La technologie moderne a changé à jamais le paysage de nos interactions humaines, de nombreuses entreprises choisissant d'avoir moins de réunions en face à face et plus de conversations numériques via des applications de messagerie et de chat. Bien que cela puisse sembler être un moyen plus rapide de faire avancer les choses, c'est en fait un mauvais remplacement pour certaines tâches là où c'est vrai communication en face à face est optimal. Ce blog fournit des idées de réunions d'équipe et décrit des moyens utiles d'améliorer vos prochaines réunions au lieu de les annuler. 

Deux professionnels en visioconférence appellent deux autres professionnels.

Que sont les réunions d'équipe à distance ?

Les réunions d'équipe à distance sont des réunions virtuelles qui rassemblent tous les membres de l'équipe pour relayer les informations et suivre les étapes importantes du projet. Ils sont un élément essentiel de la stratégie de communication d'une équipe et, lorsqu'ils sont exploités correctement, ils ordonnent les objectifs de l'équipe, la prise de décision et la résolution de problèmes. Une réunion d'équipe efficace est axée sur l'agenda, avec un chef d'équipe clair et une approche méthodique.

Maximisez-vous la productivité de vos réunions à distance ? 

Des problèmes techniques, de longues réunions, des réunions improductives, des réunions avant et après les réunions et des réunions pour revoir ce qui s'est passé lors d'une réunion précédente peuvent tous conduire à la fatigue de la réunion. Au fil du temps, cela peut épuiser la productivité et la satisfaction d'un employé. Et tandis que certaines entreprises ont commencé à lutter contre la fatigue des réunions en minimisant ou en annulant les réunions physiques, d'autres résolvent les problèmes de réunion avec des stratégies de réunion d'équipe meilleures et plus efficaces. Voici quatre signes d'une mauvaise culture de réunion à distance :

1. Problèmes techniques fréquents

Les réunions d'équipe virtuelles ont les mêmes problèmes que les réunions en personne, mais les problèmes techniques leur ajoutent une autre couche de difficulté. Beaucoup de temps est perdu lors de ces réunions car les employés ne comprennent pas bien comment utiliser les outils de communication. Les appels de visioconférence peuvent être particulièrement frustrants lorsque les collègues ne coupent pas leur microphone, ne font pas attention ou ne font pas preuve de courtoisie. Découvrez notre blog sur Étiquette de visioconférence pour des conseils utiles et des meilleures pratiques.  

2. Les objectifs ne sont pas atteints

La meilleure façon de tuer la productivité pendant la journée de travail est d'assister à une réunion dysfonctionnelle qui n'a pas d'objectif clair et se termine sans rien accomplir. Chaque réunion doit avoir une liste de points à l'ordre du jour et un objectif spécifique, et les participants doivent travailler pour atteindre cet objectif d'ici la fin de la réunion. Consultez notre blog Comment organiser une réunion efficace en 8 étapes pour une meilleure façon d'organiser des réunions d'équipe. 

3. Manque de temps

Une réunion planifiée de 30 minutes peut finir par durer une heure ou plus, faisant perdre un temps précieux à tous les participants. Fixer une heure de début et de fin stricte et respecter ces heures montre aux membres de votre équipe que vous respectez et appréciez leur temps et leur permet de reprendre rapidement leur travail quotidien.

4. Réunions déguisées en e-mails ou conversations de chat

Tandis que Microsoft Teams, Slack et les conversations par e-mail sont idéales pour des mises à jour et des vérifications rapides, pour vraiment s'assurer que toute l'équipe travaille ensemble sur les mêmes objectifs, des réunions en face à face sont toujours nécessaires. La mauvaise communication est l'une des principales causes d'inefficacité au travail. Bon nombre de ces problèmes peuvent être attribués à la communication écrite et aux différentes façons dont nous interprétons les e-mails ou les messages de chat.

Pourquoi les réunions en face à face sont essentielles pour les équipes distantes

Des études montrent que, autant que 93% de la communication est non verbale. Avoir la capacité d'engager vos coéquipiers dans des conversations en face à face et d'interpréter leurs réactions est d'une importance cruciale pour la capacité de votre équipe à communiquer efficacement. 

L'interaction humaine est un besoin inné

Même si les progrès technologiques ont accéléré la façon dont nous communiquons par correspondance numérique, nous avons toujours un besoin inné de nous sentir proches et connectés aux autres humains grâce à des interactions en face à face. Les e-mails et les applications de chat ne répondent pas à ce besoin. 

Les malentendus peuvent être confrontés

Les humains attribuent naturellement un sens à n'importe quel scénario, en particulier lorsqu'il s'agit d'e-mails et de conversations de chat écrites. Souvent, ces messages peuvent être mal interprétés. Si quelqu'un répond à votre e-mail détaillé avec une réponse courte, vous pouvez penser qu'il est contrarié ou qu'il n'est pas d'accord avec vous alors qu'en réalité il était occupé et a supposé qu'une réponse en un mot était suffisante.  La recherche montre que les requêtes en face à face sont 34 fois plus efficaces que celles envoyées par email.

Moins de rotation du personnel 

Selon Forbes, 66 % des employés démissionneraient s'ils ne se sentaient pas appréciés. Les réunions en personne aident les employés à se sentir vus et appréciés, mais qu'en est-il des membres de votre équipe à distance ? Il est facile pour eux de se sentir seuls et isolés, surtout lorsque la plupart de leurs coéquipiers travaillent ensemble dans le même bureau principal. La communication vidéo en face à face est un excellent moyen pour eux de se sentir inclus et connectés à leur équipe.   

