Comment augmenter la productivité des équipes pour les équipes distribuées

Les statistiques montrent que les entreprises dont la main-d'œuvre est répartie sont plus productives que les entreprises qui n'emploient que des travailleurs traditionnels sur site. En réalité, 91% des travailleurs à distance affirment qu'ils se sentent plus productifs lorsqu'ils travaillent à domicile ou ailleurs qu'au bureau. Cependant, les entreprises dont les équipes sont réparties ne doivent pas tenir la productivité pour acquise. Les distractions à la maison, les problèmes de communication, la mauvaise gestion du temps et les problèmes de responsabilité, entre autres défis, peuvent tous affecter ce que chaque employé accomplit au cours d'une journée de travail. Une main-d'œuvre distribuée hautement productive ne se produit pas par elle-même. Cela nécessite l'utilisation des bons outils et des stratégies intelligentes pour s'assurer que tout le monde contribue et travaille activement en équipe.

En général, les travailleurs à distance sont un groupe productif

• Employés à distance effectuent près d'une journée de travail supplémentaire chaque semaine par rapport à leurs collègues de bureau traditionnels
• Entreprises qui ont autorisé le travail à distance des employés ont vu leur productivité augmenter de 82 %
• 73% des personnes qui travaillent à distance ont déclaré qu'ils mettaient plus d'efforts que nécessaire dans leur travail
• 76% de professionnels ont déclaré que leur productivité s'améliorait lorsqu'ils ne travaillaient pas dans un bureau en raison de moins de distractions et d'interruptions de la part de leurs collègues
• 53% des télétravailleurs travaillent plus de 40 heures par semaine, contre seulement 28 % de ceux qui travaillent dans un bureau
• Travailleurs à distance prendre moins de jours de maladie et de pauses par rapport aux employés sur place

6 façons d'augmenter la productivité de l'équipe

Donner aux employés la propriété de leur travail

Les meilleurs gestionnaires connaissent le pouvoir de la propriété. En donnant aux membres de l'équipe la propriété de leur travail, les employés se sentent moins contraints, peuvent prendre des décisions plus rapidement et sont fiers de leur travail. Cette responsabilisation induit un sentiment de responsabilité pour accomplir les tâches à temps avec une plus grande attention aux détails. Bien sûr, vous devez toujours guider les membres de l'équipe dans la bonne direction et intervenir si les projets déraillent. Susan M. Heathfield, copropriétaire de TechSmith, indique que votre organisation a « la responsabilité de créer un environnement de travail qui contribue à favoriser la capacité et le désir des employés d'agir de manière autonome ». 

Communiquer en permanence

La communication est l'un des facteurs clés qui contribue à la productivité et au succès global d'une équipe distribuée. Avoir un stratégie de communication efficace en place joue un rôle essentiel en aidant les membres de l'équipe à comprendre leurs responsabilités professionnelles, à collaborer avec des collègues, à donner des mises à jour sur le projet, à résoudre des problèmes et à rester concentrés sur la tâche. Organisez des réunions d'équipe régulières qui favorisent un environnement de communication ouverte. Tous les membres de l'équipe doivent se sentir à l'aise pour partager leurs idées et donner des commentaires ou même des critiques constructives sur des problèmes spécifiques.

Utilisez les meilleurs outils de collaboration

De nombreuses organisations s'appuient encore sur les anciennes technologies, telles que le courrier électronique, comme principal moyen de partager des informations et de communiquer. Selon un étude by Inc magazine, les travailleurs des petites et moyennes entreprises passent la moitié de leur temps sur les e-mails et 14 % de leur journée sont consacrés à dupliquer des informations par e-mail (c'est-à-dire à transférer des e-mails ou à confirmer qu'un fichier a été reçu). Pour augmenter la productivité de vos collaborateurs et éviter les pièges de l'email, équipez vos équipes des meilleurs outils de collaboration. Des applications de chat comme Slack et Microsoft Teams rendre les conversations textuelles beaucoup plus agiles et digestes dans les paramètres de groupe à distance. La technologie de vidéoconférence donne aux organisations la possibilité de communiquer face à face et partage d'écran et présentation sans fil pendant les réunions pour aider à combler le fossé de communication entre les équipes distantes. Dans une enquête récente, 94% des entreprises disent que la visioconférence augmente la productivité.

Fixez-vous des objectifs et des délais clairs

Les objectifs doivent être clairs et bien définis, en particulier pour les équipes distribuées, car les membres de l'équipe peuvent passer beaucoup de temps à travailler seuls. Cela inclut de donner des instructions précises et des dates d'échéance pour chaque tâche sous forme écrite afin que les membres de l'équipe puissent se référer aux instructions en cas de besoin. Logiciel de gestion de projet comme Asanas et Basecamp aider à organiser tous vos projets et tâches et documents connexes en un seul endroit pour garder les projets sur la bonne voie. Ces outils fournissent un tableau de projet visuel qui vous permet de voir rapidement sur quoi tout le monde travaille, les dates d'échéance pour chaque tâche d'un projet et les prochaines étapes du projet. En cliquant sur une tâche spécifique, vous pouvez voir des informations supplémentaires, notamment des instructions spécifiques et des fichiers associés à cette tâche.

—Amit Kvint, responsable de l'équipe de compatibilité chez OnTheGoSystems [2]

Donner votre avis

En plus de surveiller les projets et de les maintenir sur la bonne voie, il est également important d'avoir un processus de rétroaction en place. Cela peut être réalisé grâce à des réunions individuelles régulières où vous passez en revue les projets en cours et récemment achevés avec les membres de votre équipe. Les commentaires constructifs aident les employés à apprendre de leurs erreurs, à déceler les oublis, à réfléchir aux processus et à être fiers du travail bien fait. Il n'y a aucun espoir d'augmenter l'efficacité et la productivité d'un employé si vous ne lui montrez pas les opportunités d'amélioration. Encouragez un dialogue bidirectionnel ouvert dans le processus de rétroaction où les employés peuvent également faire des suggestions ou poser des questions. Un membre de l'équipe peut avoir besoin de plus de conseils sur certaines tâches ou préférerait un peu de liberté créative sur un projet. En offrant aux employés un soutien, des commentaires et des encouragements constants, vous vous assurerez que les projets sont menés à bien de la manière la plus efficace possible.

Célébrez les victoires

Les employés veulent faire partie d'une équipe où leurs contributions sont valorisées et reconnues. En montrant leur appréciation et en donnant du crédit là où il est dû, les employés se sentent plus confiants dans leur travail et sont prêts à se donner à 100 % pour le prochain projet. Montrer son appréciation ne doit pas nécessairement être une récompense coûteuse ou un cadeau élaboré. Le simple fait de dire quelques mots encourageants comme « continuez comme ça » ou « le travail bien fait » peut avoir un effet puissant sur la confiance en soi d'un employé et le motiver à travailler plus dur. Bien sûr, si le budget le permet, célébrez les grandes victoires et réalisations avec de vrais cadeaux, des fêtes d'équipe ou un jour de congé. Récompenser le travail exceptionnel, comme donner des commentaires, est une excellente incitation à augmenter la productivité.