La communication est la façon dont nous construisons et entretenons des relations, non seulement dans nos vies personnelles mais aussi sur le lieu de travail avec des collègues, des partenaires et des clients. Et surtout en période de pandémie, la communication est essentielle.
Pour que les entreprises fonctionnent efficacement et prospèrent, elles doivent mettre en œuvre des stratégies de communication claires. De plus, avoir les bons outils de communication en place est également essentiel. Dans cet article, nous explorerons l'importance de la communication sur le lieu de travail et fournirons des conseils pour développer une stratégie de communication efficace pour votre organisation.
Que sont les stratégies de communication ?
Les stratégies de communication sont des plans d'action visant à améliorer la communication au sein d'une organisation. En plus d'établir des objectifs pour un plan réussi, une stratégie de communication implique généralement la sélection d'outils pour permettre un mélange stratégique de styles de communication verbaux et non verbaux. L'utilisation de stratégies de communication sur le lieu de travail augmente la connaissance de l'entreprise, facilite la communication entre les services et, en fin de compte, rend les processus commerciaux plus rationalisés et plus efficaces.
8 stratégies de communication pour un lieu de travail plus efficace
Une communication efficace aide les membres de l'équipe à établir des relations solides et à contribuer positivement à la culture d'entreprise et à la croissance globale de l'entreprise. Voici huit conseils pour vous aider à mettre en place une stratégie de communication efficace au sein de votre organisation :
1. Utilisez d'excellents outils de communication
Il existe de nombreux outils que vous pouvez utiliser pour rendre la communication interne au sein de votre équipe plus efficace, notamment :
- Lifesize – Lifesize propose une solution de visioconférence basée sur le cloud facile à utiliser que vous pouvez utiliser sur vos appareils personnels ou intégrer dans des salles de conférence pour permettre une communication instantanée en face à face avec membres de l'équipe à distance. La qualité d'image 4K réaliste donne l'impression que vous vous réunissez dans la même pièce, et le partage de contenu ultra-haute définition garantit que la qualité et les détails de votre travail sont maintenus lors des présentations importantes.
- lundi XNUMX – Monday est un outil de gestion de projet qui permet aux responsables de planifier, d'organiser et de suivre les tâches et les progrès de leur équipe dans un espace visuel et collaboratif. Lundi, il est facile de garder le contrôle de le flux de travail de votre équipe ainsi que le vôtre.
- Slack or Teams – Slack et Microsoft Teams offrent des canaux de communication instantanés rapides et efficaces pour votre équipe (y compris les intégrations .GIF très importantes).
2. Rencontrez régulièrement les employés
Une autre méthode de communication qui fonctionne consiste à rencontrer régulièrement votre équipe, cela contribue à améliorer la communication et la collaboration. Pour les équipes avec des employés distants, une visioconférence est une solution parfaite pour que tout le monde puisse se rencontrer en face à face. Contrairement aux appels audio, les appels de vidéoconférence vous permettent de voir les expressions faciales et le langage corporel afin que chacun puisse comprendre pleinement comment quelque chose est communiqué. Vous pouvez également enregistrer votre réunion pour les membres de l'équipe qui n'ont pas pu assister à la conférence téléphonique à revoir plus tard.
3. Reconnaître les réalisations
En tant que manager ou chef d'équipe, il est important de garder un moral élevé et une forte motivation. En reconnaissant publiquement les réalisations individuelles et d'équipe, vous montrerez que vous remarquez et vous souciez de votre équipe et de ses performances. La reconnaissance des réalisations peut avoir un impact positif sur les performances et stimuler la productivité.
4. Donnez des instructions claires
Un domaine où la communication a tendance à échouer est la façon dont les chefs d'équipe communiquent les instructions. Une communication peu claire peut entraîner des retards ou arrêter complètement un projet. Assurez-vous d'inclure des instructions détaillées pour chaque tâche ou projet. Vous pouvez fournir ces instructions par e-mail, un outil de gestion de projet, un chat vidéo ou tout ce qui précède. Des instructions claires permettent à votre équipe de bien faire les choses du premier coup.
5. Créer un environnement ouvert
Pour ouvrir le flux de communication, vous devez vous assurer que les membres de votre équipe se sentent suffisamment à l'aise pour venir vous voir lorsqu'ils ont un problème, ont fait une erreur ou ont une question. Nous avons tous entendu la phrase « Ma porte est toujours ouverte », mais ce n'est pas vraiment facile à faire lorsque votre équipe est dispersée dans le monde entier. En indiquant clairement à votre équipe qu'elle peut vous contacter pour tout, que ce soit en personne ou par appel vidéo, vous la mettrez à l'aise et créerez un environnement de communication ouvert.
6. Prenez le temps pour les tête-à-tête
Afin de créer un environnement ouvert, il est important d'organiser des rencontres individuelles avec chaque membre de l'équipe pour leur donner l'occasion de venir vous voir avec des questions, des problèmes ou des suggestions. Les entretiens individuels sont d'excellentes occasions de parler aux membres de l'équipe de leurs performances, de leurs difficultés et de la manière dont vous pouvez mieux les soutenir. Ils peuvent mettre en lumière certaines choses qu'ils ne se sont peut-être pas sentis à l'aise de partager dans un environnement de groupe. Les rencontres individuelles peuvent également les aider à se sentir valorisés en tant qu'individus.
