La communication et la collaboration par vidéo ont explosé alors que nous nous adaptons tous à un nouveau mode de vie à la lumière du COVID-19 pandémie, où le travail à domicile et la distanciation sociale sont devenus la norme.
Mais avec l'épidémie de coronavirus, il y a eu une augmentation spectaculaire du nombre d'entreprises et d'organisations qui tentent de mettre en place des plateformes le plus rapidement possible. Alors que les gens se précipitent pour télécharger des logiciels et des applications pour rester connectés sur leurs appareils intelligents et leurs ordinateurs portables, les conséquences de la précipitation des processus normaux de vérification des logiciels sont devenues rapidement apparentes.
Que ce soit par le biais de la couverture de l'actualité, des réseaux professionnels ou de la navigation sur les réseaux sociaux, vous êtes probablement déjà au courant des récentes découvertes en matière de sécurité et des rapports d'abus de vidéoconférence et de fuite d'informations personnelles dans lesquels des personnes sans prétention se sont malheureusement retrouvées :
- Hébergement d'un webinaire seulement pour qu'un participant présente du matériel obscène à la vue de tous ? En cliquant.
- Des invités non invités plantent délibérément des visioconférences et partagent leurs mauvaises intentions avec des classes, des congrégations ou des électeurs ? En cliquant et vérifier.
- Avoir des données partagées par hasard avec une grande entreprise de médias sociaux à l'insu de l'utilisateur ou sans son consentement ? En cliquant.
S'inscrire à un service de vidéoconférence et se connecter avec des contacts personnels et des collègues professionnels par vidéo est relativement rapide et facile. Cependant, il reste encore une courbe d'apprentissage à parcourir pour les millions de personnes qui sont nouvelles et peu habituées à cette forme de communication, en particulier en ce qui concerne la protection des informations personnelles ou sensibles. Pour vous aider à éviter des situations similaires, voici dix bonnes pratiques pour préserver votre confidentialité et votre sécurité lors de l'utilisation de vidéo conférence.
10 meilleures pratiques de visioconférence pour la confidentialité et la sécurité
Pour les utilisateurs
1. Configurer et confirmer les paramètres de la réunion
Lorsque vous rejoignez rapidement un appel vidéo, il est facile de s'en tenir aux paramètres par défaut. Prenez un moment supplémentaire pour confirmer que chaque option est configurée de manière appropriée pour votre réunion afin que vous ne rencontriez pas de surprises inattendues lorsque vous rejoignez. Cela inclut le test de votre audio et de votre vidéo avant l'appel pour vous assurer que les deux fonctionnent correctement. N'oubliez pas que les participants à la réunion auront droit à la vue de tout ce qui se trouve derrière vous, donc tester votre vidéo avant l'appel vous donne l'occasion de vérifier votre arrière-plan et de vous assurer qu'il est approprié pour la réunion.
2. Prenez le temps d'apprendre l'outil que vous utilisez
Vous n'êtes pas obligé de devenir un utilisateur expérimenté du jour au lendemain, mais au minimum, familiarisez-vous avec les boutons pour désactiver votre microphone, éteindre votre caméra et quitter la réunion. C'est le moyen le plus simple de vous assurer que vous êtes vu et entendu uniquement lorsque vous le souhaitez. Vous n'avez pas besoin de devenir un utilisateur expérimenté du jour au lendemain, mais au minimum, familiarisez-vous avec les boutons pour désactiver votre microphone, éteindre votre caméra. et quitter la réunion. C'est le moyen le plus simple de vous assurer d'être vu et entendu uniquement lorsque vous le souhaitez. Certains outils de visioconférence nécessitent également que vous téléchargiez le logiciel avant la réunion. Assurez-vous de le faire à l'avance afin de ne pas tâtonner à la dernière minute pour vous préparer3.
3. Faites attention à vos captures d'écran
Vous souhaitez partager un instantané ou un clip vidéo vous montrant, ainsi que d'autres participants à la réunion, à l'écran ? Vérifiez à nouveau qu'aucun détail de réunion sensible ou aucune information de contact personnelle n'est visible dans le cadre avant de le télécharger sur votre profil. Il est important d'éviter tout problème de confidentialité ou d'exposer les données des utilisateurs, ce qui pourrait être une erreur innocente avec de graves répercussions.
4. Laisser les invitations à la réunion au propriétaire de la réunion
Y a-t-il une personne absente de l'invitation à la réunion ? Est-ce que quelqu'un d'autre bénéficierait d'une adhésion ? Plutôt que de transmettre vous-même les détails de la réunion, informez-en le propriétaire de la réunion et laissez-le s'en occuper. Vous pouvez facilement contourner leur surveillance en transférant au mauvais contact ou créer une situation délicate pour l'hôte de la réunion lorsqu'une autre partie se présente à l'improviste.
Pour les propriétaires et modérateurs de réunions
5. Ne partagez pas publiquement le lien de votre visioconférence
Traitez votre lien de réunion comme la clé de votre bureau ou, mieux encore, de votre maison. Vous ne le partageriez pas avec n'importe qui. Pour vous assurer qu'il ne tombe pas entre de mauvaises mains, distribuez le lien uniquement aux personnes qui ont besoin de le connaître, et uniquement par des moyens privés, comme un e-mail sécurisé ou un message direct. N'oubliez pas de toujours traiter vos identifiants de réunion avec prudence.
