La pile technologique de l'équipe distribuée : plus de 20 applications et outils

Une communication et une productivité efficaces sont les principales priorités et défis pour les entreprises dont la main-d'œuvre est répartie. Heureusement, il existe un certain nombre d'outils conçus pour améliorer la productivité des employés, mais la création d'une pile technologique pour les équipes distribuées ne consiste pas seulement à disposer d'une collection d'excellents outils. C'est la façon dont vous empilez littéralement ces outils et la façon dont ils fonctionnent ensemble de manière transparente qui les rendent utiles et efficaces pour vos employés. Voici plus de 20 applications et outils pour que votre main-d'œuvre distante reste productive et travaille ensemble comme une seule unité, quel que soit son emplacement physique.

7 types d'outils de travail à distance

Outils de visioconférence
Outils de gestion de projet
Outils de messagerie
Outils de gestion et de partage de fichiers
Outils d'activation informatique
Outils d'habilitation RH
Outils de constitution d'équipe

Outils de visioconférence

Visioconférence basée sur le cloud

La vidéoconférence basée sur le cloud est particulièrement utile pour les entreprises avec des équipes distribuées, car vous pouvez vous connecter à un appel de vidéoconférence sur n'importe quel appareil intelligent ou ordinateur portable, de n'importe où. La Application grandeur nature vous offre un moyen simple de démarrer un chat vidéo, de rejoindre une réunion ou de planifier une visioconférence directement depuis votre PC, Mac, tablette ou téléphone. Cela signifie que les membres de l'équipe distante travaillant à domicile, dans les cafés, les centres de collaboration et en déplacement peuvent tous se connecter facilement à un appel vidéo et bénéficier de la même expérience utilisateur sur différents appareils. La seule chose qui diffère est la taille de l'écran.

Systèmes de salle de conférence 4K

En connectant un logiciel de visioconférence basé sur le cloud avec les meilleurs Solutions de salle de réunion 4K, Lifesize offre une expérience de réunion vraiment remarquable pour chaque appel. La qualité d'image réaliste, le partage de contenu ultra haute définition et le son de qualité supérieure donnent vie à vos réunions et donnent l'impression que vous vous réunissez avec votre équipe répartie dans la même salle. Lifesize propose trois systèmes de caméra 4K différents pour que vous puissiez trouvez la solution idéale pour votre espace de réunion.

Partage d'écran sans fil

Le partage d'écran sans fil vous permet d'économiser les tracas et le temps perdu d'essayer de trouver et de passer le bon dongle ou cordon pendant la réunion. Partage grandeur nature rend remarquablement simple le partage de votre écran en temps réel, la lecture d'une vidéo et le contrôle de votre présentation directement depuis votre appareil intelligent. Lifesize Share garantit le bon déroulement de vos présentations et capte l'attention de tous lors de la conférence téléphonique.

Partage de tableau blanc

Les tableaux blancs sont parfaits pour partager rapidement des idées, faire du brainstorming avec votre équipe et rendre les concepts visuels plus faciles à comprendre, mais si vous appelez à la réunion par vidéo, il est facile de se sentir exclu. Lifesize Share avec le système de caméra pour tableau blanc Kaptivo vous permet de capturer et de partager numériquement du contenu à partir de n'importe quel tableau blanc standard. Kaptivo supprime les personnes, les reflets et les reflets de la session de tableau blanc et présente une image numérique claire et nette à tous les participants à l'appel en temps réel. Après la réunion, vous pouvez facilement télécharger ou partager votre session de tableau blanc avec toute votre équipe ou des personnes extérieures à votre organisation.