7. Utilisez des visuels
N'ayez pas peur d'utiliser différentes méthodes de communication pour vous aider à faire passer votre message. Les gens manquent souvent des détails s'ils n'ont pas de référence visuelle à laquelle revenir, surtout s'ils ne sont pas doués pour retenir les informations auditives. Les tableaux blancs favorisent la créativité et rendent le contenu visuellement attrayant et plus facile à assimiler et à retenir. Kaptivo avec Lifesize Share™ vous permet de capturer et de partager le contenu du tableau blanc en temps réel pendant les appels de vidéoconférence. Après la réunion, assurez-vous d'envoyer tous les diaporamas ou sessions Kaptivo qui ont été partagés pendant la réunion comme rappel visuel de ce qui a été discuté pendant votre réunion.
8. Soyez ouvert aux commentaires
Les gestionnaires doivent comprendre que la communication bidirectionnelle est également importante. Une communication ouverte signifie que vous devez être ouvert à recevoir des commentaires des membres de votre équipe afin d'améliorer votre propre communication et leadership/style de gestion. Ayez un système où les membres de l'équipe peuvent facilement vous envoyer des commentaires, peut-être par e-mail, en face à face ou de manière anonyme. Encouragez les membres de l'équipe à vous faire des suggestions sur ce qui pourrait être amélioré pour une plus grande satisfaction des employés et sur la façon dont l'équipe peut mieux communiquer avec des idées pour l'avenir de l'entreprise.
3 avantages des stratégies de communication efficaces
La communication joue un rôle important dans la façon dont les entreprises travaillent, collaborent et même socialisent. Une mauvaise communication sur le lieu de travail peut entraîner une série de problèmes au sein d'une organisation.
Une étude a trouvé que 45 % des travailleurs américains sont mécontents de la façon dont la haute direction communique et affecte négativement l'engagement des employés. Il en résulte que les employés se sentent hors de la boucle, déconnectés et non entendus.
En revanche, lorsque les employés ont l'impression d'être entendus, cela crée un effet positif environnement de travail idéal, augmente la productivité et favorise l'innovation sur le lieu de travail.
1. Un milieu de travail positif
Un environnement de travail positif commence par une fondation collaborative. Encourager les membres de l'équipe à poser des questions et à exprimer leurs opinions les aide à se sentir responsabilisés, augmente la collaboration au sein de l'équipe et leur donne un sentiment d'appartenance qui contribuera au succès du groupe. En fin de compte, une équipe qui se concentre sur la construction camaraderie d'équipe est une équipe plus forte qui est heureuse et désireuse de travailler ensemble
2. Productivité accrue
En communiquant efficacement, vous pouvez mieux comprendre les compétences, l'expérience et les talents de vos employés. Il est ainsi plus facile de fournir des instructions claires et d'attribuer des tâches aux membres de l'équipe possédant les compétences les plus appropriées. De plus, la mise en œuvre de stratégies de communication efficaces aide les équipes à mieux collaborer, à faire moins d'erreurs et à augmenter la productivité. Dans une récente enquête auprès des utilisateurs de Lifesize, une écrasante majorité de 99 % des personnes interrogées étaient d'accord avec le sentiment que l'amélioration de la communication et de la collaboration a permis d'améliorer la productivité pour leurs équipes.
3. Une plus grande innovation
Lorsque les employés sentent qu'ils peuvent communiquer ouvertement leurs idées et leurs opinions sans craindre le ridicule, ils sont beaucoup plus susceptibles d'apporter de nouvelles idées à la table. En partageant des idées et en ouvrant des canaux de communication, vous pouvez accroître l'innovation au sein de votre organisation.
Comment la MLB a amélioré la communication et augmenté la participation aux réunions en utilisant Lifesize
La Major League Baseball est la ligue sportive professionnelle la plus historique des États-Unis, attirant 73 millions de personnes dans des stades de baseball à travers l'Amérique du Nord avec des événements comme la World Baseball Classic et le All-Star Game. Ces événements nécessitent des mois de préparation et de coordination avec plus de 50 personnes dispersées sur plusieurs sites.
Ayant auparavant utilisé uniquement un logiciel d'appel d'audioconférence pour leurs réunions mondiales, ils ont constaté que l'engagement était faible et que les gens effectuaient souvent plusieurs tâches à la fois pendant les appels.
En préparation de la Classique mondiale de baseball en 2017, la Major League Baseball a décidé qu'elle devait rendre ses réunions plus efficaces, plus efficaces et plus engageantes en partenariat avec Lifesize. Grâce au logiciel de visioconférence Lifesize et aux systèmes de salle de conférence entièrement intégrés, ils ont complètement transformé leur façon de communiquer et de collaborer.
Lors d'un essai, MLB a remarqué que les gens étaient plus engagés et qu'il y avait moins de malentendus. Ce succès a encouragé davantage de personnes à travers le monde à rejoindre les réunions via Lifesize.
La participation aux réunions de la Major League Baseball a augmenté de 42% par rapport à leur tournoi précédent en 2013.
"D'un point de vue informatique, il était simple à mettre en œuvre, flexible à nos besoins et tout aussi facile pour nos employés distants." — Daniel Gainey, responsable des opérations informatiques chez MLB
Lifesize est maintenant devenu un élément permanent du portefeuille de technologies événementielles de la Major League Baseball et sera utilisé pour tous les événements futurs.
Conclusion
La productivité globale augmente lorsque les entreprises ont mis en place une stratégie de communication efficace. Grâce à des réunions individuelles et d'équipe régulières, vous pouvez améliorer la façon dont vous communiquez sur le lieu de travail. Cependant, pour les entreprises mondiales dont les membres de l'équipe sont situés dans différentes villes, la communication dans l'ensemble de l'organisation peut être un peu plus difficile. La plate-forme basée sur le cloud de Lifesize facilite la connexion face à face et aide les organisations à améliorer leur stratégie de communication.