Plus efficace 

Les réunions en face à face ont tendance à être plus engageantes et efficaces. Rassembler toute votre équipe pour des réunions de synchronisation rapide et des réunions en face à face régulièrement programmées est un excellent moyen de mettre rapidement tout le monde sur la même longueur d'onde et également un bon moyen de promouvoir camaraderie d'équipe. Au lieu d'essayer d'expliquer un projet complexe dans un e-mail, puis de passer des heures à répondre à des questions, vous pouvez organiser une réunion d'équipe en face à face au cours de laquelle vous présentez les détails du projet et répondez à toutes les questions en même temps.

5 façons d'avoir des réunions d'équipe à distance qui fonctionnent réellement

Selon inc.com, la moitié du temps de réunion est perdu. Avec un peu de planification et de structure, votre équipe peut avoir des réunions productives et engageantes. 

1. Créez un ordre du jour

An ordre du jour de réunion d'équipe efficace est l'un des éléments les plus importants d'une réunion d'équipe productive. L'envoi de l'ordre du jour de la réunion à tout le monde avant la réunion donne le ton et l'orientation de la réunion. Cela donnera à chacun une compréhension des sujets qui sont discutés et des objectifs de la réunion afin que personne ne vienne à la réunion sans aucune idée. Assurez-vous d'inclure tous les points qui seront discutés lors de la réunion, et n'oubliez pas d'ajouter du temps pour des choses comme activités de team building virtuelles, les mises à jour importantes de l'équipe et les commentaires. 

2. Attribuez un responsable 

La désignation d'un chef de réunion d'équipe est un excellent moyen de maintenir la réunion sur la bonne voie. Lorsque des sujets qui ne figurent pas à l'ordre du jour sont abordés, le chef d'équipe doit rappeler doucement au groupe les sujets et les objectifs de la réunion pour que la réunion continue d'avancer et d'être pertinente. 

3. Trouvez un moment optimal

Arrêtez de tenir des réunions juste avant le déjeuner, juste après le déjeuner, à 4h30 n'importe quel jour et surtout pas le vendredi. Choisissez un moment où les gens seront les plus attentifs. Le matin et l'après-midi sont deux excellentes options. Selon une étude réalisée par Workfront.

4. Commencez et finissez à l'heure 

Newscientist.com constaté que la moitié de toutes les réunions commencent avec 10 minutes de retard. Rester assis et attendre que la personne responsable se présente draine l'énergie de la salle et commence la réunion du mauvais pied. Lorsque les employés savent que les réunions commenceront et se termineront à l'heure, ils sont plus susceptibles de rester concentrés pendant la réunion et d'obtenir des décisions prises à la fin de la réunion. 

5. Terminer par une action

Laissez les dernières minutes de chaque réunion pour résumer rapidement ce qui a été discuté pendant la réunion et parler des prochaines étapes. Chaque participant à la réunion doit savoir quel est son prochain élément d'action et le calendrier pour accomplir cette tâche. Après la réunion, envoyez notes de réunion, des responsabilités données et un plan de suivi pour s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

La dernière pièce du puzzle de vos réunions d'équipe à distance : la technologie intégrée 

Les applications de messagerie et de chat permettent de communiquer rapidement et facilement avec les membres de l'équipe, mais elles ne sont ni très personnelles ni engageantes. Une meilleure façon de se connecter et d'interagir avec toute votre équipe consiste à utiliser la visioconférence en face à face. 

Vidéo conférence

Les appels audio uniquement ne suffisent plus. Les employés doivent se rencontrer en personne pour tirer pleinement parti des réunions d'équipe. Les visioconférences vous permettent de voir les membres de votre équipe à distance pour vraiment les comprendre et établir des relations authentiques. Lifesize facilite plus que jamais la connexion par visioconférence. D'un simple clic sur un lien d'invitation à une réunion, les membres de votre équipe peuvent rejoindre directement depuis leurs navigateurs sur leurs téléphones portables, tablettes ou ordinateurs portables sans avoir à télécharger d'application. 

Partage d'écran

Arrêtez de perdre les 5 à 10 premières minutes de chaque réunion à chercher le bon dongle, puis de perdre du temps supplémentaire à passer le dongle au présentateur suivant. Utilisez plutôt la technologie de partage d'écran sans fil pour optimiser l'efficacité des réunions. Partage grandeur nature™ le rend remarquablement simple à présenter lors de réunions. Partagez sans fil votre écran en temps réel, lisez une vidéo et contrôlez votre présentation directement depuis votre appareil mobile ou votre ordinateur portable.

Tableau blanc

Les séances de tableau blanc sont idéales pour le brainstorming et la collaboration avec toute votre équipe. Ils rendent le contenu visuellement attrayant et plus facile à absorber et à retenir. Partagez Lifesize avec Kaptivo Le système de caméra de tableau blanc vous permet de capturer et de partager le contenu de n'importe quel tableau blanc standard avec tout le monde lors d'un appel de vidéoconférence en supprimant les personnes, les reflets, les reflets et les ombres de l'image du tableau blanc. Vous obtenez une image numérique nette et dynamique du contenu du tableau blanc que tous les participants à l'appel peuvent voir en temps réel.  

Arrêtez d'annuler les réunions d'équipe et améliorez-les à la place

De nombreuses entreprises ont remplacé les réunions fréquentes du personnel par des conversations de chat informelles et de longues chaînes de messagerie. Bien que ce type de communication ait sa place et son heure, c'est un piètre substitut aux réunions d'équipe. Pour une meilleure collaboration et une productivité accrue, essayez de vous connecter avec votre équipe en face à face. Pour les équipes avec des employés distants, une visioconférence est un excellent moyen de créer un environnement collaboratif et stimulant pour s'assurer que tous les membres de votre équipe sont vus et entendus tout en travaillant ensemble comme une seule unité.