Outils de gestion de projet

Asanas

Asanas est une application Web et mobile populaire conçue pour aider les équipes à organiser, suivre et gérer leur travail. L'une des meilleures choses à propos d'Asana est son interface simple et facile à utiliser. Il vous donne une flexibilité sur l'apparence de votre tableau de projet, vous permet de déplacer facilement les listes de tâches et de mettre en évidence les dates d'échéance, les cessionnaires et l'avancement des projets. Vous avez également accès à un flux d'activité sur votre tableau de bord pour voir sur quoi votre équipe travaille actuellement. Asana fonctionne très bien pour les projets moins complexes.

Jira

Jira vous aide à planifier, suivre et gérer vos projets agiles et de développement logiciel. Il peut être pleinement utilisé par les grandes entreprises qui ont besoin de coordonner plusieurs projets complexes avec une main-d'œuvre répartie. Tous les projets passent par un workflow de tâches personnalisé qui contrôle le statut du projet ainsi que les règles selon lesquelles il passe à d'autres statuts.

Monday.com

Monday.com est un outil personnalisable qui simplifie la façon dont les équipes gèrent les charges de travail, suivent les projets et communiquent. La plupart des outils de gestion de projet permettent uniquement aux membres de l'équipe d'accéder à leurs propres espaces de travail, ce qui rend difficile le travail avec des indépendants et des sociétés tierces. Avec Monday.com, vous pouvez ajouter autant d'utilisateurs tiers que vous le souhaitez et personnaliser leurs droits d'accès pour vous assurer qu'ils ne voient que les projets qui leur sont attribués.

Outils de messagerie

Slack

Slack est un champion en matière de messagerie instantanée pour les entreprises et une façon amusante d'ajouter des discussions en tête-à-tête et de groupe dans toute votre organisation. En plus des textes, vous pouvez également envoyer des GIF et des vidéos sur la plateforme, rendant les messages plus excitants. Vous pouvez archiver jusqu'à 10,000 XNUMX messages et tous les fichiers et chats sont consultables. L'interface Slacks offre l'une des meilleures expériences utilisateur sur tous vos appareils.

Microsoft Teams

Microsoft Teams est l'application de messagerie la plus populaire pour les entreprises et un outil exceptionnel pour la collaboration persistante et le partage de documents au sein de la plate-forme Office 365®. C'est un bon choix pour les entreprises qui paient déjà un abonnement Office 365 Premium ou Essentials car il est inclus dans l'abonnement. Il existe également un certain nombre d'applications tierces qui s'intègrent de manière transparente à Microsoft Teams. Intégrations Lifesize avec Microsoft Teams ajoute l'expérience audio et vidéo de qualité Lifesize à l'interface Microsoft Teams et étend les capacités de visioconférence aux partenaires, prospects et autres contacts extérieurs à votre organisation.

Google Hangouts

Google Hangouts a commencé comme un service de chat convivial, mais s'est transformé en une intégration utile dans ses applications G Suite pour les entreprises. Google Hangouts Chat est inclus dans un compte G Suite professionnel. Si votre organisation utilise déjà Gmail pour la messagerie ou Google Docs pour le traitement de texte, vous disposez déjà de Google Hangouts Chat et vous n'avez pas à payer de supplément. Hangouts Chat permet à votre équipe comptant jusqu'à 8,000 XNUMX membres de communiquer facilement grâce à l'utilisation d'un salon de discussion et de messages directs.

Outils de gestion et de partage de fichiers

onedrive

Le service d'hébergement et de synchronisation de fichiers de Microsoft est onedrive et il est inclus avec un abonnement Office 365. Stockez, accédez et partagez des fichiers Office 365, y compris Microsoft Teams, depuis tous vos appareils avec OneDrive. Les modifications que vous apportez hors ligne sont automatiquement téléchargées la prochaine fois que vous vous connectez. OneDrive vous permet de travailler sur des documents avec des personnes à l'intérieur et à l'extérieur de votre organisation en temps réel à l'aide de Word, Excel et PowerPoint.

