Les réunions ont eu une très mauvaise réputation ces jours-ci, et il semble que nous ayons peut-être oublié pourquoi les réunions ont vu le jour en premier lieu. Ils sont idéalement créés pour réserver du temps à la collaboration et séances de , mais trop souvent, ils se transforment en d'horribles verrous horaires avec les mêmes personnes qui parlent des mêmes sujets encore et encore, interrompant le flux de travail et réduisant les niveaux de productivité.
Rien que pour les entreprises américaines, une moyenne de 37 milliard de dollars est consacré à assister et à animer des réunions. Avec une moyenne de 31 heures par mois de travail passées dans la salle de réunion (dont la moitié des participants se déclarent perte de temps), que pouvons-nous faire pour utiliser ce temps de manière plus judicieuse et plus productive ?
Trucs et astuces pour avoir une réunion productive
Déterminez si une réunion est vraiment le meilleur moyen de relayer les informations que vous devez partager
Bloquer une heure avec toute l'équipe chaque fois que vous avez besoin d'une réponse à une question n'est peut-être pas le moyen le plus intelligent et le plus efficace de faire avancer les choses sur le lieu de travail. Avant d'aller de l'avant et d'envoyer cette invitation, demandez-vous : "Peut-on y répondre dans un chat, un e-mail ou un appel vidéo rapide ?"
Mettre en place des temps de réunion plus courts
Cela encourage les membres de votre réunion à éviter les petites discussions et à aller droit au but. Les réunions de trente minutes semblent également moins intenses et intimidantes que les réunions d'une heure complète, et elles vous donnent le temps d'envoyer des e-mails de suivi et de préparer votre prochain appel. Si vous êtes un utilisateur Lifesize, vous pouvez en apprendre beaucoup sur les temps moyen de réunion dans l' Console d'administration.
Envoyer un ordre du jour de réunion à l'avance
Un ordre du jour maintient les gens concentrés sur ce qui est discuté et donne aux participants le temps de préparer leurs contributions à la réunion à l'avance au lieu de perdre un temps précieux à rechercher des données sur place.
Utilisez la règle du 2/3
Quand tu fais ça programme de la réunion et commencez à rassembler les participants, assurez-vous que chaque personne à la réunion est impliquée dans au moins deux des trois choses qui sont discutées. De cette façon, les gens n'ont pas l'impression d'être assis à une réunion où ils ne sont pas nécessaires.
Utiliser la technologie des salles de réunion
Ne vous inquiétez pas lorsque les rendez-vous chez le médecin d'urgence arrivent ou que les heures de réunion se chevauchent. Les salles de réunion virtuelles vous permettent d'inviter les bonnes personnes à vos réunions, peu importe où elles se trouvent. Et avec une solution de visioconférence comme Lifesize, vous pouvez enregistrer vos visioconférences et partager le récapitulatif afin que personne ne manque le contenu en cours de discussion.
Les réunions n'ont pas à sucer. Essayez ces meilleures pratiques de salle de réunion et montrez à vos équipes à quoi peut ressembler une expérience de réunion productive avec les bons outils et un état d'esprit collaboratif.