Besoin d'organiser une réunion publique avec des centaines ou des milliers de participants ? La plupart des plateformes de visioconférence d'entreprise telles que Lifesize disposent de commandes intégrées pour vous aider à éviter les abus en limitant l'accès au partage de contenu, au partage de vidéos et au chat uniquement aux présentateurs invités.
6. Exiger un mot de passe pour l'entrée à la réunion
Envisagez une protection supplémentaire pour votre réunion en définissant un mot de passe, si possible pour tout problème de confidentialité que vous pourriez avoir. Bien que vous puissiez partager le code d'accès avec votre lien de réunion, vous pouvez également envisager de le partager verbalement ou dans un e-mail ou un message séparé pour une sécurité accrue.
7. Ne vous contentez pas d'assister, modérez
Si vous êtes propriétaire de la réunion mais que vous ne parvenez pas à la modérer, désignez un modérateur pour la rejoindre. Si vous n'êtes en réunion que pour modérer, il peut être tentant de faire plusieurs tâches. Ne le faites pas. Si vous êtes invité à arrêter la présentation d'un participant, à retirer une personne de la réunion ou à verrouiller la réunion, vous devez être prêt à agir.
Pour les personnes qui explorent des alternatives à Zoom et à d'autres services vidéo
8. Choisissez un service qui répond à vos besoins
Croyez-le ou non, vous n'êtes pas obligé d'opter pour la première application de visioconférence qui apparaît dans votre recherche en ligne. Les services gratuits courants tels que Zoom, Skype et Google Hangouts peuvent être facilement accessibles, mais s'ils fournissent généralement des fonctionnalités de base telles que le partage d'écran, ils ne fournissent pas toujours les fonctionnalités nécessaires pour visioconférences plus importantes. Compte tenu des circonstances actuelles, plusieurs entreprises offrent un accès gratuit à leurs services et outils de visioconférence, vous pouvez donc tous les essayer et voir ce qui vous convient le mieux sans être enfermé dans un plan. Conseil professionnel : si la confidentialité et la sécurité sont particulièrement préoccupantes, recherchez un fournisseur qui a l'habitude et la réputation de sécuriser les données personnelles et la confidentialité de ses clients. Prendre le temps de comprendre les fournisseurs de services et les mesures de sécurité qu'ils ont mises en place ne sera que bénéfique vous à long terme
9. Envisagez la diffusion en direct
La visioconférence a un objectif précis : la communication bidirectionnelle en temps réel et l'échange d'informations entre les hôtes et les participants. Si votre besoin est principalement une communication sortante vers un public, vous pouvez également envisager la diffusion en direct comme canal principal. Cela limiterait la possibilité pour des tiers de perturber votre message et votre présentation, en particulier dans les situations d'appels importants. Heureusement, la diffusion en direct est disponible en option pour certains fournisseurs de visioconférence, de sorte que vous pouvez diffuser à un public plus large tout en préservant votre capacité à rencontrer et à interagir avec des individus et des groupes plus petits à un niveau plus personnel.
10. Prioriser le chiffrement et les politiques de confidentialité de l'entreprise
Compte tenu de la prévalence de la cybercriminalité et des cyberattaques, telles que le nombre croissant d'acteurs malveillants détournant des réunions vidéo, il est fortement recommandé de mettre l'accent sur la confidentialité des données et la cybersécurité dans votre recherche d'une solution. Heureusement, la documentation relative à la politique de sécurité et de confidentialité de la plupart des fournisseurs est accessible au public sur leurs sites Web (vous pouvez accéder La politique de confidentialité de Lifesize ici). Lorsque vous réfléchissez aux politiques des fournisseurs, tenez compte des points suivants :
- Le fournisseur indique-t-il explicitement quelles données il collecte et comment elles sont sécurisées ?
- Le fournisseur précise-t-il combien de temps les données sont conservées et dans quel but ?
N'oubliez pas qu'il est de votre responsabilité, en tant que client ou administrateur informatique, de creuser plus profondément pour déterminer si une offre résiste à l'examen de la confidentialité et de la sécurité et si vous êtes prêt à accepter les mises en garde et les risques qui l'accompagnent.
Conclusion
Là où certains pièges de la vidéoconférence peuvent simplement être attribués à une erreur de l'utilisateur, les autres sont le produit de défauts dans le service utilisé et des compromis faits par le fournisseur lui-même. Ce n'est un secret pour personne que la façon dont la technologie est codée, conditionnée et déployée a un impact significatif sur la sécurité de vos données et la confidentialité de vos conversations avec les participants à la réunion. Mais vous devez également être à l'aise avec le niveau de transparence qu'un fournisseur maintient concernant son offre et sa disponibilité en termes de gestion de vos communications et de votre propriété intellectuelle.
Nous prenons tous des mesures pour nous garder, ainsi que notre famille et nos amis sûr et sécurisé pendant les blocages du coronavirus. Assurons-nous également de faire de même avec nos outils de communication.
Si vous avez actuellement besoin d'une plateforme de visioconférence sécurisée de niveau entreprise, Lifesize offre un service de visioconférence gratuit et illimité à toutes les entreprises pendant six mois. Pour en savoir plus, visitez www.lifesize.com/remote-work.