Google Docs

Dans le cadre des applications G Suite, Google docs vous permettent de créer et de travailler sur des documents avec des personnes à l'intérieur et à l'extérieur de votre organisation et de voir les modifications en direct pendant que d'autres tapent et communiquent via une fonction de chat intégrée. Étant donné que les documents sont stockés sur Google Drive, vous n'avez pas besoin d'installer un programme sur votre ordinateur pour l'utiliser, et vous pouvez accéder aux documents partout où vous disposez d'une connexion Internet.

Dropbox

Dropbox est un service de synchronisation et de stockage de fichiers simple et fiable avec des fonctionnalités de collaboration améliorées. DropBox prend tout son sens lorsque vous plongez dans les fonctionnalités supplémentaires du service comme Dropbox Paper qui agit comme un espace de travail collaboratif d'un groupe et Dropbox Rewind qui vous permet de restaurer des dossiers ou des comptes entiers à partir d'un moment précis. La version Web de Dropbox vous permet de modifier des fichiers sans avoir à les télécharger.

Outils d'activation informatique

TeamViewer

TeamViewer est un outil de bureau à distance essentiel pour le personnel informatique qui prend en charge les équipes de distribution, car le support en personne n'est pas possible. TeamViewer permet aux administrateurs informatiques de se connecter à distance aux ordinateurs de bureau, aux appareils mobiles et aux appareils IoT des employés de n'importe où, à tout moment pour une assistance en temps réel ou un accès aux fichiers, réseaux et programmes. Le personnel informatique peut se connecter sur plusieurs plates-formes et inviter des techniciens informatiques supplémentaires à des sessions d'assistance complexes.

Okta

Okta est une plateforme de gestion des accès qui sécurise les ressources critiques d'une entreprise et fournit une solution d'authentification unique pour les employés. Avec Okta, le service informatique peut gérer l'accès des employés à n'importe quelle application ou appareil. Il est livré avec des rapports intégrés et s'intègre profondément aux applications cloud, mobiles et sur site, aux répertoires et aux systèmes de gestion des identités.

La stratégie de groupe

Gestion des politiques de groupe est un outil de configuration et de gestion centralisé au sein de l'environnement informatique Microsoft. Cela donne aux administrateurs informatiques un endroit où ils peuvent configurer une variété de paramètres Windows pour chaque ordinateur de leur réseau. Ces paramètres peuvent être appliqués afin que les utilisateurs ne puissent pas les modifier. La gestion des stratégies de groupe est également utile pour verrouiller les ordinateurs, restreindre l'accès à des dossiers ou applications spécifiques et diffuser les mises à jour logicielles à l'échelle de l'entreprise.

Outils d'habilitation RH

Force de jour

Force de jour de Ceridian est une plateforme cloud de gestion du capital humain qui combine les RH, la paie, les avantages sociaux, la gestion des effectifs et la gestion des talents dans une seule application. Il unifie les données RH pour l'ensemble de l'entreprise en mettant toutes les informations des employés en un seul endroit, de la rémunération aux avantages sociaux et à la performance. Dayforce donne également aux employés un accès direct pour visualiser et gérer leurs propres données et activités afin de réduire le fardeau administratif des RH.

Le gestionnaire des candidats

Le gestionnaire des candidats (TAM) est une solution cloud de suivi des candidatures qui aide les agences de recrutement et les RH à rationaliser le processus d'embauche et d'intégration. TAM permet de publier les détails de l'emploi sur plusieurs sites d'emploi gratuits et payants tels que Indeed, GlassDoor, Monster et permet aux RH de suivre les offres d'emploi et d'engager activement des candidats de qualité. De plus, TAM fournit des fonctionnalités de recherche avancées pour filtrer les candidats par mots-clés, notes, compétences ou tags.

