affichage à écran est essentielle pour cet espace. Les équipes ne devraient pas avoir à se rassembler autour d'un ordinateur portable pour visionner une présentation ou une vidéoconférence avec un autre groupe.
Les prix des écrans ont chuté de façon spectaculaire au cours des dernières années, alors allez aussi grand que votre budget le permet - mais rappelez-vous que c'est encore un petit espace, donc la gamme 42"-50" est probablement suffisante. Lorsque vous décidez d'une hauteur de montage, nous vous recommandons de rester près du niveau des yeux, en particulier lorsque vous équipez des salles pour qu'elles se connectent les unes aux autres avec une solution de visioconférence pour salle de réunion.
3. Tableau blanc
Qu'il s'agisse d'un émail blanc traditionnel, d'une smart interactive ou simplement d'une vitre, assurez-vous de ne pas négliger la possibilité d'écrire des idées et des concepts dans la salle de réunion. Les tableaux blancs peuvent servir de parking pour les idées sur lesquelles vous n'êtes pas prêt à agir, vous aider à visualiser vos priorités et fournir une méthode simple pour modifier les idées lorsque vous vous rendez compte qu'il y en avait quelques mauvaises dans la mesure où "aucune idée n'est une mauvaise idée". " idée de génie. À la fin de votre réunion, prenez simplement quelques photos de votre travail pour ne pas avoir à le recopier.
4. Ambiance
Acoustique
Avec de nombreux bureaux en transition vers un plus plan d'étage ouvert concept, il est plus important que jamais d'avoir des espaces de collaboration désignés, exempts de bruit et de distractions. L'isolation acoustique empêche les fuites de bruit à l'intérieur et à l'extérieur de la pièce, et une configuration de microphone de qualité professionnelle peut augmenter considérablement la qualité audio d'une réunion avec une réduction native du bruit ambiant et une couverture complète de la pièce.
Eclairage
L'éclairage naturel a été associé à une meilleure santé et à un engagement accru des employés. C'est un merveilleux ajout à de nombreux espaces de réunion, mais il faut veiller à fournir un contrôle de l'éclairage dans les salles de réunion avec des fenêtres. Les pièces exposées à la lumière directe du soleil au mauvais moment de la journée peuvent sembler délavées sur la vidéo, et une source de lumière directement derrière un sujet peut créer une silhouette dure.
5. Connectivité vidéo
La vidéoconférence permet aux membres de l'équipe d'avoir un siège à la réunion où qu'ils se trouvent. Ainsi, si votre équipe comprend des télétravailleurs, des personnes situées sur un autre campus ou des collègues qui voyagent régulièrement, un solution de visioconférence est un investissement intelligent pour maintenir la collaboration et la connexion de votre groupe. Lorsque vous équipez votre huddle room de visioconférence, assurez-vous de rechercher une solution facile à gérer et à utiliser, qui réponde à vos exigences de sécurité et de fiabilité et, surtout, qui aide vos équipes à se sentir aussi connectées que possible. Kits Lifesize Dash™ sont des solutions de salle de réunion conçues pour la flexibilité des appareils, tandis que Lifesize® Icône 300™ vous offre une solution tout-en-un éprouvée avec partage de contenu 4K en mouvement intégral pour une expérience de salle de réunion de premier ordre.
Lifesize peut vous aider à garder équipement de vidéoconférence gérable pour n'importe quelle salle de réunion, tout en offrant une technologie audio et vidéo claire et en permettant aux travailleurs de collaborer dans un environnement efficace.
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