Chimpanzé ou champion

Dans un environnement de bureau traditionnel, il est relativement facile d'évaluer les niveaux d'engagement et de satisfaction des employés. Pour les entreprises dont la main-d'œuvre est distribuée, évaluer la satisfaction des employés est un peu plus délicat. Chimpanzé ou champion est un outil anonyme de suivi du bonheur des employés qui demande une fois par semaine aux employés de partager leurs sentiments, d'identifier les points faibles et d'envoyer des commentaires exploitables. Cela réduit la boucle de rétroaction qui prévaut dans les sondages traditionnels auprès des employés, car les rapports sont partagés immédiatement.

Outils de création d'équipe

Points forts

Le Clifton Points forts L'évaluation permet d'identifier les domaines dans lesquels vous et votre équipe avez le plus grand potentiel de renforcement. Il mesure les schémas récurrents de pensées, de sentiments et de comportements. Alors que la plupart des tests d'évaluation se concentrent sur le développement ou la correction des faiblesses, StrengthFinder se concentre sur les forces des employés et fournit des outils et des rapports détaillés sur la façon d'utiliser ces forces pour renforcer les individus et les équipes.

Mo

Se sentir valorisé est fondamental pour tout bon environnement de travail. Mo est une nouvelle approche de la reconnaissance des employés qui améliore l'engagement des employés en mettant l'accent sur l'activité sociale et entre pairs. La plate-forme permet aux coéquipiers et aux managers de nommer et de reconnaître les employés qui se sont surpassés avec des récompenses et des prix spéciaux dans un cadre social amusant.

Ma vie d'ailleurs

L'un des plus grands défis du travail avec des équipes réparties dans le monde entier est la gestion des préjugés associés aux différences culturelles. Ma vie d'ailleurs est une communauté collaborative qui vous permet de comparer le pays dans lequel vous vivez avec d'autres pays du monde. Il vous montre diverses statistiques qui différencient votre pays des autres, y compris le coût de la vie, la taille géographique, la qualité de vie et la culture afin que vous ayez une meilleure compréhension de ce que c'est que de vivre et de travailler dans le pays de votre collègue.

3 facteurs à prendre en compte lors de la construction de votre pile

Interopérabilité

Interopérabilité est la capacité d'une solution ou d'un outil logiciel à échanger des données et à fonctionner conjointement avec d'autres solutions ou outils logiciels. Avoir des outils de différents fabricants dans votre pile technologique qui s'intègrent et fonctionnent ensemble permet non seulement à votre entreprise d'économiser de l'argent, mais améliore également la courbe d'apprentissage et le flux de travail d'un employé. Par exemple, pour les entreprises qui ont standardisé sur Microsoft Office 365, le Intégrations Lifesize pour Microsoft ajoute la meilleure qualité audio et vidéo de sa catégorie et des technologies de communication et de collaboration avancées à ses workflows Microsoft Teams et Microsoft Outlook existants.

Sécurité

Vous devez prendre le temps d'évaluer les profils de risque de vos fournisseurs et de comprendre si chaque outil de votre pile technologique est conçu et configuré pour protéger les données sensibles. Une faille de sécurité non seulement perturbe votre entreprise, mais elle peut également nuire à la réputation de votre entreprise et déclencher des problèmes financiers et juridiques. Au fur et à mesure que la technologie devient basée sur le cloud, il est important que vous choisissiez des fournisseurs qui offrent les dernières technologies de cryptage et qui ont fait leurs preuves en matière de protection de la confidentialité et des données de leurs clients.

Évolutivité

Votre pile technologique doit pouvoir évoluer à mesure que votre entreprise se développe. Cela signifie choisir une technologie capable de gérer de nouveaux utilisateurs et du trafic à un rythme raisonnable tout en continuant à embaucher de nouveaux employés, à ouvrir des bureaux supplémentaires et à gagner de nouveaux clients et partenaires. Toute latence peut nuire à votre croissance. De plus, apporter des changements majeurs à votre pile technologique pour s'adapter à votre entreprise en pleine croissance peut vous faire perdre du temps et de l'argent avec de nouvelles dépenses technologiques, des tests approfondis et la formation des employés.

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